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Qualifizierte elektronische Archivierung, in Belgien zertifiziert und in der EU-Vertrauensliste aufgeführt
Docbyte unterstützt Unternehmen dabei, wichtige digitale Informationen so zu sichern, dass deren langfristige Integrität, Beweiskraft und Vertrauenswürdigkeit im gesamten Archivierungszyklus gewährleistet sind.
Elektronische Archivierung, Beweisdokumente und Aufbewahrung durch einen in Belgien zugelassenen QTSP, konzipiert für Organisationen, die nachweisen müssen, was mit qualifizierten Beweismitteln geschehen ist.
Unternehmen entscheiden sich für Docbyte, weil sie Informationen benötigen, auf die sie sich über Jahrzehnte hinweg verlassen können. Docbyte Vault erfasst Dokumente auf kontrollierte Weise, wertet sie durch Klassifizierung, Extraktion und Validierung aus und sichert sie anschließend mit qualifizierten Nachweisen. So erhalten Sie zuverlässige digitale Aufzeichnungen, die Sie bei Audits, Rechtsstreitigkeiten und der langfristigen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen.
Entdecken Sie die wichtigsten Lösungsansätze: Sichere Dokumentenerfassung, Automatisierung der digitalen Poststelle, qualifizierte elektronische Archivierung und Einstellung einer Anwendung.
In Belgien für die qualifizierte elektronische Archivierung zertifiziert und von regulierten Organisationen aus den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Biowissenschaften und dem öffentlichen Sektor als vertrauenswürdig anerkannt.
Digitale Informationen sind anfälliger, als vielen Organisationen bewusst ist. Signaturen verfallen, Formate werden unlesbar und Systeme werden ersetzt. Informationen sind oft unvollständig, unzureichend klassifiziert oder an Orten gespeichert, die keine langfristige Vertrauenswürdigkeit gewährleisten. Im Falle von Streitigkeiten, Überprüfungen oder Audits stellen Unternehmen mitunter fest, dass die Unterlagen, auf die sie sich verlassen haben, nicht mehr verteidigt werden können.
Informationen gelangen über zahlreiche unkontrollierte Kanäle in das Unternehmen.
Dokumente werden in Systemen gespeichert, die ursprünglich nicht für die Langzeitarchivierung konzipiert wurden.
Die manuelle Klassifizierung bzw. Kennzeichnung ist uneinheitlich oder fehlt gänzlich.
Signierte Dokumente verlieren ihre Beweiskraft, wenn die Zertifikate ablaufen.
Altsysteme werden instabil, ihre Wartung ist zu kostspielig oder sie sind anfällig für Cybervorfälle.
Unternehmen können sich nicht auf ihre Informationen verlassen, es sei denn, sie können Folgendes nachweisen:
Um was für ein Dokument handelt es sich?
Woher stammt es?
Dass sich daran nichts geändert hat.
Und dass der gesamte Kontext sowie alle Metadaten erhalten bleiben.
Ohne dies geht das Unternehmen rechtliche, operative und Reputationsrisiken ein.
Docbyte Vault lässt sich in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren, erfasst wichtige Unterlagen und bewahrt diese in einem zertifizierten Archiv auf, das so konzipiert ist, dass es für Audits, Untersuchungen und die langfristige Nutzung jederzeit bereit ist. Dieser Lebenszyklus reduziert das Risiko in jedem Schritt und bietet Unternehmen einen kontrollierten und zuverlässigen Aufbewahrungsprozess.
Erfassen Sie Dokumente aus beliebigen Quellen, darunter DMS, E-Mail, Portale, Scanner, Unternehmensanwendungen und externe Plattformen. Vault Collect, Vault Ingest und unsere Integrationskonnektoren stellen sicher, dass die Informationen in einer sauberen, kontrollierten und vollständigen Form eingehen. Wir beseitigen Unsicherheiten bereits bei der Erfassung.
Dokumentenklassifizierung, Extraktion von Metadaten, Vollständigkeitsprüfungen, Signaturvalidierung, Formaterkennung und weitere Prüfungen, die Inhalte für die Langzeitarchivierung vorbereiten.
Unsere Funktionen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung gewährleisten Folgendes:
Dokumente werden automatisch erkannt.
