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Wenn das Unternehmen weiterbesteht, müssen die Beweise erhalten bleiben
Vorgeschriebene Datenarchivierung branchenübergreifend
In regulierten Branchen kommen geschäftliche Aktivitäten selten reibungslos zum Erliegen.
Ein Versicherer kann einen Versicherungsbestand schließen. Ein Pharmaunternehmen kann ein Produkt aus dem Sortiment nehmen. Eine Fahrzeugplattform kann das Produktionsende erreichen. Ein chemischer Stoff kann schrittweise aus dem Verkehr gezogen werden. Eine Bank kann ein Kreditportfolio übertragen. Ein Krankenhaus kann ein veraltetes Patientenakten-System ersetzen. Eine Behörde kann ein altes Register außer Betrieb nehmen.
In jedem Fall mag die operative Tätigkeit zwar enden, doch die Verpflichtung zur Beweissicherung besteht weiterhin.
Das ursprüngliche System, Produkt, Portfolio oder die ursprüngliche Plattform kann wegfallen. Dennoch muss das Unternehmen weiterhin nachweisen können, was geschehen ist, welche Daten verwendet wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Unterlagen übermittelt wurden und welche Verpflichtungen weiterhin bestehen.
Das ist die eigentliche Herausforderung, die hinter der vorschriftsmäßigen Datenarchivierung steht.
Die Einstellung des Verfahrens hebt die Beweispflicht nicht auf
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die größte Herausforderung darin besteht, das alte System außer Betrieb zu nehmen. In regulierten Branchen ist dies jedoch nur ein Teil des Problems.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Informationen zu bewahren, die auch nach dem Verschwinden der ursprünglichen Quelle rechtlich, betrieblich oder wirtschaftlich relevant bleiben.
Diese Quelle könnte sein:
- eine Altanwendung
- eine Produktlinie
- ein Versicherungsportfolio
- eine klinische Studie
- ein chemischer Stoff
- eine Fahrzeugplattform
- ein Produktionsstandort
- ein Kreditportfolio
- ein öffentliches Register
- ein Qualitätssystem
- ein Laborsystem
- ein System zur Verwaltung von Versicherungsverträgen
Die Terminologie unterscheidet sich je nach Branche. Die zugrunde liegende Herausforderung ist jedoch dieselbe. Das Geschäft geht weiter. Die Beweise müssen erhalten bleiben.
Warum die “Stilllegung von Anwendungen” nur ein Teil des Ganzen ist
Einstellung einer Anwendung ist ein nützlicher Oberbegriff. Er beschreibt die Herausforderung im Bereich der IT- und Informations-Governance, die betriebliche Nutzung einer Altanwendung einzustellen und gleichzeitig die nach wie vor relevanten Informationen zu erhalten.
In der Geschäftswelt werden jedoch häufig andere Begriffe verwendet.
Versicherungsteams sprechen möglicherweise über geschlossene Bücher, Abwicklungsportfolios oder Portfolioübertragungen. Teams aus der Pharmabranche sprechen möglicherweise über GxP-Archivierung, eTMF-Archivierung, Veräußerung von Produktbereichen oder validierte Stilllegung des Systems. Automobilhersteller sprechen möglicherweise von Produktionsende, Typgenehmigungsunterlagen oder Beweismittel im Bereich der Produkthaftung. Chemieunternehmen sprechen möglicherweise von REACH-Aufzeichnungen, SDS-Archivierung und Produktverantwortung. Banken sprechen möglicherweise von Migration des Altbestands, Übertragungen von Kreditportfolios oder Wartungstransfers.
Unterschiedliche Wörter. Dasselbe Muster.
Etwas ist nicht mehr funktionsfähig. Die Beweise behalten ihre Relevanz.
Durch die Stilllegung einer Anwendung wird das System entfernt. Die vorschriftsmäßige Datenarchivierung bewahrt die Nachweise, die das System überdauern.
Derselbe Lebenszyklus lässt sich in allen regulierten Branchen beobachten
Über alle Branchen hinweg ist das Muster bemerkenswert einheitlich.
1. Ein Geschäftsobjekt wechselt den Status
Ein Produkt, ein Portfolio, eine Plattform, ein System, eine Website oder ein Geschäftsbereich wird eingestellt, verkauft, übertragen, auslaufen gelassen oder aus dem Verkehr gezogen.
