Qu'est-ce qu'une salle de courrier numérique ?

Une salle de courrier numérique est une couche d'admission gouvernée pour les documents entrants. Elle capture les documents à partir de canaux tels que la numérisation, le courrier électronique, les portails, les API et l'ingestion par lots, puis les classe, les extrait, les valide et les achemine vers le bon flux de travail ou la bonne archive.

En quoi une salle de courrier numérique diffère-t-elle de l'IDP ?

L'IDP est la capacité technologique utilisée pour classer les documents, extraire les données et valider les résultats. Une salle de courrier numérique est le flux de travail opérationnel autour des documents entrants. En pratique, la salle de courrier numérique utilise l'IDP pour automatiser la réception, l'examen et l'acheminement.

Quels canaux une salle d'expédition numérique peut-elle gérer ?

Les canaux typiques comprennent le courrier papier numérisé, les boîtes de réception partagées, les pièces jointes, les téléchargements sur le portail web, la capture mobile, les API, les flux EDI et les dossiers batch. La configuration des canaux dépend des exigences de l'organisation en matière de sécurité, de volume et de gouvernance.

Qu'est-ce que la révision des chambres fortes ?

Vault Review est le module intelligent de traitement et de révision des documents de Docbyte Vault. Il prend en charge la classification des documents, l'OCR, l'extraction des données, la validation, l'examen humain des exceptions et l'acheminement vers les flux de travail en aval ou les processus d'archivage.

Une salle de courrier numérique peut-elle traiter des tableaux et des postes individuels ?

Oui. Pour les documents tels que les factures, les tableaux de réclamations ou les annexes de contrats, Docbyte peut extraire les données des tables et des lignes, les faire correspondre à un schéma configuré et signaler les champs manquants ou les incohérences arithmétiques à des fins d'examen.

Que se passe-t-il lorsque le système n'est pas sûr de lui ?

Les classifications, extractions ou résultats de validation peu fiables sont acheminés vers une file d'attente d'examen humain. Les réviseurs peuvent corriger ou confirmer le résultat, et ces actions peuvent être enregistrées dans le cadre de la piste de traitement.

Les documents traités peuvent-ils être archivés dans Docbyte Vault ?

Oui. Les documents, les métadonnées et les preuves de traitement peuvent être archivés dans Docbyte Vault lorsque la conservation, la gouvernance ou la préservation à long terme sont nécessaires. Cela permet de relier le traitement entrant à une archive défendable au lieu de laisser les preuves dispersées dans les systèmes.

Comment intégrer la salle de courrier numérique à l'ERP ou à la gestion des dossiers ?

L'intégration se fait généralement via une API REST, une file d'attente de messages ou des connecteurs dédiés pour les plateformes ERP, DMS, de gestion de cas et de flux de travail. Docbyte fournit les données extraites et les décisions d'acheminement sous forme de sorties structurées que les systèmes en aval peuvent utiliser sans ressaisie manuelle.

En quoi l'archivage numérique diffère-t-il du stockage ?

Le stockage permet de conserver les fichiers. L'archivage numérique ajoute des contrôles du cycle de vie tels que la validation de l'ingestion, les métadonnées, la conservation, la gouvernance de l'accès, les pistes d'audit, la planification de la conservation et l'élimination justifiable.

Qu'est-ce que Docbyte Vault ?

Docbyte Vault est la plateforme d'archivage gouvernée de Docbyte pour la préservation des documents, des métadonnées et des preuves dans le cadre de l'archivage numérique, de l'archivage à long terme, de l'archivage qualifié et des cas d'utilisation de la mise hors service des applications.

Archivage électronique et archivage numérique des documents soumis à une réglementation

Docbyte aide les organisations soumises à une réglementation à conserver leurs archives, documents et données dans Docbyte Vault, afin qu'ils restent consultables, soumis à un cadre de gouvernance et vérifiables tout au long de leur période de conservation.

L'archivage électronique (eArchiving) désigne le cycle de vie contrôlé couvrant la collecte, les métadonnées, la conservation, l'accès et la traçabilité des documents électroniques. Il offre aux équipes opérationnelles un accès fiable aux informations dont elles ont besoin à des fins opérationnelles, d'audit et réglementaires.

Pour plus d'informations sur les catégories, consultez nos guides consacrés à systèmes d'archivage électronique (SAE) et e-depot pour l'archivage numérique.

Pour une introduction pratique à la terminologie, au processus et aux avantages, consultez Qu'est-ce que l'archivage numérique ? Définition, processus et avantages.

Archivage électronique pour la conservation réglementée

Préservez les documents, les métadonnées, la provenance et les preuves du cycle de vie dans une archive unique.
Appliquer la conservation, les contrôles d'accès, la mise en suspens légale et les pistes d'audit aux informations archivées.
Maintenir la lisibilité et l'intégrité à long terme grâce à une planification de la conservation et à des mécanismes de preuve.
Connectez la réception des documents, l'archivage des données structurées et l'archivage qualifié en aval, le cas échéant.
Réduisez votre dépendance vis-à-vis des lecteurs partagés, des référentiels existants et des magasins de documents non gérés.

eArchiving aide les organismes soumis à une réglementation à conserver leurs documents électroniques pendant toute la durée au cours de laquelle ceux-ci doivent rester accessibles. L'accent est mis sur la gestion contrôlée de l'accès, la conservation, la traçabilité et la fiabilité de la recherche des documents d'entreprise.

Docbyte Vault prend en charge l'archivage électronique dans les secteurs des sciences de la vie, des ressources humaines et d'autres environnements réglementés. Il garantit la disponibilité des documents, des métadonnées et du contexte d'audit même après la modification des flux de travail ou la mise hors service des applications sources.

