TÉMOIGNAGES DE CLIENTS

Depuis 2006, nous aidons plusieurs sociétés financières, compagnies d'assurance et organismes publics européens à devenir totalement numériques en numérisant leurs documents et en automatisant leurs principaux processus commerciaux.

Nous allons au-delà de l'automatisation en fournissant une plateforme qui soutient les processus fondamentaux de nos clients, partout et à tout moment.

Demande d'appel

Finances

Travailler avec les meilleurs,

fournir ce qu'il y a de mieux.

Économies annuelles de 20%. Amélioration de la productivité de 30%.

Passer de la communication papier à la communication numérique. Plus de temps

de se concentrer davantage sur le travail principal. Réduction drastique de la charge physique

archives. Peu importe ce que nous faisons pour nos clients,

nous ajoutons toujours un avantage supplémentaire.

Témoignage client Federale

Fini la classification manuelle chez FEDERALE Insurance grâce à des algorithmes d'auto-apprentissage

FEDERALE Assurances disposait d'une équipe d'une vingtaine de personnes pour classer les communications entrantes de toutes sortes. Une tâche qui est désormais gérée de A à Z par le logiciel Docbyte. De plus, depuis que le dernier département de FEDERALE a basculé vers cette solution en 2022, la classification est en partie pilotée par l'intelligence artificielle. Elle apporte plus d'efficacité interne, de clarté et de possibilités de travailler de n'importe où, par exemple. En outre, les clients sont mieux servis et plus rapidement grâce à des dossiers entièrement numérisés.https://youtu.be/hvbA4epFSOQ De 2015 à aujourd'hui En 2015 déjà, FEDERALE Insurance souhaitait transformer son organisation et sa manière de travailler. Carl Van Vlaenderen, directeur du département Non-Vie de la compagnie d'assurance, explique : "Les clients voulaient obtenir des réponses à leurs questions plus rapidement. La numérisation semblait être la clé pour accroître notre efficacité interne et, par conséquent, pour répondre plus rapidement aux clients. En outre, nous pensions qu'elle pourrait également faciliter la vie de nos employés en centralisant, en rendant plus transparentes et en numérisant toutes les données. Docbyte a été choisi pour numériser la gestion des documents et des dossiers et automatiser la classification des communications entrantes d'un premier département en 2016. Le département de M. Van Vlaenderen a été le dernier à faire le changement et à choisir à nouveau l'entreprise gantoise : "Il n'était pas acquis que nous travaillerions à nouveau avec Docbyte. Nous avons certainement cherché à savoir s'il existait des options mieux adaptées à nos besoins. Cependant, l'historique de leur collaboration avec nous, le fait que leur solution ait fait ses preuves et le fait qu'ils nous connaissaient très bien ont fait d'eux notre meilleur choix." Projet Classer les communications entrantes à l'aide de l'IA et gérer les dossiers de manière centralisée, numérique et transparente. Calendrier Projet en cours visant à amener tous les départements à la solution de Docbyte depuis 2016. L'assurance non-vie passera à la vitesse supérieure et ajoutera l'IA en 2022. Résultat FEDERALE Insurance a réussi à gagner en efficacité. Fini la classification manuelle Pour FEDERALE Insurance, tout commence par le traitement des documents, que Docbyte a désormais rendu intelligent grâce à l'intelligence artificielle. "Auparavant, les documents étaient triés manuellement pour être attribués à la bonne personne ou rangés dans des classeurs", explique Carl Van Vlaenderen. "Avec la solution de Docbyte, nous voulions les classer automatiquement avec une intervention humaine minimale. Bien entendu, nous avons dû surmonter quelques obstacles avant d'y parvenir. Des problèmes sont apparus et des discussions ont eu lieu, comme pour tout projet entraînant un changement aussi important, mais au final, nous avons atteint nos objectifs de classification. Notre équipe de classification est devenue obsolète, ce qui nous a permis de la réaffecter à d'autres tâches plus importantes." "La solution de Docbyte apprend constamment et s'adapte à nos différentes communications