Was versteht man unter der Archivierung und Auslagerung in Documentum?

Durch die Archivierung und Auslagerung in Documentum werden inaktive oder zu archivierende Inhalte aus dem aktiven Documentum-Repository in ein reguliertes Archiv verschoben, wobei Metadaten, Zugriffskontext und Nachweise zur Einhaltung von Vorschriften erhalten bleiben.

Warum sollten inaktive Documentum-Inhalte ausgelagert werden?

Durch das Auslagern lassen sich die Belastung von Datenbanken und Speichersystemen verringern, die Betriebskosten senken, die Leistung des Repositorys verbessern und ein klarerer Weg für die Stilllegung von Anwendungen schaffen.

Bleiben archivierte Documentum-Inhalte weiterhin durchsuchbar?

Ja. Das Ziel besteht darin, archivierte Inhalte über kontrollierte Schnittstellen durchsuchbar und zugänglich zu halten, ohne jeden inaktiven Datensatz in der aktiven Documentum-Umgebung zu behalten.

Documentum-Archivierung und -Auslagerung

Senken Sie die Documentum-Kosten, ohne den geregelten Zugriff einzuschränken

Docbyte unterstützt Unternehmen dabei, inaktive Documentum-Inhalte in den Docbyte Vault auszulagern und dabei Metadaten, Verknüpfungen, Zugriffsregeln und Nachweise zur Einhaltung von Vorschriften zu bewahren.

Nutzen Sie Docbyte Vault als regulierte Archivierungsebene, um den Speicher- und Datenbankdruck von Documentum zu verringern, die Aufbewahrungspflichten und die Nachverfolgbarkeit des Zugriffs zu gewährleisten sowie die teilweise oder vollständige Stilllegung von Documentum vorzubereiten.

Die Herausforderung, vor der Documentum heute steht

Viele Unternehmen verlassen sich bei kritischen Inhalten nach wie vor auf Documentum, doch die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und das Risikoprofil haben sich geändert. Veraltete Repositorien wachsen, die Kosten für Datenbanken und Infrastruktur steigen, Upgrades werden schwieriger, und auch für inaktive Inhalte gelten weiterhin Aufbewahrungs-, Aufbewahrungspflichten und Prüfungspflichten.

Hohe Kosten für Datenbanken, Infrastruktur und Speicherplatz für inaktive oder selten genutzte Inhalte.

Compliance-Lücken, wenn Inhalte ohne Metadaten, Aufbewahrungsvorschriften, Herkunftsangaben oder Prüfpfade exportiert werden.

Betriebliche Abhängigkeit von veralteten Repositories, maßgeschneiderten Integrationen und spezialisierter Administration.

Es ist schwierig, Wirtschaftsprüfern, Aufsichtsbehörden oder Geschäftsanwendern einen kontrollierten Zugriff zu gewähren, ohne Documentum offenzulegen.

Docbyte Vault für die Documentum-Archivierung

Wie Docbyte Vault Ihnen hilft

Senken Sie Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO)

Lagern Sie inaktive oder archivierte Inhalte aus Documentum in den Docbyte Vault aus.
Reduzieren Sie den Speicherbedarf der Datenbank und entlasten Sie die kostenintensiven Speicherebenen.
Stellen Sie sicher, dass inaktive Inhalte außerhalb des aktiven Documentum-Repositorys durchsuchbar bleiben und verwaltet werden.
Verbessern Sie die Leistung und richten Sie Documentum auf aktive Geschäftsprozesse aus.

Compliance und langfristige Aufbewahrung hinzufügen

Bewahren Sie Dokumente, Metadaten, Darstellungsformen und Verknüpfungen in einem geregelten Archiv auf.
Wenden Sie in Docbyte Vault Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Sperrfristen und eine kontrollierte Datenlöschung an.
Halten Sie, sofern erforderlich, Herkunftsnachweise, Zeitstempel, Prüfpfade und Nachweise bereit.

Sicheren Informationsaustausch aktivieren

Gewähren Sie Wirtschaftsprüfern, Aufsichtsbehörden und externen Interessengruppen einen kontrollierten Zugriff, ohne Documentum offenzulegen.
Verwenden Sie schreibgeschützte, zweckgebundene Zugriffsmodelle für Inspektions- und Überprüfungszwecke.
Sorgen Sie dafür, dass Zugriffsvorgänge über Docbyte Vault nachvollziehbar bleiben.

Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor oder verzichten Sie gänzlich auf Documentum

Migrieren Sie ausgewählte Repositorys oder inaktive Inhalte in den Docbyte Vault.
Unterstützen Sie die Stilllegung von Anwendungen durch die Beibehaltung von Archiven, Metadaten, Darstellungen und Beziehungen.
Behalten Sie die Suchfunktion und den kontrollierten Zugriff bei, auch nachdem Documentum-Inhalte ausgelagert oder außer Betrieb genommen wurden.

Schritte

So funktioniert es

Documentum -> SyncServer -> Docbyte Vault

Schritt 1

Extrahieren Sie Inhalte, Metadaten, Darstellungen, Verknüpfungen und für die Revision relevante Zusammenhänge aus Documentum.

Schritt 2

Erstellen Sie vorschriftsmäßige Einreichungsunterlagen mit den Metadaten und Nachweisen, die für die langfristige Verwaltung erforderlich sind.

Schritt 3

Importieren Sie Pakete in Docbyte Vault mit Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrolle, Integritätsprüfungen und Archiv-Prüfpfaden.

Schritt 4

Suchen und greifen Sie auf archivierte Inhalte über den Vault Explorer, APIs oder kontrollierte Verknüpfungen zurück in Geschäftsprozesse zu.

Erfolgsgeschichte

Ein führender europäischer Versicherer senkte die Speicherkosten für Documentum, indem er inaktive Inhalte in den Docbyte Vault auslagerte und gleichzeitig die archivierten Daten für Compliance-Zwecke und den geschäftlichen Zugriff verfügbar hielt.

Das Ergebnis war eine Entlastung der Datenbank und der Infrastruktur, weniger kostspielige Upgrades und ein klarer Weg hin zur langfristigen Modernisierung des Repositoriums.

Warum Docbyte?

Docbyte Vault vereint Archivierung, Aufbewahrung, Zugriffssteuerung und Langzeitarchivierung in einer einzigen Archivierungsebene.
Die Auslagerung von Documentum kann sowohl zur Kostensenkung als auch zu einer umfassenderen Planung der Anwendungsstilllegung beitragen.
Docbyte verfügt über umfassende Erfahrung in regulierten Umgebungen, in denen Inhalte, Metadaten und Nachvollziehbarkeit nicht als Nebensache betrachtet werden dürfen.
Der Ansatz ist praxisorientiert: Das Wesentliche soll erhalten bleiben, der Zugriff soll kontrolliert werden und die Abhängigkeit von veralteter Infrastruktur soll verringert werden.