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Docbyte Vault pour les ressources humaines (RH)
Archivage numérique sécurisé, conforme et à l'épreuve du temps pour les dossiers les plus sensibles de vos employés.
Pourquoi l'archivage traditionnel des documents RH n'est pas à la hauteur
Les équipes RH traitent quotidiennement des documents sensibles : contrats, fiches de paie, notes médicales, évaluations et démissions. La plupart sont stockés dans des dossiers, des disques en nuage ou des systèmes RH.
Mais c'est là que le bât blesse :
Ces outils ne sont pas conçus pour assurer une conformité juridique à long terme.
Si la plupart des outils sont utiles pour les opérations quotidiennes, ils ne sont pas conçus pour garantir la validité juridique à long terme ou l'alignement réglementaire. Cela devient un problème sérieux lorsque les documents doivent être conservés pendant de nombreuses années. Dans de nombreux cas, un document qui semble sûr et accessible aujourd'hui peut ne plus répondre aux normes juridiques à l'avenir.
Pourquoi l'archivage traditionnel des documents RH n'est pas à la hauteur
Les équipes RH traitent quotidiennement des documents sensibles : contrats, fiches de paie, notes médicales, évaluations et démissions. La plupart sont stockés dans des dossiers, des disques en nuage ou des systèmes RH.
Mais c'est là que le bât blesse :
Ces outils ne sont pas conçus pour un usage juridique à long terme. conformité.
Si la plupart des outils sont utiles pour les opérations quotidiennes, ils ne sont pas conçus pour garantir la validité juridique à long terme ou l'alignement réglementaire. Cela devient un problème sérieux lorsque les documents doivent être conservés pendant de nombreuses années. Dans de nombreux cas, un document qui semble sûr et accessible aujourd'hui peut ne plus répondre aux normes juridiques à l'avenir.
eIDAS : La norme de l'UE pour les
la confiance numérique.
eIDAS est le cadre européen pour l'identification électronique, l'authentification et les services de confiance. Il fixe des règles strictes sur la manière dont les documents et les signatures numériques doivent être stockés et préservés pour rester juridiquement valables dans le temps.
Pour rester conformes, les documents RH ont besoin d'un archivage sécurisé et pérenne.
La plupart des systèmes RH ne répondent pas aux normes d'archivage légal
De nombreuses équipes RH ne réalisent pas que leurs outils actuels ne sont pas conformes. Même si une plateforme offre un stockage numérique ou un support de signature de base, cela n'est pas suffisant pour assurer une validité juridique à long terme.
La plupart des archives numériques ne sont pas conformes à eIDAS ou à des normes internationales telles que ISO 14641, ISO 14721 (OAIS) ou ETSI 119.511/512, qui sont essentielles pour préserver la valeur juridique dans le temps.
Il ne s'agit pas seulement de stockage, mais aussi de conservation légale.
Sans un archivage qualifié, vous risquez :
- Signatures numériques expirées = contrats non valides
- Formats de fichiers obsolètes = documents illisibles
- Conservation mal gérée = violations du GDPR
- Pas de piste d'audit = faible légitimité juridique
- Contrôle d'accès insuffisant = exposition des données
Ces problèmes ne sont pas évidents avant qu'il ne soit trop tard.
C'est pourquoi la conservation numérique fondée sur des normes n'est pas facultative. Elle est essentielle.
Belgique
En Belgique, seules les plates-formes d'archivage numérique certifiées par le BELACl'organisme national d'accréditation, sont autorisés à délivrer Archivage électronique qualifié (QeA).
Certification
Ce niveau de certification garantit que vos documents RH resteront valides, conformes et prêts à être audités pour les années à venir.
Un archivage numérique qui répond aux exigences légales et RH
La Docbyte Vault
Docbyte Vault for HR est bien plus qu'une archive pour les dossiers de vos employés. Il s'agit d'une plateforme de conservation numérique qualifiée, développée spécifiquement pour répondre aux défis juridiques, opérationnels et liés aux risques de la gestion numérique des documents RH.