grâce à l'apprentissage automatique. Avec le temps, cet auto-apprentissage améliorera également la précision de la classification. De quoi changer la donne !" Carl Van Vlaenderen Directeur du département Non-Vie chez FEDERALE Insurance Le département Non-Vie de Van Vlaenderen a également choisi de déplacer sa partie classification vers le cloud, lui donnant accès à l'intelligence artificielle pour trier les documents. "Jusqu'à présent, le tri s'effectuait à l'aide d'un ensemble compliqué de règles qui devaient être adaptées aux nouveaux types de documents. Grâce à l'IA et à l'apprentissage automatique, la solution de Docbyte apprend constamment et s'adapte à nos différentes communications. Avec le temps, cet auto-apprentissage améliorera également la précision de la classification. De quoi changer la donne ! Plus de transparence Les dossiers et les documents sont désormais stockés numériquement et de manière centralisée pour tous les départements. Ceci est associé à des flux de travail et des tâches clairs au sein de la solution Docbyte afin d'assurer la transparence des actions à entreprendre et de la charge de travail. "Docbyte ne se contente pas de classer les documents pour nous", poursuit M. Van Vlaenderen. "Il y a aussi la partie gestion de cas. Cela nous permet de savoir clairement quelles mesures doivent être prises pour aider un client et par qui. En outre, nous avons une meilleure idée de la charge de travail de chacun, ce qui nous permet d'intervenir en cas de besoin." Amélioration de l'efficacité "La classification est évidemment beaucoup plus rapide, mais notre outil contribue également à améliorer notre efficacité de bien d'autres manières", poursuit M. Van Vlaenderen. "Ce qui rend le logiciel de Docbyte vraiment unique, c'est qu'il fonctionne pour tous les départements de FEDERALE et que nous pouvons tous avoir accès à ces dossiers et documents, toutes divisions confondues. Cela facilite la recherche des documents requis, car même les communications sortantes sont ajoutées au logiciel. Il nous permet également de travailler à domicile, ce qui est un grand avantage pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée que nous aimons offrir à nos employés. Ces gains d'efficacité augmenteront à l'avenir, à mesure que nous automatiserons davantage nos processus. Des clients satisfaits L'une des raisons pour lesquelles l'assureur belge souhaitait se numériser était d'aligner son niveau de service sur les attentes de ses clients. La solution de Docbyte lui permet justement de le faire. Carl Van Vlaenderen : "Peu importe à qui les clients s'adressent. Chacun peut accéder aux informations dont il a besoin pour répondre à ses questions grâce à la centralisation des dossiers et à leur disponibilité dans tous les départements. En outre, tout employé autorisé peut connaître le statut de toutes les demandes. Pour couronner le tout, nous pouvons fournir ces informations aux clients en un instant. Cela nous aide à fournir un excellent service à la clientèle. "Ce qui rend le logiciel de Docbyte vraiment unique, c'est qu'il fonctionne pour tous les départements de FEDERALE et que nous pouvons tous avoir accès à ces dossiers et documents, toutes divisions confondues." Carl Van Vlaenderen Directeur du département Non-Vie de FEDERALE Insurance Docbyte, l'expert et le partenaire des assureurs FEDERALE Insurance considère Docbyte comme un véritable partenaire qui connaît parfaitement son marché. "Comme pour tout projet, il y a eu des défis à relever. Nous avons eu notre part de discussions intenses avec Docbyte sur les questions qui se posaient. Cependant, ils étaient toujours prêts à les aborder et ont suivi l'ensemble du projet avec le souci du détail", se souvient M. Van Vlaenderen. "Le fait qu'ils se concentrent sur le secteur de l'assurance et ses réglementations facilite la communication de nos besoins. Leur solution est déjà adaptée aux exigences de notre secteur et tient compte des lois auxquelles nous devons adhérer. Et s'il manque quelque chose, ils sont suffisamment flexibles pour changer de vitesse et y parvenir." Plus d'IA et d'automatisation Bientôt, FEDERALE Insurance est impatient

