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Versicherungsbranche
Sichere, vorschriftsmäßige und beweiskräftige Versicherungsunterlagen
Versicherungsunternehmen verwalten einige der sensibelsten und rechtlich relevantesten Unterlagen aller Branchen. Versicherungspolicen, Schadensfälle, KYC-Unterlagen, ärztliche Atteste, Kundenkorrespondenz und unterzeichnete Verträge sind alle mit Compliance-Verpflichtungen und langfristigen Aufbewahrungspflichten verbunden.
Docbyte bietet eine End-to-End-Lösung, mit der Versicherer alle Dokumente unter vollständiger Rechtssicherheit erfassen, verarbeiten und aufbewahren können. Unsere Plattform gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften wie MiFID II, IDD, DSGVO, AML/KYC, DSA und eIDAS und trägt gleichzeitig zur Steigerung der betrieblichen Effizienz sowie zur Risikominimierung bei.
Zu den relevanten Lösungsansätzen gehören Sichere Dokumentenerfassung für die Kundenaufnahme und die Bearbeitung von Schadensfällen, Automatisierung der digitalen Poststelle für eingehende Korrespondenz und qualifizierte elektronische Archivierung im Hinblick auf den langfristigen Beweiswert.
Zusammenfassung
Moderne Versicherer sehen sich mit einer zunehmenden regulatorischen Belastung, einem steigenden Druck hinsichtlich der Prüfungsbereitschaft sowie wachsenden Kundenerwartungen konfrontiert. Herkömmliche DMS- oder Ablagesysteme können die Authentizität, Integrität oder langfristige Gültigkeit von Versicherungsunterlagen nicht gewährleisten. Docbyte löst dieses Problem durch die Kombination intelligenter Dokumentenverarbeitung mit zertifizierter Langzeitarchivierung.
Unsere Lösung ermöglicht es Versicherern, Folgendes zu tun:
Erfassen Sie Kundendokumente auf sichere Weise.
Automatisieren Sie die Klassifizierung, Extraktion und Validierung.
Bewahren Sie Unterlagen mit vollem Beweiswert auf.
Weisen Sie bei Prüfungen und Streitfällen Ihre Integrität nach.
Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften in Umgebungen mit mehreren Rechtsvorschriften.
Umfassende Compliance bei Versicherungsunterlagen
Versicherungsunternehmen verwalten verschiedene Dokumententypen, die über viele Jahre hinweg gültig bleiben müssen, darunter Schadenakten, Unterlagen zur Risikoprüfung, Risikobewertungen und versicherungsbezogene Korrespondenz.
Versicherer bearbeiten Tausende wichtiger Dokumente in verschiedenen Arbeitsabläufen: Kundenakquise, Risikoprüfung, Vertragsverwaltung, Schadenbearbeitung und Kundenservice. Die gesetzlichen Vorschriften verlangen, dass diese Dokumente unter Gewährleistung ihrer nachweisbaren Echtheit, Rückverfolgbarkeit und Integrität aufbewahrt werden.
Docbyte unterstützt den gesamten Lebenszyklus:
Dadurch entsteht ein einheitliches, für die Aufsichtsbehörden geeignetes Archiv für alle Versicherungsunterlagen.
Sichere Erfassung aller kunden- und fallbezogenen Unterlagen.
Klassifizierung, Extraktion und Validierung in Echtzeit.
Qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) zur rechtswirksamen Langzeitarchivierung.
MiFID II und Einhaltung der IDD-Vorschriften
Gemäß MiFID II und IDD sind Versicherer verpflichtet, über alle Beratungs- und Vertriebsprozesse hinweg genaue, zugängliche und überprüfbare Aufzeichnungen zu führen. Gemäß MiFID II und IDD sind Versicherer verpflichtet, vollständige und überprüfbare Aufzeichnungen über Kundeninteraktionen, Beratungen, Angebote, Verträge und Schadensfälle zu führen.
Wie Docbyte die Einhaltung von Vorschriften unterstützt
- Automatische Erfassung, Klassifizierung und Archivierung aller kundenbezogenen Informationen.
- Zentralisierte Verwaltung von Beweismitteln einschließlich Zeitstempeln und Siegeln.
- Aufbewahrung aller Unterlagen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zur langfristigen Aufbewahrungspflicht.
Docbyte Vault gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften, unabhängig davon, ob Dokumente unter MiFID II, IDD oder beide fallen.
KYC und Anforderungen im Bereich der Geldwäschebekämpfung
Diese Vorschriften verpflichten die Versicherer dazu, Identitäten zu überprüfen, Belege aufzubewahren und über viele Jahre hinweg strukturierte Archive zu führen.
Die KYC- und AML-Vorschriften verpflichten Versicherer dazu, Identitäten zu überprüfen, Due-Diligence-Unterlagen zu erheben und vollständige Archive zu führen.
Unser Leitlinien zu Artikel 77 der AMLR erläutert die Auswirkungen auf die Aufbewahrungspflicht und die Beweisführung ausführlicher.
Wie Docbyte die Einhaltung von Vorschriften unterstützt
- Sicheres Upload-Portal für von Kunden eingereichte Ausweisdokumente und Nachweise.
- Automatisierte Überprüfung der Dokumententypen und der Vollständigkeit.
