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Ein übersichtlicher Leitfaden zur Terminologie im Zusammenhang mit der Stilllegung von Altsystemen
Jede Organisation verfügt über Altsysteme. Einige sind nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Andere werden kaum noch genutzt. Wieder andere bleiben nur deshalb in Betrieb, weil sie möglicherweise noch von jemandem benötigt werden
historische Daten aus Gründen der Rechnungsprüfung, aus rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Gründen, für die Berichterstattung oder für den Kundenservice.
Irgendwann stellt sich jede Organisation dieselbe Frage:
Können wir dieses System nun endlich abschalten?
Diese Frage klingt einfach. In Wirklichkeit eröffnet sie jedoch eine weitaus umfassendere Diskussion über Anwendungen, Daten, Aufzeichnungen, Zugriff, Aufbewahrung, Risiken und Beweismittel.
Die IT-Abteilung bezeichnet dies möglicherweise als Stilllegung. Unternehmensarchitekten sprechen vielleicht von einer Anwendungsrationalisierung. Die Fachabteilungen sprechen möglicherweise von einer Auslaufphase oder einer schrittweisen Abschaffung.
Verantwortliche für die Aktenverwaltung bezeichnen dies möglicherweise als Archivierung oder Entsorgung. Rechtsabteilungen sprechen möglicherweise von Aufbewahrungsfristen, einer Aufbewahrungspflicht oder der Nachverfolgbarkeit.
Die Terminologie ist von Bedeutung, da jeder Begriff eine andere Entscheidung beschreibt.
Die Stilllegung ist nicht dasselbe wie die Außerbetriebnahme. Die Außerbetriebnahme ist nicht dasselbe wie die Archivierung. Die Migration ist nicht dasselbe wie die Aufbewahrung. Die Aufbewahrung von Daten ist nicht dasselbe wie die Aufbewahrung von Beweismitteln.
Wenn diese Begriffe verwechselt werden, werden Projekte im Bereich der Altsysteme riskant.
Eine Organisation kann ein System außer Betrieb nehmen, bevor die Nachweise gesichert wurden. Sie kann historische Daten in ein neues Betriebssystem migrieren, wo diese nicht mehr erforderlich sind. Sie kann Daten archivieren, ohne die
Metadaten und Zusammenhänge, die zum Verständnis erforderlich sind. Oder es wird möglicherweise alles auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, weil niemand sich sicher genug ist, um es ordnungsgemäß zu löschen oder zu archivieren.
Eine klare Terminologie führt zu besseren Entscheidungen.
Bevor wir auf die Einzelheiten eingehen, ist es hilfreich, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, in welchem Zusammenhang die Begriffe zueinander stehen.
Die Anwendungsrationalisierung ist eine Maßnahme auf Portfolioebene, die vor der Stilllegung, Migration oder Modernisierung erfolgt.
Es beantwortet Fragen wie beispielsweise:
Welche Anwendungen benötigen wir noch? Welche sind überflüssig? Welche Systeme überschneiden sich? Welche sind zu teuer in der Wartung? Welche stellen ein Sicherheits- oder Compliance-Risiko dar? Welche sind nicht mehr auf die Geschäftsprozesse abgestimmt? Welche sollten verlagert, modernisiert, ersetzt oder außer Betrieb genommen werden?
In Programmen zur Cloud- und Unternehmensarchitektur orientiert sich die Rationalisierung häufig an den sogenannten “R”-Modellen: Beibehalten, Auslaufen lassen, Umziehen, Plattformwechsel, Überarbeiten, Neugestaltung, Neuaufbau oder Ersetzen. Die genaue Auflistung variiert je nach Rahmenwerk, doch das Ziel bleibt dasselbe: Für jede Anwendung im Portfolio eine bewusste Entscheidung zu treffen.
Die Rationalisierung von Anwendungen ist daher nicht dasselbe wie Einstellung einer Anwendung. Es ist der Entscheidungsprozess, der zum Ruhestand führen kann.
