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Docbyte Vault ist ein sicherer digitaler Speicher, der für die Langzeitarchivierung, die Integrität von Beweismitteln und die Nachvollziehbarkeit konzipiert wurde. Er unterstützt Unternehmen dabei, digitale Informationen über Jahrzehnte hinweg zu schützen, das Vertrauen in wichtige Unterlagen zu wahren und die Anforderungen an eine qualifizierte Archivierung sowie an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über wechselnde Systeme, Formate und regulatorische Rahmenbedingungen hinweg zu erfüllen.
Zur Terminologie siehe, wie ein Ein digitales Archiv unterscheidet sich von einem umfassenderen Archivierungssystem.
Nutzen Sie Docbyte Vault mithilfe gezielter Lösungspfade wie beispielsweise digitale Archivierung, Langzeitarchivierung, qualifizierte elektronische Archivierung, Automatisierung der digitalen Poststelle und Einstellung einer Anwendung.
Entdecken Sie die Funktionsmodell von Docbyte Vault und Integrationsmöglichkeiten.
Ihre wichtigsten Dokumente müssen authentisch, unverändert und rechtsgültig bleiben – auch lange nachdem Systeme, Formate oder Zertifikate abgelaufen sind. Docbyte Vault ist eine zertifizierte Plattform für digitale Archivierung und Aufbewahrung, die sicherstellt, dass Ihre digitalen Nachweise so lange wie nötig überprüfbar, nachprüfbar und vor Gericht zulässig bleiben. Als Europas erster qualifizierter Vertrauensdienstleister für qualifizierte elektronische Archivierung bietet Docbyte ein Maß an Sicherheit, das herkömmliche Archivierungslösungen nicht erreichen können.
Auf dieser Seite erfahren Sie, warum die langfristige digitale Archivierung wichtig ist, welche Leistungen Docbyte Vault bietet und wie die Lösung Organisationen unterstützt, die einem zunehmenden rechtlichen, regulatorischen und betrieblichen Druck ausgesetzt sind.
Docbyte Vault ist eine zertifizierte Plattform zur digitalen Langzeitarchivierung, die darauf ausgelegt ist, die Authentizität, Integrität und Beweiskraft kritischer Informationen über Jahrzehnte hinweg zu gewährleisten. Sie entspricht internationalen Standards, reduziert organisatorische Risiken, stärkt die Compliance und ersetzt anfällige, veraltete oder manuelle Prozesse durch einen zuverlässigen und automatisierten Archivierungslebenszyklus.
Ein digital signierter Vertrag lässt sich nicht mehr überprüfen, da das Zertifikat abgelaufen ist.
Ein PDF-Dokument lässt sich nach einigen Jahren aufgrund von Formatänderungen nicht mehr öffnen.
Eine Aufsichtsbehörde verlangt Nachweise, die sich nicht mehr rekonstruieren lassen.
Ein Ransomware-Angriff beeinträchtigt die Herkunftsnachweisbarkeit und Authentizität.
Ein Altsystem wird außer Betrieb genommen, obwohl dessen Inhalte weiterhin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften benötigt werden.
Ohne eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sind Unternehmen erheblichen rechtlichen, finanziellen und betrieblichen Risiken ausgesetzt. Docbyte Vault beseitigt diese Bedenken dauerhaft.
Entdecken Sie die Vertrauens- und Evidenzebene die Grundlage für langfristige Integrität und Überprüfbarkeit.
Authentizität durch kryptografische Nachweise.
Integrität durch Konsistenzprüfungen, qualifizierte Zeitstempel und Manipulationsschutz.
Langfristige Lesbarkeit durch Formatvalidierung und -migration.
Rückverfolgbarkeit mit einem lückenlosen Prüfpfad.
Einhaltung der eIDAS-Verordnung, des belgischen Digitalgesetzes sowie der OAIS-, ETSI-, E-ARK- und ISO-Normen.
Docbyte Vault lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie DMS-, HR-, CRM- und ERP-Plattformen integrieren.
Docbyte Vault unterstützt die Langzeitarchivierung und elektronische Archivierung (eArchiving) in einem Rahmenwerk, das auf eIDAS, das belgische Digitalgesetz, ETSI TS 119 511 und 119 512, E-ARK, OAIS, ISO 14721, ISO 14641 sowie CEN TS 18170:2025. Das Ziel besteht nicht nur darin, Dateien zu speichern, sondern auch deren Integrität, Herkunft, Zugänglichkeit und Beweiskraft über lange Aufbewahrungsfristen hinweg zu gewährleisten.
Zum Thema Governance von Gesundheitsdaten siehe Vorbereitungsstand für den Europäischen Gesundheitsdatenraum.
Mit eIDAS 2 wird die qualifizierte elektronische Archivierung EU-weit eingeführt.