Argenta sert ses clients plus rapidement avec une équipe réduite grâce à la puissance de l'IA

Ce n'est un secret pour personne que les banques doivent traiter chaque jour des piles de documents entrants, ce qui nécessite souvent une équipe de salle de courrier importante et peut ralentir les processus. C'était certainement le cas pour la banque et compagnie d'assurance belge Argenta. Depuis la mise en œuvre de la salle de courrier intelligente de Docbyte, Argenta a éliminé son arriéré et réduit les erreurs humaines tout en rationalisant son équipe. Grâce à des algorithmes intelligents, la banque peut désormais servir ses clients plus rapidement et poser des bases solides pour l'automatisation et la numérisation futures. Tri manuel du courrier entrant Auparavant, tout le courrier d'Argenta devait être ouvert manuellement et examiné afin de lui attribuer le bon code de tri, avant d'être scanné et rattaché au bon dossier et au bon collaborateur. Il s'agissait d'un processus répétitif et manuel qui était sujet à des erreurs humaines, comme l'explique J. Gijs, Operational Team Lead Mailroom chez Argenta : "Il fallait auparavant trois personnes pour acheminer un seul document au bon endroit. Nous devions ouvrir et lire chaque lettre pour déterminer où elle devait être envoyée, ce qui prenait beaucoup de temps - un processus qui était loin d'être idéal et qui entraînait souvent des retards. "Rien n'est comparable au niveau d'automatisation offert par Docbyte grâce à son utilisation de l'apprentissage automatique. La démonstration nous a convaincus qu'il s'agissait de la Rolls-Royce des salles de courrier intelligentes." J. Gijs Operational Team Lead Mailroom at Argenta Part of bigger automation picture Argenta a choisi d'emprunter la voie de la transformation numérique pour relever les défis de sa salle de courrier. "Les clients attendent un niveau de service équivalent à celui des grandes entreprises de commerce électronique", poursuit J. Gijs. "En tant que banque, nous pensons que l'automatisation est la voie à suivre - pour notre salle de courrier, mais aussi pour les flux de notre application et de notre site web, que nous avons déjà numérisés. La technologie peut nous aider à être plus efficaces et plus productifs et, en fin de compte, à fournir le service que les clients attendent de nous." La Rolls-Royce des salles de courrier La banque et l'assureur ont envoyé un appel d'offres à un large éventail d'entreprises à la recherche d'un partenaire qui les aiderait à réaliser leurs rêves d'automatisation. La réponse de Docbyte les a convaincus. Gijs : "Nous avons vu de nombreuses solutions, mais rien de comparable au niveau d'automatisation offert par Docbyte grâce à son utilisation de l'apprentissage automatique. Leur démonstration nous a convaincus qu'ils disposaient de la Rolls-Royce des salles de courrier intelligentes et qu'ils étaient le bon partenaire pour nous." Projet Améliorer l'efficacité de la salle de courrier d'Argenta grâce à l'automatisation et à l'apprentissage automatique Délai Six mois Résultat Argenta classe automatiquement le courrier entrant, améliorant ainsi la productivité de la salle de courrier et réduisant les erreurs humaines et les retards. Équipe réduite "La solution de Docbyte signifie que nous n'avons qu'à placer notre courrier sur un scanner - c'est là toute l'étendue des actions manuelles que notre équipe doit effectuer", explique Gijs. "Les algorithmes d'extraction et de classification de Docbyte s'occupent de tout le reste pour nous. Ils reconnaissent même les numéros de dossier - s'il y en a - et les affectent automatiquement au bon dossier, le tout avec un degré de précision extrêmement élevé grâce à l'apprentissage automatique." La salle de courrier automatisée signifie moins d'interventions manuelles, de sorte que l'équipe peut traiter davantage avec moins de personnel. Gijs : "Nous sommes une grande banque et nous recevons beaucoup de courrier ; réduire l'équipe de la salle de courrier, ne serait-ce que d'une seule personne, n'est donc pas une mince affaire. Le fait que nous ayons réussi à réaffecter quatre membres de l'équipe était impensable auparavant, mais nous l'avons fait sans compromettre la rapidité ou le service pour nos clients grâce à Docbyte. "Éliminer l'arriéré pour un service plus rapideAvec un tel flux de documents entrants, les demandes pouvaient parfois rester bloquées dans la salle d'expédition pendant un jour ou deux. Depuis la mise en place de la nouvelle salle d'expédition, Argenta a non seulement réussi à rattraper ce retard, mais elle n'en a pas accumulé davantage. "Cela signifie que nous pouvons envoyer les documents d'un client à la bonne personne le plus rapidement possible, ce qui accélère le traitement de sa demande et lui offre un service plus rapide et de meilleure qualité ", ajoute Gijs. Moins d'erreurs humaines Tout processus impliquant des personnes est sujet à des erreurs humaines, et il en va de même pour le tri dans les salles de courrier. Argenta a toutefois pratiquement éliminé ces erreurs, explique Gijs : " Nous avons commencé par donner à Docbyte un gros volume de courrier sur plusieurs années afin d'entraîner l'intelligence artificielle qui se cache derrière leur outil. Au départ, il identifiait correctement environ 80 % des documents, mais l'apprentissage automatique permet au système de s'améliorer en permanence et nous avons déjà réussi à augmenter le taux de précision à plus de 90 %. Nous avons également mis en place un système de secours, qui nous alerte pour effectuer une vérification manuelle si les algorithmes ne parviennent pas à catégoriser un courrier avec suffisamment de certitude, ce qui nous permet de disposer d'un système qui trie tous nos documents du début à la fin avec peu ou pas d'erreurs. "Le fait que nous ayons réussi à réaffecter quatre membres de l'équipe était insondable auparavant, mais nous l'avons fait sans compromettre la vitesse ou le service pour nos clients grâce à Docbyte." J. Gijs Operational Team Lead Mailroom chez Argenta Proactif et toujours présent Gijs et Argenta ne se contentent pas de chanter les louanges du logiciel, ils apprécient également le partenariat dans son ensemble. Gijs : " Nous avons pu compter sur un accompagnement clair de Docbyte du début à la fin. L'un de leurs consultants a même travaillé en interne pour s'assurer que nous avions toujours quelqu'un à notre disposition pour répondre à nos questions ou nous tenir au courant, ce qui leur a également permis de bien comprendre notre façon de travailler. Rien n'a été laissé au hasard. Gijs ajoute que Docbyte a fourni du matériel de formation complet à son équipe : "Les outils fonctionnent mieux lorsque les gens savent comment les utiliser. Docbyte a donc veillé à ce que mon équipe dispose de beaucoup de matériel pour l'aider à se familiariser avec le nouveau logiciel. Docbyte est vraiment devenu un excellent partenaire à long terme, ce que nous apprécions beaucoup. Au-delà de la salle de courrier Pour Argenta, l'automatisation de la salle de courrier grâce à la solution de Docbyte n'est qu'un début. "Nous avons une trace papier, mais nous avons aussi quelques 'traces numériques', car les clients peuvent nous envoyer des documents par différents canaux. Nous voulons

