Was ist eine digitale Poststelle?

Eine digitale Poststelle ist eine geregelte Erfassungsschicht für eingehende Dokumente. Sie erfasst Dokumente aus Kanälen wie Scannern, E-Mail, Portalen, APIs und der Stapelverarbeitung, klassifiziert, extrahiert und validiert diese anschließend und leitet sie an den entsprechenden Workflow oder das entsprechende Archiv weiter.

Inwiefern unterscheidet sich eine digitale Poststelle von IDP?

IDP ist die technologische Lösung, die zur Klassifizierung von Dokumenten, zur Datenextraktion und zur Validierung der Ergebnisse eingesetzt wird. Ein digitaler Posteingang ist der betriebliche Arbeitsablauf rund um eingehende Dokumente. In der Praxis nutzt der digitale Posteingang IDP, um die Erfassung, Prüfung und Weiterleitung zu automatisieren.

Welche Kanäle kann eine digitale Poststelle verarbeiten?

Zu den typischen Kanälen zählen gescannte Papierpost, gemeinsam genutzte E-Mail-Posteingänge, Anhänge, Uploads über Webportale, mobile Erfassung, APIs, EDI-Feeds und Batch-Ordner. Die Einrichtung der Kanäle hängt von den Anforderungen der Organisation hinsichtlich Sicherheit, Datenvolumen und Governance ab.

Was ist „Vault Review“?

Vault Review ist das Modul für die intelligente Dokumentenverarbeitung und -prüfung in Docbyte Vault. Es unterstützt die Dokumentenklassifizierung, OCR, Datenextraktion, Validierung, manuelle Überprüfung von Ausnahmen sowie die Weiterleitung an nachgelagerte Workflows oder Archivierungsprozesse.

Kann eine digitale Poststelle Tabellen und Einzelposten verarbeiten?

Ja. Bei Dokumenten wie Rechnungen, Forderungsaufstellungen oder Vertragsanhängen kann Docbyte Tabellen- und Einzelposten-Daten extrahieren, diese einem konfigurierten Schema zuordnen und fehlende Felder oder rechnerische Unstimmigkeiten zur Überprüfung kennzeichnen.

Was geschieht, wenn das System keine Gewissheit hat?

Klassifizierungen, Extraktionen oder Validierungsergebnisse mit geringer Zuverlässigkeit werden an eine Warteschlange zur manuellen Überprüfung weitergeleitet. Die Prüfer können das Ergebnis korrigieren oder bestätigen, und diese Maßnahmen können als Teil des Verarbeitungsprotokolls protokolliert werden.

Können bearbeitete Dokumente in Docbyte Vault archiviert werden?

Ja. Dokumente, Metadaten und Verarbeitungsnachweise können in Docbyte Vault archiviert werden, wenn Aufbewahrungspflichten, Governance-Anforderungen oder die Langzeitarchivierung erforderlich sind. Dadurch wird die Eingangsverarbeitung mit einem rechtssicheren Archiv verknüpft, anstatt dass die Nachweise über verschiedene Systeme verstreut bleiben.

Wie lassen sich die digitale Poststelle mit dem ERP-System oder dem Fallmanagement integrieren?

Die Integration erfolgt in der Regel über eine REST-API, eine Nachrichtenwarteschlange oder spezielle Konnektoren für ERP-, DMS-, Fallmanagement- und Workflow-Plattformen. Docbyte liefert extrahierte Daten und Weiterleitungsentscheidungen als strukturierte Ausgaben, die von nachgelagerten Systemen ohne manuelle Neueingabe verarbeitet werden können.

Was ist Docbyte Vault?

Docbyte Vault ist die regulierte Archivplattform von Docbyte zur Aufbewahrung von Unterlagen, Metadaten und Beweismitteln in den Anwendungsbereichen der digitalen Archivierung, der Langzeitarchivierung, der qualifizierten Archivierung sowie der Stilllegung von Anwendungen.

E-Archivierung und digitale Archivierung für regulierte Unterlagen

Docbyte unterstützt regulierte Organisationen dabei, Aufzeichnungen, Dokumente und Daten in Docbyte Vault aufzubewahren, sodass diese während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist durchsuchbar, kontrolliert und überprüfbar bleiben.

eArchiving bezeichnet den kontrollierten Lebenszyklus für die Erfassung, Metadaten, Aufbewahrung, den Zugriff und die Nachvollziehbarkeit elektronischer Unterlagen. Es bietet den operativen Teams zuverlässigen Zugriff auf die Informationen, die sie für geschäftliche, prüfungsbezogene und aufsichtsrechtliche Zwecke benötigen.

