Les documents RH nécessitent un traitement méticuleux, notamment les contrats, les cartes d'identité, les fiches de paie, etc. Notre solution facilite la conservation légale des documents et garantit la préservation des signatures numériques pendant de longues périodes. Avec le coffre-fort numérique Agile de Docbyte, vos documents RH restent 100% authentiques et sécurisés, en adhérant à des politiques et des réglementations strictes en matière de conservation.
Efficacité entre les départements
Nous garantissons rapidement la validité juridique des contrats de travail signés numériquement et d'autres documents conformément à la réglementation eIDAS. Assurez-vous de donner confiance en la légalité des documents RH.
Docbyte est le premier à être certifié et qualifié pour l'archivage électronique. Notre service garantit la conformité légale et le stockage sécurisé des documents RH sensibles.
Un accès continu et gratuit aux documents stockés pour les employés. Cette accessibilité est cruciale pour la gestion des documents RH, car elle permet de les retrouver efficacement en cas de besoin.
Rationaliser les processus de contrats de travail et tout ce qui concerne les échanges électroniques de documents vitaux pour les ressources humaines. Cela contribue à l'efficacité globale des opérations de ressources humaines.
La conservation de documents spécifiques, tels que les comptes individuels, les relevés de services des travailleurs et les bulletins de salaire.
Les employés ont un accès facile aux données
Lien avec le partenaire de signature électronique de votre choix
Connexion aisée à diverses sources via l'API
Classification et extraction de documents d'IA
En conformité avec les réglementations de l'UE
Le GDPR implique des règles spécifiques sur ce qu'il convient de faire des informations relatives aux ressources humaines. Des périodes de conservation spécifiques s'appliquent (elles diffèrent d'un pays à l'autre).
Gestion des délais de conservation conformément aux réglementations locales.
La législation de plusieurs pays prévoit des déclarations spécifiques supplémentaires si le contrat est signé numériquement et si les informations sont partagées numériquement avec l'employé.
Tous les documents liés à la relation de travail qui sont partagés électroniquement doivent être
En RH,
Si les documents sont signés numériquement et si l'organisation souhaite gérer correctement les périodes de conservation, elle devra mettre en œuvre une solution d'archivage numérique appropriée.
Dans plusieurs pays
Il s'agit d'une obligation légale. Dans ce cas, ils doivent travailler avec un prestataire de services fiduciaires qualifié.
Une solution d'archivage entièrement conforme et certifiée qui offre
Vous devrez traiter plusieurs types de documents.
L'intégration de nouveaux employés nécessite le traitement de nombreux documents administratifs.
C'est un peu comme un KYC dans d'autres secteurs.
C'est un travail qui nécessite beaucoup de personnel et de temps pour traiter tous les documents requis.
Nous pouvons vous aider à automatiser ce processus. Nous disposons de notre système éprouvé de collection de documents qui peut faire le gros du travail à votre place.
Nous comprenons que la conservation des dossiers RH est primordiale pour votre entreprise. Le GDPR et d'autres réglementations imposent que les dossiers ne soient conservés que tant qu'ils remplissent leur fonction. Cela signifie également que les enregistrements doivent être supprimés en toute sécurité dans un certain délai après le départ d'une personne de l'entreprise. Notre système assure la conservation automatique des dossiers pour faciliter vos procédures RH.
Si vous intégrez le candidat, un contrat devra éventuellement être signé. De préférence, cela se fait sous forme numérique. Comment allez-vous valider et préserver correctement cette signature numérique pour les années à venir ? Bien sûr, nous avons une solution pour la préservation des signatures numériques.
La plateforme Docbyte garantit la lisibilité et l'authenticité des documents RH électroniques, qu'ils soient numérisés ou nés du numérique. Conforme à l'évolution des lois et des réglementations, elle prépare votre organisation à l'avenir de la conservation des documents RH.
Dans tous les pays de l'UE, les documents de travail, c'est-à-dire toutes les informations liées au contrat de travail d'une personne, en d'autres termes, le CV, le contrat, les congés de maladie, les fiches de paie, etc : CV, contrat, congés de maladie, fiches de paie, etc. doivent être archivés conformément au GDPR.
Cette réglementation impose des exigences très spécifiques en matière d'archivage numérique. Dans des pays comme la Belgique, ces exigences sont encore plus strictes et une réglementation similaire est en cours d'élaboration au niveau européen.
Notre Plate-forme Docbyte vous aide à vous conformer à ces exigences et à vous préparer pour l'avenir.
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