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Personalunterlagen erfordern eine sorgfältige Handhabung, darunter Verträge, Personalausweise, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. Unsere Lösung erleichtert die rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten und gewährleistet die langfristige Aufbewahrung digitaler Signaturen. Mit dem „Agile Vault“ von Docbyte bleiben Ihre Personalunterlagen 100% authentisch und sicher und entsprechen dabei strengen Aufbewahrungsrichtlinien und Vorschriften.
Für Anwendungsfälle im Personalwesen stellen Sie bitte eine Verbindung her Sichere Dokumentenerfassung mit Aufbewahrung digitaler Signaturen und Siegel und qualifizierte elektronische Archivierung für Unterlagen, die über lange Aufbewahrungsfristen hinweg nachprüfbar bleiben müssen.
Abteilungsübergreifende Effizienz
Wir stellen zügig die Rechtsgültigkeit digital signierter Arbeitsverträge und anderer Dokumente gemäß den eIDAS-Vorschriften sicher. Sorgen Sie dafür, dass Vertrauen in die Rechtmäßigkeit Ihrer Personalunterlagen entsteht.
Docbyte ist das erste Unternehmen, das für die elektronische Archivierung zertifiziert und qualifiziert wurde. Unser Service gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die sichere Aufbewahrung vertraulicher Personalunterlagen.
Kontinuierlicher und kostenloser Zugriff auf gespeicherte Dokumente für die Mitarbeiter. Diese Zugänglichkeit ist für das Personalaktenmanagement von entscheidender Bedeutung und ermöglicht bei Bedarf einen effizienten Abruf.
Optimieren Sie die Abläufe bei Arbeitsverträgen und alle damit verbundenen Vorgänge im Zusammenhang mit dem elektronischen Austausch wichtiger Personalunterlagen. Dies trägt zur Gesamteffizienz der Personalabläufe bei.
Die Aufbewahrung bestimmter Unterlagen, wie beispielsweise Einzelkonten, Arbeitsbescheinigungen und Gehaltsabrechnungen.
Die Mitarbeiter haben einfachen Zugriff auf die Daten
Verbinden Sie sich mit dem E-Signatur-Partner Ihrer Wahl
Einfache Anbindung an verschiedene Quellen über eine API
Klassifizierung und Extraktion von Dokumenten mittels KI
In Übereinstimmung mit den EU-Vorschriften
Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um zu erfahren, wie Der „Digital Vault“ von Docbyte kann Ihrem Personalteam helfen die Dokumentenverwaltung zu automatisieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und unterzeichnete Verträge sicher aufzubewahren im Einklang mit dem belgischen Arbeitsrecht und der DSGVO.
Die DSGVO enthält spezifische Vorschriften hinsichtlich des Umgangs mit Personalinformationen. Es gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (diese sind von Land zu Land unterschiedlich).
Verwaltung der Aufbewahrungsfristen unter Einhaltung der örtlichen Vorschriften.
Die Rechtsvorschriften mehrerer Länder sehen zusätzliche spezifische Angaben vor, wenn der Vertrag digital unterzeichnet und die Informationen digital an den Arbeitnehmer übermittelt werden
Alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, die elektronisch ausgetauscht werden, sollten
Im Personalwesen,
Wenn Dokumente digital signiert werden und die Organisation eine ordnungsgemäße Verwaltung der Aufbewahrungsfristen gewährleisten möchte, muss sie eine geeignete Lösung zur digitalen Archivierung einführen.
In mehreren Ländern
Dies ist gesetzlich vorgeschrieben; in diesem Fall müssen sie mit einem qualifizierten Vertrauensdienstleister zusammenarbeiten.
Eine Archivierungslösung, die alle Vorschriften vollständig erfüllt und zertifiziert ist und Folgendes bietet:
Sie müssen verschiedene Arten von Dokumenten bearbeiten.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden.
Das ähnelt ein wenig einem KYC Verfahren in anderen Branchen.
Das ist eine Aufgabe, die viel Personal und Zeit erfordert, um alle erforderlichen Unterlagen zu bearbeiten.
Wir können Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Wir verfügen über unsere bewährte Dokumentensammlung Eine Lösung, die Ihnen die schwere Arbeit abnimmt.
Wir sind uns bewusst, dass die Aufbewahrung von Personalunterlagen für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung ist. Die DSGVO und andere Vorschriften schreiben vor, dass Unterlagen nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie sie ihrem Zweck dienen. Dies bedeutet auch, dass Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nach dem Ausscheiden einer Person aus dem Unternehmen sicher gelöscht werden müssen. Unser System gewährleistet eine automatische Aufbewahrung der Unterlagen, um Ihre Personalabläufe zu vereinfachen.
Wenn Sie den Bewerber einstellen, wird letztendlich auch ein Vertrag unterzeichnet. Dies geschieht vorzugsweise auf digitalem Wege. Wie wollen Sie diese digitale Signatur überprüfen und über Jahre hinweg ordnungsgemäß aufbewahren? Selbstverständlich verfügen wir über eine Lösung zur Aufbewahrung digitaler Signaturen.
Die Plattform von Docbyte gewährleistet die Lesbarkeit und Echtheit elektronischer Personalunterlagen, unabhängig davon, ob diese digitalisiert oder von Anfang an in digitaler Form vorliegen. Sie entspricht den sich ständig weiterentwickelnden Gesetzen und Vorschriften und bereitet Ihr Unternehmen auf die Zukunft der Aufbewahrung von Personalunterlagen vor.
In allen EU-Ländern müssen Beschäftigungsunterlagen, d. h. alle Informationen im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag einer Person – also Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen usw. – DSGVO-konform archiviert werden.
Dies stellt sehr spezifische Anforderungen an die digitale Archivierung. In Ländern wie Belgien gelten hierfür noch strengere Vorschriften, und auf europäischer Ebene steht eine ähnliche Regelung bevor.
Unser Docbyte-Plattform hilft Ihnen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen und sich auf die Zukunft vorzubereiten.
Erfahren Sie mehr über die HR-Lösung
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie umgehende Unterstützung benötigen, Fragen haben oder uns Ihre Meinung mitteilen möchten. Unser engagiertes Team hilft Ihnen gerne weiter und legt großen Wert auf Ihr Feedback. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, damit wir uns austauschen können.
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