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Bei der GxP-Archivierung müssen die vorgeschriebenen Unterlagen sowie der für deren Auslegung erforderliche Kontext während der gesamten geltenden Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben, auch wenn sich die Personen, Lieferanten und IT-Systeme, durch die sie erstellt wurden, inzwischen geändert haben.
Ein nachprüfbares Archiv bewahrt die Unterlagen zusammen mit ausreichendem Kontext auf, um zu erläutern, worum es sich handelt, woher sie stammen, ob sie vollständig sind und wie ihre Integrität gewahrt wurde.
Diese Checkliste bietet einen praktischen Rahmen für die Planung dieses Archivs. Die genauen Kontrollmaßnahmen und Aufbewahrungsfristen hängen weiterhin von der Aktenklasse, dem Rechtsraum, dem Qualitätssystem und dem Verwendungszweck ab.
1. Legen Sie die betroffenen Unterlagen und Zuständigkeiten fest
Beginnen Sie mit den Datensatzklassen und nicht mit den Speicherorten. Ein GxP-Archiv kann klinische, Labor-, Fertigungs-, Qualitäts-, Sicherheits-, Zulassungs- und Validierungsdaten umfassen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind.
Legen Sie für jede Klasse Folgendes fest:
- die verbindliche Aufzeichnung;
- der Geschäftsinhaber und der Archivinhaber;
- Zuständigkeiten für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung;
- geltende Aufbewahrungsvorschriften;
- voraussichtliche Nutzer, Wirtschaftsprüfer und Inspektoren;
- Auflagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht oder Ermittlungsverfahren;
- Aufgaben, die gemeinsam mit Auftragsforschungsinstituten (CROs), Laboren, Lieferanten oder anderen Dritten wahrgenommen werden.
Unklare Zuständigkeiten stellen ein Risiko für die Aufbewahrung dar. Bei einer Übertragung von Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten sollte diese Änderung dokumentiert werden.
2. Bewahren Sie die vollständige Akte auf, nicht nur die sichtbaren Unterlagen
Der Beweiswert eines GxP-Dokuments hängt möglicherweise nicht nur von dessen dargestelltem Inhalt ab. Der Archivierungsumfang muss unter Umständen Folgendes umfassen:
- Inhalt und Anhänge;
- geschäftliche und technische Metadaten;
- Identifikatoren und Beziehungen;
- Versions- und Genehmigungsverlauf;
- relevante Ereignisse im Prüfpfad;
- elektronische Signaturen und Validierungskontext;
- die geltenden Aufbewahrungs- und Zugriffsbestimmungen;
- Dokumentation der Migration und des Abgleichs.
Das erforderliche Nachweismaterial sollte vor der Extraktion festgelegt werden. Andernfalls neigen Archivierungsprojekte dazu, eher das zu bewahren, was sich am einfachsten exportieren lässt, als das, was später benötigt wird.
3. Wenden Sie ALCOA+ während der gesamten Kundenbindung an
ALCOA+ beschreibt Eigenschaften, die mit zuverlässigen, regulierten Daten verbunden sind: zuordenbar, lesbar, zeitnah, original, genau, vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar. In einigen Leitfäden und Qualitätssystemen wird zudem die Rückverfolgbarkeit ausdrücklich erwähnt.
Soweit diese Grundsätze zur Datenintegrität gelten, müssen die entsprechenden Eigenschaften durch die Archivierung nachweisbar bleiben. Zum Beispiel:
- Der Kontext der Identität und der Zustimmung sollte weiterhin zuordenbar bleiben;
- Formate und Darstellungen sollten lesbar bleiben;
- Zeitstempel und die Abfolge der Ereignisse sollten nachvollziehbar bleiben;
- Vorgaben, dass verbindliche Originale oder beglaubigte Kopien identifizierbar sein sollten;
- Inhalt, Metadaten und Verknüpfungen sollten vollständig bleiben;
- Die Aufzeichnungen sollten für die autorisierte Nutzung weiterhin abrufbar bleiben.
Siehe Was ALCOA+ für die langfristige Datenintegrität und -archivierung bedeutet für eine ausführliche Erläuterung.
4. Überwachen Sie die Übertragung vom Quellsystem ins Archiv
Die Migration ist Teil des Lebenszyklus von Beweismitteln. Sie sollte geplant, wiederholbar und dokumentiert sein.
Eine kontrollierte Übertragung umfasst in der Regel:
- Genehmigter Umfang und Auswahlkriterien.
- Ein kontrollierter Quellzustand oder ein dokumentierter Abschaltpunkt.
- Wiederholbare Extraktions- und Transformationsverfahren.
