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Die Art und Weise, wie Informationen in ein Archiv gelangen, bestimmt deren späteren Beweiswert.
In Docbyte Vault wird die Erfassung nicht als technischer Vorbereitungsschritt oder als reine Komfortfunktion betrachtet. Sie wird vielmehr als integraler Bestandteil der Vertrauenskette angesehen. Vom ersten Moment des Eingangs eines Dokuments an stellt Docbyte Vault sicher, dass Herkunft, Integrität und Kontext so gewahrt bleiben, dass eine langfristige Nutzung für rechtliche und regulatorische Zwecke gewährleistet ist.
Aus diesem Grund sind auf die Datenerfassung ausgerichtete Arbeitsabläufe wie beispielsweise Sichere Dokumentenerfassung und Automatisierung der digitalen Poststelle sind Teil der Beweiskette und keine eigenständigen operativen Hilfsmittel.
Unabhängig davon, ob Dokumente von externen Parteien eingereicht, im Rahmen operativer Erfassungsabläufe verarbeitet oder aus bestehenden Systemen übernommen werden – Docbyte Vault schafft eine zuverlässige und nachprüfbare Grundlage für digitales Vertrauen.
Die bei der Erfassung festgestellte Herkunft wird beibehalten und über den gesamten Lebenszyklus des Dokuments hinweg weiterverfolgt.
Dokumente und Daten können eingegeben werden Docbyte Vault über vier sich ergänzende Wege, je nach ihrer Herkunft und ihrem Kontext:
Die Standard-Benutzeroberfläche für Informationsmanager
Sichere Erfassung von Dokumenten von externen Parteien
Strukturierter operativer Betrieb
Abrechnungs- und Poststellenprozesse
Automatisierte Datenerfassung aus Systemen und Anwendungen
Alle vier sind darauf ausgelegt, die Provenienz zu sichern und Informationen für die Langzeitarchivierung aufzubereiten.
Archivierungsdarstellungen – wie beispielsweise Ansichtskopien, anonymisierte Versionen oder Archivierungsformate – werden auf der Grundlage konfigurierbarer Regeln erstellt, die in Vault Admin verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente in verschiedenen Formen eingesehen, weitergegeben oder archiviert werden können, ohne die Beweiskraft des Originals zu beeinträchtigen.
Vault Collect ermöglicht die sichere und nachweisbare Erfassung von Dokumenten von externen Parteien, wie beispielsweise Kunden, Bürgern, Mitarbeitern oder Partnern.
Dokumente werden über kontrollierte Kanäle übermittelt, wobei Identität, Integrität und der Kontext der Übermittlung sofort festgestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Dokument später einem bestimmten Absender, einem bestimmten Zeitpunkt und einer bestimmten Übermittlungsmethode zugeordnet werden kann, was für die Beweiskraft und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.
Vault Collect wird in der Regel in Situationen eingesetzt, in denen Dokumente von außerhalb der Organisation stammen und zum Zeitpunkt des Empfangs die Vertrauenswürdigkeit sichergestellt werden muss.
Verwandte Lösung
Vault Review unterstützt die strukturierte Erfassung, Prüfung und Aufbereitung eingehender Dokumente, bevor diese archiviert oder an nachgelagerte Systeme weitergeleitet werden.
Es bildet die Grundlage für digitale Mallroom-Szenarien, in denen Dokumente klassifiziert, validiert und mit Metadaten angereichert werden müssen, wobei die vollständige Rückverfolgbarkeit der Verarbeitungsschritte gewährleistet bleibt. Vault Review stellt sicher, dass die betriebliche Effizienz nicht auf Kosten der Kontrolle oder der Nachvollziehbarkeit geht.
Eingehende Korrespondenz, die einen internen Prozess auslöst, sollte als Beweismittel unveränderlich aufbewahrt werden.
Vault Review ist nicht nur ein rein operatives Werkzeug, sondern spielt eine Schlüsselrolle bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Langzeitarchivierung, indem es Konsistenz, Vollständigkeit und Transparenz gewährleistet.
Verwandte Lösung
Vault Ingest ermöglicht die automatisierte Erfassung von Dokumenten und Daten aus bestehenden Geschäftssystemen und Altsystemen in Docbyte Vault.
Vault Ingest unterstützt umfangreiche, automatisierte Erfassungs- und Migrationsszenarien, einschließlich der Synchronisierung mit bestehenden Systemen.
Im Gegensatz zu einfachen Import-Tools bewahrt Vault Ingest nicht nur die Inhalte, sondern auch die Struktur, die Metadaten und die kontextuellen Beziehungen, wodurch sichergestellt wird, dass die migrierten Informationen auch langfristig als Beweismittel zuverlässig bleiben.
Dazu gehören die Massenübernahme, geplante Übertragungen sowie Migrationsszenarien, bei denen Betriebssysteme neu aufgesetzt werden, deren Informationen jedoch weiterhin zugänglich, vertrauenswürdig und rechtsgültig bleiben müssen. Bei der Übernahme werden Metadaten, Struktur und kontextbezogene Beziehungen beibehalten, sodass archivierte Informationen auch langfristig aussagekräftig bleiben.
Vault Ingest ist eine grundlegende Funktion für die Stilllegung von Anwendungen, die Systemkonsolidierung und groß angelegte Archivierungsprogramme.
Verwandte Lösung
Indem die Erfassung, Speicherung und Überprüfung als Teil der Vertrauenskette betrachtet werden, Docbyte Vault stellt sicher, dass die Aufbewahrung, die Authentizität und die Rechtswirksamkeit auf einer soliden Grundlage beruhen.
Diese Grundlage ermöglicht eine langfristige Nachvollziehbarkeit, Überprüfbarkeit und Einhaltung von Vorschriften – Themen, die in der nächsten Funktionsgruppe behandelt werden.
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