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Un guide clair sur la terminologie relative à la mise hors service des systèmes hérités
Toute organisation dispose de systèmes hérités. Certains sont encore essentiels. D'autres sont à peine utilisés. D'autres encore ne restent en ligne que parce que quelqu'un pourrait encore en avoir besoin
les données historiques à des fins d'audit, juridiques, réglementaires, de reporting ou de service client.
À un moment donné, toutes les organisations se posent la même question :
Pourrions-nous enfin éteindre ce système ?
Cette question semble simple. En réalité, elle ouvre un débat bien plus large sur les applications, les données, les dossiers, l'accès, la conservation, les risques et les éléments de preuve.
Le service informatique peut parler de « mise hors service ». Les architectes d'entreprise peuvent parler de « rationalisation des applications ». Les équipes métier peuvent évoquer la « fin de vie » ou le « retrait progressif ».
Les responsables de la gestion des documents peuvent parler d'archivage ou d'élimination. Les équipes juridiques peuvent quant à elles évoquer la conservation, la conservation à des fins juridiques ou la chaîne de traçabilité.
La terminologie est importante, car chaque terme désigne une décision différente.
La mise hors service n'est pas synonyme de retrait. Le retrait n'est pas synonyme d'archivage. La migration n'est pas synonyme de conservation. La conservation des données n'est pas synonyme de conservation des preuves.
Lorsque ces termes sont confondus, les projets liés aux systèmes hérités deviennent risqués.
Une organisation peut mettre un système hors service avant que les preuves n'aient été conservées. Elle peut transférer des données historiques vers un nouveau système opérationnel alors qu'elles n'y ont plus leur place. Elle peut archiver des données sans en préserver la
les métadonnées et les relations nécessaires à sa compréhension. Ou bien, il se peut que tout soit conservé indéfiniment, car personne n'ose se décider à supprimer ou à archiver correctement ces données.
Une terminologie claire permet de prendre de meilleures décisions.
Avant d'entrer dans les détails, il est utile de voir comment ces termes s'articulent les uns par rapport aux autres.
La rationalisation des applications est le processus mené au niveau du portefeuille qui précède la mise hors service, la migration ou la modernisation.
Il répond à des questions telles que :
De quelles applications avons-nous encore besoin ? Lesquelles sont superflues ? Quels systèmes se chevauchent ? Lesquels sont trop coûteux à entretenir ? Lesquels présentent des risques en matière de sécurité ou de conformité ? Lesquels ne sont plus en adéquation avec les processus métier ? Lesquels devraient être déplacés, modernisés, remplacés ou mis hors service ?
Dans les programmes liés au cloud et à l'architecture d'entreprise, la rationalisation s'articule souvent autour des modèles “ R ” : conserver, mettre hors service, réhéberger, changer de plateforme, refactoriser, repenser l'architecture, reconstruire ou remplacer. La liste exacte varie selon les cadres de référence, mais l'objectif reste le même : prendre une décision éclairée pour chaque application du portefeuille.
La rationalisation des applications n'est donc pas la même chose que mise hors service d’applications. C'est le processus décisionnel qui peut conduire au départ à la retraite.
Point clé : La rationalisation des applications détermine la marche à suivre. La mise hors service d'une application est l'une des issues possibles.
Une mise hors service adéquate d'une application doit définir :
La mise hors service d'une application signifie que celle-ci n'est plus utilisée en tant que système opérationnel actif.
Cela ne signifie pas pour autant que toutes les données disparaissent automatiquement. Dans de nombreux cas, l'objectif de la mise hors service est précisément de cesser d'utiliser l'application tout en conservant l'accès aux informations historiques qu'elle contient.
Une application mise hors service peut contenir des dossiers clients, des contrats, des réclamations, des factures, des fiches produits, des données qualité, de la documentation technique, des pistes d'audit, des transactions, des rapports, des communications ou des pièces justificatives réglementaires.
La question centrale concernant la mise hors service d'une application est la suivante :
Quelles informations doivent rester disponibles une fois que l'application n'est plus opérationnelle ?
La mise hors service d'une application rend inutile le maintien de cette dernière en service. Elle ne supprime toutefois pas la nécessité de se fier aux informations qu'elle contient.
La mise hors service d'une application désigne l'opération technique et opérationnelle consistant à supprimer une application de l'environnement informatique.
Le démantèlement revêt donc un caractère plus technique que la mise hors service.
