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Docbyte Vault est un coffre-fort numérique sécurisé conçu pour la conservation à long terme, l'intégrité des preuves et l'auditabilité. Il aide les organisations à protéger les informations numériques pendant des décennies, à maintenir la confiance dans les documents essentiels et à répondre aux exigences d'archivage et de conformité à travers des systèmes, des formats et des environnements réglementaires changeants.
Utilisez Docbyte Vault par le biais de solutions ciblées telles que solution d'archivage numérique, l'archivage à long terme, l'archivage électronique qualifié, automatisation de la salle d'expédition numérique et le demande de retraite.
Vos documents les plus importants doivent rester authentiques, intacts et juridiquement valables, même longtemps après l'expiration des systèmes, des formats ou des certificats. Docbyte Vault est une plateforme certifiée d’archivage numérique et de préservation numérique qui garantit que vos preuves numériques restent vérifiables, contrôlables et admissibles aussi longtemps que nécessaire. En tant que premier prestataire de services de confiance qualifié pour l'archivage électronique qualifié en Europe, Docbyte offre un niveau de garantie que les solutions d'archivage traditionnelles ne peuvent égaler.
Cette page explique l'importance de la préservation à long terme, les services proposés par Docbyte Vault et la manière dont cette solution aide les organisations confrontées à des contraintes juridiques, réglementaires et opérationnelles croissantes.
Docbyte Vault est une plateforme certifiée de préservation numérique conçue pour préserver l'authenticité, l'intégrité et la valeur probante des informations critiques pendant des décennies. Elle est conforme aux normes internationales, réduit les risques organisationnels, renforce la conformité et remplace les processus fragiles, obsolètes ou manuels par un cycle de vie de préservation fiable et automatisé.
Un contrat signé numériquement devient impossible à vérifier en raison de l'expiration du certificat.
Un fichier PDF ne peut pas être ouvert après plusieurs années en raison de modifications de format.
Un organisme de réglementation demande une preuve qui ne peut être reconstituée.
Une attaque par ransomware compromet la provenance et l'authenticité.
une application héritée fait l’objet d’un retrait alors que son contenu est toujours nécessaire pour des raisons de conformité.
Sans une préservation adéquate, les organisations sont confrontées à des risques juridiques, financiers et opérationnels importants. Docbyte Vault élimine définitivement ces préoccupations.
Authenticité garantie par des enregistrements cryptographiques.
Intégrité grâce à des contrôles de stabilité, des horodatages certifiés et une protection contre la falsification.
Lisibilité à long terme grâce à la validation et à la migration des formats.
Traçabilité avec une piste d’audit complète.
Conformité aux normes eIDAS, Belgian Digital Act, OAIS, ETSI, E-ARK et ISO.
Docbyte Vault fonctionne en parallèle avec vos systèmes existants, tels que les plateformes DMS, RH, CRM et ERP.
Docbyte Vault prend en charge la conservation à long terme et l'archivage électronique (eArchiving) dans un cadre aligné sur eIDAS, la loi belge sur le numérique, ETSI TS 119 511 et 119 512, E-ARK, OAIS, ISO 14721, ISO 14641 et CEN TS 18170:2025. L'objectif n'est pas seulement de stocker des fichiers, mais de préserver l'intégrité, la provenance, l'accessibilité et la valeur probante sur de longues périodes de conservation.
La directive eIDAS 2 introduit l'archivage électronique qualifié dans toute l'Union européenne.
La loi DORA exige la conservation des preuves, l'intégrité, la politique de conservation et des capacités d'audit approfondies.
Le portefeuille numérique européen augmentera considérablement l'utilisation des signatures numériques, qui nécessitent toutes une validation à long terme.
Les réglementations nationales, telles que la loi belge sur le numérique, exigent déjà un archivage électronique qualifié pour les documents légaux liés à l'emploi.
Le cycle de vie ci-dessous relie les défis décrits précédemment aux mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par Docbyte Vault. Chaque étape atténue directement les risques liés à l'authenticité, à l'accessibilité et à la conformité réglementaire.
Docbyte Vault suit le modèle de référence OAIS (Open Archival Information System), garantissant que chaque fonction de préservation est mise en œuvre de manière contrôlée, transparente et conforme aux normes.
Collecte des informations provenant de toute source interne ou externe, les valide, les enrichit et les regroupe dans des paquets d'informations de soumission (SIP) pour les transférer dans les archives.
Stocke le contenu sous forme de paquets d'informations d'archivage (AIP) avec redondance, enregistrements de preuves, contrôles de fixité et protection à long terme contre la corruption ou la falsification.
Gère toutes les métadonnées descriptives, structurelles et techniques. Prend en charge la recherche avancée, les règles de conservation, l'indexation et les schémas de métadonnées configurables conformes aux exigences OAIS.
Récupère les informations de manière sécurisée et les transmet sous forme de paquets d'informations de diffusion (DIP) aux utilisateurs autorisés tels que les auditeurs, les inspecteurs ou les rôles internes.
Surveille les évolutions technologiques, valide les formats de fichiers, procède à la migration lorsque nécessaire et renouvelle les éléments de preuve afin de maintenir la fiabilité au fil du temps.
Fournit des politiques, des rôles, des autorisations, une configuration d'audit et une gouvernance au niveau du système via une interface centralisée.
Associé au cycle de vie ci-dessus, l'alignement OAIS fournit une base conceptuelle solide qui renforce la confiance et réduit l'incertitude pour les clients et les régulateurs. OAIS est la référence mondiale en matière de préservation numérique fiable.