- Abgleich von Datensätzen, Identifikatoren, Dateien und Ausnahmen.
- Gegebenenfalls Integritätsprüfungen wie Hash-Werte und Manifestdateien.
- Prüfung und Genehmigung der Migrationsergebnisse.
- Die Aufbewahrung der Berichte war erforderlich, um die Übertragung später zu begründen.
Ein erfolgreicher Import allein ist kein Nachweis für die Vollständigkeit. Ein dokumentierter Abgleich zwischen Quelle, Export und Archiv ist eine wichtige Kontrollmaßnahme, um nachzuweisen, dass die beabsichtigten Datensätze übertragen wurden.
5. Metadaten, Herkunftsnachweise und Prüfnachweise pflegen
Metadaten beschreiben den Datensatz. Die Provenienz erläutert dessen Herkunft und Geschichte. Prüfnachweise helfen dabei, aufzuzeigen, was mit ihm geschehen ist.
Ein Archiv sollte von jedem Bereich genügend Material aufbewahren, um Fragen wie die folgenden beantworten zu können:
- Wer hat den Datensatz angelegt, geändert, überprüft oder genehmigt?
- Durch welchen Prozess, welche Untersuchung, welches Produkt, welche Charge oder welches System ist es entstanden?
- Welche Fassung war maßgeblich?
- Was ist während der Migration und der Datenerfassung geschehen?
- Wer hat später darauf zugegriffen oder die Daten exportiert?
- Welche Aufbewahrungsvorschrift oder welche rechtliche Aufbewahrungspflicht galt?
Nicht jedes Ereignis im Quellsystem muss zwangsläufig zu einem Archivereignis werden. Der Umfang der Aufbewahrung sollte risikobasiert, dokumentiert und für den beabsichtigten Beweiszweck der Akte ausreichend sein.
6. Achten Sie darauf, dass Ihre Unterlagen lesbar und verwertbar sind
Eine lange Aufbewahrungsdauer birgt das Risiko, dass Datensätze aufgrund veralteter Formate, fehlender Softwareabhängigkeiten und sich ändernder Nutzererwartungen nicht mehr nutzbar werden.
Die Erhaltungsplanung kann Folgendes umfassen:
- Erkennung von Formaten und Risikoüberwachung;
- Aufbewahrung verbindlicher Originale;
- die gezielte Erstellung brauchbarer Darstellungen;
- bei Bedarf eine dokumentierte Formatmigration;
- Erhaltung strukturierter Daten sowie ihres Schemas oder ihres erklärenden Kontexts;
- Validierung nach jeder Konservierungsmaßnahme.
Das Archiv sollte für den normalen Abruf nicht auf unbestimmte Zeit von einer nicht mehr unterstützten Quellanwendung abhängig sein.
7. Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungspflicht und Entsorgung regeln
Aufbewahrungsregeln sollten mit Dokumentenklassen und den entsprechenden Auslösern verknüpft sein. Das Archiv sollte dokumentierte Erweiterungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eine kontrollierte Überprüfung vor der Vernichtung unterstützen.
Die Löschung muss ebenso nachvollziehbar sein wie die Aufbewahrung. Ein vertretbares Verfahren legt fest, welche Daten dafür in Frage kommen, dokumentiert, wer die Maßnahme genehmigt hat, und bewahrt die erforderlichen Nachweise auf.
Vermeiden Sie es, für alle Unterlagen im Bereich der Biowissenschaften eine einheitliche Aufbewahrungsfrist festzulegen. Für Unterlagen zu klinischen Studien, zur Herstellung, zur Qualität, zur Sicherheit sowie für Patientenakten können unterschiedliche Regeln gelten.
8. Zugriff schützen und Rückverfolgbarkeit gewährleisten
Der Zugriff sollte sich nach Rolle, Zweck und Bedarf richten. Zu den Kontrollmaßnahmen können rollenbasierter und attributbasierter Zugriff, zeitlich begrenzter externer Zugriff, Aufgabentrennung sowie die Genehmigung sensibler Datenexporte gehören.
Zugriffs- und Archivierungsvorgänge sollten in einer Form protokolliert werden, die eine nachträgliche Überprüfung ermöglicht. Inspektoren und Prüfer sollten die Möglichkeit haben, die von ihnen benötigten Aufzeichnungen zu erhalten, ohne dass dabei nicht relevante Inhalte offengelegt werden oder sie auf weitreichende administrative Zugriffsrechte angewiesen sind.