Hintergrundinformationen zu den einzelnen Kategorien finden Sie in unseren Leitfäden zu elektronische Archivierungssysteme (SAE) und E-Depot für die digitale Archivierung.

Eine praktische Einführung in die Fachbegriffe, den Ablauf und die Vorteile finden Sie unter Was ist digitale Archivierung? Bedeutung, Ablauf und Vorteile.

E-Archivierung für geregelte Aufbewahrungsfristen

Bewahren Sie Dokumente, Metadaten, Herkunftsnachweise und Belege zum Lebenszyklus in einem einheitlich verwalteten Archiv auf.
Wenden Sie Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrollen, Aufbewahrungspflichten und Prüfpfade auf alle archivierten Informationen an.
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit und Integrität durch Konservierungsplanung und Dokumentationsmechanismen.
Verbinden Sie die Dokumentenerfassung, die strukturierte Datenarchivierung und gegebenenfalls die nachgelagerte qualifizierte Archivierung miteinander.
Verringern Sie die Abhängigkeit von gemeinsam genutzten Laufwerken, veralteten Repositorien und nicht verwalteten Dokumentenspeichern.

eArchiving unterstützt regulierte Organisationen dabei, elektronische Unterlagen während des gesamten Zeitraums aufzubewahren, in dem diese verfügbar sein müssen. Im Mittelpunkt stehen der kontrollierte Zugriff, die Aufbewahrung, die Nachvollziehbarkeit sowie der zuverlässige Abruf von Geschäftsunterlagen.

Docbyte Vault Unterstützt die elektronische Archivierung in den Bereichen Life Sciences, Personalwesen und anderen regulierten Umgebungen. Es stellt sicher, dass Aufzeichnungen, Metadaten und Prüfkontexte auch dann weiterhin verfügbar sind, wenn sich Arbeitsabläufe ändern oder Quellanwendungen außer Betrieb genommen werden.

Für die langfristige digitale Langzeitarchivierung von Kulturerbe und Kulturgütern informieren Sie sich bitte über Langzeitarchivierung und digitale Bestandserhaltung. Falls eine eingeschränkte Bestätigung erforderlich ist, siehe Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch).

Archivierungslösungen in Docbyte Vault

Qualifizierte elektronische Archivierung

Bewahren Sie elektronische Unterlagen unter Einhaltung der für eine qualifizierte elektronische Archivierung gemäß eIDAS erforderlichen Kontrollmaßnahmen in den Bereichen Governance, Integrität und Vertrauensdienste auf.

Langzeiterhaltung

Sorgen Sie durch eine aktive Aufbewahrungsplanung und Nachweiskontrollen dafür, dass Unterlagen über lange Aufbewahrungsfristen hinweg lesbar, verständlich und überprüfbar bleiben.

Einstellung der Anwendung

Stellen Sie veraltete Anwendungen außer Betrieb und sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass strukturierte Daten in Docbyte Vault durchsuchbar, kontrolliert und für Audits bereit bleiben.

Digitale Poststelle und Automatisierung der Eingangsbearbeitung

Erfassen Sie eingehende Dokumente aus E-Mails, Scans, Portalen und Batch-Kanälen, klassifizieren, validieren und leiten Sie diese anschließend weiter und bewahren Sie die Verarbeitungsnachweise auf.

Aufbewahrung digitaler Signaturen und Siegel

Stellen Sie die langfristige Nachprüfbarkeit elektronisch signierter oder versiegelter Dokumente sicher, indem Sie Validierungsnachweise, Zeitstempel und den Prüfkontext aufbewahren.

Was ein reguliertes digitales Archiv leisten muss

Sicherheit auf Unternehmensebene

Schützen Sie archivierte Unterlagen durch kontrollierten Zugriff, Aufgabentrennung, Prüfprotokolle und Governance-Kontrollen, die speziell für regulierte Umgebungen konzipiert sind.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Erfüllen Sie die Anforderungen an die Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und elektronische Archivierung mithilfe von Kontrollmaßnahmen, die auf die einschlägigen EU-Standards für Vertrauensdienste und die Aufbewahrung abgestimmt sind.

Automatisierung

Automatisieren Sie die Datenerfassung, die Erfassung von Metadaten, die Validierung, Aufbewahrungsmaßnahmen, Aufbewahrungsaktionen sowie nachweisbare Entsorgungsabläufe.

Skalierbarkeit

Skalieren Sie von gezielten Archiv-Anwendungsfällen bis hin zu Unternehmensrepositorien, ohne dass das Archiv zu einem weiteren unverwalteten Content-Speicher wird.