- Verschlüsselter Speicher mit detaillierter Zugriffskontrolle.
- Vollständige Prüfpfade für alle KYC-bezogenen Vorgänge.
eIDAS und Qualifizierte elektronische Archivierung
eIDAS gewährleistet, dass digital signierte Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus rechtlich haltbar bleiben.
Die eIDAS-Verordnung legt Vorschriften für die elektronische Identifizierung, elektronische Signaturen und Vertrauensdienste fest. Sie führt die QeA als formellen Vertrauensdienst ein.
Wie Docbyte die Einhaltung von Vorschriften unterstützt
- Docbyte ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister (QTSP).
- Die Plattform ermöglicht die qualifizierte Aufbewahrung elektronischer Signaturen und Siegel.
- Die langfristige Aufbewahrung gewährleistet, dass Signaturen gültig und rechtlich einklagbar bleiben.
- Alle signierten Datensätze werden fortlaufend erneut validiert und geschützt.
Digitale Dienste Gesetz (DSA)
Das DSA führt Transparenz- und Rechenschaftspflichten für Versicherer ein, die digitale Plattformen betreiben.
Das DSA gilt für Versicherer, die Online-Plattformen oder Kundenportale bereitstellen.
Wie Docbyte die Einhaltung von Vorschriften unterstützt
- Aufbewahrung von ursprünglich in digitaler Form erstellten Dokumenten und Kundeninteraktionen.
- Automatische Klassifizierung, Zeitstempelung und Versiegelung.
- Ein lückenloser Prüfpfad, der Transparenz und Berichterstattung fördert.
DSGVO und Datenschutz
Die DSGVO verpflichtet Versicherer dazu, langfristige Aufbewahrungspflichten mit strengen Datenschutzanforderungen in Einklang zu bringen.
Die DSGVO schreibt eine strenge Kontrolle darüber vor, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden.
Wie Docbyte die Einhaltung von Vorschriften unterstützt
- Verschlüsselung und Zugriffskontrolle als integraler Bestandteil des Designs.
- Vollständige Rückverfolgbarkeit aller Vorgänge.
- Automatische Durchsetzung von Aufbewahrungs- und Löschregeln.
- Zentrale Suche und Datenextraktion für Anfragen betroffener Personen.
Warum sollten Sie sich für Docbyte entscheiden?
Die Lösungen von Docbyte reduzieren Risiken, senken den betrieblichen Aufwand und stellen sicher, dass die Aufsichtsbehörden die Integrität Ihrer Dokumentation sofort überprüfen können.
Docbyte bietet mehr als nur Technologie. Wir sorgen für Rechtssicherheit.
Unsere auf den Versicherungsbereich ausgerichtete Lösung bietet:
Zertifizierte QeA für die rechtskonforme Langzeitarchivierung.
Qualifizierte Aufbewahrung elektronischer Signaturen und Siegel.
Integrierte Einhaltung der Vorschriften gemäß MiFID II, IDD, DSGVO, AML/KYC, DSA und eIDAS.
Sicheres Upload-Portal für Kundendokumente.
Intelligente Dokumentenverarbeitung zur Klassifizierung, Validierung und Extraktion.
Nahtlose Integration mit Systemen für Policen, Schadensfälle, CRM, IAM, DMS und ERP.
Seien Sie stets auf Prüfungen vorbereitet und kundenorientiert
Neben Richtlinien und Einführungsunterlagen unterstützt Docbyte:
Schadensbearbeitung
- Zentrale Aufbewahrung aller für den Schadensfall relevanten Beweismittel.
- Integritätsprüfungen, um sicherzustellen, dass während der Streitbeilegung keine Manipulationen erfolgen.
- Sicherer Datenaustausch mit Schadensregulierern und Rückversicherern.
Risikoprüfung
- Klassifizierung und Extraktion von Dokumenten aus den Bereichen Finanzen, Recht und Medizin.
- Automatische Zuordnung von Dokumenten zum richtigen Kunden, zur richtigen Police oder zur richtigen Risikoprüfung.
- Langfristige Aufbewahrung von Sachverhaltsdarstellungen und Versicherungsentscheidungen.
Unterstützung bei der Betrugsaufdeckung
- Unveränderliche Prüfprotokolle für alle eingereichten Dokumente.
- Belege, die eine Manipulation von Anträgen oder Belegen verhindern.
- Extraktion von Metadaten zur Unterstützung der Mustererkennung und Betrugsanalyse.
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!
Docbyte bietet Versicherern eine zukunftsfähige Grundlage, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stärkt und die operative Exzellenz verbessert. Die regulatorischen Anforderungen in der Versicherungsbranche entwickeln sich ständig weiter. Manuelle Prozesse, fragmentierte Systeme und unzureichende Dokumentenkontrollen bergen unnötige Risiken. Docbyte bietet Versicherern eine zukunftsfähige Grundlage und stellt sicher, dass jede Police, jeder Schadenfall und jede Kundeninteraktion sicher erfasst, verarbeitet und mit voller Beweiskraft aufbewahrt wird. Ihre Dokumentation wird so zu einem verlässlichen Vermögenswert und nicht zu einer Compliance-Belastung.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie Docbyte Ihre Strategie zur Einhaltung digitaler Vorschriften unterstützen kann.