9. Unterstützung beim zeitnahen Abruf von Inspektionsdaten
Verfügbarkeit ist eine betriebliche Anforderung und keine theoretische Eigenschaft. Prüfen Sie, ob die Benutzer folgende Möglichkeiten haben:
- Suche anhand relevanter Unternehmenskennungen;
- maßgebliche Datensätze und den dazugehörigen Kontext abrufen;
- Versionen und Zusammenhänge verstehen;
- kontrollierte Ausfuhren zu tätigen;
- Nachweis der Integrität und der Archivierungshistorie erbringen;
- Dies ist im Rahmen der Prüfverfahren der Organisation zu tun.
In Bezug auf Trial Master Files legen die EU-Vorschriften ausdrücklich fest, dass diese während der gesamten Langzeitaufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar, direkt zugänglich, vollständig, lesbar und rückverfolgbar sein müssen. Siehe Archivierung der eTMF nach Abschluss der klinischen Studie.
10. Überprüfen Sie das Archiv im Rahmen seines vorgesehenen Verwendungszwecks
Die Archivierungstechnologie allein reicht nicht aus, um einen Prozess konform zu gestalten. Das Unternehmen bleibt weiterhin für sein Qualitätssystem, die Risikobewertung, die Verfahren, die Konfiguration, die Migrationskontrollen sowie für Entscheidungen hinsichtlich Schulungen und Validierungen verantwortlich.
Die Validierung sollte den Verwendungszweck und das Risiko widerspiegeln. Sie sollte die Arbeitsabläufe und Kontrollmaßnahmen abdecken, die in der Praxis von Bedeutung sind, einschließlich der Erfassung, der Integritätsprüfung, der Aufbewahrung, des Zugriffs, des Abrufs, des Exports sowie relevanter administrativer Maßnahmen.
Die Dokumentation des Lieferanten kann diese Arbeit unterstützen, ersetzt jedoch nicht die Validierung und Steuerung auf Kundenseite.
Wann sollte ein älteres GxP-System außer Betrieb genommen werden?
Die Archivierung sollte erst erfolgen, nachdem nachgewiesen wurde, dass die erforderlichen Unterlagen und der Kontext vollständig übertragen wurden, das Archiv wie vorgesehen funktioniert und berechtigte Nutzer die benötigten Informationen abrufen können.
Der Weiterbetrieb eines Altsystems kann Risiken im Bereich der Cybersicherheit, nicht mehr unterstützte Software, Lizenzkosten und betriebliche Abhängigkeiten mit sich bringen. Ein ordnungsgemäß verwaltetes Archiv kann eine Alternative darstellen, sofern die Entscheidung zur Migration und Stilllegung einer Risikobewertung unterzogen, dokumentiert und ordnungsgemäß kontrolliert wird.
Ein prägnanter Test zur Überprüfung der GxP-Archivbereitschaft
Bevor Sie die Archivierung oder Außerbetriebnahme eines Systems genehmigen, fragen Sie sich:
- Können wir für jede betroffene Klasse den maßgeblichen Datensatz definieren?
- Können wir die Vollständigkeit von der Quelle bis zum Archiv nachweisen?
- Werden Metadaten, Verknüpfungen, Prüfnachweise und Signaturen bei Bedarf aufbewahrt?
- Sind die ALCOA+-Eigenschaften auch nach der Migration noch nachweisbar?
- Können wir jede Umwandlung oder Erhaltungsmaßnahme erklären?
- Können berechtigte Benutzer und Prüfer Datensätze auch ohne das Quellsystem abrufen?
- Sind Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungspflichten und Entsorgung geregelt und nachvollziehbar?
- Können wir Datensätze mit ausreichendem Kontext für eine unabhängige Überprüfung exportieren?
Sollten mehrere Antworten auf institutionelles Wissen oder eine veraltete Anwendung zurückzuführen sein, sind möglicherweise weitere Nachweise oder Abhilfemaßnahmen erforderlich, bevor die Archivierung genehmigt oder das Quellsystem außer Betrieb genommen werden kann.
So lässt sich Docbyte Vault integrieren
Docbyte Vault ist als Ebene für die Langzeitarchivierung und Nachweissicherung konzipiert, die den operativen GxP-Systemen nachgelagert ist. Es bewahrt Aufzeichnungen zusammen mit Metadaten und dem Nachweiskontext auf, unterstützt eine geregelte Aufbewahrungsdauer und einen kontrollierten Zugriff und hilft Unternehmen dabei, ihre Abhängigkeit von Quellanwendungen zu verringern, die ausschließlich zu historischen Nachschlagezwecken aufbewahrt werden.
Vault ersetzt weder das pharmazeutische Qualitätssicherungssystem des Kunden noch dessen Validierungsverpflichtungen oder die behördliche Bewertung. Es bietet Archivierungsfunktionen und Belege, die in einen kontrollierten GxP-Prozess integriert werden können.
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