2. Die Wartung des ursprünglichen Systems wird zu kostspielig oder zu riskant
Es kann veraltet, nicht mehr unterstützt, schwer zu sichern, in der Lizenzierung teuer oder von seltenem Fachwissen abhängig sein.
3. Historische Daten behalten ihre Relevanz
Daten können weiterhin für Zwecke der Rechnungsprüfung, bei Rechtsstreitigkeiten, bei behördlichen Prüfungen, im Kundenservice, im Bereich der Produktsicherheit, im Rahmen von Gewährleistungsansprüchen, bei Schadensfällen, für steuerliche Zwecke, zur Qualitätssicherung, zur Einhaltung von Vorschriften oder zur Rechenschaftspflicht erforderlich sein.
4. Die Organisation muss entscheiden, wie mit den Daten verfahren werden soll
Einige Daten müssen möglicherweise migriert werden. Andere müssen archiviert werden. Wieder andere können gelöscht werden. Einige unterliegen möglicherweise einer Aufbewahrungspflicht. Und manche müssen möglicherweise an einen anderen Eigentümer übertragen werden.
5. Ein vertrauenswürdiges Archiv wird zum nachhaltigen Endzustand
Der reine Archivzugriff macht die Abhängigkeit von veralteten Systemen überflüssig und bewahrt gleichzeitig die Informationen, den Kontext und die Belege, die nach wie vor von Bedeutung sind.
Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche Fachbegriffe, dieselbe Herausforderung bei der Beweisführung
Jeder regulierte Sektor hat seine eigene Fachsprache. Die folgende Tabelle zeigt, wie dasselbe
Dieses grundlegende Bedürfnis ist branchenübergreifend zu beobachten.
Versicherungen: Portfolioübertragungen, geschlossene Bestände und Run-off-Portfolios
Versicherung ist eines der anschaulichsten Beispiele für die vorschriftsmäßige Datenarchivierung nach einer organisatorischen Umstrukturierung.
Ein Portfolio kann an einen anderen Versicherer verkauft werden. Ein Versicherungsbestand kann übertragen werden. Eine Produktlinie kann für Neugeschäft geschlossen werden. Ein Altportfolio kann in den Run-off übergehen. Ein spezialisierter Konsolidierer kann einen geschlossenen Versicherungsbestand erwerben. Eine Übertragung eines Schadenportfolios kann zur Übertragung von Altverbindlichkeiten genutzt werden.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Übertragung des Versicherungsportfolios
- Übertragung des Versicherungsgeschäfts
- Übertragung des Geschäftsbestands
- geschlossene Buch
- Abwicklungsbuch
- Altes Versicherungsportfolio
- Übertragung des Verlustportfolios
- Erwerb ohne Hilfsmittel
- Ablaufkonsolidierer
In all diesen Szenarien können sich zwar die operative Zuständigkeit oder die Aktivitäten ändern, doch historische Belege behalten ihre entscheidende Bedeutung.
Versicherer benötigen langfristigen Zugang zu:
- Versicherungsdaten
- Schadensverlauf
- Versicherungsunterlagen
- Kundenkommunikation
- Premium-Informationen
- Beschwerden
- Rückversicherungsdaten
- Korrespondenz mit den Aufsichtsbehörden
- Prüfpfade
Die Herausforderung besteht nicht lediglich darin, Daten von einem System in ein anderes zu migrieren. Vielmehr geht es darum, Versicherungs- und Schadensnachweise so zu bewahren, dass sie auch nach der Stilllegung des ursprünglichen Verwaltungs- oder Schadensbearbeitungssystems weiterhin durchsuchbar, kontrolliert, nachvollziehbar und rechtlich haltbar bleiben.
Versicherer sollten veraltete Policen- oder Schadensbearbeitungssysteme nicht allein deshalb weiterbetreiben, um auf Daten aus abgeschlossenen Verträgen zugreifen zu können.
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- Stammdaten für klinische Studien
- Zulassungsanträge
- Chargenprotokolle
- Laborwerte
- QMS-Aufzeichnungen
- Validierungsnachweis
- Sicherheits- und Pharmakovigilanzdaten
- Prüfpfade
- Prüfnachweise
Im Mittelpunkt steht die Datenintegrität. Aufzeichnungen müssen rückverfolgbar, lesbar, zeitnah, authentisch, korrekt, vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar sein.
Das Archiv muss daher die Prüfbereitschaft auch noch lange nach der Außerbetriebnahme des operativen Systems gewährleisten.