Services de crédit EDR : Docbyte Intelligent Document Processing

Document Solution améliore considérablement le parcours client et l'efficacité des gestionnaires de dossiers ! Qui : EDR Credit Services (EDR) se concentre sur la fourniture d'informations qui réduisent et aident à gérer le risque de crédit. Fondée en 1992 et comptant environ soixante-dix employés, l'entreprise est devenue un bureau de crédit à part entière avec plus de 1 500 clients. EDR propose des solutions innovantes dans les domaines de l'information et du recouvrement des consommateurs et des entreprises. L'utilisation intelligente des données et des connaissances informatiques a permis à l'entreprise d'occuper une position de leader dans le domaine de la gestion des données des consommateurs. EDR est l'inventeur de la rue d'acceptation en ligne pour les baux privés, le crédit à la consommation et les biens locatifs. Il s'agit d'un environnement sécurisé en ligne où les consommateurs peuvent suivre la procédure de souscription de manière entièrement indépendante. Grâce à cette solution, EDR vérifie et prend en charge l'acceptation des demandes privées (demandes de financement/bail privé/abonnements/location) pour le compte de ses clients. Défi : L'émergence de la numérisation accroît la nécessité d'effectuer des vérifications de crédit plus rapidement et plus efficacement. Les étapes qu'une acceptation doit suivre sont historiquement complexes, avec (trop) de documents non structurés, et demandent trop de travail. La nécessité de disposer de différents documents peut être source de confusion pour les consommateurs. Les préoccupations en matière de protection de la vie privée compliquent le traitement des données. Le processus d'acceptation est un élément de coût important pour les clients de la solution Docbyte : Docbyte, en étroite collaboration avec EDR, a développé une adaptation sur mesure de sa solution propriétaire Intelligent Document Solution permettant à l'entreprise d'automatiser et de classer les documents entrants, d'améliorer l'expérience des clients, de rationaliser et d'améliorer le flux de travail des gestionnaires de dossiers et de sécuriser l'anonymisation conformément aux exigences légales. Produit Docbyte : Traitement intelligent des documents Résultat : Dans le passé, les gestionnaires de dossiers devaient apporter manuellement des modifications et des adaptations aux documents. Cela se fait désormais automatiquement. L'amélioration considérable du parcours du client grâce à la plateforme de traitement intelligent des documents de Docbyte permet d'obtenir plus facilement les bons documents dès le départ. Les consommateurs vivent une expérience beaucoup plus fluide et efficace dans des situations parfois stressantes. Les données correctes et nécessaires, conformément aux lois sur la protection de la vie privée, sont automatiquement extraites et classées comme étant prêtes à l'emploi. Les clients (par exemple les sociétés de crédit-bail) reçoivent les bonnes informations le plus rapidement possible. Lire la suite : EDR Credit Services : Docbyte Intelligent Document Solution améliore considérablement le parcours client et l'efficacité des gestionnaires de dossiers ! EDR Credit Services (EDR) se concentre sur la fourniture d'informations qui réduisent et gèrent le risque de crédit. Fondée en 1992 et comptant environ soixante-dix employés, l'entreprise est devenue un bureau de crédit à part entière avec plus de 1 500 clients. EDR propose des solutions innovantes dans les domaines de l'information et du recouvrement des consommateurs et des entreprises. L'utilisation intelligente des données et des connaissances informatiques a permis à l'entreprise d'occuper une position de leader dans la gestion des données des consommateurs. Avec l'essor de la numérisation, le besoin de tout faire plus rapidement et plus efficacement s'accroît également. Cela inclut les vérifications de solvabilité, qui doivent être effectuées en quelques