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Collectez les documents des clients, des employés, des partenaires et des utilisateurs professionnels par le biais d'un flux de travail sécurisé dans Docbyte Vault.
Docbyte Vault offre aux organisations réglementées une solution de collecte de documents en ligne qui va au-delà d'un simple lien de téléchargement ou d'un service générique de collecte de documents. Il aide les équipes à demander des fichiers, à recevoir des téléchargements, à valider l'exhaustivité, à suivre chaque soumission et à préserver les preuves de ce qui a été collecté.
Dans les flux de travail réglementés, le risque n'est pas seulement que les documents arrivent lentement. Le risque le plus important est que personne ne puisse prouver ultérieurement quels documents ont été demandés, quelle version a été soumise, si le dossier était complet et comment la décision d'admission a été prise.
Lorsqu'un KYC Si un dossier est contesté, si un essai clinique est audité ou si un contrat est contesté, le courrier électronique et les lecteurs partagés fournissent rarement une réponse fiable.
Docbyte Vault transforme la collecte de documents en ligne en un flux de travail sécurisé, de sorte que la première étape du cycle de vie des documents prend déjà en charge la conformité, la révision et l'archivage en aval.
La collecte sécurisée de documents est le processus contrôlé de demande, de réception et de validation de documents provenant de parties externes ou internes. Il ne s'agit pas seulement d'un lien de téléchargement de fichiers. Un flux de collecte solide définit ce qui est nécessaire, guide l'utilisateur dans la soumission, vérifie l'exhaustivité, enregistre les métadonnées et conserve une piste d'audit de l'événement de réception.
Le courrier électronique est pratique, mais il est peu efficace en tant que canal de collecte contrôlé. Les pièces jointes se perdent, les versions se multiplient, les rappels sont manuels et les preuves relatives à la soumission sont fragmentées. Docbyte Vault offre au demandeur et à l'auteur de la demande un processus plus clair.
La partie externe voit ce qui est nécessaire, ce qui manque encore et ce qui a déjà été reçu. De votre côté, chaque événement important est consigné : demande envoyée, document reçu, version téléchargée, résultat de la validation, action du réviseur et approbation.
Vous définissez l'ensemble des documents requis pour chaque flux de travail : dossier KYC, dossier RH, section eTMF, dossier contractuel ou qualification du fournisseur. Docbyte Vault vérifie ce qui a été reçu par rapport à ce qui est requis, demande au demandeur s'il manque des éléments et signale les exceptions pour examen.
Les métadonnées requises, les formats de fichiers et les règles d'exhaustivité sont vérifiés à l'entrée, avant que les documents n'atteignent les processus en aval. Les documents peuvent également faire l'objet de références croisées afin de détecter les incohérences au niveau des noms, des dates ou des montants dans une soumission.
Chaque soumission est enregistrée dans son contexte : qui l'a soumise, quand elle est arrivée, à quelle demande elle répondait, ce qui manquait et les actions qui ont suivi. Ces preuves peuvent accompagner le document dans sa révision, son traitement et sa conservation à long terme dans Docbyte Vault.
Collectez les documents de diligence raisonnable grâce à des flux de demandes reproductibles, des contrôles d'exhaustivité et des pistes d'audit qui montrent ce qui a été demandé, reçu et examiné.
01
Coordonner les soumissions de documents provenant de multiples contributeurs tout en assurant la traçabilité, la structure et l'exhaustivité du dossier d'inspection.
02
Remplacez les pièces jointes éparpillées dans les courriels par un accueil guidé des demandes d'indemnisation, des demandes et des pièces justificatives, avec un statut clair et une gestion des exceptions.
03
Demandez des documents de fournisseurs, des certifications et des contrats par le biais d'un flux de travail contrôlé qui enregistre les soumissions et les éléments manquants.
04
Collectez les dossiers des employés, les déclarations, les certificats et les documents d'accueil avec un contrôle d'accès clair, un suivi de l'exhaustivité et un contexte de conservation.
05
La réception contrôlée est le point d'entrée d'une chaîne de preuves plus large. La qualité des métadonnées et la chaîne de contrôle que vous établissez à l'entrée déterminent la précision de vos données. automatisation de la salle d'expédition numérique est, à quel point vos archives sont défendables et à quel point vous pouvez répondre rapidement à une inspection réglementaire ou à une demande de divulgation légale.
La collection de documents sécurisés fait partie de Docbyte Vault. Les documents et leur contexte d'accueil peuvent passer de la collecte au traitement, l'archivage électronique qualifié et le l'archivage à long terme.
Automatisation de la salle d'expédition numérique
La collecte sécurisée de documents est un flux de travail contrôlé permettant de demander, de recevoir, de valider et de suivre des documents par le biais d'un canal numérique sécurisé. Il remplace les pièces jointes éparpillées dans les courriers électroniques par une réception structurée, des contrôles de téléchargement, des vérifications d'exhaustivité et des pistes d'audit.
Le partage de fichiers consiste principalement à transférer des fichiers. La collecte sécurisée de documents gère le processus de réception de ces fichiers : ce qui a été demandé, qui l'a soumis, si le dossier est complet, quelles vérifications ont été effectuées et comment le document passe à l'examen ou à l'archivage.
Lorsque les contrôles d'exhaustivité détectent une lacune, la soumission est signalée comme devant faire l'objet d'un traitement d'exception. Le soumissionnaire peut être invité à indiquer l'élément manquant ou corrigé, et le dossier reste ouvert jusqu'à ce que les documents et métadonnées requis soient complets.
La conformité dépend souvent de la preuve d'éléments autres que le document final. Les organisations peuvent avoir besoin de montrer quels documents ont été demandés, quand ils ont été reçus, si la soumission était complète et comment la décision d'admission a été traitée.
Oui. Docbyte Vault prend en charge les flux de réception contrôlés pour les documents soumis par les clients, les employés, les partenaires, les fournisseurs ou d'autres parties prenantes, en fonction du processus configuré et du modèle d'accès.
Oui. Les documents collectés et les métadonnées qui leur sont associées peuvent être transférés dans les bases de données de l automatisation de la salle d'expédition numérique, Le transfert peut se faire par l'intermédiaire d'un système de gestion des documents, de classification, d'extraction de données, de gestion de cas, d'ERP ou de flux de travail d'approbation. Ces fonctionnalités étant intégrées à Docbyte Vault, le transfert conserve le contexte de l'admission avec le document.
Oui. Lorsque les documents doivent être conservés pendant les périodes de conservation réglementaires, les documents collectés peuvent être versés dans les dossiers suivants l'archivage à long terme ou l'archivage électronique qualifié dans Docbyte Vault, avec son contexte d'accueil, ses métadonnées et sa piste d'audit.
Le KYC et l'onboarding réglementé nécessitent une collecte répétée de documents avec une discipline d'exhaustivité et une piste d'audit claire. La collecte sécurisée met en œuvre l'ensemble des documents requis, enregistre les événements de soumission et d'examen, et aide à produire un dossier vérifiable pour la diligence raisonnable et l'examen de la conformité.
Vous souhaitez remplacer les demandes de documents éparses par un flux de travail contrôlé dans Docbyte Vault ? Contactez Docbyte pour une brève évaluation ou une démonstration adaptée à votre processus de collecte de documents.
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