Im Bereich der Biowissenschaften muss bei der Außerbetriebnahme von Systemen die Prüfbereitschaft und die Datenintegrität gewahrt bleiben.
Pharma und Life Sciences: GxP-Aufzeichnungen über die Lebensdauer des Systems hinaus
In Pharmazie und Biowissenschaften In Organisationen überdauern Unterlagen häufig die Systeme, mit denen sie erstellt wurden.
Eine klinische Studie kann beendet werden. Ein Produkt kann veräußert werden. Eine Zulassung kann übertragen werden. Ein validiertes System kann außer Betrieb genommen werden. Ein LIMS, ein eTMF, ein QMS oder ein Regulierungssystem kann ersetzt werden. Nach einer Fusion, einer Übernahme oder einer Produktübertragung kann es zu einem Wechsel des Sponsors kommen.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- GxP-Datenarchivierung
- Archivierung klinischer Studien
- eTMF-Archivierung
- Veräußerung von Produktbereichen
- Übertragung einer Zulassung
- Wechsel des Sponsors
- validierte Stilllegung des Systems
- Stilllegung eines computergestützten Systems
- ALCOA++-Datenintegrität
- prüfungsfähige Archivierung
Automobil- und Transportmittelbau: Wenn die Produktion zum Stillstand kommt, bleibt die Haftung bestehen
In der Automobil-, Luft- und Raumfahrt-, Schienen- sowie Transportmittelindustrie bedeutet das Ende der Produktion nicht das Ende der Verantwortung.
Ein Fahrzeugmodell kann aus dem Programm genommen werden. Eine Plattform kann auslaufen. Ein Zulieferer kann vom Markt verschwinden. Ein Werk kann geschlossen werden. Ein PLM-, ERP-, QMS- oder Garantiesystem kann außer Betrieb genommen werden. Dennoch muss der Hersteller möglicherweise weiterhin Garantieansprüche, Rückrufe, Sicherheitsuntersuchungen, Fragen zur Typgenehmigung, Ersatzteilverpflichtungen und die Verteidigung bei Produkthaftungsfällen bearbeiten.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Produktionsende
- Einstellung eines Modells
- Auslaufen der Plattform
- Typgenehmigungsunterlagen
- Zulassungsunterlagen
- Übereinstimmung der Produktionsunterlagen
- Aufzeichnungen zur Produkthaftung
- Rückrufdaten
- Aufzeichnungen zu Gewährleistungsansprüchen
- Stilllegung des PLM-Systems
- Qualitätsaufzeichnungen der Lieferanten
- Nachweise zum Produktlebenszyklus
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- technische Unterlagen
- Stücklisten
- Testergebnisse
- Zertifikate
- Softwareversionen
- Lieferantendokumentation
- Produktsicherheitsunterlagen
- Einsatzberichte
- Garantienachweis
- Service-Mitteilungen
- Produktions- und Qualitätsaufzeichnungen
Dies ist ein wichtiger Anwendungsfall für die Archivierung, da der Produktlebenszyklus oft wesentlich länger ist als der Lebenszyklus von Unternehmenssystemen.
Auch wenn die Produktion eingestellt wird, bleibt die Haftung bestehen. Die Nachweise zum Produktlebenszyklus müssen weiterhin zuverlässig sein.
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- REACH-Dossiers
- SDS-Versionen
- Expositionsszenarien
- Einstufungs- und Kennzeichnungsdaten
- Chargenprotokolle
- Analysezertifikate
- Kommunikation mit nachgelagerten Anwendern
- Korrespondenz mit den Aufsichtsbehörden
- EHS-Aufzeichnungen
- Labor- und Qualitätsdaten
Chemieunternehmen müssen nicht nur Dokumente aufbewahren. Sie müssen auch den regulatorischen Kontext dokumentieren: welcher Stoff, welche Registrierung, welche Einstufung, welche Version des Sicherheitsdatenblatts, welcher Kunde, welches Land, welche Verwendung, welches Expositionsszenario und welche Entscheidung zu einem bestimmten Zeitpunkt getroffen wurde.
Im Chemiesektor muss das Archiv nicht nur Dokumente, sondern auch den regulatorischen Kontext aufbewahren.
Chemikalien: REACH, Sicherheitsdatenblätter (SDS), Produktverantwortung und Langzeithaftung
Die chemische Industrie hat zwar ihre eigene Fachsprache, doch das gleiche Muster lässt sich auch hier beobachten.
