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Sammeln Sie Dokumente von Kunden, Mitarbeitern, Partnern und Geschäftsanwendern über einen sicheren Erfassungsworkflow in Docbyte Vault.
Docbyte Vault bietet regulierten Organisationen eine Lösung zur Online-Dokumentenerfassung, die über einen einfachen Upload-Link oder einen generischen Dokumentenerfassungsdienst hinausgeht. Die Lösung unterstützt Teams dabei, Dateien anzufordern, hochgeladene Dateien entgegenzunehmen, deren Vollständigkeit zu überprüfen, jede Einreichung nachzuverfolgen und die Nachweise über die erfassten Dokumente zu sichern.
Bei regulierten Arbeitsabläufen besteht nicht nur das Risiko, dass Dokumente verspätet eintreffen. Das größere Risiko besteht darin, dass später niemand nachweisen kann, welche Dokumente angefordert wurden, welche Version eingereicht wurde, ob die Unterlagen vollständig waren und wie die Entscheidung über die Annahme getroffen wurde.
Wenn ein KYC Wird ein Dossier angefochten, eine klinische Studie geprüft oder ein Vertrag angefochten, liefern E-Mails und gemeinsam genutzte Laufwerke selten eine verlässliche Antwort.
Docbyte Vault verwandelt die Online-Erfassung von Dokumenten in einen sicheren Erfassungsworkflow, sodass bereits der erste Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments die Einhaltung von Vorschriften, die Prüfung sowie die anschließende Archivierung unterstützt.
Die sichere Dokumentenerfassung ist der kontrollierte Prozess der Anforderung, des Empfangs und der Validierung von Dokumenten von externen oder internen Parteien. Es handelt sich dabei um mehr als nur einen Link zum Hochladen von Dateien. Ein solider Erfassungsworkflow definiert die erforderlichen Angaben, führt den Benutzer durch den Einreichungsprozess, prüft die Vollständigkeit, erfasst Metadaten und erstellt einen Prüfpfad für den Erfassungsvorgang.
E-Mails sind zwar praktisch, erweisen sich jedoch als unzureichender Kanal für die kontrollierte Datenerfassung. Anhänge gehen verloren, es entstehen zahlreiche Versionen, Erinnerungen müssen manuell versendet werden, und die Nachweise über die Einreichung sind fragmentiert. Docbyte Vault bietet sowohl dem Anforderer als auch dem Einreicher einen übersichtlicheren Prozess.
Der externe Partner sieht, was erforderlich ist, was noch fehlt und was bereits eingegangen ist. Auf Ihrer Seite wird jedes wichtige Ereignis protokolliert: gesendete Anfrage, erhaltenes Dokument, hochgeladene Version, Ergebnis der Validierung, Maßnahme des Prüfers und Genehmigung.
Sie legen pro Workflow den erforderlichen Dokumentensatz fest: KYC-Paket, Personalakte, eTMF-Abschnitt, Vertragspaket oder Lieferantenqualifizierung. Docbyte Vault gleicht die eingegangenen Unterlagen mit den Anforderungen ab, fordert den Einreicher bei fehlenden Elementen zur Nachreichung auf und kennzeichnet Ausnahmen zur Überprüfung.
Erforderliche Metadaten, Dateiformate und Vollständigkeitsregeln werden bei der Erfassung überprüft, bevor die Dokumente in nachfolgende Prozesse gelangen. Die Dokumente können zudem miteinander abgeglichen werden, um Unstimmigkeiten bei Namen, Daten oder Beträgen innerhalb einer Einreichung aufzudecken.
Jede Einreichung wird zusammen mit den zugehörigen Kontextinformationen erfasst: Wer hat sie eingereicht, wann ist sie eingegangen, auf welche Anfrage bezog sie sich, was fehlte und welche Maßnahmen folgten? Diese Informationen können zusammen mit dem Dokument in die Prüfung, Bearbeitung und langfristige Aufbewahrung in Docbyte Vault übernommen werden.
Informationen zu den Nachweisen für die regulierte Einarbeitung finden Sie unter Artikel 77 der AMLR und Leitlinien zur EUDI-Wallet.
Erfassen Sie Due-Diligence-Unterlagen mithilfe wiederholbarer Anforderungsabläufe, Vollständigkeitsprüfungen und Prüfpfade, aus denen hervorgeht, was angefordert, erhalten und geprüft wurde.
01
Koordinieren Sie die Einreichung von Unterlagen durch mehrere Mitwirkende und sorgen Sie dabei dafür, dass die Prüfungsakte nachvollziehbar, strukturiert und vollständig bleibt.