Die wesentlichen Felder werden extrahiert.
und die Organisation weiß genau, was sie bewahrt.
Wandeln Sie Dokumente in Archivinformationspakete um, versiegeln Sie diese mit Nachweisdokumenten und qualifizierten Zeitstempeln und wenden Sie Aufbewahrungs-, Aufbewahrungspflichten- und Migrationsregeln an.
Gewährleisten Sie einen sicheren und nachverfolgbaren Zugriff für interne Nutzer, Wirtschaftsprüfer, Inspektoren und Partner, ohne dabei die Betriebssysteme offenzulegen.
Docbyte Vault ist nicht einfach nur eine Speicherplattform. Es handelt sich um eine zertifizierte Lösung zur Langzeitarchivierung, die darauf ausgelegt ist, den Beweiswert und das Vertrauen in Ihre Unterlagen über einen sehr langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten.
Rechtsgültige Nachweise für die im qualifizierten Dienst aufbewahrten Unterlagen. Jedes Dokument wird als Archivinformationspaket mit Integritätsprüfungen, qualifizierten Zeitstempeln und Nachweisdatensätzen aufbewahrt, sodass Sie dessen Herkunft und Integrität anhand qualifizierter Nachweise belegen können.
Langzeitarchivierung und Cyber-Resilienz. Docbyte Vault sorgt dafür, dass Dokumente lesbar bleiben, aktualisiert Nachweise bei technologischen Veränderungen und bietet eine zusätzliche Schutzebene gegen Cybervorfälle. Es bewahrt Inhalte unabhängig vom ursprünglichen System auf und bietet eine eigenständige Schutzebene für kritische Informationen.
Vollständige Kontrolle über Aufbewahrung und Zugriff. Aufbewahrungsregeln, rechtliche Aufbewahrungspflichten, löschsichere Datenvernichtung sowie attributbasierter Zugriff gewährleisten, dass die Aufbewahrung den rechtlichen, regulatorischen und betrieblichen Anforderungen entspricht.
Docbyte Vault orientiert sich am OAIS-Referenzmodell und nutzt anerkannte Standards wie ETSI 119.511, ETSI 119.512, E-ARK sowie die ISO-Leitlinien zur digitalen Langzeitarchivierung. Jeder Vorgang im Archiv ist nachvollziehbar, erklärbar und reproduzierbar.
Das OAIS-Funktionsmodell, angewandt auf die Erfassung, die Archivspeicherung, die Datenverwaltung, den Zugriff, die Erhaltungsplanung und die Verwaltung.
Die „Evidence Record Syntax“ gewährleistet einen langfristigen Integritätsnachweis.
Qualifizierte Aufbewahrung elektronischer Signaturen und Siegel gemäß eIDAS.
Dies bietet Wirtschaftsprüfern, Aufsichtsbehörden und internen Risikomanagementteams eine klare und zuverlässige Darstellung darüber, wie Ihr Unternehmen digitale Beweismittel sichert.
Eine einfache Benutzeroberfläche, über die interne und externe Nutzer archivierte Datensätze finden und einsehen können, ohne dass technische Metadaten offengelegt werden.
Konfigurieren Sie Metadatenmodelle, Aufbewahrungsfristen, rechtliche Sperren, Rollen, Berechtigungen und Audit-Einstellungen. Überwachen Sie den Zustand des Archivs.
Nehmen Sie große Mengen an Dokumenten auf, wandeln Sie diese in SIPs und AIPs um und überprüfen Sie deren Struktur, bevor Sie sie in das Archiv aufnehmen.
Führen Sie bei Bedarf eine manuelle Überprüfung durch. Überprüfen und korrigieren Sie die Klassifizierung und die Metadaten, bevor die Inhalte in das Dauerarchiv aufgenommen werden.
Ermöglichen Sie es Benutzern oder Geschäftsprozessen, Dokumente direkt auf sichere und strukturierte Weise hochzuladen. Vault Collect gewährleistet die Vollständigkeit, führt grundlegende Prüfungen durch und unterstützt eine saubere und einheitliche Erfassung aus verteilten Kanälen.
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Sprechen Sie mit unserem Team darüber, wie sich Docbyte Vault in Ihre Organisation und Ihre Compliance-Anforderungen einfügt.