Ein chemisches Produkt kann aus dem Verkehr gezogen werden. Ein Stoff kann Beschränkungen unterliegen. Eine Produktlinie kann veräußert werden. Ein Werk kann geschlossen werden. Eine REACH-Registrierung muss möglicherweise übertragen werden. Ältere Versionen von Sicherheitsdatenblättern können für nachgeschaltete Anwender, bei Zwischenfällen, Audits, Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Überprüfungen weiterhin von Bedeutung sein.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Produktverantwortung
- Aufbewahrungsfristen für REACH-Unterlagen
- SDS-Archivierung
- Archivierung von Sicherheitsdatenblättern
- Archivierung von Stoffsicherheitsberichten
- Übertragung der Zulassungsunterlagen
- Ausstieg aus der Verwendung von Stoffen
- Einstellung eines Produkts
- Veräußerung des Chemiegeschäfts
- LIMS-Archivierung
- Stilllegung des EHS-Systems
- Langfristige Haftung für Chemikalien
Bank- und Finanzdienstleistungen: Altbestände, Übertragungsabwicklung und Portfoliobelege
In Finanzdienstleistungen, ähnliche Szenarien treten im Zusammenhang mit Kreditportfolios, der Hypothekenverwaltung, Fondsschließungen, Rentenübertragungen und der Migration von Altbeständen auf.
Ein Kreditportfolio kann verkauft werden. Die Kreditbetreuung kann übertragen werden. Ein Fonds kann geschlossen oder fusioniert werden. Ein Rentenportfolio kann übertragen werden. Ein Bankprodukt kann eingestellt werden. Eine veraltete Kernbankplattform kann außer Betrieb genommen werden.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Übertragung des Kreditportfolios
- Übertragung der Hypothekendienstleistungen
- Migration des Altbestands
- Bankwesen nach dem Prinzip der „geschlossenen Bücher“
- Aufbewahrungsfrist für Kreditunterlagen
- Fondsschließung
- Wechsel des Fondsmanagers
- Übertragung des Rentenrisikos
- Beendigung des Mandats
- Stilllegung des Kernbankensystems
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- Kreditanträge
- Kundenkorrespondenz
- Wartungsunterlagen
- Transaktionsnachweis
- Entwicklung von KYC und AML
- Beschwerden
- Vertragsnachweis
- Produktdokumentation
- aufsichtsrechtliche Berichte
- Prüfpfade
Die Archivierungspflicht ergibt sich aus Kundenverpflichtungen, behördlichen Prüfungen, der Beweissicherung, der Bearbeitung von Beschwerden, steuerrechtlichen Anforderungen, der AML/KYC-Dokumentation sowie der Nachvollziehbarkeit von Transaktionen.
Finanzinstitute benötigen nach einer Änderung von Portfolios, Produkten oder Betreuungsaufgaben ausschließlich Archivzugriff auf historische Unterlagen.
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- Patientenakten
- klinische Notizen
- Einwilligungsdaten
- diagnostische Befunde
- Behandlungsverlauf
- Empfehlungen
- Entlassungsberichte
- Prüfpfade
- Abrechnungs- und Erstattungsunterlagen
Aufgrund der Sensibilität von Gesundheitsdaten kommt der Datenverwaltung besondere Bedeutung zu. Der Zugriff muss kontrolliert werden, Aufbewahrungsvorschriften müssen eingehalten werden, und das Archiv muss sowohl die Daten selbst als auch den Kontext, in dem sie erstellt wurden, bewahren.
Ältere klinische Systeme mögen zwar verschwinden, doch die Verpflichtungen zur Führung von Patientenakten bleiben bestehen.
Gesundheitswesen: Patientenakten nach System- oder Organisationswechseln
In Gesundheitswesen, … geht es bei der Terminologie häufig weniger um die Übertragung von Patientenakten als vielmehr um die Kontinuität der Patientenversorgung, die Stilllegung elektronischer Patientenakten und die langfristige Aufbewahrung von Krankenakten.