Kernpunkt: Im Rahmen der Anwendungsrationalisierung wird festgelegt, wie weiter verfahren werden soll. Die Stilllegung von Anwendungen ist ein mögliches Ergebnis.
Eine ordnungsgemäße Stilllegung einer Anwendung sollte Folgendes umfassen:
Die Stilllegung einer Anwendung bedeutet, dass diese nicht mehr als aktives Betriebssystem genutzt wird.
Das bedeutet nicht automatisch, dass alle Daten verloren gehen. In vielen Fällen besteht der Zweck der Stilllegung gerade darin, die Nutzung der Anwendung einzustellen und gleichzeitig den Zugriff auf die darin enthaltenen historischen Informationen zu erhalten.
Eine stillgelegte Anwendung kann Kundendaten, Verträge, Forderungen, Rechnungen, Produktdaten, Qualitätsdaten, technische Dokumentationen, Prüfpfade, Transaktionen, Berichte, Korrespondenz oder Nachweise zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften enthalten.
Die zentrale Frage bei der Stilllegung von Anwendungen lautet:
Welche Informationen müssen weiterhin verfügbar bleiben, nachdem die Anwendung nicht mehr in Betrieb ist?
Durch die Stilllegung einer Anwendung entfällt die Notwendigkeit, die alte Anwendung weiter zu betreiben. Die Notwendigkeit, den darin enthaltenen Informationen zu vertrauen, bleibt jedoch bestehen.
Die Stilllegung einer Anwendung ist der technische und betriebliche Vorgang, bei dem eine Anwendung aus der IT-Landschaft entfernt wird.
Die Stilllegung ist daher technischer Natur als die Außerbetriebnahme.
Eine einfache Unterscheidung ist hilfreich:
Bei der Stilllegung einer Anwendung geht es darum, die geschäftliche Nutzung der Anwendung zu beenden. Bei der Außerbetriebnahme einer Anwendung geht es darum, das technische System zu entfernen.
Ein System sollte nicht außer Betrieb genommen werden, bevor die Organisation eine fundierte Entscheidung über die darin enthaltenen Informationen getroffen hat. Wenn Daten weiterhin aufbewahrt werden müssen, müssen diese zunächst gemäß den Richtlinien migriert, archiviert, aufbewahrt, anonymisiert oder gelöscht werden.
Dazu gehören in der Regel Aktivitäten wie:
Ein „Sunset“-Plan umfasst in der Regel:
„Sunsetting“ ist ein milderer und geschäftsfreundlicherer Begriff. Er bezeichnet den geplanten, schrittweisen Prozess der Einstellung einer Anwendung, eines Dienstes, eines Produkts oder einer Plattform.
Der Begriff „Sunsetting“ wird häufig verwendet, wenn die Nutzer noch involviert sind und das Änderungsmanagement eine Rolle spielt. Er ist weniger technisch als „Stilllegung“ und weniger formell als „Ausmusterung“.
Die Stilllegung ist der Prozess. Der Ruhestand ist die Entscheidung. Die Außerbetriebnahme ist die technische Beendigung.
„Phase-out“ bedeutet, dass die Nutzung einer Anwendung, eines Produkts, eines Verfahrens oder einer Plattform schrittweise reduziert wird.
Ein System, das ausgemustert wird, kann von einigen Benutzern, für bestimmte Prozesse, in bestimmten Regionen oder zu historischen Nachschlagezwecken weiterhin genutzt werden. Es kann weiterhin in begrenztem Umfang aktualisiert werden. Die Einführung neuer Funktionen kann eingestellt werden. Es kann in den schreibgeschützten Modus versetzt werden.
Aus archivarischer Sicht ist die Auslaufphase von entscheidender Bedeutung. Dies ist der Zeitpunkt, an dem entschieden werden muss, was mit historischen Daten geschehen soll, bevor das alte Wissen, die Nutzer und der Kontext verloren gehen.
