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Integration, Automatisierung und Skalierbarkeit
Ein vertrauenswürdiges Archiv kann nicht isoliert existieren.
Docbyte Vault ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in komplexe Unternehmenslandschaften zu integrieren und über lange Zeiträume hinweg skalierbar zu sein. Von Anfang an wurde es so konzipiert, dass es Automatisierung, Systemkompatibilität sowie das Wachstum hinsichtlich Datenvolumen, Aufbewahrungsfristen und regulatorischem Geltungsbereich unterstützt.
Integration und Skalierbarkeit sind keine Zusatzfunktionen. Sie sind grundlegende Gestaltungsprinzipien.
Die Integration ist besonders wichtig, wenn Docbyte Vault für folgende Zwecke genutzt wird: Automatisierung der digitalen Poststelle, Einstellung einer Anwendung, Archivierung und Auslagerung von Documentum-Daten sowie im Unternehmensmaßstab digitale Archivierung.
API-gesteuerte Integration
Docbyte Vault stellt seine Kernfunktionalität über klar definierte APIs bereit, wodurch eine Integration in bestehende Anwendungen, Plattformen und Dienste ermöglicht wird.
Diese APIs Organisationen in die Lage versetzen, Dokumente zu erfassen, Metadaten zu verwalten, Aufbewahrungsmaßnahmen auszulösen und archivierte Informationen im Rahmen automatisierter Prozesse abzurufen. Dadurch wird Docbyte Vault zu einem vertrauenswürdigen Backend-Dienst und nicht zu einer eigenständigen Anwendung.
Die API-gesteuerte Integration gewährleistet, dass die Archivierung ohne manuellen Aufwand oder Betriebsbeeinträchtigungen in Geschäftsprozesse eingebunden werden kann.
Grundprinzipien
- API-orientiertes Design
- Klare Trennung zwischen den Stammdatensystemen und dem Archivierungssystem
- Integration ohne Bindung an einen Anbieter
Integration in Unternehmenssysteme
Docbyte Vault integrierens mit einer Vielzahl von Geschäftssystemen und Dokumentenquellen.
Dazu gehören Dokumentenmanagementsysteme, HR-Plattformen, Scan- und Erfassungslösungen sowie Dienste für elektronische Signaturen. Durch die Integration wird sichergestellt, dass Dokumente zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Kontextinformationen und Metadaten automatisch archiviert werden können.
Durch die Integration an den Systemgrenzen verhindert Docbyte Vault Störungen bestehender Anwendungen und stellt gleichzeitig sicher, dass wichtige Informationen auf konforme und vertrauenswürdige Weise erhalten bleiben.
Typische Integrationsszenarien
- Archivierung signierter Dokumente aus führende Plattformen
- Erhaltung Personal- und Beschäftigungsunterlagen
- Erfassung eingehender Dokumente über digitale Poststelle Prozesse
- Die Migration von Daten aus Altsystemen während Einstellung einer Anwendung
Integration mit Bestands- und Katalogsystemen
Docbyte Vault unterstützt die Integration mit Bestandsverwaltungs- und Katalogsystemen.
Beschreibende Metadaten können weiterhin im Quellsystem verwaltet werden und müssen nicht dupliziert werden. Docbyte Vault bewahrt Metadaten im Rahmen des Archivierungsprozesses auf und reichert sie an, wodurch die Konsistenz zwischen den operativen Erfassungssystemen und der Langzeitarchivierung gewährleistet wird.
SharePoint-/Microsoft 365-Integration
Docbyte Vault lässt sich in Microsoft 365 integrieren und SharePoint Online um sicherzustellen, dass geschäftskritische Inhalte unabhängig von der Kollaborationsplattform archiviert werden können.
Dies ermöglicht es Unternehmen, Dokumente mit einer langfristigen Echtheits- und Compliance-Garantie aufzubewahren, die über die nativen Funktionen der Plattform hinausgeht, und gleichzeitig die gewohnten Arbeitsabläufe der Nutzer beizubehalten.