Ein Krankenhaus kann fusionieren. Eine Arztpraxis kann schließen. Ein älteres EHR- oder EMR-System kann ersetzt werden. Patientenakten müssen möglicherweise übertragen werden. Historische klinische Daten können für die Kontinuität der Versorgung, als rechtlicher Nachweis, für die Kostenerstattung, für Prüfungen oder zur Erfüllung behördlicher Auflagen weiterhin relevant sein.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Stilllegung des elektronischen Patientenakten-Systems
- Archivierung älterer elektronischer Patientenakten
- Übertragung von Patientenakten
- Aufbewahrungsfristen für Krankenakten
- Archivierung von Gesundheitsdaten
- Aktenverwaltung bei Krankenhausfusionen
- Aufbewahrung von Unterlagen über Praxisschließungen
Öffentlicher Sektor und Versorgungsunternehmen: Rechenschaftspflicht über lange Zeiträume hinweg
Organisationen des öffentlichen Sektors Zudem verwalten Versorgungsunternehmen häufig Unterlagen, die über viele Jahre, manchmal sogar Jahrzehnte hinweg relevant bleiben.
Ein öffentliches Register kann stillgelegt werden. Eine Behörde kann umstrukturiert werden. Eine Dienstleistung kann ausgelagert oder wieder intern erbracht werden. Ein Werk kann geschlossen werden. Infrastruktureinrichtungen können außer Betrieb genommen werden. Ein Versorgungsunternehmen muss möglicherweise technische, betriebliche und behördliche Nachweise noch lange nach der Umstellung des ursprünglichen Systems aufbewahren.
Zu den in diesem Bereich verwendeten Begriffen gehören:
- Übertragung öffentlicher Unterlagen
- Abmeldung aus dem staatlichen Register
- digitale Langzeitarchivierung
- Veränderungen in den staatlichen Strukturen
- Aufgabenübertragung
- Stilllegung von Versorgungsanlagen
- Stilllegung von Anlagen
- Aufbewahrung von Unterlagen für aufsichtsrechtliche Zwecke
- Aufbewahrung von Infrastrukturunterlagen
Zu den betreffenden Unterlagen können gehören:
- öffentliche Aufzeichnungen
- Genehmigungen
- Akten
- Bürgerkommunikation
- Prüfprotokolle
- Dokumentation zur Infrastruktur
- Wartungsprotokolle
- Beweismittel zum Vorfall
- Behördliche Einreichungen
- Umweltunterlagen
In diesen Bereichen trägt das Archiv zur Rechenschaftspflicht, zur Transparenz, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie zur langfristigen Verantwortung für öffentliche Einrichtungen oder Infrastruktur bei.
Öffentliche Unterlagen und Infrastrukturdaten überdauern oft die Systeme und Organisationen, von denen sie erstellt wurden.
Vom systemorientierten Ausscheiden aus dem Dienst zur beweisorientierten Aufbewahrung
Die traditionelle Stilllegung von Anwendungen wird häufig als Programm zur Senkung der IT-Kosten dargestellt. Ziel ist es, Lizenzen, Infrastruktur, Supportkosten und Sicherheitsrisiken zu beseitigen.
Dieses Ziel ist zwar berechtigt, aber unvollständig.
In regulierten Branchen muss die Altersversorgung auf Nachweisen basieren.
Das Archiv muss nicht nur die Daten, sondern auch deren Bedeutung bewahren.
Dazu gehören:
- Originalunterlagen und -akten
- strukturierte Daten
- Metadaten
- Beziehungen zwischen Datensätzen
- geschäftlicher Kontext
- Prüfpfade
- Aufbewahrungsvorschriften
- Zugriffskontrollen
- Aufbewahrungspflichten
- Validierungsnachweis
- Integritätsprüfungen
- Herkunft
- Anzeichen für eine Wanderung oder eine Umwandlung
Ohne diesen Kontext werden alte Daten zu einer Belastung. Sie mögen zwar technisch gesehen noch vorhanden sein, aber man kann ihnen nicht mehr vertrauen, sie nicht mehr interpretieren und nicht mehr verteidigen.
Das Ziel besteht nicht lediglich darin, das System abzuschalten. Das Ziel ist es, Beweismittel so zu sichern, dass sie vertrauenswürdig, kontrollierbar und zugänglich bleiben.
Warum die Aufrechterhaltung von Altsystemen keine Strategie ist
Viele Organisationen halten Altsysteme in Betrieb, da möglicherweise noch jemand die Daten benötigt.