Eine schrittweise Einstellung kann aus folgenden Gründen erfolgen:
Es gibt verschiedene Arten von Einfrieren:
Ein „Freeze“ ist ein kontrollierter Stopp für neue Änderungen.
Vor einer Migration, einer Stilllegung oder einer Außerbetriebnahme wird häufig ein System-Freeze durchgeführt. Dies verringert das Risiko, indem es das System stabilisiert.
Bei Altprojekten im Bereich der Altersvorsorge stellt ein Einfrieren einen klaren Stichtag dar. Nach diesem Zeitpunkt kann das Archiv als historische Aufzeichnung des Systems angelegt, validiert und verwaltet werden.
Der schreibgeschützte Modus bedeutet, dass Benutzer das System weiterhin einsehen können, jedoch keine Datensätze mehr anlegen oder ändern dürfen.
Dies ist ein häufig vorkommender Zwischenzustand bei Projekten im Ruhestand.
Der schreibgeschützte Modus kann nützlich sein, sollte jedoch nicht versehentlich dauerhaft aktiviert werden.
Viele Organisationen lassen alte Systeme über Jahre hinweg im schreibgeschützten Modus laufen.
Dies mag zwar sicher erscheinen, führt jedoch dennoch zu Kosten, Sicherheitsrisiken, Problemen bei der Zugriffsverwaltung und betrieblichen Abhängigkeiten.
Ein vertrauenswürdiges Archiv sollte den schreibgeschützten Zugriff auf Altdatenbestände letztendlich ersetzen.
Der schreibgeschützte Modus wird häufig in folgenden Fällen verwendet:
Beispielsweise:
Unter Datenmigration versteht man die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes.
Dies ist dann angebracht, wenn die Daten noch operativ genutzt werden und in einem neuen Geschäftsprozess benötigt werden.
Migration ist nicht dasselbe wie Archivierung.
Bei einer Migration werden Daten in der Regel so umgewandelt, dass sie zum Datenmodell des Zielsystems passen. Dies mag für die Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sein, kann jedoch auch Risiken mit sich bringen. Der historische Kontext kann dabei verloren gehen. Alte Beziehungen lassen sich möglicherweise nicht eindeutig abbilden. Daten können vereinfacht, korrigiert, angereichert oder neu strukturiert werden.
Dies mag für die Aufrechterhaltung des Betriebs akzeptabel sein. Für die Sicherung von Beweismitteln reicht dies jedoch nicht immer aus.
Die Migration dient der Übertragung von Daten, die weiterhin genutzt werden sollen. Die Archivierung dient der Aufbewahrung von Informationen, deren Vertrauenswürdigkeit gewährleistet bleiben muss.
Unter Datenarchivierung versteht man die Aufbewahrung von Informationen in einer eigens dafür vorgesehenen Umgebung, nachdem diese in der Quellanwendung nicht mehr aktiv genutzt werden.
Ein gutes Archiv leistet mehr als nur die Speicherung von Dateien oder Datenbankexporten.
Ein unzureichendes Archiv gibt lediglich folgende Antwort: “Verfügen wir noch über die Daten?”
Ein solides Archiv gibt Antwort auf die Frage: “Können wir die Daten noch verstehen, ihnen vertrauen, sie abrufen und ihre Richtigkeit nachweisen?”
Es sollte Folgendes bewahren:
Beispielsweise:
Bei der Archivierung strukturierter Daten steht die Aufbewahrung von Daten aus Datenbanken und Geschäftsanwendungen im Mittelpunkt.
Dies unterscheidet sich von der bloßen Archivierung von Dokumenten.
Viele Altsysteme enthalten strukturierte Datensätze: Policen, Schadensfälle, Transaktionen, Stapel, Vermögenswerte, Kredite, Produkte, Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Tickets, Inspektionen oder technische Konfigurationen.