Il est utile de faire une distinction simple :
La mise hors service d'une application consiste à mettre fin à son utilisation professionnelle. Le démantèlement d'une application consiste à supprimer le système technique correspondant.
Un système ne doit pas être mis hors service avant que l'organisation n'ait pris une décision justifiable concernant les informations qu'il contient. Si certaines données doivent encore être conservées, elles doivent d'abord être migrées, archivées, préservées, anonymisées ou supprimées conformément à la politique en vigueur.
Cela comprend généralement des activités telles que :
Un programme « Sunset » comprend généralement :
Le terme « sunset » est plus nuancé et mieux adapté au monde des affaires. Il désigne le processus planifié et progressif visant à mettre fin à une application, un service, un produit ou une plateforme.
Le terme « sunset » est souvent utilisé lorsque les utilisateurs sont toujours impliqués et que la gestion du changement revêt une importance particulière. Il s’agit d’un processus moins technique que la mise hors service et moins formel que le retrait définitif.
La « mise en fin de vie » correspond au processus. La « retraite » correspond à la décision. Le « démantèlement » correspond à la fermeture technique.
Le terme « retrait progressif » signifie que l'utilisation d'une application, d'un produit, d'un procédé ou d'une plateforme est progressivement réduite.
Un système en cours de retrait peut encore être utilisé par certains utilisateurs, pour certains processus, dans certaines régions ou à des fins de consultation historique. Il peut encore faire l'objet de mises à jour limitées. L'ajout de nouvelles fonctionnalités peut être suspendu. Il peut être mis en mode lecture seule.
Du point de vue de l'archivage, la période de retrait progressif revêt une importance cruciale. C'est le moment de décider du sort qui sera réservé aux données historiques avant que les anciennes connaissances, les utilisateurs et le contexte ne disparaissent.
Un retrait progressif peut intervenir pour les raisons suivantes :
Il existe différents types de gel :
Un gel consiste à suspendre de manière contrôlée l'introduction de nouvelles modifications.
Un gel intervient souvent avant une migration, une mise hors service ou un démantèlement. Il permet de réduire les risques en stabilisant le système.
Dans les projets de mise hors service de systèmes existants, un gel marque un point de coupure bien défini. À partir de ce moment-là, les archives peuvent être créées, validées et gérées en tant que trace historique du système.
Le mode lecture seule signifie que les utilisateurs peuvent toujours consulter le système, mais ne peuvent plus créer ni modifier d'enregistrements.
Il s'agit d'une étape intermédiaire courante dans les projets de départ à la retraite.
Le mode lecture seule peut s'avérer utile, mais il ne doit pas devenir permanent par inadvertance.
De nombreuses organisations laissent leurs anciens systèmes en mode lecture seule pendant des années.
Cela peut sembler sûr, mais cela engendre néanmoins des coûts, des risques en matière de sécurité, des problèmes de gestion des accès et une dépendance opérationnelle.
Un système d'archivage fiable devrait à terme remplacer l'accès en lecture seule aux anciennes données.
Le mode lecture seule est souvent utilisé dans les cas suivants :
Par exemple :
La migration des données consiste à transférer des données d'un système à un autre.
Cette approche est indiquée lorsque les données sont encore utilisées dans le cadre de l'activité et qu'elles sont nécessaires à un nouveau processus métier.
La migration n'est pas la même chose que l'archivage.
La migration transforme généralement les données afin qu'elles correspondent au modèle de données du système cible. Cela peut s'avérer nécessaire pour assurer la continuité opérationnelle, mais cela peut également présenter des risques. Le contexte historique peut être perdu. Les anciennes relations peuvent ne pas être transposées correctement. Les données peuvent être simplifiées, corrigées, enrichies ou restructurées.
Cela peut être acceptable pour assurer la continuité des opérations. Cela n'est toutefois pas toujours suffisant pour la conservation des preuves.
La migration concerne les données qui doivent rester opérationnelles. L'archivage concerne les informations qui doivent conserver leur fiabilité.
L'archivage des données consiste à conserver des informations dans un environnement dédié une fois qu'elles ne sont plus activement utilisées dans l'application d'origine.
Un bon système d'archivage ne se contente pas de stocker des fichiers ou des exportations de bases de données.