Dies birgt ein verstecktes Risiko:
- Veraltete Software wird weiterhin im Produktivbetrieb eingesetzt
- Nicht unterstützte Datenbanken bleiben weiterhin zugänglich
- Alte Benutzerkonten und privilegierte Zugriffsrechte bleiben aktiv
- Die Sicherheitsmaßnahmen sind schwächer als in modernen Umgebungen
- Das Wissen hängt von einigen wenigen Personen ab
- Die Kosten für Infrastruktur und Lizenzen steigen weiter
- Der Zugriff auf die Audit-Daten ist langsam und unzuverlässig
- Die Aufbewahrung und Löschung lassen sich nur schwer durchsetzen
- Der behördliche Zugriff hängt von Systemen ab, die nicht für die langfristige Aufbewahrung von Beweismitteln konzipiert wurden.
Ein System ausschließlich zum Zweck des historischen Zugriffs am Laufen zu halten, ist in der Regel ein Anzeichen dafür, dass die Organisation noch über keine bewährte Archivierungsstrategie verfügt.
Warum eine vollständige Migration nicht immer die Lösung ist
Der gegenteilige Fehler besteht darin, alle historischen Daten in ein neues Betriebssystem zu migrieren.
Dies kann zu weiteren Problemen führen:
- Das neue System wird mit inaktiven Daten überlastet.
- Die historischen Daten passen nicht zum neuen Datenmodell.
- Der Kontext geht bei der Umwandlung verloren
- Die regulatorischen Belege werden geschwächt
- Die Migrationskosten steigen stark an
- Die Durchsetzung der Aufbewahrungsvorschriften wird schwieriger
- Veraltete Daten beeinträchtigen neue betriebliche Prozesse
- Unnötige personenbezogene oder sensible Daten bleiben weiterhin vorhanden
Bei inaktiven, geschlossenen, übertragenen oder historischen Daten ist ein reiner Archivzugriff oft vorteilhafter als eine vollständige operative Migration.
Die Migration dient der Verwaltung aktiver Daten. Die vertrauenswürdige Archivierung dient der Aufbewahrung historischer Belege.
Docbyte Vault: zuverlässige Aufbewahrung von regulierten Daten und Unterlagen
Docbyte Vault bietet eine vertrauenswürdige Aufbewahrungslösung für regulierte Daten und Unterlagen, nachdem Produkte, Portfolios, Plattformen, Geschäftsbereiche oder Systeme aus dem Verkehr gezogen, übertragen, auslaufen gelassen, verkauft, geschlossen oder stillgelegt wurden.
Es unterstützt Organisationen dabei, Folgendes zu bewahren:
- strukturierte Daten
- Dokumente
- Metadaten
- Beziehungen
- geschäftlicher Kontext
- Prüfpfade
- Aufbewahrungsvorschriften
- Aufbewahrungspflichten
- Herkunft
- Nachweis der Integrität
- zugangskontrolle
Docbyte Vault unterstützt Unternehmen dabei:
- Alte Anwendungen außer Betrieb nehmen, ohne den Zugriff auf wichtige Informationen zu verlieren
- den Beweiswert zu bewahren, nachdem Betriebssysteme nicht mehr verfügbar sind
- Unterstützung bei Prüfungen, Inspektionen, Rechtsstreitigkeiten, Schadensersatzansprüchen und behördlichen Überprüfungen
- Aufbewahrungspflichten und die Aufbewahrungspflicht bei Rechtsstreitigkeiten durchsetzen
- autorisierten Benutzern einen kontrollierten Zugriff ermöglichen
- die Abhängigkeit von veralteten Systemen verringern
- das Vertrauen in historische Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum hinweg aufrechterhalten
Der Wert ist nicht nur technischer Natur. Er ist rechtlicher, betrieblicher, regulatorischer und strategischer Art.
Mit Docbyte Vault können Unternehmen weitermachen, ohne die möglicherweise noch benötigten Belege zu verlieren.
Wie diese Terminologie in regulierten Branchen verwendet wird
Möchten Sie zunächst die Fachbegriffe kennenlernen?
Auf dieser Seite wird dargestellt, wie die vorschriftsmäßige Datenarchivierung in verschiedenen Branchen umgesetzt wird. Wenn Sie eine verständliche Erläuterung der Fachbegriffe im Zusammenhang mit der Stilllegung von Anwendungen, der Außerbetriebnahme, dem Auslaufenlassen, dem schrittweisen Abbau, der Migration, der Archivierung, der Entsorgung und dem reinen Archivzugriff wünschen, lesen Sie bitte den ersten Leitfaden dieser Reihe.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter der vorschriftsmäßigen Datenarchivierung?