Diese Datensätze sind nur dann aussagekräftig, wenn ihre Struktur und ihre Beziehungen zueinander erhalten bleiben.
Bei der strukturierten Datenarchivierung müssen daher sowohl die Datensätze als auch die Beziehungen erhalten bleiben.
An dieser Stelle kommt ein spezielles digitale Langzeitarchivierung Eine Plattform ist wertvoller als ein Dateispeicher, ein Datenbank-Dump oder ein generischer Objektspeicher.
Die aktive Archivierung kommt zum Einsatz, wenn Daten aus dem operativen System ausgelagert werden, aber weiterhin regelmäßig zugänglich bleiben.
Dadurch lassen sich Umfang, Kosten oder Komplexität eines produktiven Systems reduzieren, während die Benutzer weiterhin auf ältere Datensätze zugreifen können.
Eine aktive Archivierung bedeutet nicht immer die vollständige Stilllegung einer Anwendung. Das Quellsystem kann weiterhin bestehen bleiben, ältere oder inaktive Daten werden jedoch in ein Archiv verschoben.
Die aktive Archivierung kann ein erster Schritt in Richtung vollständiger Stilllegung sein. Sie kann auch eine langfristige Strategie für Systeme darstellen, die weiterhin in Betrieb bleiben, jedoch nicht alle historischen Daten auf unbegrenzte Zeit speichern sollten.
Dies kann in folgenden Fällen nützlich sein:
Im IT- und Datenbereich erfordert ein Carve-out häufig die Trennung folgender Bereiche:
Ein „Carve-out“ liegt vor, wenn ein Teil einer Organisation, eines Geschäftsbereichs, einer Produktlinie, eines Portfolios, einer Marke, eines Standorts oder einer juristischen Person vom Rest abgetrennt wird.
Die Herausforderung im Zusammenhang mit Daten ist beträchtlich. Einige Daten müssen an den Käufer weitergegeben werden. Andere müssen beim Verkäufer verbleiben. Wieder andere müssen möglicherweise gemeinsam genutzt werden. Und bei einigen gelten möglicherweise Einschränkungen aufgrund von Datenschutzbestimmungen, Vertraulichkeitsvorschriften, Geschäftsgeheimnissen, behördlichen oder vertraglichen Verpflichtungen.
Ein Carve-out ist daher nicht nur eine Migrationsmaßnahme. Es handelt sich dabei auch um eine Maßnahme im Bereich der Informationssteuerung und der Beweissicherung.
Eine Veräußerung ist ein Geschäftsvorgang, bei dem ein Unternehmen einen Teil seines Geschäfts verkauft oder überträgt.
Veräußerung und Ausgliederung sind eng miteinander verbunden. Die Veräußerung ist das geschäftliche Ereignis. Die Ausgliederung ist häufig die dafür erforderliche Trennungsmaßnahme.
Für die Archivierung ist die Veräußerung von großer Bedeutung, da sie einen Vorher-Nachher-Zeitpunkt schafft. Die Organisation muss nachweisen können, welche Daten übertragen wurden, welche Daten verbleiben, welche Verpflichtungen übertragen wurden und welche Belege weiterhin verfügbar sind.
Im IT- und Datenbereich hat eine Veräußerung häufig folgende Auswirkungen:
Eine Veräußerung kann folgende Folgen haben:
„Disposition“ ist ein Begriff aus dem Bereich der Aktenverwaltung. Er bezeichnet die Entscheidung darüber, was mit Informationen am Ende ihres Lebenszyklus geschieht.
Die Entsorgung ist umfassender als die Löschung.
Ein nachweisbarer Prozess zur Datenentsorgung erfordert Richtlinien, Genehmigungen, Nachweise und Nachvollziehbarkeit. Organisationen müssen darlegen können, warum Informationen aufbewahrt, vernichtet oder übertragen wurden.
