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- +32 9 242 87 30
- hello@docbyte.com
- Kortrijksesteenweg 1144 B 9051 Gent
Verwandeln Sie eingehende Dokumente mithilfe von KI in verlässliche Informationen. Docbyte Vault vereint intelligente Dokumentenverarbeitung, Automatisierung und langfristige Aufbewahrung auf einer einzigen Plattform.
Docbyte ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister, der qualifizierte Archivierung und elektronische Archivierung für Organisationen in ganz Europa und darüber hinaus anbietet.
Nutzen Sie Ihre Daten mit Docbyte Vault. Durch KI-gestützte Klassifizierung, Extraktion und Validierung werden eingehende Dokumente in verwertbare Datensätze umgewandelt. Verknüpfen Sie diese Datensätze mit Ihren Geschäftsabläufen, gewährleisten Sie deren Integrität und gewähren Sie Ihren Teams kontrollierten Zugriff über Vault oder einen kompatiblen KI-Assistenten.
Durch qualifizierte Archivierung, elektronische Archivierung und Lebenszyklus-Governance werden die Unterlagen und die dazugehörigen Nachweise langfristig zusammengeführt.
Entdecken Sie die wichtigsten Lösungsansätze: Sichere Dokumentenerfassung, Automatisierung der digitalen Poststelle, qualifizierte elektronische Archivierung und Einstellung einer Anwendung.
Unabhängige Organisationen aus den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Biowissenschaften und dem öffentlichen Sektor vertrauen auf uns.
Praktische Einblicke in die digitale Langzeitarchivierung, die qualifizierte elektronische Archivierung und die Zukunft vertrauenswürdiger Unterlagen.
Digitale Informationen sind anfälliger, als vielen Organisationen bewusst ist. Signaturen verfallen, Formate werden unlesbar und Systeme werden ersetzt. Informationen sind oft unvollständig, unzureichend klassifiziert oder an Orten gespeichert, die keine langfristige Vertrauenswürdigkeit gewährleisten. Im Falle von Streitigkeiten, Überprüfungen oder Audits stellen Unternehmen mitunter fest, dass die Unterlagen, auf die sie sich verlassen haben, nicht mehr verteidigt werden können.
Informationen gelangen über zahlreiche unkontrollierte Kanäle in das Unternehmen.
Dokumente werden in Systemen gespeichert, die ursprünglich nicht für die Langzeitarchivierung konzipiert wurden.
Die manuelle Klassifizierung bzw. Kennzeichnung ist uneinheitlich oder fehlt gänzlich.
Signierte Dokumente verlieren ihre Beweiskraft, wenn die Zertifikate ablaufen.
Altsysteme werden instabil, ihre Wartung ist zu kostspielig oder sie sind anfällig für Cybervorfälle.
Unternehmen können sich nicht auf ihre Informationen verlassen, es sei denn, sie können Folgendes nachweisen:
Um was für ein Dokument handelt es sich?
Woher stammt es?
Dass sich daran nichts geändert hat.
Und dass der gesamte Kontext sowie alle Metadaten erhalten bleiben.
Ohne dies geht das Unternehmen rechtliche, operative und Reputationsrisiken ein.
Docbyte Vault lässt sich in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren, erfasst wichtige Unterlagen und bewahrt diese in einem zertifizierten Archiv auf, das so konzipiert ist, dass es für Audits, Untersuchungen und die langfristige Nutzung jederzeit bereit ist. Dieser Lebenszyklus reduziert das Risiko in jedem Schritt und bietet Unternehmen einen kontrollierten und zuverlässigen Aufbewahrungsprozess.
Erfassen Sie Dokumente aus beliebigen Quellen, darunter DMS, E-Mail, Portale, Scanner, Unternehmensanwendungen und externe Plattformen. Vault Collect, Vault Ingest und unsere Integrationskonnektoren stellen sicher, dass die Informationen in einer sauberen, kontrollierten und vollständigen Form eingehen. Wir beseitigen Unsicherheiten bereits bei der Erfassung.
Dokumentenklassifizierung, Extraktion von Metadaten, Vollständigkeitsprüfungen, Signaturvalidierung, Formaterkennung und weitere Prüfungen, die Inhalte für die Langzeitarchivierung vorbereiten.
Unsere Funktionen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung gewährleisten Folgendes:
Dokumente werden automatisch erkannt.
Die wesentlichen Felder werden extrahiert.
und die Organisation weiß genau, was sie bewahrt.
