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Préservation et authenticité
La conservation à long terme ne consiste pas à maintenir les fichiers disponibles. Il s'agit de s'assurer que l'information numérique reste authentique, intacte et juridiquement vérifiable, longtemps après que les systèmes, les formats et les technologies ont changé.
Docbyte Vault est conçu comme une plateforme axée sur la préservation. Dès l’instant où l’information est ingérée, elle applique des mécanismes qui permettent aux organisations de prouver l'intégrité, l'origine et l'authenticité au fil du temps – non seulement sur le plan technique, mais aussi sur le plan juridique.
Intégrité et fixité
L'intégrité est le fondement de l'authenticité numérique.
Docbyte Vault protège les informations archivées au moyen d’un hachage cryptographique et de contrôles systématiques de fixité. Chaque document et ses métadonnées sont dotés d’une empreinte numérique qui permet de détecter et de prouver toute modification, corruption ou perte.
Des contrôles de fixité sont effectués tout au long du cycle de vie des informations préservées. Ainsi, l'intégrité n'est pas présumée, mais vérifiée en permanence, ce qui permet de s’assurer que les documents archivés restent inchangés depuis le moment où ils ont été conservés.
Pourquoi c’est important
- La corruption silencieuse devient détectable
- L'intégrité peut être prouvée, pas seulement revendiquée
- La confiance ne repose pas uniquement sur la technologie de stockage
Enregistrements de preuves et horodatage
L'intégrité seule n'est pas suffisante pour assurer une preuve à long terme.
Il doit être possible de démontrer à quel moment l'information a existé et qu'elle n'a pas changé depuis.
Docbyte Vault utilise des enregistrements de preuves et un horodatage fiable pour établir une preuve d'existence et d'intégrité basée sur le temps. Ces mécanismes créent une chaîne de preuves vérifiable qui peut être validée des années ou des décennies plus tard, même si les normes cryptographiques évoluent.
En ancrant les preuves d'intégrité dans le temps, Docbyte Vault garantit que l'authenticité peut être démontrée indépendamment du système ou de l'environnement d'origine dans lequel le document a été créé.
Pourquoi c’est important
- La preuve reste valable au-delà des cycles de vie des technologies
- L'authenticité peut être vérifiée de manière indépendante
- Soutient l’examen juridique et réglementaire sur de longues périodes
Représentations et formats de préservation
La préservation numérique n’est pas seulement une question d’intégrité, mais aussi d’utilisabilité.
Docbyte Vault préserve les documents en utilisant le concept de représentations. Cela permet de conserver le format original d'un document, tandis que des représentations supplémentaires peuvent être créées au fil du temps pour garantir une lisibilité continue.
Lorsque les formats de fichiers deviennent obsolètes ou ne sont plus pris en charge, les documents peuvent être migrés de manière contrôlée et traçable. Les preuves originales sont préservées, tandis que les nouvelles représentations garantissent que les informations restent accessibles et compréhensibles.
Cette approche évite le faux dilemme entre la préservation de l’authenticité et le maintien de l’utilisabilité.
Pourquoi c’est important
- Les données originales ne sont jamais écrasées
- La lisibilité peut évoluer sans perdre la confiance
- La préservation reste alignée sur les meilleures pratiques en matière d'archivage
Préservation des signatures
Les signatures électroniques ont une durée de vie technique limitée.
Les certificats expirent, les algorithmes s’affaiblissent et les ancres de confiance changent.
Sans une conservation adéquate, un document signé numériquement peut devenir invérifiable au fil du temps, même s'il était valide au moment de la signature.
Docbyte Vault préserve les documents signés et leurs signatures d'une manière qui permet de démontrer leur validité longtemps après l'expiration des certificats. En combinant la protection de l'intégrité, l’horodatage et les enregistrements de preuves, les signatures restent vérifiables et juridiquement probantes sur de longues périodes.
Cette capacité est essentielle pour les organisations qui s'appuient sur des signatures numériques pour les contrats, les documents de ressources humaines, les dépôts réglementaires ou d’autres documents juridiquement engageants.
Pourquoi c’est important
- La validité de la signature s'étend au-delà de l'expiration du certificat
- La valeur juridique est préservée sur de longues périodes de conservation
- Prise en charge des exigences en matière d'archivage électronique qualifié et d'eIDAS
Solution connexe
Conçu pour la conformité et la sécurité juridique
La préservation et l'authenticité ne sont pas des concepts abstraits. Ils existent pour soutenir la sécurité juridique, la conformité réglementaire et la valeur probante.
En combinant la protection de l'intégrité, les enregistrements de preuves, la préservation des formats et la vérification des signatures à long terme, Docbyte Vault fournit la base technique nécessaire pour Archivage électronique qualifié (QeA) et d'autres cas d'utilisation réglementés.
Ces mécanismes sont décrits plus en détail dans la section Conformité et confiance.