Un service d'archives peu performant se contente de répondre : “ Avons-nous encore ces données ? ”
Un système d'archivage performant apporte la réponse à la question suivante : “ Pouvons-nous encore comprendre, faire confiance à ces données, les récupérer et en attester la véracité ? ”
Il devrait préserver :
Par exemple :
L'archivage des données structurées vise principalement à préserver les données issues des bases de données et des applications métier.
Cela diffère de la simple archivage de documents.
De nombreux systèmes existants contiennent des enregistrements structurés : polices d'assurance, sinistres, transactions, lots, actifs, prêts, produits, clients, fournisseurs, factures, bons, inspections ou configurations techniques.
Ces enregistrements n'ont de sens que si leur structure et leurs relations sont préservées.
L'archivage structuré des données doit donc préserver à la fois les enregistrements et les relations.
C'est là qu'un système dédié préservation numérique Une plateforme présente davantage d'intérêt qu'un partage de fichiers, une sauvegarde de base de données ou un espace de stockage d'objets générique.
L'archivage actif est utilisé lorsque les données sont transférées hors du système opérationnel tout en restant accessibles régulièrement.
Cela permet de réduire la taille, le coût ou la complexité d'un système en production tout en permettant aux utilisateurs de consulter d'anciens enregistrements.
L'archivage actif ne signifie pas toujours la mise hors service complète d'une application. Le système source peut continuer d'exister, mais les données anciennes ou inactives sont transférées vers une archive.
L'archivage actif peut constituer une première étape vers la mise hors service complète. Il peut également s'agir d'une stratégie à long terme pour les systèmes qui restent en service mais qui ne doivent pas conserver indéfiniment l'ensemble de leurs données historiques.
Cela peut s'avérer utile dans les cas suivants :
En matière d'informatique et de données, une scission implique souvent la séparation des éléments suivants :
On parle de « scission » lorsqu'une partie d'une organisation, d'une unité opérationnelle, d'une gamme de produits, d'un portefeuille, d'une marque, d'un site ou d'une entité juridique est séparée du reste.
Le défi lié aux données est considérable. Certaines données doivent être transmises à l'acheteur. D'autres doivent rester entre les mains du vendeur. Certaines peuvent devoir être partagées. D'autres encore peuvent être soumises à des restrictions liées à la protection de la vie privée, à la confidentialité, au secret d'affaires, ainsi qu'à des obligations réglementaires ou contractuelles.
Une « carve-out » ne se résume donc pas à une simple opération de migration. Il s'agit également d'un processus de gouvernance de l'information et de conservation des preuves.
La cession est une opération commerciale par laquelle une organisation vend ou cède une partie de ses activités.
La cession et la scission sont étroitement liées. La cession est l'opération en soi. La scission correspond souvent au travail de séparation nécessaire à sa réalisation.
En matière d'archivage, la cession revêt une grande importance, car elle marque un avant et un après. L'organisation doit être en mesure de prouver quelles données ont été transférées, lesquelles ont été conservées, quelles obligations ont été transférées et quelles preuves restent disponibles.
En matière d'informatique et de données, une cession entraîne souvent :
La disposition peut entraîner :
La « disposition » est un terme utilisé dans le domaine de la gestion des documents. Elle désigne le fait de décider du sort réservé à une information à la fin de son cycle de vie.
La suppression a une portée plus large que l'effacement.
Un processus de traitement des documents justifiable doit s'appuyer sur une politique, un processus d'approbation, des preuves et une traçabilité. Les organisations doivent être en mesure d'expliquer pourquoi des informations ont été conservées, détruites ou transférées.
Dans le cadre des projets de retrait d'applications, la gestion des données doit être effectuée avant la mise hors service. Sinon, les équipes risquent soit de supprimer trop de données, soit d'en conserver trop, soit de conserver les mauvaises données de manière inappropriée.
On entend par « suppression justifiable » la suppression d'informations conformément aux politiques, à la législation et aux règles métier, tout en conservant la preuve que cette suppression a été autorisée et correctement effectuée.
C'est important, car tout conserver indéfiniment ne constitue pas une bonne stratégie de gouvernance.
Une bonne stratégie de mise hors service des applications ne doit donc pas consister à tout archiver aveuglément. Elle doit allier la conservation à une suppression justifiable.
L'objectif est de conserver ce qui doit l'être, de supprimer ce qui peut l'être, et de justifier ces deux décisions.