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Ersetzen Sie verstreute E-Mail-Anhänge durch einen strukturierten Erfassungsprozess für Anträge, Anträge und Belege, der eine klare Statusanzeige und eine Ausnahmebehandlung umfasst.
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Fordern Sie Lieferantendokumente, Zertifizierungen und Vertragsunterlagen über einen kontrollierten Arbeitsablauf an, der eingereichte Unterlagen und fehlende Elemente erfasst.
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Erfassen Sie Personalakten, Erklärungen, Bescheinigungen und Einstellungsunterlagen mit klarer Zugriffskontrolle, Vollständigkeitsüberwachung und Aufbewahrungsrichtlinien.
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Die kontrollierte Erfassung bildet den Ausgangspunkt einer umfassenderen Beweiskette. Die Qualität der Metadaten und die von Ihnen bei der Erfassung festgelegte Nachverfolgbarkeitskette bestimmen, wie genau Ihre Automatisierung der digitalen Poststelle Das heißt, wie sicher Ihr Archiv ist und wie schnell Sie auf eine behördliche Überprüfung oder eine gerichtliche Auskunftsanordnung reagieren können.
Die sichere Dokumentenerfassung ist Teil von Docbyte Vault. Dokumente und ihr Erfassungskontext können von der Erfassung in die Bearbeitung übergehen, qualifizierte elektronische Archivierung und Langzeitarchivierung.
Automatisierung der digitalen Poststelle
Die sichere Dokumentenerfassung ist ein kontrollierter Arbeitsablauf zur Anforderung, Entgegennahme, Überprüfung und Nachverfolgung von Dokumenten über einen sicheren digitalen Kanal. Sie ersetzt verstreute E-Mail-Anhänge durch eine strukturierte Erfassung, Upload-Kontrollen, Vollständigkeitsprüfungen und Prüfpfade.
Bei der Dateifreigabe werden in erster Linie Dateien übertragen. Die sichere Dokumentenerfassung verwaltet den Erfassungsprozess rund um diese Dateien: Was wurde angefordert, wer hat es eingereicht, ist das Paket vollständig, welche Prüfungen wurden durchgeführt und wie gelangt die Akte in die Prüfung oder Archivierung?.
Wenn bei Vollständigkeitsprüfungen eine Lücke festgestellt wird, wird die Einreichung zur Ausnahmebehandlung gekennzeichnet. Der Einreicher kann aufgefordert werden, die fehlenden oder zu korrigierenden Angaben nachzureichen, und das Dossier bleibt so lange offen, bis die erforderlichen Dokumente und Metadaten vollständig vorliegen.
Die Einhaltung der Vorschriften hängt oft davon ab, dass mehr als nur das endgültige Dokument nachgewiesen wird. Organisationen müssen unter Umständen darlegen, welche Dokumente angefordert wurden, wann sie eingegangen sind, ob die Einreichung vollständig war und wie die Entscheidung über die Annahme getroffen wurde.
Ja. Docbyte Vault unterstützt kontrollierte Erfassungsabläufe für Dokumente, die von Kunden, Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten oder anderen Beteiligten eingereicht werden, je nach konfiguriertem Prozess und Zugriffsmodell.
Ja. Die gesammelten Dokumente und die zugehörigen Metadaten können in Automatisierung der digitalen Poststelle, Klassifizierung, Datenextraktion, Fallbearbeitung, ERP- oder Genehmigungsworkflows. Da diese Funktionen in Docbyte Vault integriert sind, bleibt bei der Übergabe der Erfassungskontext des Dokuments erhalten.
Ja. Wenn Unterlagen für gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden müssen, können die erfassten Unterlagen in Langzeitarchivierung oder qualifizierte elektronische Archivierung in Docbyte Vault, zusammen mit dem Erfassungskontext, den Metadaten und dem Prüfpfad.
KYC und die regulierte Kundenaufnahme erfordern eine standardisierte Dokumentenerfassung, die auf Vollständigkeit achtet und einen klaren Prüfpfad gewährleistet. Eine sichere Erfassung stellt sicher, dass der erforderliche Dokumentensatz vorliegt, protokolliert Einreichungs- und Prüfvorgänge und trägt dazu bei, ein überprüfbares Dossier für die Sorgfaltsprüfung und die Compliance-Prüfung zu erstellen.
Möchten Sie vereinzelte Dokumentenanfragen durch einen kontrollierten Erfassungsworkflow in Docbyte Vault ersetzen? Wenden Sie sich an Docbyte, um eine kurze Bestandsaufnahme oder eine auf Ihren Dokumentenerfassungsprozess zugeschnittene Demo zu erhalten.
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