Pour la conservation numérique à long terme du patrimoine et des collections culturelles, découvrez Archivage à long terme et conservation numérique. Lorsque des réserves sont nécessaires, veuillez consulter Archivage électronique qualifié (QeArch).

Solutions d'archivage dans Docbyte Vault

Archivage électronique qualifié

Préservez les documents électroniques avec les contrôles de gouvernance, d'intégrité et de confiance requis pour l'archivage électronique qualifié dans le cadre d'eIDAS.

Préservation à long terme

Conservez des documents lisibles, compréhensibles et vérifiables sur de longues périodes de conservation grâce à une planification active de la conservation et à des contrôles des preuves.

Retrait d’applications

Déclassez les applications existantes tout en conservant des données structurées consultables, gouvernées et prêtes à être auditées dans Docbyte Vault.

Automatisation de la salle de courrier numérique et de la réception

Capturez les documents entrants à partir du courrier électronique, de la numérisation, des portails et des canaux de traitement par lots, puis classez, validez, acheminez et conservez les preuves de traitement.

Préservation des signatures et sceaux numériques

Maintenez la vérifiabilité à long terme des documents signés ou scellés électroniquement en préservant les preuves de validation, les horodatages et le contexte d'audit.

Ce qu'une archive numérique gouvernée doit apporter

Sécurité au niveau de l'entreprise

Protégez les documents archivés grâce à un accès contrôlé, une séparation des tâches, des journaux d'audit et des contrôles de gouvernance conçus pour les environnements réglementés.

Conformité réglementaire

Répondre aux exigences en matière de conservation, d'auditabilité et d'archivage électronique grâce à des contrôles alignés sur les normes européennes pertinentes en matière de services fiduciaires et de conservation.

Automatisation

Automatisez l'ingestion, la capture des métadonnées, la validation, les événements de conservation, les actions de rétention et les flux de travail d'élimination défendables.

Évolutivité

Passez de cas d'utilisation d'archives ciblées à des référentiels d'entreprise sans transformer les archives en un autre magasin de contenu non géré.

Interopérabilité

Intégrez les systèmes sources, les canaux de réception, les applications commerciales et les API afin que les archives s'adaptent aux opérations existantes.

Planification de la conservation

Contrôler les formats, les métadonnées et les risques de conservation afin que les documents restent utilisables malgré l'évolution de la technologie et de la cryptographie.

Gestion active des données

Migrer, normaliser et préserver le contenu afin que les documents restent lisibles et utilisables en cas de changement de système.

Accès des utilisateurs et possibilité de découverte

Offrez aux utilisateurs autorisés, aux auditeurs et aux inspecteurs des fonctions de recherche et d'extraction contrôlées sans exposer les systèmes existants.

Ce qui différencie Docbyte

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'archivage numérique ?

L'archivage numérique consiste à assurer la conservation réglementée des dossiers, documents et données afin qu'ils restent consultables, contrôlés et vérifiables au fil du temps. Il englobe non seulement le stockage, mais aussi la collecte, les métadonnées, la conservation, le contrôle d'accès, les preuves de conservation et la traçabilité.

En quoi l'archivage numérique diffère-t-il de la sauvegarde ?

La sauvegarde est principalement destinée à permettre la restauration en cas de perte ou de défaillance. L'archivage numérique est quant à lui destiné à une utilisation à long terme, à des fins de preuve et de gouvernance : les utilisateurs doivent pouvoir retrouver, comprendre et se fier aux informations archivées, même des années après que le système ou le processus d'origine a évolué.

Dans quels cas les organismes soumis à une réglementation ont-ils besoin d'archives numériques ?

Une archive numérique s'avère utile lorsque des documents doivent rester accessibles pour des raisons réglementaires, juridiques, d'audit ou opérationnelles, une fois que leur flux de travail, leur application ou leur emplacement de stockage d'origine ne constituent plus le support approprié pour leur gestion.

Que doit conserver une archive numérique réglementée ?

Une archive numérique gérée doit conserver le document, ses métadonnées, ses règles de conservation, l'historique des accès, les preuves d'intégrité, la piste d'audit ainsi qu'un contexte suffisant pour attester de ce qui a été conservé, de la date de son intégration, de l'identité de la personne qui en avait la charge et de l'existence ou non de modifications.

Comment Docbyte facilite-t-il l'archivage numérique ?

Docbyte Vault propose une solution d'archivage réglementée destinée aux organisations soumises à une réglementation. Cette solution prend en charge l'acquisition contrôlée, la saisie des métadonnées, la recherche, la conservation, la traçabilité, la planification de la préservation et les contrôles des preuves, et offre des voies menant à l'archivage électronique qualifié lorsqu'un niveau de service de confiance réglementé est requis.

Laissez-nous vous montrer
comment Docbyte peut vous aider

Remplacez le stockage passif par un cycle de vie d'archivage régi pour les informations critiques de l'entreprise.
Utilisez Docbyte Vault pour un accès conforme par les utilisateurs opérationnels, les auditeurs et les parties prenantes externes.
Renforcez les preuves grâce aux métadonnées, à la validation, aux signatures, aux sceaux, aux horodatages et aux pistes d'audit du cycle de vie.

Des entreprises internationales de tous les secteurs d'activité lui font confiance

Demandez une courte session avec un spécialiste de l'archivage de Docbyte pour déterminer vos documents, les risques de conservation et la bonne approche d'archivage basée sur Vault.

Vous recherchez une référence claire sur la conservation numérique et l'archivage électronique ? Téléchargez le glossaire de la conservation numérique et de l'archivage électronique.

Archivage électronique et archivage numérique des documents soumis à une réglementation

Archivage électronique pour la conservation réglementée