Les organisations choisissent Docbyte parce qu'elles ont besoin d'informations auxquelles elles peuvent se fier pendant des décennies. Docbyte Vault collecte les documents de manière contrôlée, les comprend par le biais de la classification, de l'extraction et de la validation, puis les conserve avec des preuves qualifiées. Vous obtenez ainsi des documents numériques fiables qui soutiennent les audits, les litiges et la conformité à long terme.
Certifié pour l'archivage électronique qualifié et reconnu par les organisations réglementées dans les secteurs de la finance, de l'assurance, de la santé, des sciences de la vie et du secteur public.
L'information numérique est plus fragile que ne le pensent de nombreuses organisations. Les signatures expirent, les formats deviennent illisibles et les systèmes sont remplacés. Les informations sont souvent incomplètes, mal classées ou stockées dans des endroits qui ne favorisent pas la confiance à long terme. En cas de litige, d'inspection ou d'audit, les entreprises découvrent parfois que les documents sur lesquels elles s'appuyaient ne peuvent être défendus.
L'information pénètre dans l'organisation par de nombreux canaux non contrôlés.
Les documents sont stockés dans des systèmes qui n'ont jamais été conçus pour la conservation.
La classification ou l'étiquetage manuel est incohérent ou absent.
Les documents signés perdent leur valeur probante lorsque les certificats expirent.
Les systèmes existants deviennent instables, trop coûteux à entretenir ou exposés à des cyberincidents.
Les organisations ne peuvent se fier à leurs informations que si elles peuvent en apporter la preuve :
Qu'est-ce que le document ?
D'où vient-il ?
Qu'il n'a pas changé.
Et que le contexte et les métadonnées restent intacts.
Sans cela, l'organisation s'expose à des risques juridiques, opérationnels et de réputation.
Capturez des documents à partir de n'importe quelle source, y compris la GED, le courrier électronique, les portails, les scanners, les applications métier et les plates-formes externes. Vault Collect, Vault Ingest et nos connecteurs d'intégration garantissent que les informations arrivent de manière propre, contrôlée et complète. Nous éliminons les incertitudes au point d'entrée.
Classification des documents, extraction des métadonnées, contrôles d'exhaustivité, validation des signatures, identification des formats et autres contrôles qui préparent le contenu à la conservation à long terme.
Nos capacités de traitement intelligent des documents garantissent que :
Les documents sont reconnus automatiquement.
Les champs essentiels sont extraits.
et l'organisation sait exactement ce qu'elle préserve.
Convertissez les documents en paquets d'informations archivistiques, scellez-les avec des enregistrements de preuves et des horodatages qualifiés et appliquez des règles de conservation, de mise en suspens légale et de migration.
Fournir un accès sécurisé et contrôlable aux utilisateurs internes, aux auditeurs, aux inspecteurs et aux partenaires sans exposer les systèmes opérationnels.
Docbyte Vault n'est pas simplement une plateforme de stockage. Il s'agit d'une solution de conservation certifiée conçue pour maintenir la valeur probante et la confiance dans vos documents à très long terme.
Des preuves de qualité juridique pour chaque document. Chaque document est préservé en tant que paquet d'informations archivistiques avec des contrôles de fixité, des horodatages qualifiés et des enregistrements de preuves, afin que vous puissiez toujours prouver son origine et son intégrité.
Conservation à long terme et cyber-résilience. Docbyte Vault permet de conserver des documents lisibles, de renouveler les preuves lorsque la technologie évolue et d'ajouter une couche de résilience supplémentaire contre les cyberincidents. Il préserve le contenu indépendamment du système d'origine et fournit une sauvegarde sécurisée des informations critiques.
Conservation et accès sous contrôle total. Les règles de conservation, les mises en suspens légales, la suppression en fonction de l'audit et l'accès basé sur les attributs garantissent une conservation conforme aux besoins juridiques, réglementaires et opérationnels.
Docbyte Vault est aligné sur le modèle de référence OAIS et utilise des normes reconnues telles que ETSI 119.511, ETSI 119.512, E-ARK et les directives ISO pour la conservation numérique. Chaque action dans les archives peut être tracée, expliquée et reproduite.
Modèle fonctionnel OAIS appliqué à l'ingestion, au stockage des archives, à la gestion des données, à l'accès, à la planification et à l'administration de la conservation.
La syntaxe d'enregistrement des preuves garantit une preuve d'intégrité à long terme.
Conservation qualifiée des signatures et sceaux électroniques conformément à eIDAS.
Les auditeurs, les régulateurs et les équipes de gestion des risques internes disposent ainsi d'une explication claire et fiable de la manière dont votre organisation préserve les preuves numériques.
Une interface simple qui permet aux utilisateurs internes et externes de trouver et de visualiser les documents conservés sans révéler les métadonnées techniques.
Configurez les modèles de métadonnées, les calendriers de conservation, les mises en suspens légales, les rôles, les autorisations et les paramètres d'audit. Surveillez l'état de l'archive.
Ingérer de grands volumes de documents, les transformer en SIP et AIP et valider leur structure avant de les accepter dans les archives.
Ajoutez une supervision humaine si nécessaire. Examinez et corrigez la classification et les métadonnées avant que le contenu ne soit intégré aux archives permanentes.
Permettez aux utilisateurs ou aux processus métier de télécharger directement des documents de manière sécurisée et guidée. Vault Collect garantit l'exhaustivité, applique des contrôles de base et prend en charge une réception propre et cohérente à partir de canaux distribués.
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Discutez avec notre équipe de la manière dont Docbyte Vault s'intègre dans votre organisation et vos besoins en matière de conformité.
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