Il s'agit d'une solution SaaS (Software as a Service) sécurisée, hébergée sur un serveur hautement sécurisé. AWS (Amazon Web Services) garantissant la protection de vos données grâce aux dispositifs de sécurité les plus avancés.
Là où les systèmes traditionnels échouent, notre chambre forte numérique offre une fiabilité juridique à long terme, une protection contre la perte de données et un contrôle structuré de la manière dont les dossiers RH sont stockés, consultés et conservés.
Chaque document archivé par Docbyte Vault l'est :
- Maintien de la validité juridique, même si la signature numérique originale a expiré
- Protection contre les modifications non autorisées, avec une traçabilité complète et un enregistrement d'audit
- Conservé dans un format qui reste accessible et juridiquement acceptable au fil du temps
- Géré avec des politiques de conservation claires et très strictes, de sorte que les documents sont conservés aussi longtemps que nécessaire et seulement aussi longtemps que nécessaire.
- Disponible uniquement pour les utilisateurs autorisés, avec un accès sécurisé et des permissions basées sur les rôles
Pourquoi Docbyte Vault est la solution de confiance pour les documents RH
Docbyte Vault est conforme aux normes essentielles. Cela garantit que vos documents RH conservent leur validité juridique pendant des années, voire des décennies. Indispensable pour les contrats de travail, les dossiers de paie et les dossiers RH internes.
- Règlement eIDAS
- GDPR
- Spécification e-ARK
- ISO 14641
- ISO 14721 (OAIS)
- ETSI 119.511/ 119.512
Docbyte Vault offre une tranquillité d'esprit, garantissant que vos documents RH sont gérés avec confiance, clarté et fiabilité à long terme.
Pour les services des ressources humaines, cela signifie :
- Dossiers vérifiables et protégés des employés
- Un accès fiable quelle que soit la plateforme ou le format
- Réduction du risque de violation des règles de conservation
- Alignement réglementaire complet sur les normes européennes et nationales
L'importance de la conformité dans la gestion (numérique) des documents RH
Les services des ressources humaines sont chargés de conserver les documents susceptibles d'être utilisés dans le cadre de procédures judiciaires, d'examens internes ou de contrôles réglementaires. Il s'agit notamment des contrats de travail, des fiches de paie, des certificats médicaux et des documents de licenciement.
Les services des ressources humaines sont chargés de conserver les documents susceptibles d'être utilisés dans le cadre de procédures judiciaires, d'examens internes ou de contrôles réglementaires. Il s'agit notamment des contrats de travail, des fiches de paie, des certificats médicaux et des documents de licenciement.
Nombre de ces documents doivent être conservés pendant de longues périodes, et les règles varient en fonction de la législation nationale et de la politique interne. Mais conserver les documents pendant la bonne durée n'est qu'une partie du défi.
Pour satisfaire pleinement aux exigences légales, les équipes RH doivent être en mesure de démontrer :
- Qu'un document n'a pas été modifié depuis sa signature
- que les données ont été conservées et supprimées dans des délais précis
- Que seuls les utilisateurs autorisés ont accédé au fichier
- que sa signature numérique est toujours vérifiable et juridiquement contraignante
Mythe et réalité
Signatures numériques et validité juridique
Mythe
- Un PDF signé sur notre disque est juridiquement sûr.
- Notre système RH stocke les documents, nous sommes donc couverts.
- S'il est signé une fois, il reste valable pour toujours.
Réalité
- Pas nécessairement. Sans conservation qualifiée, ce document signé peut perdre son poids juridique lorsque les certificats expirent ou sont révoqués.
- Stockage ≠ conservation. La plupart des plateformes ne répondent pas aux normes eIDAS et ne maintiennent pas la vérifiabilité à long terme.
