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Sorgen Sie dafür, dass Ihre Unterlagen nutzbar bleiben. Bewahren Sie die Belege unversehrt auf.
Docbyte bietet qualifizierte Archivierung und elektronische Archivierung an. Als qualifizierter Vertrauensdienstleister sichern wir Ihre Dokumente, deren Kontext sowie den Nachweis ihrer Integrität langfristig.
Docbyte Vault bewahrt Originaldateien, Metadaten und Nachweise zur Langzeitarchivierung gemeinsam in einem Archivpaket auf. Sie können den Datensatz auffinden, seinen Verlauf einsehen und seine Integrität überprüfen, auch lange nachdem die Anwendung, mit der er erstellt wurde, ersetzt wurde.
Ihr Team verwaltet die Erfassung, Sicherung, Aufbewahrung und den Zugriff über eine einzige Plattform.
Ein heute unterzeichneter Vertrag kann auch nach Ablauf der Gültigkeitsdauer seiner Unterzeichnungsbescheinigung noch von Bedeutung sein. Eine Rechnung oder eine Forschungsdatei muss möglicherweise abgerufen werden, nachdem sich ihr ursprüngliches Format oder die ursprüngliche Quellanwendung geändert hat.
eArchiving bewahrt das Dokument und dessen Kontext. Qualified Preservation sichert die Nachweise, die erforderlich sind, um elektronische Signaturen und Siegel langfristig zu überprüfen. Docbyte vereint beide Dienste.
Docbyte vereint Vertrauensdienste, Aufbewahrungsstandards und Aktenverwaltung im Lebenszyklus eines Archivs.
Der eIDAS-Rahmen umfasst elektronische Vertrauensdienste, darunter die elektronische Archivierung und die qualifizierte Aufbewahrung. Docbyte bietet als qualifizierter Vertrauensdienstleister qualifizierte Aufbewahrung und elektronische Archivierung an.
Docbyte Vault · Artikel 77 der AMLR und Leitlinien zur EUDI-Wallet
ETSI TS 119 511 legt Richtlinien und Sicherheitsanforderungen für Dienste zur Langzeitarchivierung fest. ETSI TS 119 512 definiert Protokolle für Archivierungsdienste. Docbyte bewahrt Signaturnachweise und Validierungsinformationen zusammen mit dem archivierten Datensatz auf.
Die Norm CEN TS 18170 dient als europäische Referenz für die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an elektronische Archivierungssysteme.
OAIS definiert das Archivpaketmodell. Die Norm ISO 14641 befasst sich mit der Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, und die Norm ISO 15489 legt Grundsätze für das Aktenmanagement fest. Diese Referenzen verbinden die Technologie der Langzeitarchivierung mit der Art und Weise, wie Akten verwaltet werden.
Zertifikate verfallen, Formate ändern sich und Anwendungen werden ersetzt. Docbyte Vault bewahrt die Unterlagen auf und gewährleistet deren Beweiskraft auch bei diesen Änderungen.
Digital signierte Datensätze können ohne aufbewahrte Nachweise möglicherweise nicht mehr überprüft werden. Ohne Nachweisdokumente und aktualisierte Zeitstempel bricht die Vertrauenskette. Zu diesem Anwendungsfall siehe Aufbewahrung digitaler Signaturen und Siegel.
01
Kryptografische Algorithmen und PKI-Ökosysteme entwickeln sich weiter. QPres begegnet diesem Umstand, indem es die Nachweiskette und den Validierungsbericht erneuert, bevor Algorithmen oder Zertifikate ablaufen könnten, ohne dabei den ursprünglich signierten Datensatz zu verändern.
02
Eine Datei, die heute lesbar ist, ist ohne eine entsprechende Erhaltungsstrategie in 10 bis 20 Jahren möglicherweise nicht mehr zugänglich.
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Ohne eine kontrollierte Erfassung und die Pflege von Metadaten gestaltet sich die Erläuterung eines Datensatzes und seines Lebenszyklus schwierig.
04
Das Verschieben von Datensätzen kann die Integritätsgarantien und Prüfpfade beeinträchtigen. Die Archivverpackung ist so konzipiert, dass sie diese Übergänge unbeschadet übersteht.