Interoperabilität

Integrieren Sie das Archiv in Quellsysteme, Erfassungskanäle, Geschäftsanwendungen und APIs, damit es sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe einfügt.

Erhaltungsplanung

Überwachen Sie Formate, Metadaten und Risiken für die Langzeitarchivierung, damit die Datensätze auch bei technologischen und kryptografischen Veränderungen weiterhin nutzbar bleiben.

Aktives Datenmanagement

Inhalte migrieren, normalisieren und erhalten, damit die Datensätze auch bei Systemänderungen lesbar und nutzbar bleiben.

Benutzerzugriff und Auffindbarkeit

Ermöglichen Sie autorisierten Benutzern, Wirtschaftsprüfern und Inspektoren eine kontrollierte Suche und Abfrage, ohne Altsysteme offenzulegen.

Was zeichnet Docbyte aus?

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter digitaler Archivierung?

Die digitale Archivierung ist die geregelte Aufbewahrung von Unterlagen, Dokumenten und Daten, damit diese über einen längeren Zeitraum hinweg durchsuchbar, kontrollierbar und nachweisbar bleiben. Sie umfasst nicht nur die Speicherung, sondern auch die Erfassung, Metadaten, Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrolle, Nachweise zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.

Inwiefern unterscheidet sich die digitale Archivierung von der Datensicherung?

Backups dienen in erster Linie der Wiederherstellung nach einem Verlust oder Ausfall. Die digitale Archivierung ist hingegen auf die langfristige Nutzung, die Nachweisfähigkeit und die Compliance ausgerichtet: Die Nutzer müssen in der Lage sein, archivierte Informationen auch Jahre nach einer Änderung des ursprünglichen Systems oder Prozesses zu finden, zu verstehen und ihnen zu vertrauen.

Wann benötigen regulierte Organisationen ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv ist dann sinnvoll, wenn Unterlagen aus regulatorischen, rechtlichen, prüfungsbezogenen oder betrieblichen Gründen weiterhin verfügbar bleiben müssen, nachdem ihr ursprünglicher Arbeitsablauf, ihre ursprüngliche Anwendung oder ihr ursprünglicher Speicherort nicht mehr der geeignete Ort für deren Verwaltung ist.

Was sollte ein verwaltetes digitales Archiv aufbewahren?

Ein reguliertes digitales Archiv sollte die Dokumente, deren Metadaten, Aufbewahrungsvorschriften, Zugriffshistorie, Integritätsnachweise, den Prüfpfad sowie ausreichende Kontextinformationen aufbewahren, um nachweisen zu können, was aufbewahrt wurde, wann es in das Archiv aufgenommen wurde, wer die Kontrolle darüber hatte und ob Änderungen vorgenommen wurden.

Inwiefern unterstützt Docbyte die digitale Archivierung?

Docbyte Vault bietet ein reguliertes Archiv für Unternehmen, die bestimmten Vorschriften unterliegen. Die Lösung unterstützt die kontrollierte Datenerfassung, die Erfassung von Metadaten, die Suche, die Aufbewahrung, die Nachvollziehbarkeit, die Aufbewahrungsplanung sowie die Nachweisführung und bietet Wege zur qualifizierten elektronischen Archivierung, wenn ein reguliertes Vertrauensdienstniveau erforderlich ist.

Lassen Sie sich von uns zeigen,
Wie Docbyte Ihnen helfen kann

Ersetzen Sie die passive Speicherung durch einen geregelten Archivlebenszyklus für geschäftskritische Informationen.
Nutzen Sie Docbyte Vault für einen vorschriftsmäßigen Zugriff durch operative Anwender, Prüfer und externe Interessengruppen.
Stärken Sie die Nachweiskraft durch Metadaten, Validierung, Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Nachverfolgungsketten über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Weltweit von Unternehmen aller Branchen geschätzt

Vereinbaren Sie einen kurzen Termin mit einem Docbyte-Archivierungsspezialisten, um Ihre Unterlagen, Aufbewahrungsrisiken und den geeigneten Vault-basierten Archivierungsansatz zu ermitteln.

Suchen Sie nach einer übersichtlichen Informationsquelle zum Thema digitale Langzeitarchivierung und E-Archivierung? Laden Sie das Glossar zu digitaler Langzeitarchivierung und E-Archivierung herunter.

E-Archivierung und digitale Archivierung für regulierte Unterlagen

E-Archivierung für geregelte Aufbewahrungsfristen