Wandeln Sie Dokumente in Archivinformationspakete um, versiegeln Sie diese mit Nachweisdokumenten und qualifizierten Zeitstempeln und wenden Sie Aufbewahrungs-, Aufbewahrungspflichten- und Migrationsregeln an.
Gewährleisten Sie einen sicheren und nachverfolgbaren Zugriff für interne Nutzer, Wirtschaftsprüfer, Inspektoren und Partner, ohne dabei die Betriebssysteme offenzulegen.
Docbyte Vault ist nicht einfach nur eine Speicherplattform. Es handelt sich um eine zertifizierte Lösung zur Langzeitarchivierung, die darauf ausgelegt ist, den Beweiswert und das Vertrauen in Ihre Unterlagen über einen sehr langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten.
Rechtsgültige Nachweise für die im qualifizierten Dienst aufbewahrten Unterlagen. Jedes Dokument wird als Archivinformationspaket mit Integritätsprüfungen, qualifizierten Zeitstempeln und Nachweisdatensätzen aufbewahrt, sodass Sie dessen Herkunft und Integrität anhand qualifizierter Nachweise belegen können.
Langzeitarchivierung und Cyber-Resilienz. Docbyte Vault sorgt dafür, dass Dokumente lesbar bleiben, aktualisiert Nachweise bei technologischen Veränderungen und bietet eine zusätzliche Schutzebene gegen Cybervorfälle. Es bewahrt Inhalte unabhängig vom ursprünglichen System auf und bietet eine eigenständige Schutzebene für kritische Informationen.
Vollständige Kontrolle über Aufbewahrung und Zugriff. Aufbewahrungsregeln, rechtliche Aufbewahrungspflichten, löschsichere Datenvernichtung sowie attributbasierter Zugriff gewährleisten, dass die Aufbewahrung den rechtlichen, regulatorischen und betrieblichen Anforderungen entspricht.
Setzen Sie die LLM-gestützte Referenzextraktion in Verbindung mit Validierung und menschlicher Überprüfung ein. Stellen Sie den Teams den erforderlichen Kontext zur Verfügung, bevor die Informationen in das Archiv aufgenommen werden.
Planen Sie Maßnahmen zur Aufbewahrung, überprüfen Sie die Integrität und bewahren Sie kryptografische Nachweise auf. Bewahren Sie Originale zusammen mit neuen Darstellungen auf, damit die Historie nachprüfbar bleibt. Überprüfen Sie die Ergebnisse für jedes Paket und bewahren Sie den Kontext auf, der zum Verständnis des Datensatzes erforderlich ist.
Suchen Sie in Vault oder nutzen Sie den schreibgeschützten MCP-Zugriff, um Metadaten mit einem kompatiblen KI-Assistenten im Rahmen Ihrer Vault-Zugriffsrechte zu archivieren. Die Handhabung der Metadaten erfolgt gemäß Ihrer Vereinbarung mit dem ausgewählten KI-Anbieter. Verwalten Sie Aufbewahrungsfristen und rechtliche Aufbewahrungspflichten und erstellen Sie anschließend einen versiegelten Integritätsbericht mit einem qualifizierten Zeitstempel, den der Empfänger überprüfen kann.
Eine einfache Benutzeroberfläche, über die interne und externe Nutzer archivierte Datensätze finden und einsehen können, ohne dass technische Metadaten offengelegt werden.
Konfigurieren Sie Metadatenmodelle, Aufbewahrungsfristen, rechtliche Sperren, Rollen, Berechtigungen und Audit-Einstellungen. Überwachen Sie den Zustand des Archivs.
Nehmen Sie große Mengen an Dokumenten auf, wandeln Sie diese in SIPs und AIPs um und überprüfen Sie deren Struktur, bevor Sie sie in das Archiv aufnehmen.
Führen Sie bei Bedarf eine manuelle Überprüfung durch. Überprüfen und korrigieren Sie die Klassifizierung und die Metadaten, bevor die Inhalte in das Dauerarchiv aufgenommen werden.
Ermöglichen Sie es Benutzern oder Geschäftsprozessen, Dokumente direkt auf sichere und strukturierte Weise hochzuladen. Vault Collect gewährleistet die Vollständigkeit, führt grundlegende Prüfungen durch und unterstützt eine saubere und einheitliche Erfassung aus verteilten Kanälen.
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Sprechen Sie mit unserem Team darüber, wie sich Docbyte Vault in Ihre Organisation und Ihre Compliance-Anforderungen einfügt.