Bei Projekten zur Stilllegung von Anwendungen sollte die Datenentsorgung vor der Außerbetriebnahme erfolgen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Teams entweder zu viele Daten löschen, zu viele Daten behalten oder die falschen Daten auf falsche Weise aufbewahren.
Unter „nachweisbarer Löschung“ versteht man das Löschen von Informationen gemäß Richtlinien, gesetzlichen Vorschriften und Geschäftsregeln unter gleichzeitiger Aufbewahrung von Nachweisen darüber, dass die Löschung genehmigt und ordnungsgemäß durchgeführt wurde.
Dies ist von Bedeutung, da es keine gute Führungsstrategie ist, alles auf unbestimmte Zeit aufzubewahren.
Eine gute Strategie zur Stilllegung von Anwendungen sollte daher nicht alles blindlings archivieren. Sie sollte die Aufbewahrung mit einer begründbaren Löschung verbinden.
Das Ziel besteht darin, das zu behalten, was behalten werden muss, das zu löschen, was gelöscht werden darf, und beide Entscheidungen zu begründen.
Eine zu lange Aufbewahrung birgt Risiken:
Rechtliche Aufbewahrungspflichten können aus folgenden Gründen entstehen:
Eine Aufbewahrungsverfügung verhindert, dass Informationen gelöscht werden, selbst wenn ihre reguläre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Bei der Stilllegung von Anwendungen ist die Aufbewahrungspflicht von entscheidender Bedeutung. Ein System kann nicht sicher außer Betrieb genommen werden, wenn relevante Unterlagen der Aufbewahrungspflicht unterliegen und noch nicht gesichert wurden.
Das Archiv muss daher Aufbewahrungsvorschriften unterstützen, die Vorrang vor den üblichen Entsorgungsregeln haben.
Unter „Nachweiskette“ versteht man die Möglichkeit, nachzuweisen, wie Beweismittel erhoben, weitergeleitet, aufbewahrt, abgerufen und geschützt wurden.
Dies ist besonders wichtig, wenn archivierte Informationen im Rahmen von Prüfungen, Inspektionen, Streitfällen oder behördlichen Überprüfungen herangezogen werden könnten.
Ein Archiv mit Altdaten ohne Nachverfolgbarkeitskette mag zwar praktisch sein, ist jedoch möglicherweise nicht rechtlich haltbar.
Im Bereich der digitalen Archivierung bedeutet dies, dass Folgendes nachgewiesen werden kann:
Es beantwortet Fragen wie beispielsweise:
Unter „Provenienz“ versteht man die Herkunft und die Geschichte eines Datensatzes oder einer Datensammlung.
Die Herkunft ist einer der wichtigsten Begriffe im Bereich der vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchivierung.
Wenn Informationen aus ihrem ursprünglichen System entfernt werden, trägt die Herkunftsnachweisbarkeit dazu bei, die Aussagekraft und das Vertrauen zu wahren.
Kundenbindung legt fest, wie lange Informationen aufbewahrt werden müssen.
Bei der Stilllegung von Anwendungen sollten die Aufbewahrungsvorschriften angewendet werden, bevor die Daten ins Archiv verschoben werden.
Verschiedene Arten von Unterlagen können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben. Einige müssen möglicherweise langfristig aufbewahrt werden. Andere können nach kurzer Zeit gelöscht werden. Wieder andere müssen möglicherweise dauerhaft aufbewahrt werden. Bei einigen kann eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht bestehen.
Ein vertrauenswürdiges Archiv muss dieser Komplexität gerecht werden.
Die Kundenbindung kann durch folgende Faktoren gefördert werden:
Es ermöglicht Organisationen:
„Zugriff ausschließlich über das Archiv“ bedeutet, dass Benutzer historische Informationen über das Archiv einsehen können, nicht jedoch über die ursprüngliche Anwendung.
Dies ist häufig der angestrebte Endzustand bei der Stilllegung einer Anwendung.
