Alte Anwendungen bleiben oft weiterhin in Betrieb, da historische Aufzeichnungen und strukturierte Daten nach wie vor benötigt werden. Docbyte Vault unterstützt regulierte Organisationen dabei, diese Informationen zu extrahieren, zu validieren und in einem kontrollierten Archiv zu sichern, sodass Quellsysteme außer Betrieb genommen werden können, ohne dass dabei der Kontext, die Aufbewahrungskontrolle oder der Zugriff für Prüfzwecke verloren gehen.
Um weitere Hintergründe zu erfahren, lesen Sie bitte, warum Die Stilllegung von Altsystemen ist zu einer Priorität im Hinblick auf Cyber-Resilienz und Datenintegrität geworden, und wie Die vorschriftsmäßige Datenarchivierung gilt branchenübergreifend.
“Mit der Lösung zur Stilllegung von Anwendungen von Docbyte konnten wir unsere Ausgliederungsstrategie erfolgreich umsetzen, die Modernisierung unserer IT-Systeme optimieren und gleichzeitig einen nahtlosen Zugriff auf die Daten der stillgelegten Anwendungen gewährleisten.”
Fritz Defloor, CIO von AZ Alma-Krankenhaus
Bewerben Kundenbindung Regeln festlegen, die Aufbewahrungspflicht sicherstellen und Beweismittel für Audits, Untersuchungen oder behördliche Anfragen bereitstellen, ohne das alte System wieder in Betrieb nehmen zu müssen.
Übertragen Sie Daten aus stillgelegten Anwendungen in den Docbyte Vault, wo Zugriff, Metadaten, Aufbewahrung und Rückverfolgbarkeit über die Lebensdauer des Quellsystems hinaus geregelt werden können.
Wenden Sie Aufbewahrungsregeln und Verfahren zur Aufbewahrungspflicht auf archivierte Daten an, damit relevante Beweismittel unter Kontrolle bleiben, wenn sie für Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Anfragen benötigt werden.
Extrahieren Sie strukturierte Daten, Dokumente und Metadaten aus Altsystemen und überprüfen Sie anschließend deren Vollständigkeit und Integrität, bevor Sie diese außer Betrieb nehmen.
Bereiten Sie Daten und Dokumente für den langfristigen Zugriff vor, indem Sie Pakete, Formate und erforderliche Metadaten überprüfen, bevor diese in das Archiv aufgenommen werden.
Bewahren Sie die Beziehungen, die geschäftlichen Zusammenhänge und die beschreibenden Metadaten, die dazu beitragen, dass Daten aus stillgelegten Anwendungen auch dann noch verständlich sind, wenn die ursprüngliche Schnittstelle nicht mehr vorhanden ist.
Gewähren Sie autorisierten Benutzern über eine sichere Archivierungsschicht kontrollierten Zugriff auf ausgemusterte Daten, ohne veraltete Infrastruktur online zu halten.
Stellen Sie sicher, dass archivierte Daten für Geschäftsanwender, Wirtschaftsprüfer und autorisierte Beteiligte gemäß den konfigurierten Zugriffsregeln durchsuchbar und abrufbar sind.
Verbinden Sie die Archivschicht über APIs und Integrationsmuster, die einen kontrollierten Zugriff und die Wiederverwendung ermöglichen, mit der umgebenden Anwendungslandschaft.
Unter der Stilllegung von Anwendungen versteht man die kontrollierte Außerbetriebnahme einer Altsystemanwendung, nachdem deren geschäftskritische Daten, Metadaten und Kontextinformationen extrahiert, validiert und in ein reguliertes Archiv übertragen wurden. Ziel ist es, die mit Altsystemen verbundenen Kosten und Risiken zu reduzieren, ohne den Zugriff auf Unterlagen zu verlieren, die für den laufenden Betrieb, für Audits, zur Einhaltung von Vorschriften oder aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht weiterhin benötigt werden.
Das Archiv sollte die strukturierten Daten, Schlüsseldokumente oder Anhänge, Metadaten, Verknüpfungen, den Quellkontext, Aufbewahrungsvorschriften, Zugriffsberechtigungen und Validierungsnachweise aufbewahren, die zur Rekonstruktion des Datensatzes erforderlich sind. Der genaue Umfang hängt von der Anwendung, den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und dem künftigen Zugriffsbedarf ab.
Ja. Archivierte Daten können über eine regulierte Such- und Zugriffsebene in Docbyte Vault bereitgestellt werden. Autorisierte Benutzer können die benötigten Informationen abrufen, während Zugriffskontrolle, Metadaten, Protokollierung und Aufbewahrungsregeln weiterhin gelten.
Ja. Sobald die erforderlichen Daten und der Kontext in einem regulierten Archiv gesichert sind, können Unternehmen den Aufwand in Bezug auf Lizenzen, Infrastruktur, Support und Sicherheit für Anwendungen reduzieren, die nicht mehr im täglichen Betrieb benötigt werden.
Das Löschen oder Deaktivieren eines Systems entlastet zwar den Betrieb, kann jedoch auch den Zugriff auf Beweismittel verhindern. Durch die Stilllegung von Anwendungen werden die Informationen, die noch von Wert sind, zusammen mit den Verknüpfungen, Metadaten, Aufbewahrungsregeln und dem Prüfpfad erhalten, die erforderlich sind, um diese Informationen später nachvollziehen und verteidigen zu können.
Durch die strukturierte Datenarchivierung bleiben Daten aus stillgelegten Anwendungen auch nach der Außerbetriebnahme des Quellsystems durchsuchbar, kontrolliert und nachvollziehbar. Dies unterstützt das Aufbewahrungsmanagement, die Aufbewahrungspflicht, Prüfungsanfragen und den kontrollierten Zugriff, ohne dass veraltete Infrastruktur weiterbetrieben werden muss.
Ein nachweisbarer Ausmusterungsprozess umfasst Extraktionsprüfungen, Validierungsregeln, Abgleich, Integritätsnachweise sowie die Dokumentation des Migrationsergebnisses. Dadurch entsteht ein Prüfpfad, aus dem hervorgeht, welche Daten migriert wurden, wie diese validiert wurden und wie nach der Ausmusterung auf sie zugegriffen werden kann.
Docbyte Vault bietet ein reguliertes Archiv für ausgemusterte Anwendungsdaten. Es unterstützt die strukturierte Datenaufbewahrung, die Speicherung von Metadaten und Kontextinformationen, den kontrollierten Zugriff, die Suche, die Aufbewahrungsfristen, die Aufbewahrungspflicht, die Nachvollziehbarkeit sowie die Langzeitarchivierung über die Lebensdauer des ursprünglichen Systems hinaus.
Leitfaden zur Vorbereitung des GxP-Archivs
Nutzen Sie den Leitfaden zur GxP-Archivierungsbereitschaft, um zu überprüfen, ob Aufzeichnungen, Metadaten, Prüfpfade und die Lesbarkeit auch nach der Abschaltung des Quellsystems gewährleistet bleiben.
Laden Sie den Leitfaden zur Selbsteinschätzung herunter
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