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Governance, Aufbewahrung und Lebenszyklussteuerung
Informationen auf unbegrenzte Zeit aufzubewahren, entspricht nicht den Compliance-Vorgaben. Informationen zu früh zu löschen, stellt ein rechtliches Risiko dar.
Eine effektive digitale Governance setzt voraus, dass Informationen nach klar definierten Regeln aufbewahrt, geschützt und gelöscht werden, wobei jede Entscheidung lückenlos nachvollziehbar sein muss. Docbyte Vault wurde entwickelt, um Governance-Richtlinien über den gesamten Lebenszyklus archivierter Informationen hinweg durchzusetzen.
Aufbewahrung, rechtliche Aufbewahrungspflicht und Löschung sind keine nachträglich manuell durchgeführten Maßnahmen. Es handelt sich um integrierte, überprüfbare Prozesse.
Diese Kontrollmaßnahmen gewinnen besondere Bedeutung in Einstellung einer Anwendung, Langzeitarchivierung und qualifizierte elektronische Archivierung Programme.
Aufbewahrungsrichtlinien
Docbyte Vault unterstützt eine richtlinienbasierte Aufbewahrungspolitik, die den gesetzlichen, behördlichen und organisatorischen Anforderungen entspricht.
Aufbewahrungsregeln können auf der Grundlage von Dokumenttyp, Kontext, Metadaten oder Klassifizierung definiert werden. Nach ihrer Anwendung werden diese Regeln automatisch durchgesetzt, wodurch ein einheitliches Aufbewahrungsverhalten bei großen Mengen archivierter Informationen gewährleistet wird.
Die Aufbewahrungsfristen sind transparent und nachvollziehbar, sodass Organisationen bei Audits und Kontrollen die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können.
Kernkompetenzen
- Regelbasierte Aufbewahrungsrichtlinien
- Automatische Durchsetzung von Aufbewahrungsfristen
- Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen
- Deutliche Übersicht über den Status der Rückbehaltung
Metadatenbasierter Ablagplan und Klassifizierung
Docbyte Vault nutzt einen metadatengesteuerten Dateiplan, der im Laufe der Zeit konfiguriert und angepasst werden kann.
Klassifizierungsstrukturen werden aus Metadaten und Kontextinformationen abgeleitet und sind nicht fest codiert. Dadurch kann sich der Aktenplan entsprechend den sich ändernden Anforderungen der Organisation, den Vorschriften oder den Bedürfnissen bestimmter Zielgruppen weiterentwickeln, ohne dass die Integrität oder der Beweiswert bestehender Unterlagen beeinträchtigt wird.
Durch die Entkopplung der Klassifizierung von statischen Strukturen unterstützt Docbyte Vault die langfristige Governance in dynamischen Umgebungen.
Kernkompetenzen
- Dateiordnung auf der Grundlage von Metadaten und Kontext
- Entwicklung von Klassifizierungsstrukturen im Laufe der Zeit
- Keine kompatibilitätsbrechenden Änderungen an bestehenden Archivpaketen
Verwandte Lösung
Verwalten Sie Änderungen, Sperren und Aufbewahrungsfristen über eine einzige Benutzeroberfläche
Genehmigen Sie Änderungen an den Metadaten, bevor diese in Kraft treten
Erstellen und verwalten Sie benutzerdefinierte Metadatenschemata in Vault Admin. Ein neues Schema oder eine Änderung beginnt als Entwurf und wird nach der Genehmigung aktiv. Jede genehmigte Änderung erzeugt eine neue Version. Frühere Schemaversionen und die darunter gespeicherten Metadaten bleiben weiterhin verfügbar, während Formulare und Ansichten dem genehmigten Schema folgen.
Auf diese Weise verfügt Ihr Archivteam über eine kontrollierte Möglichkeit, die für einen neuen Datensatztyp oder einen geänderten Geschäftsprozess erforderlichen Felder einzuführen. Der Genehmigungsschritt trennt eine vorgeschlagene Änderung von der im Archiv verwendeten Version.
Sehen Sie nach, welche Datensätze vor dem Löschen geschützt sind
Die Übersicht über die Aufbewahrungspflicht zeigt die von der Aufbewahrungspflicht betroffenen Datensätze an und gibt an, welche Datensätze vor dem Löschen geschützt sind. Berechtigte Benutzer können in Vault Aufbewahrungspflichten verhängen und aufheben. Wenn eine Angelegenheit eine längere Aufbewahrungsfrist erfordert, können berechtigte Rollen die Aufbewahrungsfrist eines Pakets verlängern.