secondes. L'automatisation n'est pas seulement nécessaire pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises qui souhaitent, par exemple, louer 150 voitures. Dans ce cas, il faut savoir rapidement avec qui l'on fait affaire et une solution automatisée s'impose. Rues d'acceptation La CED se concentre sur les rues d'acceptation pour les baux privés, le crédit à la consommation et les biens locatifs. Il s'agit d'un environnement en ligne sécurisé dans lequel les consommateurs peuvent suivre la procédure de souscription en toute indépendance. Grâce à cette solution, EDR vérifie et prend en charge l'acceptation des demandes privées (demandes de financement/location privée/abonnement/location) pour le compte de ses clients. Les normes juridiques et les exigences des labels de qualité doivent être respectées. Bien qu'il soit possible de calculer la solvabilité d'un consommateur, des documents sont toujours nécessaires pour la valider et des contrôles supplémentaires s'imposent : Pièces d'identité, fiches de paie, loyer, hypothèque et autres coûts de prêt, etc. Tous ces documents sont chargés dans le système, mais ils ne sont absolument pas structurés. Le plus souvent, des informations supplémentaires doivent être demandées aux consommateurs qui n'ont pas toujours su clairement ce dont ils avaient besoin. En outre, nous devons faire très attention à ne pas envoyer à nos clients des documents sensibles du point de vue de la protection de la vie privée. Pas de photos, de numéros de sécurité sociale, etc. Tout cela a dû être adapté manuellement. Le résultat global est ? Des clients frustrés et des gestionnaires de dossiers frustrés chez EDR. Et un processus long qui coûte de l'argent. Il fallait changer. Docbyte entre en scène. "Nous avons exploré le marché et pris contact avec Docbyte. Nous avons aimé ce qu'ils proposaient mais, comme toujours, la preuve du pudding, c'est qu'on le mange. Nous avons noué une relation très étroite au cours des derniers mois. Un tel parcours est toujours difficile et parfois frustrant. Mais une bonne coopération et de bonnes discussions nous ont amenés là où nous sommes aujourd'hui, avec un système qui fonctionne parfaitement. Maarten-Pieter Remmen PDG d'EDR Traitement intelligent des documents (IDP) de Docbyte La plate-forme de traitement intelligent des documents de Docbyte est au cœur de la solution. Docbyte travaille depuis des années dans les secteurs de l'assurance et de la finance et a développé une suite adaptée aux exigences de ces secteurs. L'expérience de l'entreprise et le pedigree de la solution garantissent un environnement de travail qui peut être adapté aux besoins du client. "Dès le début de notre collaboration, nous savions qu'il y aurait des défis à relever. Notre PDI a fait ses preuves et contient des solutions pour les défis auxquels les entreprises du secteur d'EDR sont et seront confrontées aujourd'hui et à l'avenir. La base et les murs sont là, mais la décoration intérieure est toujours basée sur les préférences du client. Grâce à nos spécialistes et au personnel professionnel d'EDR, nous avons atteint notre objectif. Frederik Rosseel CEO de Docbyte Now Dans le passé, les gestionnaires de dossiers devaient apporter manuellement des modifications et des adaptations, ce qui se fait désormais automatiquement. Les consommateurs bénéficient d'une expérience beaucoup plus fluide et efficace dans une situation parfois stressante et la rue de l'acceptation, dans laquelle EDR excelle, atteint désormais son plein potentiel. Les clients d'EDR ont toujours bénéficié d'un service irréprochable, mais avec le nouveau système, les développements sont multiples. EDR est en train de se familiariser avec le système avant de poursuivre le voyage et d'introduire des ajouts pertinents. Cette nouvelle méthode de travail efficace permettra de développer le portefeuille de clients dans l'environnement existant, mais aussi au-delà. Il s'agit du début du voyage et certainement pas de la fin.