Unter regulierter Datenarchivierung versteht man die Aufbewahrung von Daten, Datensätzen, Metadaten, Beziehungen und Nachweisen in einer Weise, die die Erfüllung rechtlicher, regulatorischer, prüfungsbezogener, betrieblicher oder Compliance-Verpflichtungen über einen längeren Zeitraum hinweg gewährleistet.
Warum unterscheidet sich die Stilllegung von Anwendungen in regulierten Branchen?
In regulierten Branchen behalten historische Daten oft auch dann noch ihre Relevanz, wenn das ursprüngliche System, Produkt oder Portfolio bereits nicht mehr in Betrieb ist. Das Unternehmen muss nicht nur die Daten selbst, sondern auch deren Kontext, Integrität, Herkunft und Beweiskraft bewahren.
Was ist ein reiner Archivzugriff?
Der reine Archivzugriff ermöglicht es autorisierten Benutzern, historische Informationen über ein geregeltes Archiv abzurufen, anstatt das ursprüngliche Altsystem online zu halten.
Warum sollten Sie nicht alle historischen Daten in das neue System übertragen?
Historische Daten passen häufig nicht zum Datenmodell des neuen Systems und sind möglicherweise nicht mehr operativ aktiv. Eine vollständige Migration kann zu höheren Kosten, größerer Komplexität, erhöhten Datenschutzrisiken und Problemen mit der Datenqualität führen. Für inaktive oder als Beweismittel dienende Daten ist eine vertrauenswürdige Archivierung oft die bessere Lösung.
In welchen Branchen ist eine regulierte Datenarchivierung erforderlich?
Branchen mit strengen Aufbewahrungsfristen sowie Anforderungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Recht oder Produkthaftung benötigen häufig eine vorschriftsmäßige Datenarchivierung. Dazu zählen die Versicherungsbranche, die Pharmaindustrie, die Life-Sciences-Branche, die Automobilindustrie, die chemische Industrie, das Bankwesen, das Gesundheitswesen, der öffentliche Sektor, die Versorgungswirtschaft sowie die Transportmittelindustrie.
Was versteht man unter Nachweisen zum Produktlebenszyklus?
Zu den Nachweisen zum Produktlebenszyklus gehören die Unterlagen, die erforderlich sind, um zu belegen, wie ein Produkt im Laufe der Zeit entwickelt, hergestellt, geprüft, zugelassen, gewartet, instand gehalten oder verändert wurde. Dies ist insbesondere in den Bereichen Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrt, Medizinprodukte, Chemie sowie in anderen regulierten Fertigungsbranchen von großer Bedeutung.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen abgeschlossenen Geschäftsjahren und der Stilllegung von Anwendungen?
Ein abgeschlossener Vorgang generiert zwar keine neuen Geschäfte mehr, doch der Zugriff auf die historischen Unterlagen sowie deren Verwaltung sind weiterhin erforderlich. Die Stilllegung einer Anwendung wird möglich, wenn die Policen, Schadensfälle und Kundendaten außerhalb des Altsystems aufbewahrt werden.
Inwiefern unterstützt Docbyte Vault die vorschriftsmäßige Datenarchivierung?
Docbyte Vault bewahrt strukturierte Daten, Dokumente, Metadaten, Beziehungen, Prüfpfade, Aufbewahrungsregeln, rechtliche Aufbewahrungspflichten sowie Nachweise zur Herkunft und Integrität in einem regulierten Archiv auf. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Abhängigkeit von veralteten Systemen zu verringern und gleichzeitig den Zugriff auf vertrauenswürdige Unterlagen aufrechtzuerhalten.
Möchten Sie ein Produkt, ein Portfolio oder ein Altsystem aus dem Verkehr ziehen?
Bevor das Quellsystem außer Betrieb genommen wird, stellen Sie bitte sicher, dass die Daten, Datensätze, Metadaten, Beziehungen, Prüfpfade und Nachweise erhalten bleiben. Docbyte Vault unterstützt Unternehmen dabei, die Abhängigkeit von Altsystemen hinter sich zu lassen und auf einen vertrauenswürdigen, ausschließlich archivbasierten Zugriff umzustellen.
Docbyte Vault unterstützt regulierte Organisationen dabei, sich von der Abhängigkeit von Altsystemen zu einem vertrauenswürdigen, ausschließlich auf Archivdaten beschränkten Zugriff zu entwickeln.