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Sehen Sie nach, was in das Archiv aufgenommen wurde, wie es aufbewahrt wurde und welche Maßnahmen ergriffen wurden. Prüfen Sie die Belege für jedes Paket.
Erfassen Sie Dokumente und Metadaten aus Ihren Unternehmenssystemen. Erfassen Sie deren Herkunft und prüfen Sie das Paket, bevor es ins Archiv gelangt. Bewahren Sie die Quellinformationen und den Aufbewahrungsverlauf zusammen mit dem Dokument auf.
Bei der Konsistenzprüfung werden kryptografische Hashwerte bei der Erfassung und in regelmäßigen Abständen verglichen. Die Ergebnisse fließen in die Metadaten zur Langzeitarchivierung des Pakets ein.
„Qualified Preservation“ erfasst Validierungsnachweise für elektronische Signaturen und Siegel. Durch die Aufzeichnung und Aktualisierung dieser Nachweise wird deren Gültigkeit auch dann gewahrt, wenn sich Zertifikate und kryptografische Technologien ändern.
Qualifizierte Aufbewahrung elektronischer Signaturen und elektronischer Siegel
Legen Sie Aufbewahrungsregeln fest und schützen Sie Datensätze durch rechtliche Aufbewahrungspflichten vor dem Löschen. Autorisierte Benutzer können diese Aufbewahrungspflichten verhängen und aufheben. Durch die Protokollierung von Aufbewahrungs- und Löschvorgängen erhält Ihr Team einen nachvollziehbaren Verlauf.
Gewähren Sie den Benutzern Zugriff auf die Datensätze, die ihre Rollen zulassen. Ermöglichen Sie es Wirtschaftsprüfern und Inspektoren, archivierte Informationen einzusehen, ohne die zugrunde liegenden Geschäftsanwendungen offenzulegen. Stellen Sie sicher, dass Archivierungsvorgänge nachvollziehbar sind.
Erstellen Sie zusätzliche Darstellungen, wenn sich Formate ändern müssen, und bewahren Sie dabei die Originaldatei auf. Führen Sie Erhaltungsmaßnahmen für ausgewählte Pakete oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan durch und überprüfen Sie anschließend die Ergebnisse.
Docbyte ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister, der qualifizierte Archivierung und elektronische Archivierung für Organisationen in ganz Europa und darüber hinaus anbietet.
Docbyte Vault verbindet die Erfassung, Aufbewahrung und den kontrollierten Abruf. Speichern Sie Inhalte und Metadaten gemeinsam, führen Sie Maßnahmen zur Aufbewahrung durch und verwalten Sie die Aufbewahrungsfristen über ein und dieselbe Plattform.
Fordern Sie einen versiegelten PDF-Integritätsbericht für ein Archivpaket an. Der Empfänger kann den Bericht überprüfen, ohne Zugriff auf Ihr Archiv zu haben.
Erfassen Sie Dokumente und Metadaten, prüfen Sie die eingehenden Unterlagen und durchsehen Sie die Unterlagenpakete vor der Aufnahme in das Archiv, sofern eine Genehmigung erforderlich ist.
Führen Sie Integritätsprüfungen und Sicherungsmaßnahmen durch. Bewahren Sie die Nachweise für Signaturen und Siegel auf. Fordern Sie einen versiegelten Integritätsbericht für das Paket an.
In Vault Admin können Sie Datensätze durchsuchen, eine Vorschau der unterstützten Dateien anzeigen sowie Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und rechtliche Aufbewahrungspflichten verwalten.
Verwalten Sie Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Entsorgung an einem Ort. Überprüfen Sie den Verlauf der Aufbewahrung und rufen Sie Datensätze unabhängig von der Quellanwendung ab.
Ermitteln Sie den Datensatz, dessen Herkunft sowie die Maßnahmen, die im Laufe seines Lebenszyklus ergriffen wurden. Nutzen Sie Integritätsberichte und den Aufbewahrungsverlauf zur Unterstützung von Audits, Inspektionen und der Überprüfung von Beweismitteln.
