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La mise hors service d'applications héritées ne signifie pas pour autant la perte des données, du contexte ou des éléments probants qu'elles contiennent. Docbyte Vault aide les organisations soumises à une réglementation à extraire, valider, conserver et consulter des données structurées après la mise hors service des systèmes sources, facilitant ainsi le retrait des applications grâce à un accès réglementé, un contrôle de la conservation et une préparation à la conservation à des fins juridiques.
“Grâce à la solution de retrait des applications de Docbyte, nous avons exécuté efficacement notre stratégie de retrait, rationalisé notre paysage de modernisation des systèmes informatiques tout en garantissant un accès transparent aux données des applications retirées."
Fritz Defloo, directeur de l'information (CIO) de AZ Alma Hospital
Appliquer rétention règles, permettent de mettre en place une conservation légale et de récupérer des éléments de preuve dans le cadre d'audits, d'enquêtes ou de demandes des autorités de régulation, sans avoir à réactiver l'ancien système.
Déplacez les données d'application retirées dans Docbyte Vault, où l'accès, les métadonnées, la préservation et la traçabilité peuvent être régis au-delà de la durée de vie du système source.
Appliquez des règles de conservation et des procédures de maintien légal aux données archivées afin que les preuves pertinentes restent contrôlées lorsqu'elles sont nécessaires pour des audits, des litiges ou des demandes réglementaires.
Extrayez des données structurées, des documents et des métadonnées des applications existantes, puis validez l'exhaustivité et l'intégrité avant le déclassement.
Préparez les données et les documents pour un accès à long terme en validant les paquets, les formats et les métadonnées nécessaires avant qu'ils n'entrent dans les archives.
Préservez les relations, la signification commerciale et les métadonnées descriptives qui rendent les données des applications retirées compréhensibles après la disparition de l'interface d'origine.
Donnez aux utilisateurs autorisés un accès contrôlé aux données retirées par le biais d'une couche d'archivage sécurisée, sans maintenir en ligne une infrastructure obsolète.
Rendez les données retirées consultables et récupérables par les utilisateurs professionnels, les auditeurs et les parties prenantes autorisées, conformément aux règles d'accès configurées.
Connectez la couche d'archivage au paysage applicatif environnant par le biais d'API et de modèles d'intégration qui prennent en charge l'accès contrôlé et la réutilisation.
La mise hors service d'une application consiste à procéder à la désaffectation contrôlée d'une application héritée après que ses données critiques pour l'activité, ses métadonnées et son contexte ont été extraits, validés et transférés vers une archive régie par des règles. L'objectif est de réduire les coûts et les risques liés aux applications héritées sans perdre l'accès aux documents qui restent nécessaires à l'exploitation, à l'audit, à la conformité ou à la conservation légale.
Les archives doivent conserver les données structurées, les documents clés ou pièces jointes, les métadonnées, les relations, le contexte d'origine, les règles de conservation, les autorisations d'accès et les preuves de validation nécessaires à la reconstitution du dossier. Le périmètre exact dépend de l'application, des obligations légales en matière de conservation et des besoins futurs en matière d'accès.
Oui. Les données archivées peuvent être mises à disposition via une couche de recherche et d'accès réglementée dans Docbyte Vault. Les utilisateurs autorisés peuvent récupérer les informations dont ils ont besoin, tandis que le contrôle d'accès, les métadonnées, la journalisation d'audit et les règles de conservation restent en vigueur.
Oui. Une fois que les données et le contexte requis sont conservés dans une archive réglementée, les organisations peuvent réduire la charge liée aux licences, à l'infrastructure, à l'assistance et à la sécurité des applications qui n'ont plus besoin d'être exécutées au quotidien.
La suppression ou la mise hors service d'un système allège la charge opérationnelle, mais peut également priver d'accès aux éléments de preuve. La mise hors service d'une application permet de préserver les informations qui ont encore de la valeur, ainsi que les relations, les métadonnées, les règles de conservation et la piste d'audit nécessaires pour les comprendre et les défendre ultérieurement.
L'archivage structuré des données permet de garantir la consultabilité, la gouvernance et la traçabilité des données issues d'applications retirées du service, même après la mise hors service du système source. Il facilite la gestion des délais de conservation, les mesures de conservation à des fins juridiques, les demandes d'audit et le contrôle d'accès, sans pour autant maintenir en service une infrastructure obsolète.
Un processus de mise hors service justifiable comprend des contrôles d'extraction, des règles de validation, un rapprochement, des preuves d'intégrité et la documentation des résultats de la migration. Cela permet de créer une piste d'audit indiquant ce qui a été migré, comment cela a été validé et comment y accéder après la mise hors service.
Docbyte Vault fournit une archive réglementée pour les données d'applications mises hors service. Il prend en charge la conservation structurée des données, la conservation des métadonnées et du contexte, l'accès contrôlé, la recherche, la conservation, la conservation à des fins juridiques, la traçabilité et la conservation à long terme, au-delà de la durée de vie du système d'origine.
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