DORA erfordert die Sicherung von Beweismitteln, deren Integrität, Aufbewahrung sowie umfassende Prüfmöglichkeiten.
Die Europäische digitale Geldbörse wird die Nutzung digitaler Signaturen erheblich steigern, die alle einer langfristigen Validierung bedürfen.
Nationale Vorschriften, wie beispielsweise das belgische Digitalgesetz, schreiben bereits die qualifizierte elektronische Archivierung für gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsunterlagen vor.
Der nachstehende Lebenszyklus verknüpft die zuvor beschriebenen Herausforderungen mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Docbyte Vault bereitstellt. Jede Phase trägt unmittelbar zur Minderung von Risiken in Bezug auf Authentizität, Zugänglichkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei.
Docbyte Vault orientiert sich am Referenzmodell des Open Archival Information System (OAIS) und gewährleistet, dass jede Funktion zur Langzeitarchivierung auf kontrollierte, transparente und standardkonforme Weise umgesetzt wird.
Es sammelt Informationen aus beliebigen internen oder externen Quellen, validiert diese, ergänzt sie und fasst sie in Einreichungsinformationspaketen (SIPs) zusammen, um sie in das Archiv zu übertragen.
Speichert Inhalte als Archivinformationspakete (AIPs) mit Redundanz, Nachweisdokumenten, Integritätsprüfungen und langfristigem Schutz vor Beschädigung oder Manipulation.
Verwaltet alle beschreibenden, strukturellen und technischen Metadaten. Unterstützt die erweiterte Suche, Aufbewahrungsregeln, Indizierung sowie konfigurierbare Metadatenschemata, die den OAIS-Anforderungen entsprechen.
Ruft Informationen auf sichere Weise ab und stellt sie in Form von Dissemination Information Packages (DIPs) für autorisierte Nutzer wie Wirtschaftsprüfer, Inspektoren oder interne Mitarbeiter bereit.
Beobachtet technologische Veränderungen, überprüft Dateiformate, führt bei Bedarf Migrationen durch und aktualisiert die Nachweise, um die Vertrauenswürdigkeit langfristig zu gewährleisten.
Bietet über eine zentrale Schnittstelle Richtlinien, Rollen, Berechtigungen, Audit-Konfigurationen und Governance auf Systemebene.
In Verbindung mit dem oben beschriebenen Lebenszyklus bildet die Ausrichtung an OAIS eine solide konzeptionelle Grundlage, die das Vertrauen stärkt und Unsicherheiten für Kunden und Aufsichtsbehörden verringert. OAIS ist der weltweite Maßstab für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung.
Rückverfolgbarkeit mit einem lückenlosen Prüfpfad.
Bewältigen Sie Systemmigrationen, veraltete Dateiformate und organisatorische Veränderungen.
Rekonstruieren Sie Beweismittel auch noch lange nachdem das ursprüngliche System nicht mehr existiert.
Weisen Sie bei Audits und behördlichen Überprüfungen stets die Einhaltung der Vorschriften nach.
Docbyte Vault ist eher eine echte Plattform zur Langzeitarchivierung als eine reine Speicherlösung.
Diese Herausforderungen sind weit verbreitet und betreffen Unternehmen aller Branchen. Docbyte Vault verringert das Risiko, indem es jede Ursache direkt angeht.
Unternehmen stehen vor immer größeren Herausforderungen im Zusammenhang mit der digitalen Langzeitarchivierung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Docbyte Vault geht diese Probleme direkt an.
Die Wartung veralteter Anwendungen ist kostspielig und mit Risiken verbunden. Docbyte Vault ermöglicht eine sichere Stilllegung von Anwendungen unter Wahrung der vollen Beweiskraft.
Aufbewahrungsvorschriften, Prüfungspflichten und Integritätsanforderungen lassen sich nur schwer manuell verwalten. Docbyte Vault senkt Compliance-Risiken durch Automatisierung.
Ohne angemessene Maßnahmen zur Datensicherung können Daten beschädigt werden, verloren gehen oder manipuliert werden. Beweissicherungsaufzeichnungen und Integritätsprüfungen verhindern einen unbemerkten Datenverlust.
KI-gestützte Validierung, automatisierte Metadatenextraktion und optimierte Arbeitsabläufe reduzieren den betrieblichen Aufwand und die Fehlerquote.
Dieses Modell fasst die zuvor vorgestellten Elemente zur Risikominderung und zu den Standards zusammen und stellt sie als übersichtlichen Arbeitsablauf dar.
Erfassen Sie Daten sicher aus E-Mails, Scannern, Portalen, SharePoint, Veeva und anderen Unternehmenssystemen.
Klassifizieren Sie Dokumente automatisch, extrahieren Sie Metadaten und überprüfen Sie digitale Signaturen mit höchster Genauigkeit.
