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Sicherstellung einer vertrauenswürdigen elektronischen Archivierung
Dies ist die Compliance-Übersicht für Docbyte Vault, die wohl fortschrittlichste Lösung für die elektronische Informationsarchivierung. Docbyte Vault hält sich an die strengen Anforderungen, die von ISO 14641:2018, ISO 15801:2017, und ISO 14721:2012 (OAIS-Referenzmodell), um die Integrität, Authentizität und langfristige Erhaltung digitaler Unterlagen zu gewährleisten.
Darüber hinaus, Docbyte Vault ist zertifiziert im Rahmen des belgischen Zertifizierungssystems für elektronische Archivierung, womit die Einhaltung von eIDAS und ETSI-Normen für qualifizierte elektronische Archivierungsdienste.
Docbyte ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister für die qualifizierte Aufbewahrung qualifizierter elektronischer Siegel und qualifizierter elektronischer Signaturen sowie für die qualifizierte elektronische Archivierung.
Das verwendete Zertifizierungssystem basiert auf den Normen ISO 14721, ISO 14641, EN 319.401, ETSI TS 119.511 und ETSI TS 119.512.
Konformitätsprüfung
In diesem Abschnitt wird erläutert, inwiefern Docbyte Vault die Anforderungen der Normen ISO 14641:2018, ISO 15801:2017 und ISO 14721:2012 erfüllt oder übertrifft. In den meisten Fällen ist eine formelle Zertifizierung nach diesen Normen nicht möglich, da sie als bewährte Verfahren gelten – im Gegensatz zur Zertifizierung von eIDAS-Vertrauensdiensten gemäß der Verordnung 910/2014, für die sehr strenge Zertifizierungsanforderungen gelten.
Konformitätsbewertung gemäß ISO 14641:2018
Die folgende Tabelle erläutert, inwiefern Docbyte Vault und Docbyte die Anforderungen der Norm ISO 14641:2018 erfüllen.
ISO 14641, Abschnitt
Anforderung
Docbyte Vault – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Allgemeine Integrität (4.1)
Gewährleistung der Echtheit und Integrität von Dokumenten
Nutzt digitale Signaturen und Hash-Verfahren, um die Dokumentenintegrität zu gewährleisten. Entspricht vollständig der Norm ETSI TS 119 511.
Sicherheitsanforderungen (4.2)
Sicherheitsmaßnahmen auf Basis- und Fortgeschrittenenniveau
Unterstützt mehrschichtige Sicherheitsmaßnahmen, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und unveränderliche Prüfprotokolle.
Technische Dokumentation (5.2)
Dokumentierte Systemarchitektur und Verfahren
Pflegt ein umfassendes technisches Handbuch, das APIs, Arbeitsabläufe und Compliance abdeckt.
Betriebsabläufe (5.4.1)
Festgelegte Prozesse für die Erfassung und den Zugriff auf Dokumente
Implementiert ein OAIS-basiertes Archivierungssystem mit Validierung vor der Erfassung, Erfassung von Metadaten und Integritätsprüfungen.
Sicherheit und Risikomanagement (5.5)
Sicherheitsmanagement, Audits und Risikobewertung
ISO/IEC 27001-zertifiziert mit lückenlosen Prüfpfaden und automatisierter Risikoanalyse.
Zeitstempelung (5.6)
Zertifizierte Zeitstempel zur Gültigkeitssicherung von Dokumenten
Verwendet qualifizierte Zeitstempel gemäß ETSI TS 119 512.
Prüfpfade (5.7)
Umfassende Protokollierung aller Systemvorgänge
Für alle Benutzerinteraktionen und Änderungen im Lebenszyklus von Dokumenten werden unveränderliche Prüfpfade geführt.
Speichermedien (6.1)
Festgelegte Kriterien für die Haltbarkeit von Speichermedien
Unterstützt logischen WORM-Speicher, redundante Sicherungen und die verschlüsselte Langzeitarchivierung.
Medienkonservierung (6.2)
Maßnahmen zur Verhinderung von Datenverlusten und Integritätsprüfungen
Sorgt für Redundanz, einen auf Protokollen basierenden Integritätsnachweis sowie regelmäßige Überprüfungen.
Sicherheit wiederbeschreibbarer Speichermedien (9.1)
Sichere Implementierung für wiederbeschreibbare Speichermedien
Zur Gewährleistung der Integrität werden Hash-Verfahren, Verschlüsselung und erweiterte Zugriffskontrolle eingesetzt.
Dokumentenerfassung und Metadaten (10.1)
Erfassung und Indizierung elektronischer Datensätze
Unterstützt die e-ARK-SIP-Metadatenstandards, die automatische Metadatenextraktion sowie die KI-gestützte Klassifizierung.