Traçabilité avec une piste d’audit complète.
Faites face aux migrations de systèmes, à l'obsolescence des formats et aux changements organisationnels.
Reconstruisez les preuves même longtemps après la disparition du système d'origine.
Démontrez votre conformité de manière constante lors des audits et des examens réglementaires.
Docbyte Vault est une véritable plateforme de préservation plutôt qu'une solution de stockage.
Ces défis sont très répandus et touchent les organisations de tous les secteurs. Docbyte Vault réduit l'exposition en s'attaquant directement à chaque cause profonde.
Les organisations sont confrontées à des défis croissants en matière de préservation numérique et de conformité. Docbyte Vault répond directement à ces enjeux.
La maintenance des anciennes applications est coûteuse et risquée. Docbyte Vault permet le retrait des applications en toute sécurité tout en préservant leur pleine valeur probante.
Les règles de conservation, les obligations d'audit et les exigences d'intégrité sont difficiles à gérer manuellement. Docbyte Vault réduit les risques liés à la conformité grâce à l'automatisation.
Les données peuvent être corrompues, perdues ou manipulées sans mesures de protection adéquates. Les enregistrements de preuves et les contrôles d'intégrité empêchent la perte silencieuse de données.
La validation basée sur l'intelligence artificielle, l'extraction automatisée des métadonnées et la rationalisation des workflows réduisent l'effort opérationnel et les taux d'erreur.
Ce modèle rassemble les éléments relatifs à l'atténuation des risques et aux normes présentés précédemment et les présente sous la forme d’un workflow simple.
Collecter des informations en toute sécurité depuis des e-mails, des scanners, des portails, SharePoint, Veeva et d’autres systèmes métier.
Classer automatiquement les documents, extraire les métadonnées et valider les signatures numériques avec précision.
Créez des enregistrements de preuves inviolables, gérez les politiques de conservation et maintenez des pistes d’audit immuables pour garantir la fiabilité.
Fournir un accès sécurisé et traçable aux utilisateurs autorisés via des API, des portails ou des modes temporaires destinés aux auditeurs.
Docbyte Vault propose des modules spécialisés qui fonctionnent ensemble de manière transparente.
Fournit une interface sécurisée permettant aux utilisateurs finaux et aux parties externes de rechercher et de consulter des documents conservés.
Permet aux administrateurs de gérer les métadonnées, les pistes d’audit, les enregistrements de preuves, les règles de conservation et de suppression.
Garantit le classement correct et les métadonnées avant que les éléments ne soient archivés.
Transforme les fichiers en paquets d'informations de soumission conformes, valide la structure et prépare le contenu pour un stockage permanent.
Permet des téléchargements simples via une interface Web ou mobile.
Docbyte est l'un des premiers prestataires certifiés en Europe à proposer à la fois des services de conservation qualifiée et d'archivage électronique. L'organisation possède plus de quinze ans d'expérience dans le domaine de la préservation numérique et applique des normes internationalement reconnues, notamment OAIS, ETSI 119.511 et 119.512, E-ARK et ISO 14721.
La plateforme Docbyte est indépendante des fournisseurs, ouverte et conçue pour une interopérabilité à long terme. Elle est utilisée dans les domaines de la finance, de l'assurance, de la santé, des administrations publiques et des sciences de la vie.
Docbyte Vault est utile partout où les documents doivent rester fiables et accessibles pendant des années, voire des décennies, en particulier lorsque ces documents doivent faire l'objet d'un audit, d'un examen, d'une défense ou être produits à titre de preuve.
Contrats et accords signés
Registres et états financiers
Données sur la recherche et les essais cliniques
Documents d'assurance et dossiers d'indemnisation
Dossiers RH, fiches de paie et dossiers d'emploiDs
Dossiers réglementés et documents commerciaux de longue conservation
Un système de gestion documentaire est conçu pour favoriser la collaboration. Un système de conservation est conçu pour garantir l'authenticité, la traçabilité et la preuve.
Priorité à la collaboration et au workflow
Priorité à l'authenticité et à la fiabilité à long terme
Versions, mais aucune preuve
Enregistrements des preuves et contrôles d'intégrité
Les signatures expirées passent inaperçues.
La validation reste possible au fil du temps.
Politique de conservation de base
Conservation et suppression conformes aux exigences légales
Ne convient pas aux litiges juridiques
Conçu pour servir de preuve juridique
Docbyte Vault répond aux défis liés à la conservation dans plusieurs secteurs.
Assure la conservation des structures eTMF conformément aux normes GxP et offre un accès contrôlé aux inspecteurs.
Assure la conformité à la directive DORA, la validation des contrats et la préparation aux audits.
Conserve les documents d'emploi signés numériquement nécessitant un archivage électronique qualifié.
Conforme aux exigences légales en matière de conservation et de patrimoine numérique.
Protège la provenance et la confidentialité des dossiers médicaux.
Docbyte Vault est conçu pour une utilisation à long terme, même à mesure que la technologie évolue.
Redondance multirégionale.
Syntaxe d'enregistrement des preuves pour la non-répudiation.
Recherche et indexation de haute performance.
SyncServer pour la migration depuis des systèmes existants.
API ouvertes pour une intégration flexible.
La préservation à long terme nécessite plus qu'un simple stockage. Docbyte Vault assure :
Formats lisibles.
Renouvellement des chaînes de certificats.
Mise à jour des dossiers de preuves.
Provenance cohérente.
Transition sécurisée entre les générations technologiques.
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