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Archivage numérique réglementé pour les organismes soumis à une réglementation
Docbyte aide les organisations réglementées à préserver les enregistrements, les documents et les données dans Docbyte Vault afin qu'ils restent consultables, régis et défendables au fil du temps.
L'archivage numérique n'est pas un simple stockage. C'est le cycle de vie contrôlé de l'acquisition, des métadonnées, de la conservation, de l'accès, de la préservation des preuves et de l'auditabilité des informations que vous pourriez avoir besoin de prouver des années plus tard.
Un archivage numérique qui préserve la confiance, et pas seulement les fichiers
- Préservez les documents, les métadonnées, la provenance et les preuves du cycle de vie dans une archive unique.
- Appliquer la conservation, les contrôles d'accès, la mise en suspens légale et les pistes d'audit aux informations archivées.
- Maintenir la lisibilité et l'intégrité à long terme grâce à une planification de la conservation et à des mécanismes de preuve.
- Connectez la réception des documents, l'archivage des données structurées et l'archivage qualifié en aval, le cas échéant.
- Réduisez votre dépendance vis-à-vis des lecteurs partagés, des référentiels existants et des magasins de documents non gérés.
Docbyte Vault offre aux organisations un système d'archivage gouverné pour les documents qui doivent rester accessibles, contrôlés et fiables après que leur système d'origine, leur flux de travail ou leur processus d'entreprise ait changé.
La plateforme relie l'archivage numérique quotidien à l'archivage à long terme, l'archivage électronique qualifié, préservation de la signature et du sceau et le demande de retraite. Les archives sont donc utiles pour les opérations, la conformité, l'audit, la mise en suspens juridique et la migration future.
Solutions d'archivage dans Docbyte Vault
Le QeA est une approche d'archivage
Préservation à long terme
Retrait d’applications
Automatisation de la salle de courrier numérique et de la réception
Préservation des signatures et sceaux numériques
Ce qu'une archive numérique gouvernée doit apporter
Sécurité au niveau de l'entreprise
Conformité réglementaire
Automatisation
Évolutivité
Interopérabilité
Planification de la conservation
Gestion active des données
Accès des utilisateurs et possibilité de découverte
Ce qui différencie Docbyte
Ingérer à partir de toutes les sources
Conserver les documents en les replaçant dans leur contexte
Métadonnées et validation
Automatisation de la conservation et de la mise en suspens légale
Accès et partage contrôlés
Recherche sans dépendance héritée
Archivage axé sur les résultats
Gestion du cycle de vie des archives
Foire aux questions (FAQ)
Qu'est-ce que l'archivage numérique ?
L'archivage numérique consiste à assurer la conservation réglementée des dossiers, documents et données afin qu'ils restent consultables, contrôlés et vérifiables au fil du temps. Il englobe non seulement le stockage, mais aussi la collecte, les métadonnées, la conservation, le contrôle d'accès, les preuves de conservation et la traçabilité.
En quoi l'archivage numérique diffère-t-il de la sauvegarde ?
La sauvegarde est principalement destinée à permettre la restauration en cas de perte ou de défaillance. L'archivage numérique est quant à lui destiné à une utilisation à long terme, à des fins de preuve et de gouvernance : les utilisateurs doivent pouvoir retrouver, comprendre et se fier aux informations archivées, même des années après que le système ou le processus d'origine a évolué.
Dans quels cas les organismes soumis à une réglementation ont-ils besoin d'archives numériques ?
Une archive numérique s'avère utile lorsque des documents doivent rester accessibles pour des raisons réglementaires, juridiques, d'audit ou opérationnelles, une fois que leur flux de travail, leur application ou leur emplacement de stockage d'origine ne constituent plus le support approprié pour leur gestion.
Que doit conserver une archive numérique réglementée ?
Une archive numérique gérée doit conserver le document, ses métadonnées, ses règles de conservation, l'historique des accès, les preuves d'intégrité, la piste d'audit ainsi qu'un contexte suffisant pour attester de ce qui a été conservé, de la date de son intégration, de l'identité de la personne qui en avait la charge et de l'existence ou non de modifications.
Comment Docbyte facilite-t-il l'archivage numérique ?
Docbyte Vault propose une solution d'archivage réglementée destinée aux organisations soumises à une réglementation. Cette solution prend en charge l'acquisition contrôlée, la saisie des métadonnées, la recherche, la conservation, la traçabilité, la planification de la préservation et les contrôles des preuves, et offre des voies menant à l'archivage électronique qualifié lorsqu'un niveau de service de confiance réglementé est requis.
Laissez-nous vous montrer
comment Docbyte peut vous aider
- Remplacez le stockage passif par un cycle de vie d'archivage régi pour les informations critiques de l'entreprise.
- Utilisez Docbyte Vault pour un accès conforme par les utilisateurs opérationnels, les auditeurs et les parties prenantes externes.
- Renforcez les preuves grâce aux métadonnées, à la validation, aux signatures, aux sceaux, aux horodatages et aux pistes d'audit du cycle de vie.
Des entreprises internationales de tous les secteurs d'activité lui font confiance