Automatisierung und evidenzbasierte Arbeitsabläufe
Die Automatisierung in Docbyte Vault ist auf die Erstellung von Beweismitteln ausgerichtet, nicht nur auf Effizienz.
Automatisierte Arbeitsabläufe können auf der Grundlage von Ereignissen in angeschlossenen Systemen Vorgänge zur Datenerfassung, Validierung, Aufbewahrung und Governance auslösen. Jeder automatisierte Schritt trägt zur gesamten Nachweiskette bei und stellt sicher, dass die Automatisierung das Vertrauen stärkt, anstatt es zu schwächen.
Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Archivierungsvorgänge zu skalieren und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften sicherzustellen.
Warum dies von Bedeutung ist
- Weniger manuelle Handhabung
- Konsequente Anwendung von Regeln
- Die Belege werden im Rahmen des normalen Betriebs erstellt
Skalierbarkeit und Leistung
Docbyte Vault ist so konzipiert, dass es sich in mehreren Dimensionen skalieren lässt:
- Umfang: von Millionen bis zu Milliarden von Dokumenten
- Zeit: Aufbewahrungsfristen, die sich über Jahrzehnte erstrecken
- Kontext: sich weiterentwickelnde Vorschriften, Metadaten und ausgewiesene Gemeinschaften
Die Skalierbarkeit wird durch folgende Maßnahmen gewährleistet: architektonische Entscheidungen die Speicherung, Indizierung, Verarbeitung und das Beweismanagement voneinander trennen. Dies gewährleistet eine vorhersehbare Leistung, auch wenn die Archive im Laufe der Zeit wachsen.
Anstatt auf kurzfristigen Durchsatz ausgelegt zu sein, ist Docbyte Vault auf langfristige Nachhaltigkeit und Zuverlässigkeit optimiert.
Speicher- und Bereitstellungsmodelle
Docbyte Vault ist so konzipiert, dass es unabhängig von einer bestimmten Speichertechnologie oder einem bestimmten Bereitstellungsmodell betrieben werden kann.
Die Plattform unterstützt Cloud-, Hybrid- und On-Premise-Bereitstellungen und kann verschiedene Arten von S3-kompatiblem Speicher nutzen. Die Skalierbarkeit wird sowohl horizontal als auch vertikal gewährleistet, wodurch sichergestellt wird, dass sich die Speicheroptionen weiterentwickeln können, ohne die Aufbewahrungsgarantien zu beeinträchtigen.
Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Archivierungsstrategien an Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Hoheitsrechte und Kosten anzupassen.
Für den Wandel konzipiert
Veränderungen sind unvermeidlich. Vorschriften entwickeln sich weiter, Formate werden überholt und Systeme werden ersetzt.
Docbyte Vault ist darauf ausgelegt, Veränderungen zu berücksichtigen, ohne das Vertrauen zu gefährden. Dank seiner modularen Architektur, der Verwendung von Repräsentationen und Mechanismen zur Erneuerung von Nachweisen können Archivierungsstrategien weiterentwickelt werden, während Kontinuität und Rechtssicherheit gewahrt bleiben.
Dadurch wird sichergestellt, dass Investitionen in die digitale Archivierung langfristig ihren Wert behalten.
Entwickelt für Unternehmen und regulierte Umgebungen
Docbyte Vault wird in Umgebungen eingesetzt, in denen komplexe Integrationsprozesse, große Skalierung und strenge behördliche Kontrollen an der Tagesordnung sind.
Durch die Kombination aus API-gesteuerter Integration, Automatisierung und skalierbarer Architektur unterstützt Docbyte Vault das Unternehmenswachstum und gewährleistet gleichzeitig das Vertrauen, die Compliance sowie die für regulierte Informationen erforderlichen Nachweissicherheiten.