- Faux. Les signatures numériques se dégradent avec le temps si elles ne sont pas validées en permanence
Avec Docbyte, vos documents RH signés restent vérifiables, sécurisés et légalement valables pour les années à venir. Docbyte Vault assure une défense juridique grâce à :
- Validation continue
- Horodatage ERS (Evidence Record Syntax)
- Conformité totale à l'eIDAS
Intégration avec votre Existants Systèmes
Docbyte Vault for HR est conçu pour fonctionner avec les outils que vous utilisez déjà. Il intègre une infrastructure API ouverte, garantissant une intégration et une interopérabilité transparentes avec les systèmes et applications externes.
En pratique, cela signifie que La Docbyte Vault pour les RH peut intégrer avec :
- Plates-formes GRH / HCM
- Outils de signature numérique / eSigning tels que Docusign
- Systèmes de gestion des documents (SGD), portails documentaires, systèmes de gestion des dossiers des employés et autres outils de flux de travail et d'automatisation
- Dépôts de fichiers locaux et systèmes de synchronisation automatisés, et plus encore
Entièrement personnalisable
Que votre environnement informatique soit basé sur le cloud, sur site ou hybride, Docbyte Vault peut ingérer des documents automatiquement et appliquer une logique de conformité complète en arrière-plan. Il effectue le travail complexe en arrière-plan, tandis que vos systèmes RH continuent de fonctionner comme ils l'ont toujours fait :
- Pas de perturbation de vos flux de travail existants
- Pas d'étapes manuelles supplémentaires pour vos équipes RH ou IT
- Préservation juridique complète, invisible et fiable
Confiance, sécurité et certification
Docbyte Vault for HR s'appuie sur des normes internationalement reconnues et est certifié pour répondre aux exigences réglementaires les plus strictes en Europe.
- Docbyte Vault for HR s'appuie sur des normes internationalement reconnues et est certifié pour répondre aux exigences réglementaires les plus strictes en Europe.
- Docbyte est officiellement certifié en tant que Prestataire de services fiduciaires qualifié (PSFQ) en vertu du règlement eIDAS et est cotée à la Bourse de New York. UE/EEE Liste de confiance pour la fourniture de Archivage électronique qualifié (QeA).
- Cette reconnaissance confirme que Docbyte répond aux normes européennes les plus élevées en matière d'intégrité, d'authenticité et de conservation légale à long terme des documents électroniques. Nous sommes également en parfaite conformité avec la loi belge sur le numérique.
- Pour en savoir plus sur nos certifications, cliquez ici.
Nous nous soumettons également à des audits indépendants réguliers et à des évaluations continues de la sécurité afin de garantir que des mesures avancées de cryptage et de protection des données sont en place à tout moment. Notre plateforme logicielle fournit :
- Prise en charge complète de l'Evidence Record Syntax (ERS) et de l'horodatage qualifié, afin de garantir la traçabilité juridique des signatures électroniques, même après leur expiration.
- Enregistrement des audits, contrôle des versions et historique des accès pour chaque document
- Analyse des virus, validation des signatures et vérification du format lors de l'ingestion / réception des documents
- Quarantaine intégrée et étapes de validation avant l'archivage définitif d'un fichier
- Mise en œuvre de la conservation, y compris l'approbation de la suppression par les quatre yeux, le cas échéant
- Contrôle d'accès basé sur les rôles avec intégration d'Active Directory et support SSO
Remplissez le formulaire ci-dessous pour découvrir comment La chambre forte numérique de Docbyte peut aider votre équipe RH automatiser la gestion des documents, assurer la conformité juridique et conserver en toute sécurité les contrats signés conformément au droit du travail belge et au GDPR.
Prêt à protéger vos dossiers RH en toute confiance ?
Docbyte Vault for HR donne à votre organisation les outils nécessaires pour conserver les documents des employés avec une sécurité juridique. Cela signifie qu'avec notre solution logicielle, vous ne vous contentez pas de stocker des documents RH numériques de manière sécurisée.
Vous préservez l'intégrité juridique, historique et opérationnelle des dossiers RH de votre organisation.
Contactez-nous pour en savoir plus ou pour demander une présentation personnalisée de Docbyte Vault for HR.