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Zugang, Abruf und kontrollierte Nutzung
Der Zugriff auf archivierte Informationen ist keine bloße Annehmlichkeit. Er ist unverzichtbar, kann jedoch auch ein Risiko darstellen.
Jedes Mal, wenn ein Dokument eingesehen, weitergegeben oder abgerufen wird, müssen dessen Integrität, Vertraulichkeit und Beweiskraft gewahrt bleiben. Docbyte Vault wurde entwickelt, um den Zugriff auf archivierte Informationen zu ermöglichen, ohne das Vertrauen zu beeinträchtigen.
Anstatt archivierte Unterlagen über allgemeine Dateizugriffs- oder Dokumentenverwaltungsschnittstellen zugänglich zu machen, wendet Docbyte Vault kontrollierte, zweckgebundene Zugriffsmodelle an, die auf gesetzliche, behördliche und prüfungsrelevante Anforderungen abgestimmt sind.
Die Zugangskontrolle ist von zentraler Bedeutung für Einstellung einer Anwendung, Archivierung und Auslagerung von Documentum-Daten und digitale Archivierung Anwendungsfälle, in denen Nutzer auch nach einer Änderung des Quellsystems weiterhin auf einen zuverlässigen Abruf angewiesen sind.
Sichere Suche und Abfrage
Docbyte Vault ermöglicht autorisierten Benutzern, archivierte Dokumente anhand von Metadaten, Klassifizierungen und Kontextinformationen zu suchen und abzurufen.
Die Suche und der Abruf erfolgen auf kontrollierte Weise und sind schreibgeschützt. Benutzer können archivierte Datensätze einsehen, ohne deren Inhalt, Struktur oder zugehörige Belege zu verändern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen authentisch bleiben und jeder Zugriff nachverfolgbar ist.
Der Zugriff wird durch klar definierte Berechtigungen geregelt, wodurch sichergestellt wird, dass Benutzer nur das sehen, wozu sie berechtigt sind, und zwar für den Zweck, für den ihnen der Zugriff gewährt wurde.
Kernkompetenzen
- Volltextsuche
- Facettierte Ergebnisse
- Metadatenbasierte Suche und Abfrage
- Schreibgeschützter Zugriff auf archivierte Dokumente
- Kontrollierte Sichtbarkeit auf der Grundlage von Berechtigungen
- Vollständige Rückverfolgbarkeit von Zugriffsvorgängen
Vault Explorer – Kontrollierter Zugriff für Wirtschaftsprüfer und Inspektoren
Vault Explorer ist eine spezielle Zugriffsschnittstelle, die eigens für externe Parteien wie Wirtschaftsprüfer, Inspektoren, Aufsichtsbehörden oder Rechtsberater entwickelt wurde.
Anstatt einen umfassenden Systemzugang zu gewähren oder große Mengen an Dokumenten zu exportieren, bietet der Vault Explorer eine kontrollierte, schreibgeschützte Ansicht ausgewählter archivierter Datensätze. Externe Nutzer können Dokumente und Metadaten einsehen, die für ihren Auftrag relevant sind, ohne Zugang zu technischen Aufbewahrungsdaten oder nicht relevanten Informationen zu erhalten.
Der Zugriff über den Vault Explorer ist in der Regel zeitlich begrenzt und zweckgebunden, wodurch sichergestellt wird, dass der externe Zugriff streng kontrolliert und nachverfolgbar bleibt.
Kernkompetenzen
- Spezielle, schreibgeschützte Schnittstelle für externe Benutzer
- Kein Zugriff auf technische oder konservatorische Metadaten
- Zeitlich begrenzter und auf bestimmte Bereiche beschränkter Zugriff
- Konzipiert für Audits, Inspektionen und Rechtsstreitigkeiten
- Dieser Ansatz verringert das operative Risiko bei Prüfungen erheblich und erhöht gleichzeitig die Transparenz und das Vertrauen.
Verwandte Lösung
Sammlungen – Kontrollierte Weitergabe von Beweismitteln
In vielen Fällen geht es beim Zugang nicht um einzelne Dokumente, sondern um Zusammenhänge von Belegen.
Docbyte Vault unterstützt die Erstellung von Sammlungen, wodurch autorisierte Benutzer Dokumente anhand von Suchergebnissen, Fällen oder bestimmten Kontexten gruppieren können. Diese Sammlungen können anschließend auf kontrollierte Weise für interne oder externe Benutzer freigegeben werden.
Dadurch werden unkontrollierte Exporte oder Ad-hoc-Kopien von Dokumenten vermieden, während gleichzeitig eine effiziente Zusammenarbeit und Überprüfung ermöglicht wird.
Kernkompetenzen
- Zusammenfassung von Dokumenten zu Sammlungen
- Kontrollierter Austausch von Beweismitteln
- Wiederverwendung von Suchergebnissen ohne Duplikate
- Klare Abgrenzung und Nachvollziehbarkeit der weitergegebenen Informationen
Zeitlich und zweckgebundener Zugriff
Der Zugriff auf Docbyte Vault ist nicht unbefristet.
Berechtigungen können zeitlich und vom Umfang her begrenzt werden, wodurch sichergestellt wird, dass der Zugriff nur so lange wie nötig und nur für den vorgesehenen Zweck gewährt wird. Dies steht im Einklang mit den Grundsätzen der geringstmöglichen Berechtigung, den Datenschutzvorschriften und den bewährten Verfahren für die Revision.
Durch die Kombination strenger Zugriffskontrollen mit einer umfassenden Protokollierung stellt Docbyte Vault sicher, dass der Zugriff selbst Teil der Beweisaufnahme wird.
Warum dies von Bedeutung ist
- Geringeres Risiko einer übermäßigen Belastung
- Eindeutige Zuständigkeiten bei Zugangsentscheidungen
- Enge Ausrichtung auf Compliance- und Governance-Anforderungen
Zugriff als Teil der Vertrauenskette
Zugriff, Abruf und Weitergabe sind keine isolierten Funktionen. Sie sind Teil derselben Vertrauenskette, die bei der Erfassung beginnt und sich über die Aufbewahrung bis hin zur Governance erstreckt.
Durch die Gestaltung der Zugriffsrechte unter Berücksichtigung von Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Zweckbindung gewährleistet Docbyte Vault, dass archivierte Informationen vertrauensvoll genutzt werden können – selbst in rechtlichen und regulatorischen Kontexten mit hohem Risiko.