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Accès, récupération et utilisation contrôlée
L'accès aux informations archivées n'est pas une commodité. C'est une nécessité, mais cela peut aussi représenter un risque.
Chaque fois qu'un document est consulté, partagé ou récupéré, son intégrité, sa confidentialité et sa valeur probante doivent être préservées. Docbyte Vault est conçu pour permettre l'accès aux informations archivées sans compromettre la confiance.
Plutôt que d'exposer les documents archivés par le biais d'interfaces génériques d'accès aux fichiers ou de gestion des documents, Docbyte Vault applique des modèles d'accès contrôlés et orientés vers un objectif précis qui sont alignés sur les exigences légales, réglementaires et d'audit.
Recherche et récupération sécurisées
Docbyte Vault permet aux utilisateurs autorisés de rechercher et d'extraire des documents archivés sur la base de métadonnées, de classifications et d'informations contextuelles.
La recherche et l'extraction sont effectuées de manière contrôlée et en lecture seule. Les utilisateurs peuvent consulter les documents archivés sans en modifier le contenu, la structure ou les preuves associées. Cela garantit l'authenticité de l'information et la traçabilité de chaque accès.
L'accès est régi par des autorisations clairement définies, garantissant que les utilisateurs ne voient que ce qu'ils sont autorisés à voir, dans le but pour lequel ils sont autorisés à y accéder.
Capacités clés
- Recherche en texte intégral
- Des résultats à facettes
- Recherche et récupération basées sur les métadonnées
- Accès en lecture seule aux documents conservés
- Visibilité contrôlée en fonction des autorisations
- Traçabilité complète des événements d'accès
Vault Explorer - Accès contrôlé pour les auditeurs et les inspecteurs
L'explorateur de coffre-fort est une interface d'accès dédiée, conçue spécifiquement pour les parties externes, telles que les auditeurs, les inspecteurs, les régulateurs ou les conseillers juridiques.
Au lieu d'accorder un large accès au système ou d'exporter de gros volumes de documents, l'Explorateur de coffre-fort offre une vue contrôlée, en lecture seule, d'une sélection de documents archivés. Les utilisateurs externes peuvent consulter les documents et les métadonnées correspondant à leur mandat, sans être exposés à des données techniques de conservation ou à des informations sans rapport avec le sujet.
L'accès par l'intermédiaire de Vault Explorer est généralement limité dans le temps et dans son objet, ce qui garantit que l'accès externe reste strictement contrôlé et vérifiable.
Capacités clés
- Interface dédiée en lecture seule pour les utilisateurs externes
- Pas d'accès aux métadonnées techniques ou de conservation
- Accès limité dans le temps et dans l'espace
- Conçu pour les audits, les inspections et les litiges
- Cette approche réduit considérablement le risque opérationnel lors des audits tout en augmentant la transparence et la confiance.
Solution connexe
Collections - Partage contrôlé des éléments de preuve
Dans de nombreux cas, l'accès ne concerne pas des documents individuels, mais des ensembles de preuves connexes.
Docbyte Vault prend en charge la création de collections, ce qui permet aux utilisateurs autorisés de regrouper des documents sur la base de résultats de recherche, de cas ou de contextes spécifiques. Les collections peuvent ensuite être partagées avec des utilisateurs internes ou externes de manière contrôlée.
Cela permet d'éviter les exportations non contrôlées ou les copies de documents ad hoc, tout en permettant une collaboration et un examen efficaces.
Capacités clés
- Regroupement des documents en collections
- Partage contrôlé d'ensembles de données probantes
- Réutilisation des résultats de recherche sans duplication
- Portée et traçabilité claires des informations partagées
Accès limité dans le temps et dans l'objet
L'accès à Docbyte Vault n'est pas illimité.
Les autorisations peuvent être limitées dans le temps et dans leur portée, ce qui garantit que l'accès n'est accordé que pour la durée nécessaire et uniquement dans le but prévu. Cela est conforme aux principes du moindre privilège, aux réglementations en matière de protection des données et aux meilleures pratiques en matière d'audit.
En combinant des contrôles d'accès stricts et une journalisation complète, Docbyte Vault garantit que l'accès lui-même fait partie du dossier de preuve.
Pourquoi c’est important
- Réduction du risque de surexposition
- Responsabilité claire des décisions en matière d'accès
- Alignement sur les exigences en matière de conformité et de gouvernance
L'accès en tant qu'élément de la chaîne de confiance
L'accès, la récupération et le partage ne sont pas des fonctions isolées. Ils font partie de la même chaîne de confiance qui commence à l'ingestion et se poursuit par la conservation et la gouvernance.
En concevant l'accès autour du contrôle, de la traçabilité et de la limitation des objectifs, Docbyte Vault garantit que les informations archivées peuvent être utilisées en toute confiance, même dans des contextes juridiques et réglementaires à fort enjeu.