Une conservation excessive comporte des risques :
Les obligations de conservation à des fins juridiques peuvent résulter des motifs suivants :
Une conservation à des fins juridiques empêche la suppression d'informations, même si leur délai de conservation normal a expiré.
Lors de la mise hors service d'une application, la conservation légale des données revêt une importance cruciale. Un système ne peut être mis hors service en toute sécurité si des documents pertinents font l'objet d'une conservation légale et n'ont pas été conservés.
Les archives doivent donc prendre en charge les règles de conservation à des fins juridiques qui prévalent sur les procédures normales d'élimination.
La chaîne de conservation désigne la capacité à prouver comment les éléments de preuve ont été recueillis, transférés, conservés, consultés et protégés.
Cela revêt une importance particulière lorsque les informations archivées sont susceptibles d'être utilisées dans le cadre d'audits, d'inspections, de litiges ou d'examens réglementaires.
Une archive de données historiques dépourvue de chaîne de traçabilité peut certes être pratique, mais elle risque de ne pas être défendable.
Dans le domaine de l'archivage numérique, cela signifie être en mesure de démontrer :
Il répond à des questions telles que :
La provenance désigne l'origine et l'historique d'un enregistrement ou d'un ensemble de données.
La provenance est l'un des concepts les plus importants en matière de conservation numérique fiable.
Lorsque des informations sont extraites de leur système d'origine, la traçabilité permet de préserver leur sens et la confiance qu'elles inspirent.
Rétention définit la durée pendant laquelle les informations doivent être conservées.
Lors de la mise hors service d'une application, les règles de conservation doivent être appliquées avant que les données ne soient transférées vers les archives.
Les différents types de documents peuvent être soumis à des durées de conservation différentes. Certains peuvent nécessiter une conservation à long terme. D'autres peuvent être supprimés après une courte période. D'autres encore peuvent devoir être conservés de manière permanente. Certains peuvent faire l'objet d'une conservation à des fins juridiques.
Un système d'archivage fiable doit prendre en charge cette complexité.
La fidélisation peut être favorisée par :
Cela permet aux organisations de :
L'accès « uniquement aux archives » signifie que les utilisateurs peuvent consulter les informations historiques via les archives, et non via l'application d'origine.
C'est souvent l'objectif final recherché lors de la mise hors service d'une application.
L'accès « uniquement aux archives » n'est pas assimilable à un accès opérationnel. Les utilisateurs ne doivent pas s'attendre à ce que les archives fonctionnent comme l'ancienne application. Les archives doivent permettre la consultation, la recherche, la visualisation, l'exportation et la conservation des preuves, dans le respect des règles en vigueur.
C'est précisément pour cette raison que les archives doivent préserver le contexte, et pas seulement les données.
Un programme de mise hors service des systèmes hérités bien rodé peut être structuré comme suit :
Identifiez les systèmes, les responsables, les utilisateurs, les données, les intégrations, les coûts, les risques et les dépendances.
Déterminez quelles applications doivent être conservées, modernisées, remplacées, migrées, archivées ou mises hors service.
Déterminez ce qui relève des données actives, historiques, réglementées, redondantes, sensibles, essentielles à l'activité ou présentant un intérêt juridique.
Déterminez ce qui doit être conservé, transféré, archivé, anonymisé ou supprimé.
Communiquez les délais, les répercussions pour les utilisateurs, les procédures de remplacement et les modifications concernant les accès.
Définissez un seuil stable pour l'extraction et la validation.
Transférez les données, les documents, les métadonnées, les relations, les pistes d'audit et les éléments de preuve vers une archive sécurisée
Vérifiez que l'archive contient bien ce qu'elle est censée contenir et qu'elle reste fiable.
Mettez en place un accès contrôlé pour les utilisateurs professionnels, les auditeurs, les équipes juridiques, les autorités de régulation ou toute autre partie habilitée.
Mettez hors service l'infrastructure, les licences, les intégrations et les accès une fois que les preuves ont été conservées.
Mettez en place des mesures de conservation, de conservation à des fins juridiques, de contrôle d'accès, de traçabilité, de vérification de l'intégrité et d'exportation contrôlée.
De nombreux projets de mise hors service de systèmes hérités deviennent risqués parce que les équipes les considèrent comme de simples opérations techniques de mise hors service.
Parmi les erreurs courantes, on peut citer :
La mise hors service du système avant que les données, les enregistrements, les métadonnées et les pistes d'audit n'aient été conservés peut entraîner des risques juridiques, réglementaires et opérationnels.