Der reine Archivzugriff ist nicht mit dem operativen Zugriff gleichzusetzen. Die Nutzer sollten nicht davon ausgehen, dass sich das Archiv wie die alte Anwendung verhält. Das Archiv sollte kontrollierte Funktionen zum Abrufen, Suchen, Anzeigen, Exportieren und als Beweismittel dienen.
Genau aus diesem Grund muss das Archiv nicht nur Daten, sondern auch den Kontext bewahren.
Ein ausgereiftes Programm zur Stilllegung von Altsystemen kann wie folgt aufgebaut sein:
Ermitteln Sie Systeme, Verantwortliche, Nutzer, Daten, Integrationen, Kosten, Risiken und Abhängigkeiten.
Entscheiden Sie, welche Anwendungen beibehalten, modernisiert, ersetzt, migriert, archiviert oder außer Betrieb genommen werden sollen.
Stellen Sie fest, welche Daten aktiv, historisch, reguliert, redundant, sensibel, geschäftskritisch oder rechtlich relevant sind.
Entscheiden Sie, was aufbewahrt, weitergegeben, archiviert, anonymisiert oder gelöscht werden muss.
Informieren Sie über Zeitpläne, Auswirkungen auf die Nutzer, Ersatzverfahren und Änderungen bei den Zugriffsrechten.
Legen Sie einen stabilen Schwellenwert für die Extraktion und Validierung fest.
Übertragen Sie Daten, Dokumente, Metadaten, Verknüpfungen, Prüfpfade und Belege in ein vertrauenswürdiges Archiv
Weisen Sie nach, dass das Archiv den vorgesehenen Inhalt enthält und dass es weiterhin vertrauenswürdig ist.
Gewähren Sie kontrollierten Zugriff für Geschäftsanwender, Wirtschaftsprüfer, Rechtsabteilungen, Aufsichtsbehörden oder andere befugte Personen.
Stellen Sie die Infrastruktur, Lizenzen, Integrationen und Zugriffsrechte ein, nachdem die Beweismittel gesichert wurden.
Wenden Sie Aufbewahrungsvorschriften, Rechtsaufbewahrungspflichten, Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit, Integritätsprüfungen und kontrollierten Export an.
Viele Projekte zur Stilllegung veralteter Systeme werden zu einem Risiko, weil die Teams sie als rein technische Stilllegungsmaßnahmen betrachten.
Zu den häufigsten Fehlern zählen:
Das Abschalten des Systems, bevor Daten, Datensätze, Metadaten und Prüfpfade gesichert wurden, kann rechtliche, aufsichtsrechtliche und betriebliche Risiken nach sich ziehen.
01
Nicht alle Altdaten gehören auf die neue Betriebsplattform. Historische Daten erfordern oft lediglich einen Zugriff zu Archivzwecken und keine vollständige Migration.
02
Daten ohne Metadaten, Beziehungen, Herkunftsangaben und Prüfpfade lassen sich später möglicherweise nur schwer nachvollziehen oder rechtfertigen.
03
Der schreibgeschützte Modus ist als Übergangslösung sinnvoll. Er sollte jedoch nicht zu einer dauerhaften Strategie werden.
04
Eine zu lange Aufbewahrung birgt Risiken in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, rechtliche Aspekte und die Offenlegungspflicht. Ein gutes Archiv unterstützt sowohl die Aufbewahrung als auch die rechtlich vertretbare Löschung.
05
Unter einer rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtung stehende Unterlagen müssen auch dann aufbewahrt werden, wenn die regulären Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind.
06
Die Speicherung dient der Aufbewahrung von Daten. Eine zuverlässige Archivierung bewahrt Bedeutung, Kontext, Integrität und Beweiskraft.
07
Docbyte Vault unterstützt den Übergang von Altsystemen zu einem vertrauenswürdigen Archivzugang.
Es unterstützt Unternehmen dabei, strukturierte Daten, Dokumente, Metadaten, Beziehungen und geschäftliche Zusammenhänge zu bewahren, nachdem die Quellanwendung nicht mehr betriebsfähig ist.