Retrait de l'application à l'hôpital AZ Alma

L'hôpital économise du temps et du budget en assurant la conservation indépendante du système des informations vitales sur les patients Qui : Un hôpital privé consolidé de plus de 500 lits sur les campus de Sijsele et d'Eeklo. Défi : Être toujours en mesure de consulter les informations relatives aux patients. Les systèmes informatiques ont une durée de vie limitée, mais les données qu'ils contiennent doivent toujours être disponibles. La solution Docbyte : Application Retirement. Résultats : Les informations doivent être conservées et les applications changent et meurent. Pas de perte de données ni de qualité. L'histoire complète : AZ Alma est un hôpital privé consolidé qui compte plus de 500 lits sur les campus de Sijsele et d'Eeklo. Comme dans tout hôpital moderne, les informations nécessaires sur les patients (numériques et autres) se multiplient - des informations qui sont d'une importance vitale pour les médecins et les infirmières. Les systèmes informatiques ont une durée de vie limitée, mais les données qu'ils contiennent doivent toujours être disponibles. En effet, un patient a une durée de vie plus longue qu'un système informatique. Il était urgent de trouver une solution. Mais il devait s'agir d'une solution orientée vers l'avenir. Solution proposée Docbyte a proposé l'Application Retirement comme solution pour AZ Alma. Cette solution sépare les applications obsolètes et les informations qui y sont stockées afin que ces informations restent disponibles plus longtemps que l'application elle-même. De cette manière, les données vitales peuvent rester archivées de manière utilisable. Cela concerne aussi bien les systèmes centraux et auxiliaires que l'informatique parallèle ou, en d'autres termes, les nombreux fichiers Excel, Word, Access et autres, construits individuellement. Dans l'idéal, toutes ces informations sont regroupées en un lieu central, clairement structurées et ordonnées de manière pratique.La collecte de toutes les informations en un seul lieu est un défi majeur pour un hôpital regroupé. Les informations se trouvaient sur plusieurs sites et doivent être rassemblées en un seul endroit. C'est ce que fait l'AZ Alma. Une nouvelle solution centrale pour les dossiers des patients (EPR) est en train d'être mise en œuvre et deux applications existantes (dossiers médicaux électroniques, EMR) sont en train d'être supprimées. Un choix délibéré a donc été fait pour transférer les informations de ces applications existantes vers une archive électronique du patient (EPA). Bien entendu, une phase de transition est prévue entre les deux applications, et les nouveaux dossiers de patients sont immédiatement inclus dans les données existantes. La retraite de l'application peut alors commencer. Le choix délibéré de ne pas reprendre de manière structurée les données des deux applications existantes était également important. Ce défi a été immédiatement anticipé lors de l'intégration du nouveau DPE et de l'APE. Entre l'EPR et l'EPA, les données seront systématiquement échangées de manière structurée. En plus de sécuriser les informations et de les garder toutes disponibles dans l'EPA, en choisissant cette approche, AZ Alma s'assure que toutes les données sont disponibles dans l'EPA. AZ Alma s'assure que toutes les données resteront disponibles lorsque le système EPR actuel sera retiré à un moment donné dans le futur. Fritz Defloor, directeur des TIC et de l'administration chez AZ Alma, est un client satisfait : "Si l'on considère que le cycle de vie d'un patient est d'environ 90 ans et que les applications et systèmes informatiques doivent migrer tous les quatre à huit ans, il est évident que, du point de vue de l'entreprise, cette migration constante coûterait énormément de temps et d'argent. Non seulement pour la réaliser, mais aussi pour éliminer les erreurs inévitables et pour couvrir les connaissances qui disparaissent ou, pire encore, le prix des données qui deviennent introuvables. Un hôpital moderne doit se préparer au mieux à l'avenir, tant pour les patients que pour sa propre organisation. Pour AZ Alma, le choix de l'archive électronique des patients de Docbyte en combinaison avec sa solution Application Retirement est une décision stratégique délibérée et orientée vers l'avenir. Cela nous a permis de nous concentrer sur la nécessité de sécuriser d'abord nos données dans une archive. Si l'AZ Alma décide plus tard de mettre en œuvre un autre système EPR et de retirer le système actuel, toutes les informations contenues dans l'EPA sont disponibles et la question de la migration des données ne se pose plus. Réponse fondamentale Application La mise à la retraite prend tout son sens en cas de fusion d'hôpitaux, bien sûr, mais pas seulement. Il est également nécessaire d'assurer la migration vers un logiciel standard, de résoudre les problèmes de conformité, d'assurer la continuité des activités, d'identifier les risques et de quantifier la gestion des risques. Mais la réponse fondamentale est la suivante : l'information doit être conservée lorsque les applications changent et meurent. En effet, les conversions sans fin sont obsolètes et deviennent contre-productives en raison de la perte de données et de qualité, ce qui, bien entendu, entraîne une augmentation des coûts.Intéressé par notre solution de mise à la retraite des applications ? Lisez notre livre blanc intitulé "Application Retirement : where is your information ?" ou contactez l'un de nos experts par chat.

