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Gouvernance, conservation et contrôle du cycle de vie
Conserver des informations pour toujours n'est pas conforme à la législation. La suppression prématurée d'informations présente un risque juridique.
Une gouvernance numérique efficace exige que les informations soient conservées, protégées et supprimées conformément à des règles clairement définies, avec une traçabilité complète de chaque décision. Docbyte Vault est conçu pour appliquer des politiques de gouvernance tout au long du cycle de vie des informations archivées.
La conservation, la mise en suspens légale et la suppression ne sont pas des tâches manuelles à effectuer après coup. Il s'agit de processus intégraux et vérifiables.
Ces contrôles sont particulièrement importants dans les cas suivants mise hors service d’applications, l'archivage à long terme et l'archivage électronique qualifié programmes.
Politiques de conservation
Docbyte Vault permet une conservation basée sur une politique alignée sur les exigences légales, réglementaires et organisationnelles.
Les règles de conservation peuvent être définies en fonction du type de document, du contexte, des métadonnées ou de la classification. Une fois appliquées, ces règles sont mises en œuvre automatiquement, ce qui garantit un comportement cohérent en matière de conservation sur de grands volumes d'informations archivées.
Les périodes de conservation sont transparentes et vérifiables, ce qui permet aux organisations de démontrer leur conformité lors des audits et des inspections.
Capacités clés
- Politiques de conservation basées sur des règles
- Application automatique des délais de conservation
- Alignement sur les obligations légales et réglementaires
- Visibilité claire de l'état de rétention
Plan de classement et classification des fichiers en fonction des métadonnées
Docbyte Vault utilise un plan de fichier basé sur des métadonnées qui peut être configuré et adapté au fil du temps.
Les structures de classement sont dérivées des métadonnées et des informations contextuelles, plutôt que d'être codées en dur. Cela permet au plan de classement d'évoluer en fonction des besoins de l'organisation, des réglementations ou des communautés désignées, sans compromettre l'intégrité ou la valeur probante des documents existants.
En découplant la classification des structures statiques, Docbyte Vault favorise la gouvernance à long terme dans des environnements dynamiques.
Capacités clés
- Plan de classement basé sur les métadonnées et le contexte
- Évolution des structures de classification dans le temps
- Aucune modification des paquets d'archivage existants
Solution connexe
Gérez les modifications, les mises en attente et la conservation depuis une seule interface
Validez les modifications apportées aux métadonnées avant qu'elles ne prennent effet
Créez et gérez des schémas de métadonnées personnalisés dans Vault Admin. Un nouveau schéma ou une modification commence par un brouillon et devient actif après validation. Chaque modification validée crée une nouvelle version. Les versions antérieures du schéma et les métadonnées qui y sont enregistrées restent disponibles, tandis que les formulaires et les vues suivent le schéma validé.
Cela permet à votre équipe chargée des archives de mettre en place, de manière contrôlée, les champs nécessaires à un nouveau type de document ou à un processus métier modifié. L'étape de validation permet de distinguer une modification proposée de la version utilisée dans les archives.
Découvrez quels enregistrements sont protégés contre la suppression
La vue d'ensemble de la conservation à des fins juridiques présente les documents soumis à cette conservation et précise lesquels sont protégés contre toute suppression. Les utilisateurs autorisés peuvent appliquer et lever ces conservations dans Vault. Lorsqu'un dossier nécessite une conservation plus longue, les rôles autorisés peuvent prolonger la durée de conservation d'un dossier.
Choisissez et suivez les actions à mener à la fin de la période de conservation
Les règles de conservation permettent de conserver un paquet, de le transférer à un autre locataire autorisé ou d'utiliser des workflows de suppression configurés. La conservation d'un paquet entraîne tout de même l'enregistrement de la fin de sa période de conservation dans la piste d'audit. La piste d'audit consigne les changements de statut des listes de suppression ainsi que le moment où un paquet a été ajouté à une liste.
Générez des rapports à la demande ou selon une fréquence régulière afin de faciliter les opérations d'archivage. Découvrez une démonstration du processus de modification de schéma et de conservation à des fins juridiques.
Suspension légale et exceptions
Dans de nombreux cas, les règles de conservation standard doivent être temporairement suspendues.
Docbyte Vault prend en charge les mécanismes de mise en suspens juridique qui empêchent la suppression des documents lorsque ceux-ci font l'objet d'un litige, d'une enquête ou d'une demande de réglementation. Les mises en suspens légales peuvent être appliquées de manière sélective et restent en vigueur jusqu'à ce qu'elles soient explicitement libérées.
Cela garantit que les informations pertinentes sont conservées intactes, indépendamment des calendriers de conservation standard.
Capacités clés
- Suspension de l'effacement au moyen d'une mise en suspens judiciaire
- Application sélective à des documents ou ensembles spécifiques
- Documentation claire des raisons et de la durée de la rétention
- Traçabilité complète des exceptions
Suppression contrôlée et preuve d'élimination
La suppression est un acte juridiquement important.
Docbyte Vault garantit que les informations ne sont supprimées que lorsque les obligations de conservation ont été remplies et qu'il n'y a plus de rétention légale. Les processus de suppression sont contrôlés, documentés et vérifiables.
Si nécessaire, Docbyte Vault peut fournir la preuve que les informations ont été supprimées correctement et au moment opportun. Cette preuve d'élimination est essentielle pour démontrer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données et de gestion des enregistrements.
Capacités clés
- Effacement contrôlé en fin de vie
- Prévention de la suppression prématurée
- Preuve de l'élimination correcte
- Alignement sur les obligations en matière de protection des données
Transparence du cycle de vie et auditabilité
Les décisions de gouvernance ne doivent jamais être implicites ou opaques.
Docbyte Vault conserve un enregistrement transparent des règles de conservation, des mises en suspens légales, des décisions d'accès et des événements de suppression. Cela garantit que le cycle de vie complet des informations archivées peut être reconstitué et expliqué en cas de besoin.
En rendant le contrôle du cycle de vie vérifiable, Docbyte Vault transforme la gouvernance d'un document de politique en une réalité opérationnelle.
Pourquoi c’est important
- Les décisions peuvent être expliquées et défendues
- La conformité peut être démontrée et non présumée
- La gouvernance fait partie de la chaîne des preuves
La gouvernance comme fondement de la conformité
La conservation, la rétention légale et la suppression ne sont pas des exigences isolées. Elles sont à la base de la conformité réglementaire, de la sécurité juridique et de la confiance.
En imposant un contrôle du cycle de vie par le biais de mécanismes techniques, Docbyte Vault fournit la base nécessaire pour Archivage électronique qualifié (QeArch)) et d'autres cas d'utilisation réglementés.
Ces aspects sont détaillés dans la section Conformité et confiance.