Der Wert besteht nicht einfach darin, dass Daten gespeichert werden. Der Wert besteht vielmehr darin, dass Informationen auch nach dem Verschwinden der ursprünglichen Anwendung verständlich, kontrollierbar, durchsuchbar und vertrauenswürdig bleiben.
Durch die Stilllegung der Anwendung wird das System entfernt. Docbyte Vault bewahrt die Beweise.
Lesen Sie Teil 2: Die Archivierung regulierter Daten in verschiedenen Branchen →
Verschiedene Branchen verwenden unterschiedliche Begriffe für dieselbe zugrunde liegende Herausforderung.
Versicherung Die Teams sprechen möglicherweise von geschlossenen Fonds, Abwicklungsportfolios oder Portfolioübertragungen. Pharma Unternehmen sprechen möglicherweise über GxP-Archivierung, Produktveräußerungen oder die Stilllegung validierter Systeme. Automobilhersteller sprechen möglicherweise über das Produktionsende, Typgenehmigungsunterlagen oder Nachweise zur Produkthaftung. Chemieunternehmen sprechen möglicherweise über REACH-Unterlagen, die Archivierung von Sicherheitsdatenblättern und Produktverantwortung.
Die Terminologie ändert sich. Die Herausforderung bleibt dieselbe.
Unter der Stilllegung einer Anwendung versteht man den Vorgang, bei dem der operative Einsatz einer Anwendung beendet wird, während die Daten, Aufzeichnungen und Belege, die weiterhin zugänglich bleiben müssen, erhalten bleiben.
Die Stilllegung einer Anwendung ist die geschäftliche und informationsbezogene Entscheidung, die Nutzung einer Anwendung einzustellen. Die Außerbetriebnahme einer Anwendung ist die technische Abschaltung und Entfernung des Systems aus der IT-Landschaft.
Nein. Bei der Datenmigration werden Daten in ein anderes aktives System übertragen, um den operativen Einsatz fortzusetzen. Die Datenarchivierung dient der Aufbewahrung historischer Daten und Aufzeichnungen für den langfristigen Zugriff sowie für Zwecke der Governance, der Revision, rechtlicher oder Compliance-Anforderungen.
Der reine Archivzugriff ermöglicht es den Benutzern, auf gesicherte historische Informationen über ein Archiv zuzugreifen, anstatt die ursprüngliche Altsystemanwendung online zu belassen.
Bei der strukturierten Datenarchivierung werden Daten aus Datenbanken und Geschäftsanwendungen zusammen mit Metadaten, Verknüpfungen und dem geschäftlichen Kontext aufbewahrt. Dies ist unerlässlich, wenn Datensätze nur im Zusammenhang mit anderen Datensätzen aussagekräftig sind.
Vor der Löschung oder Archivierung von Daten sowie vor der Außerbetriebnahme von Systemen sollte geprüft werden, ob eine Aufbewahrungspflicht besteht. Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt, müssen auch dann aufbewahrt werden, wenn ihre reguläre Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist.
Der schreibgeschützte Modus kann vorübergehend nützlich sein, doch die Aufrechterhaltung von Altsystemen zum Zweck des historischen Zugriffs birgt Risiken in Bezug auf Kosten, Sicherheit, Zugriffsverwaltung und Compliance. Ein vertrauenswürdiges Archiv bietet eine nachhaltigere Endlösung.
Bevor Sie das System außer Betrieb nehmen, stellen Sie bitte sicher, dass die Daten, Datensätze, Metadaten, Verknüpfungen, Prüfpfade und Nachweise erhalten bleiben.
Docbyte Vault unterstützt Unternehmen dabei, sich von der Abhängigkeit von Altsystemen zu einem vertrauenswürdigen, ausschließlich auf Archivierung ausgerichteten Zugriff zu entwickeln.
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