Automatisation des salles de courrier chez P&V Group

L'assureur belge P&V Group s'engage à bannir la distribution physique du courrier. Le groupe P&V (P&V, Vivium et Actel) offre une large gamme de solutions d'assurance aux particuliers, aux indépendants, aux entreprises et aux organisations. Les nombreux produits et services sont distribués par un vaste réseau de conseillers exclusifs et de courtiers indépendants qui sont les interlocuteurs privilégiés des clients. L'activité des compagnies d'assurance implique une correspondance obligatoire, abondante et variée (électronique ou sur papier) qui doit être traitée quotidiennement. Si la numérisation à des fins d'archivage à la fin du cycle de vie des documents était déjà courante, il était nécessaire de repenser les processus. La numérisation complète du processus était la voie logique à suivre et la salle de courrier était le premier obstacle à franchir. Numérisation avant traitement : le début en amont Chaque année, plus de 1 000 000 de documents sont traités par le service des réclamations. 60 à 70% de ces documents sont des courriels non structurés. Ces +/- 600.000 courriels font en moyenne 4 pages. Un grand nombre de ces courriels ont très souvent été simplement imprimés. Ils représentaient un défi supplémentaire pour la numérisation de ce processus. "C'est pourquoi nous recherchions un système qui soit réellement intuitif. Un collaborateur non formé devrait pouvoir s'asseoir à son bureau et l'utiliser immédiatement. Si c'est le cas, nous savons que nous disposons d'un système convivial qui nous aidera à améliorer les services que nous offrons à nos parties prenantes. Bart Van Bouwel, responsable du projet chez P&V Group. Dans ce cas, le groupe P&V a décidé, avec Docbyte comme partenaire, de mettre en œuvre une solution pour numériser le flux de papier entrant et insérer les documents, ainsi que les courriers entrants, dans le processus afin de les traiter numériquement. Cela représente 2,5 millions de pages de moins à imprimer pour le groupe P&V, avec l'avantage supplémentaire que l'impression numérisée et le courrier électronique ne font plus qu'un. Un changement pour le meilleur Le groupe P&V ne prétend pas être le premier dans l'industrie à organiser la numérisation avant traitement, mais ce qui est plutôt unique, c'est qu'il a profité de cette solution pour changer ses processus. En plus d'une structure et d'une typologie spécifiques, ils ont introduit une matrice qui facilite grandement la reconnaissance, par exemple, du type de facture, du numéro de facture, de l'expéditeur, etc. L'équipe d'indexation est ainsi en mesure de distiller toutes les données et informations utiles à partir des documents sources sans devoir connaître les tenants et les aboutissants de l'entreprise. Le traitement des dossiers devient ainsi, entre autres, plus facile, plus rapide, plus efficace et moins coûteux : Plus facile Plus rapide Plus efficace Moins sujet aux erreurs En fin de compte, le résultat est extrêmement satisfaisant tant pour P&V Group que pour les clients, dont les dossiers seront traités mieux et plus rapidement. Les avantages supplémentaires du changement Outre les avantages évidents du passage au numérique pour améliorer le flux des processus, il fournit également une mine de données utilisables qui étaient auparavant plus difficiles et plus longues à trouver, à analyser et à utiliser. Par exemple : chaque jour, des documents sont mis "en attente", c'est-à-dire une sorte de "zone d'attente" pour les documents qui nécessitent des informations supplémentaires avant de pouvoir être traités. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, par exemple : le dommage auquel il est fait référence n'est pas clair ; s'agit-il en fait d'un contrat du groupe P&V ; s'agit-il d'une demande d'indemnisation ; s'agit-il d'un document illisible ? "Et cela a encore plus d'impact, non seulement sur notre travail quotidien, mais aussi sur la manière dont nos parties prenantes travaillent. Nous avons conclu des accords avec des sociétés de leasing, par exemple, pour éliminer les factures papier et n'envoyer que des factures électroniques afin que les deux parties puissent améliorer leur contrôle des processus et réduire le flux de papier", conclut Bart Van Bouwel. Il est évident que le groupe P&V ne peut pas contrôler la forme et le format de l'ensemble du flux de documents entrants, mais grâce à des rapports détaillés, des actions ciblées peuvent être organisées pour apporter des améliorations là où elles sont jugées nécessaires, et ces mêmes rapports permettent de déterminer si ces actions ont été couronnées de succès. Par exemple, l'entreprise va lancer un projet pilote demandant à ses fournisseurs et à ses contacts de ne plus envoyer d'invitations, de lettres d'information et de brochures sur papier. Les avantages supplémentaires du changement Bart Van Bouwel : "Ce n'est normalement pas une affaire facile, mais étonnamment, grâce à une communication, une implication et une formation adéquates, tout a été mis en œuvre relativement en douceur. N'oublions pas qu'en collaboration avec Docbyte, le projet pilote a démarré à l'été 2015 et que le premier projet (voiture) a déjà été mis en ligne à la mi-septembre 2015, avec de nouvelles branches ajoutées toutes les deux semaines. Des montagnes russes, c'est certain, et du stress, mais à part les bosses habituelles, tout s'est déroulé en douceur. Il y a aussi un désir et un enthousiasme évidents de poursuivre le processus et de 'changer' l'ensemble de l'entreprise." L'objectif final du groupe P&V est de se débarrasser complètement des documents physiques qui entrent dans l'organisation d'ici 2018. Pour plus d'informations sur l'automatisation de la salle de courrier, cliquez ici ou consultez ce livre blanc sur les raisons pour lesquelles votre organisation devrait disposer d'une salle de courrier numérique.

