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La manière dont l'information entre dans les archives détermine sa valeur probante ultérieure.
Dans Docbyte Vault, l'ingestion n'est pas considérée comme une étape technique préalable ou une couche de commodité. Elle est considérée comme une partie intégrante de la chaîne de confiance. Dès la réception d'un document, Docbyte Vault garantit que l'origine, l'intégrité et le contexte sont préservés de manière à permettre une utilisation légale et réglementaire à long terme.
Que les documents soient soumis par des parties externes, traités par des flux d'entrée opérationnels ou ingérés à partir de systèmes existants, Docbyte Vault établit un point de départ fiable et vérifiable pour la confiance numérique.
La provenance établie lors de l’ingestion est préservée et maintenue tout au long du cycle de vie du document.
Les documents et les données peuvent entrer Docbyte Vault par quatre voies complémentaires, en fonction de leur origine et de leur contexte :
L'interface utilisateur standard pour les gestionnaires de l'information
Collecte sécurisée de documents provenant de parties externes
Processus opérationnels
structurés de réception et de traitement du courrier
Ingestion automatisée depuis des systèmes et applications
Tous les quatre sont conçus pour préserver la provenance et préparer les informations en vue d'une conservation à long terme.
Les représentations de préservation - telles que les copies de visualisation, les versions anonymes ou les formats de préservation - sont créées en fonction de règles configurables gérées dans Vault Admin. Ainsi, les documents peuvent être consultés, partagés ou conservés sous différentes formes, sans compromettre les preuves originales.
Vault Collect permet la collecte sécurisée et vérifiable de documents provenant de parties externes, telles que des clients, des citoyens, des employés ou des partenaires.
Les documents sont soumis par des canaux contrôlés où l'identité, l'intégrité et le contexte de soumission sont établis immédiatement. Cela garantit qu'un document pourra ultérieurement être relié à un expéditeur, un moment et une méthode de soumission spécifiques, ce qui est essentiel pour la valeur probante et la conformité.
Vault Collect est généralement utilisé dans des scénarios où les documents proviennent de l'extérieur de l'organisation et où la confiance doit être établie au point de réception.
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Vault Review prend en charge la réception, l'examen et la préparation structurés des documents entrants avant qu'ils ne soient conservés ou acheminés vers des systèmes en aval.
Il est à la base des scénarios de salle des marchés numériques dans lesquels les documents doivent être classés, validés et enrichis de métadonnées tout en maintenant une traçabilité totale des étapes de traitement. Vault Review garantit que l'efficacité opérationnelle ne se fait pas au détriment du contrôle ou de la clarté des preuves.
La correspondance reçue et qui déclenche un processus interne doit être conservée de manière immuable en tant que preuve.
Plutôt qu'un outil purement opérationnel, Vault Review joue un rôle clé dans la préparation des documents en vue de leur conservation à long terme, en garantissant leur cohérence, leur exhaustivité et leur transparence.
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Vault Ingest permet l'ingestion automatisée de documents et de données provenant de systèmes d'entreprise existants et d'applications legacy dans Docbyte Vault.
Vault Ingest prend en charge des scénarios d'ingestion et de migration automatisés à grande échelle, y compris la synchronisation à partir de systèmes existants.
Contrairement aux outils d'acquisition de base, Vault Ingest préserve non seulement le contenu, mais aussi la structure, les métadonnées et les relations contextuelles, garantissant ainsi que les informations migrées restent fiables dans le temps.
Cela comprend l'ingestion en masse, les transferts programmés et les scénarios de migration dans lesquels les systèmes opérationnels sont mis hors service, mais dont les informations doivent rester accessibles, fiables et légalement valides. Lors de l'ingestion, les métadonnées, la structure et les relations contextuelles sont préservées afin que les informations archivées conservent leur sens au fil du temps.
Vault Ingest est une fonctionnalité fondamentale pour le retrait d'applications, la consolidation de systèmes et les programmes d'archivage à grande échelle.
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En considérant l'ingestion, la capture et l'examen comme faisant partie de la chaîne de confiance, Docbyte Vault garantit que la préservation, l'authenticité et la validité juridique reposent sur des bases solides.
C'est cette base qui permet la vérification à long terme, l'auditabilité et la conformité - des sujets qui sont abordés dans le prochain groupe de fonctionnalités.
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