Bewahren Sie Forschungs- und Qualitätsunterlagen unter Berücksichtigung ihres Kontexts und ihrer Historie auf. Gewähren Sie Inspektoren einen kontrollierten Zugriff und unterstützen Sie Ihre Validierungsarbeit mithilfe des verfügbaren VVP-Rahmenwerks.
Die qualifizierte elektronische Archivierung gewährleistet die langfristige Aufbewahrung elektronischer Unterlagen unter Nachweis ihrer Integrität und Herkunft. Docbyte bietet eArchiving und qualifizierte Aufbewahrung in Docbyte Vault an und gewährleistet dabei, dass Inhalt, Kontext und Aufbewahrungshistorie zusammenbleiben.
CEN TS 18170 ist eine europäische technische Spezifikation für elektronische Archivierungssysteme. Sie umfasst funktionale, technische und organisatorische Anforderungen an elektronische Langzeitaufzeichnungen.
Durch die elektronische Archivierung bleiben Unterlagen für die Aufbewahrung und den Abruf verfügbar. Die qualifizierte elektronische Archivierung ergänzt dies um ein Rahmenwerk für Vertrauensdienste, das der Wahrung und dem Nachweis ihrer Integrität und Herkunft dient. Beides erfordert die Aufbewahrung und Steuerung während des gesamten Lebenszyklus der Unterlagen.
Durch qualifizierte Archivierung bleiben elektronische Signaturen und Siegel über einen längeren Zeitraum hinweg überprüfbar. Bei der elektronischen Archivierung werden die Dokumente selbst, ihre Metadaten und ihre Historie aufbewahrt. Docbyte bietet beide Dienstleistungen an.
„Qualified Preservation“ erfasst die für die Validierung von Signaturen und Siegeln erforderlichen Nachweise, solange deren Zertifikate gültig sind. Durch die Nachweisaufzeichnung und -verlängerung wird dieser Nachweis auch nach Ablauf des Zertifikats aufrechterhalten.
Zu den einschlägigen Referenzen zählen das eIDAS-Rahmenwerk für Vertrauensdienste, ETSI TS 119 511/512, CEN TS 18170, OAIS, ISO 14641 und ISO 15489. Die Dienstrichtlinien und die formelle Dokumentation sind bei Docbyte erhältlich.
Fordern Sie einen Integritätsbericht für ein Archivierungspaket an. Darin werden die einzelnen Prüfergebnisse sowie der Gesamtstatus in einer PDF-Datei mit elektronischem Siegel festgehalten. Ein Empfänger kann die Echtheit und Integrität des Berichts auch ohne Zugriff auf das Archiv überprüfen.
Aufbewahrungsvorschriften legen fest, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden und was nach Ablauf dieser Frist geschieht. Berechtigte Benutzer können eine gesetzliche Aufbewahrungsverfügung verhängen, um Unterlagen vor der Löschung zu schützen, und diese wieder aufheben, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Aufbewahrungsmaßnahmen werden protokolliert.
Autorisierte Benutzer können Datensätze über einen kontrollierten Archivzugriff abrufen und einsehen. Die Prüfer benötigen keinen Zugriff auf die ursprüngliche Geschäftsanwendung.
Die digitale Langzeitarchivierung gewährleistet, dass Informationen über einen langen Zeitraum hinweg nutzbar bleiben. Die qualifizierte elektronische Archivierung verbindet die Langzeitarchivierung mit einem Vertrauensdienst-Rahmenwerk zur Gewährleistung von Integrität und Herkunft. Docbyte vereint Langzeitarchivierung, Nachweisführung und Archiv-Governance.
Bringen Sie ein Dokument oder eine Akte zu einer maßgeschneiderten Vorführung mit. Verfolgen Sie den gesamten Prozess von der Erfassung über die Aufbewahrung und den Abruf bis hin zu einem Integritätsbericht anhand Ihrer Unterlagen und Aufbewahrungsanforderungen.
digitale Archivierung · Langzeitarchivierung · Erhaltung von Unterschriften und Siegeln · Häufig gestellte Fragen zu QeArch und QPres · Laden Sie das Glossar zu digitaler Langzeitarchivierung und E-Archivierung herunter
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