Maßnahmen zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auswählen und nachverfolgen
Aufbewahrungsregeln können ein Paket aufbewahren, es an einen anderen berechtigten Mandanten übertragen oder konfigurierte Löschworkflows anwenden. Auch wenn ein Paket aufbewahrt wird, wird das Ende seiner Aufbewahrungsfrist im Prüfprotokoll vermerkt. Das Prüfprotokoll erfasst Statusänderungen in der Löschliste sowie den Zeitpunkt, zu dem ein Paket einer Liste hinzugefügt wurde.
Führen Sie Berichte nach Bedarf oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan durch, um Archivierungsvorgänge zu unterstützen. Sehen Sie sich in einer Demo einen Workflow für Schemaänderungen und die Aufbewahrungspflicht an.
Aufbewahrungspflicht und Ausnahmen
In vielen Fällen müssen die Standard-Aufbewahrungsregeln vorübergehend ausgesetzt werden.
Docbyte Vault unterstützt Mechanismen zur Aufbewahrungspflicht, die das Löschen von Dokumenten verhindern, wenn diese Gegenstand eines Rechtsstreits, einer Untersuchung oder einer behördlichen Anfrage sind. Aufbewahrungspflichten können selektiv angewendet werden und bleiben so lange in Kraft, bis sie ausdrücklich aufgehoben werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass relevante Informationen unabhängig von den üblichen Aufbewahrungsfristen vollständig erhalten bleiben.
Kernkompetenzen
- Aussetzung der Löschung aufgrund von Aufbewahrungspflichten
- Selektive Anwendung auf bestimmte Dokumente oder Dokumentengruppen
- Eindeutige Dokumentation der Gründe für die Zurückhaltung und deren Dauer
- Vollständige Rückverfolgbarkeit von Ausnahmen
Kontrollierte Löschung und Nachweis der Entsorgung
Die Löschung ist ein rechtlich bedeutsamer Vorgang.
Docbyte Vault stellt sicher, dass Informationen erst dann gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungspflichten erfüllt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsauflagen bestehen. Die Löschvorgänge werden kontrolliert, dokumentiert und sind nachprüfbar.
Bei Bedarf kann Docbyte Vault nachweisen, dass Informationen ordnungsgemäß und zum richtigen Zeitpunkt gelöscht wurden. Dieser Nachweis der Löschung ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz und zur Aktenverwaltung nachzuweisen.
Kernkompetenzen
- Kontrollierte Löschung am Ende der Lebensdauer
- Verhinderung einer vorzeitigen Deletion
- Nachweis der ordnungsgemäßen Entsorgung
- Einhaltung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen
Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus hinweg
Entscheidungen zur Unternehmensführung sollten niemals implizit oder undurchsichtig sein.
Docbyte Vault führt ein transparentes Protokoll über Aufbewahrungsregeln, rechtliche Sperrfristen, Zugriffsentscheidungen und Löschvorgänge. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Lebenszyklus archivierter Informationen bei Bedarf rekonstruiert und erläutert werden kann.
Indem Docbyte Vault die Kontrolle über den Lebenszyklus nachprüfbar macht, verwandelt es Governance von einem bloßen Richtliniendokument in die operative Praxis.
Warum dies von Bedeutung ist
- Entscheidungen lassen sich erläutern und begründen
- Die Einhaltung der Vorschriften muss nachgewiesen werden; sie darf nicht einfach vorausgesetzt werden
- Die Unternehmensführung wird Teil der Nachweiskette
Governance als Grundlage für die Einhaltung von Vorschriften
Aufbewahrung, rechtliche Aufbewahrungspflicht und Löschung sind keine isolierten Anforderungen. Sie bilden die Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Rechtssicherheit und Vertrauen.
Durch die Durchsetzung der Lebenszykluskontrolle mittels technischer Mechanismen schafft Docbyte Vault die erforderliche Grundlage für Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch)) sowie weitere regulierte Anwendungsfälle.
Auf diese Aspekte wird im Abschnitt „Compliance & Vertrauen“ näher eingegangen.