01
Toutes les données héritées ne doivent pas nécessairement être intégrées à la nouvelle plateforme opérationnelle. Les données historiques nécessitent souvent un accès à des fins d'archivage uniquement, et non une migration complète.
02
Les données dépourvues de métadonnées, de relations, d'informations sur leur provenance et de pistes d'audit peuvent s'avérer difficiles à comprendre ou à justifier par la suite.
03
Le mode lecture seule est utile en tant qu'étape transitoire. Il ne doit pas devenir une stratégie permanente héritée du passé.
04
La conservation excessive engendre des risques en matière de confidentialité, de sécurité, de conformité juridique et de divulgation. Un bon système d'archivage permet à la fois la conservation et la suppression justifiable des données.
05
Les documents faisant l'objet d'une conservation à des fins juridiques doivent être conservés même si les délais de conservation habituels ont expiré.
06
Le stockage permet de conserver les données. L'archivage fiable préserve le sens, le contexte, l'intégrité et la valeur probatoire.
07
Docbyte Vault facilite la transition des systèmes existants vers un accès fiable aux archives.
Cela permet aux organisations de conserver les données structurées, les documents, les métadonnées, les relations et le contexte métier lorsque l'application source n'est plus opérationnelle.
La valeur ne réside pas simplement dans le fait que les données soient stockées. Elle réside dans le fait que ces informations restent compréhensibles, maîtrisées, consultables et fiables même après la disparition de l'application d'origine.
La mise hors service d'une application entraîne la suppression du système. Docbyte Vault conserve les éléments de preuve.
Lire la partie 2 : L'archivage des données réglementées dans différents secteurs d'activité →
Selon les secteurs, on utilise des termes différents pour désigner un même problème sous-jacent.
Assurance Les équipes peuvent évoquer les comptes clôturés, les portefeuilles en liquidation ou les transferts de portefeuilles. Pharma Certaines équipes peuvent évoquer l'archivage GxP, les cessions de produits ou la mise hors service de systèmes validés. Les constructeurs automobiles peuvent évoquer la fin de production, les dossiers d'homologation ou les éléments de preuve relatifs à la responsabilité du fait des produits. Les entreprises chimiques peuvent évoquer les dossiers REACH, l'archivage des fiches de données de sécurité (FDS) et la gestion responsable des produits.
La terminologie change. Le défi reste le même.
La mise hors service d'une application désigne le processus consistant à mettre fin à l'utilisation opérationnelle d'une application tout en préservant les données, les dossiers et les éléments de preuve qui doivent rester accessibles.
La mise hors service d'une application désigne la décision, prise dans le cadre de la gouvernance de l'entreprise et de l'information, de cesser d'utiliser une application. Le démantèlement d'une application correspond à l'arrêt technique et au retrait du système de l'environnement informatique.
Non. La migration des données consiste à transférer des données vers un autre système actif afin de permettre la poursuite de leur utilisation opérationnelle. L'archivage des données permet de conserver les données et les enregistrements historiques à des fins d'accès à long terme, de gouvernance, d'audit, ou pour des raisons juridiques ou de conformité.
L'accès en mode archive uniquement permet aux utilisateurs de consulter des informations historiques conservées via une archive, plutôt que de maintenir l'application héritée d'origine en ligne.
L'archivage structuré des données permet de conserver les données issues des bases de données et des applications métier, ainsi que leurs métadonnées, leurs relations et leur contexte métier. Cela s'avère essentiel lorsque les enregistrements n'ont de sens que par rapport à d'autres enregistrements.
Il convient d'évaluer la conservation à des fins juridiques avant de supprimer ou d'archiver des données, ou de mettre hors service des systèmes. Les documents soumis à une conservation à des fins juridiques doivent être conservés même si leur délai de conservation normal a expiré.
Le mode lecture seule peut s'avérer utile à titre temporaire, mais le maintien en service de systèmes hérités à des fins d'accès historique engendre des risques en matière de coûts, de sécurité, de gestion des accès et de conformité. Une archive fiable offre une solution à long terme plus durable.
Avant de mettre le système hors service, assurez-vous que les données, les enregistrements, les métadonnées, les relations, les pistes d'audit et les éléments de preuve sont conservés.
Docbyte Vault aide les organisations à passer d'une dépendance vis-à-vis des systèmes hérités à un accès fiable réservé aux archives.
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