Integritätsprüfung (10.3)
Regelmäßige Integritätsprüfungen und Überprüfung der Unverfälschtheit
Führt regelmäßig eine Prüfsummenüberprüfung sowie eine erneute Überprüfung der kryptografischen Hashwerte durch.
Sicheres Abrufen (11.2.1)
Dokumentenabruf und Zugriffskontrollen
Bietet rollenbasierten Zugriff, SSO-Integration und API-basierten Dokumentenabruf.
Kontrollierte Entsorgung (11.4)
Sichere und nachverfolgbare Dokumentenlöschung
Sorgt für eine automatisierte und rechtskonforme Datenvernichtung auf der Grundlage von Aufbewahrungsrichtlinien.
Systembewertungen (12.1)
Interne und externe Compliance-Prüfungen
Es werden regelmäßig Audits durch unabhängige Dritte, Penetrationstests und Zertifizierungsprüfungen durchgeführt.
Einhaltung von Serviceverträgen (13.2)
Transparente rechtliche und betriebliche Vereinbarungen
Erfüllt die vertraglichen Anforderungen gemäß eIDAS, DSGVO und ISO 27001.
Konformitätsbewertung gemäß ISO 15801:2017
ISO 15801, Abschnitt
Anforderung
Docbyte Vault – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Richtlinie zum Informationsmanagement (4.1)
Eindeutige Richtlinien zum Umgang mit elektronisch gespeicherten Informationen (ESI)
Setzt strukturierte Richtlinien für das Lebenszyklusmanagement um, die mit ISO 27001 und der DSGVO im Einklang stehen.
Sorgfaltspflicht (5.1)
Aufbau von Vertrauenswürdigkeit und Risikomanagement
Automatisiert Compliance-Workflows für die Verwaltung von Beweismitteln und die Steuerung des Datenlebenszyklus.
Informationssicherheit (5.2)
Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit
Es kommen eine durchgängige Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und eine kontinuierliche Sicherheitsüberwachung zum Einsatz.
Verfahren und Prozesse (6.1)
Umfassende Dokumentation der betrieblichen Abläufe
Verfügt über ein umfassendes Prozess-Framework mit konfigurierbaren Compliance-Richtlinien.
Aufbewahrung und Entsorgung (6.10 und 6.12)
Festlegung klarer Richtlinien für das Datenlebenszyklusmanagement
Automatisiert die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und die DSGVO-konforme Datenlöschung.
Sicherung und Wiederherstellung (6.13)
Gewährleistung der Notfallwiederherstellung und der Geschäftskontinuität
Redundante Rechenzentren, Überprüfung der Blockchain-Integrität und automatisierte Failover-Lösungen für die Notfallwiederherstellung.
Prüfpfade (8.1)
Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht
Führt unveränderliche Protokolle mit Aufzeichnungen digitaler Beweismittel zur Nachvollziehbarkeit und als rechtlicher Nachweis.
Konformitätsbewertung gemäß ISO 14721:2012 (OAIS)
OAIS-Abschnitt
Anforderung
Docbyte Vault – Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Aufnahme
Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenübermittlung und -validierung
Ermöglicht die e-ARK-SIP-Erfassung, die Validierung vor der Erfassung, die Virenprüfung sowie die KI-gestützte Metadatenerfassung.
Archivlagerung
Datenspeicherung, -integrität und -aufbewahrung
Nutzt mehrfach redundante Speicherung, Blockchain-basierte Nachweise und kryptografische logische WORM-Aufbewahrung.
Datenmanagement
Pflege von Archiv-Metadaten und Protokollen
Bietet eine zuverlässige Metadaten-Indizierung, die Erfassung digitaler Beweismittel sowie die Durchsetzung von Aufbewahrungspflichten.
Verwaltung
Verwaltung von Richtlinien, Arbeitsabläufen und Audits
Bietet fortschrittliche Funktionen zur Automatisierung der Compliance, rollenbasierte Sicherheit und Echtzeit-Auditfunktionen.
Erhaltungsplanung
Gewährleistung der künftigen Zugänglichkeit und Datenmigration
Unterstützt die nahtlose Formatmigration, Validierung, Integritätsprüfung und erneute Validierung digitaler Signaturen.
Zugang
Benutzerabfrage, Authentifizierung und Steuerung
Ermöglicht eine kontrollierte Zugriffsverwaltung mittels SSO, Multi-Faktor-Authentifizierung und der Nachverfolgung rechtmäßiger Zugriffe.
Docbyte Vault hält sich strikt an
ISO 14641:2018, ISO 15801:2017, und ISO 14721:2012, wodurch es seine Position als bewährte Lösung für die digitale Archivierung festigt. Darüber hinaus erweitert es die Sicherheits- und Integritätsmaßnahmen durch Zertifizierung für die elektronische Archivierung.
Für Organisationen, die auf der Suche nach einer eine bewährte, zertifizierte und zukunftssichere Archivierungslösung, Docbyte Vault bietet die optimale Wahl.