Erstellen Sie manipulationssichere Nachweisunterlagen, verwalten Sie Aufbewahrungsrichtlinien und führen Sie unveränderliche Prüfprotokolle, um die Vertrauenswürdigkeit zu gewährleisten.
Stellen Sie autorisierten Benutzern einen sicheren, nachverfolgbaren Zugriff über APIs, Portale oder temporäre Zugangsmodi für Prüfer bereit.
Docbyte Vault bietet spezialisierte Module, die nahtlos miteinander zusammenarbeiten.
Bietet Endnutzern und externen Parteien eine sichere Schnittstelle zur Suche und Anzeige archivierter Dokumente.
Ermöglicht Administratoren die Verwaltung von Metadaten, Prüfprotokollen, Nachweisdokumenten sowie Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Stellt sicher, dass die korrekte Klassifizierung und die Metadaten vorliegen, bevor die Bestände ins Archiv aufgenommen werden.
Wandelt Dateien in konforme Einreichungsunterlagen um, überprüft deren Struktur und bereitet die Inhalte für die dauerhafte Speicherung vor.
Ermöglicht das einfache Hochladen über eine Web- oder mobile Benutzeroberfläche.
Docbyte ist einer der ersten zertifizierten Anbieter in Europa, der sowohl qualifizierte Langzeitarchivierung als auch elektronische Archivierung anbietet. Das Unternehmen verfügt über mehr als fünfzehn Jahre Erfahrung im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung und wendet international anerkannte Standards an, darunter OAIS, ETSI 119.511 und 119.512, E-ARK sowie ISO 14721.
Die Plattform von Docbyte ist herstellerunabhängig, offen und auf langfristige Interoperabilität ausgelegt. Sie kommt in den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung und Biowissenschaften zum Einsatz.
Docbyte Vault ist überall dort von Bedeutung, wo Unterlagen über Jahre oder Jahrzehnte hinweg zuverlässig und zugänglich bleiben müssen, insbesondere wenn diese Unterlagen später möglicherweise geprüft, überprüft, verteidigt oder als Beweismittel vorgelegt werden müssen.
Verträge und unterzeichnete Vereinbarungen
Finanzunterlagen und -berichte
Daten aus der Forschung und aus klinischen Studien
Versicherungsunterlagen und Schadensakten
Personalakten, Gehaltsabrechnungen und Beschäftigungsnachweise
Regulierte Akten und Geschäftsunterlagen mit langer Aufbewahrungsfrist
Ein Dokumentenmanagementsystem ist auf die Zusammenarbeit ausgelegt. Ein Archivierungssystem ist auf Authentizität, Rückverfolgbarkeit und Nachweisfähigkeit ausgelegt.
Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Arbeitsabläufen
Der Fokus liegt auf Authentizität und langfristiger Zuverlässigkeit
Versionen, aber keine Beweise
Nachweisdokumente und Integritätsprüfungen
Abgelaufene Signaturen bleiben unbemerkt
Eine Validierung ist auch im Laufe der Zeit weiterhin möglich
Grundlegende Kundenbindung
Aufbewahrung und Löschung gemäß den gesetzlichen Vorschriften
Nicht für Rechtsstreitigkeiten geeignet
Für die Verwendung als rechtliches Beweismittel konzipiert
Docbyte Vault bietet Lösungen für Herausforderungen im Bereich der Langzeitarchivierung in verschiedenen Branchen.
Gewährleistet die GxP-konforme Aufbewahrung von eTMF-Strukturen und ermöglicht einen kontrollierten Zugriff für Prüfer.
Unterstützt die Einhaltung der DORA-Vorgaben, die Vertragsprüfung und die Vorbereitung auf Audits.
Speichert digital signierte Beschäftigungsunterlagen, für die eine qualifizierte elektronische Archivierung erforderlich ist.
Erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Anforderungen an das digitale Kulturerbe.
Gewährleistet die Herkunftssicherheit und Vertraulichkeit von Krankenakten.
Docbyte Vault ist für den langfristigen Einsatz konzipiert, auch wenn sich die Technologie weiterentwickelt.
Redundanz über mehrere Regionen hinweg.
Syntax für die Beweisaufzeichnung zur Nichtabstreitbarkeit.
Hochleistungsfähige Suche und Indizierung.
SyncServer für die Migration aus Altsystemen.
Offene APIs für eine flexible Integration.
Langzeitarchivierung erfordert mehr als nur die Speicherung. Docbyte Vault gewährleistet:
Lesbare Formate.
Erneuerte Zertifikatsketten.
Die Beweismittelakten wurden aktualisiert.
Eindeutige Herkunft.
Sicherer Übergang zwischen verschiedenen Technologiegenerationen.
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