Salle de courrier intelligente chez Optimco

La productivité a augmenté de 30% grâce à l'élimination de l'arriéré et à la réduction des délais de traitement des dossiers. Qui : Compagnie d'assurance travaillant quotidiennement avec plus de 1 200 agents d'assurance indépendants et gérant 160 000 contrats pour 115 000 clients. Défi : Le flux de travail papier était surchargé et ralentissait les opérations à un niveau inacceptable. La numérisation de l'administration de l'entreprise devenait rapidement obligatoire. Solution Docbyte : Gestion des cas, salle de courrier intelligente Résultats : La numérisation sur mesure a permis d'augmenter la productivité de 30%. L'ensemble de l'arriéré a été résorbé dans trois départements Agents d'assurance : plus de 1 600 dossiers ont été archivés numériquement et toutes les nouvelles informations ont été scannées et introduites dans le système. Administration des polices : le traitement et la gestion des polices d'assurance ont été ramenés de cinq mois à moins de deux semaines. Demandes d'indemnisation : toutes les demandes d'indemnisation sont désormais entièrement numérisées et l'ensemble des dossiers en souffrance a été résorbé. Le nombre d'utilisateurs est passé de 6 à 60, chacun ayant désormais accès aux informations. Réduction significative des frais généraux (OPEX) : moins de papier, de toner et de matériel d'impression. Économie d'espace d'archivage physique. LIVRE BLANC - SALLE DE COURRIER INTELLIGENTE Une salle de courrier intelligente (IM) est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services concernés au sein de votre organisation. Elle permet de soutenir les opérations, de gagner du temps et d'éviter les erreurs et les pertes. L'adoption d'une salle de courrier intelligente améliorera votre excellence opérationnelle et votre réactivité.Download Élimination des arriérés et réduction des délais de traitement des dossiers chez Optimco La compagnie d'assurance flamande Optimco travaille quotidiennement avec plus de 1 200 agents d'assurance indépendants. Elle gère environ 160.000 contrats pour 115.000 clients, ce qui signifie beaucoup de communication dans les deux sens.Chez Optimco, chacun est traité comme un gagnant et une communication amicale et personnelle est très importante pour l'entreprise et ses clients.Mais la croissance de l'entreprise a révélé que son flux de travail papier avait atteint ses limites. Pour assurer une croissance harmonieuse, Marc Peeters, ancien CIO et CFO d'Optimco, nous a demandé de l'aider à numériser l'ensemble du processus grâce à notre solution de gestion des dossiers et à notre salle de courrier numérique. En moins de cinq ans, Optimco a doublé de taille, passant de 30 à 60 employés, pour répondre à la demande de ses clients. À l'époque, six personnes travaillaient dans la salle de courrier administratif, classant les documents et attribuant les dossiers à différentes personnes.Même avec six personnes, il y avait encore trop de documents qui arrivaient dans la salle de courrier d'Optimco pour tout traiter correctement.Un énorme arriéré de dossiers à trier s'accumulait. A un moment donné, en mesurant l'arriéré au mètre, il restait jusqu'à 15 mètres de dossiers à traiter. Le service offert aux agents d'assurance en souffrait également : s'ils demandaient des informations sur un dossier, la moitié du temps, ils n'obtenaient pas de réponse immédiate parce que le dossier devait d'abord être consulté par le service du courrier, un processus qui pouvait prendre un ou deux jours.Optimco cherchait un partenaire capable de l'aider rapidement - ce que Docbyte était en mesure de faire. Éliminer les retards Optimco a fait appel à Docbyte pour l'aider à rationaliser l'administration de l'entreprise. Docbyte a créé une salle de courrier numérique et une solution de gestion des sinistres pour trois départements - les agents d'assurance, l'administration des polices et les sinistres - ce qui a permis d'éliminer tout l'arriéré et de mettre en place un processus numérique pour les nouveaux dossiers :Agents d'assurance : plus de 1 600 dossiers ont été archivés numériquement et toutes les nouvelles informations ont été scannées et introduites dans le système.Administration des polices : le traitement et la gestion des polices d'assurance sont passés de cinq mois à moins de deux semaines.Sinistres : toutes les réclamations sont désormais entièrement numérisées et tout l'arriéré a été éliminé. De 6 à 60 utilisateurs Les soixante employés ont accès au nouveau système de gestion des dossiers, appelé Feniks, ce qui a été bénéfique à la fois pour notre planification et pour le service à la clientèle. Dans l'ancien système, le programme hebdomadaire était imprimé le lundi matin. On savait ce qu'il y avait à faire pour le reste de la semaine, mais il n'y avait pas beaucoup de place pour réviser les plannings.maintenant, le système d'agenda automatique vous donne des tâches dès que quelque chose doit être fait. Les employés ont plus de temps pour aider un collègue ou un client qui a un problème urgent.Il y a également eu une réduction significative des frais généraux (OPEX) parce que l'entreprise utilise moins de papier, de toner et de matériel d'impression et économise sur l'espace d'archivage physique grâce à la numérisation.C'est aussi parce que personne n'a plus besoin de chercher dans la paperasserie. Auparavant, si un agent appelait pour suivre un dossier, nous devions soit le rappeler, soit demander à un collègue. Aujourd'hui, Optimco peut facilement retrouver toutes les informations, même dans les dossiers d'un collègue, car nous avons accès aux dossiers de tout le monde. Un travail plus passionnant et une productivité accrue En automatisant la salle de courrier complexe et la gestion des réclamations, Docbyte a aidé Optimco à atteindre des niveaux d'efficacité jamais vus. Optimco a gagné 30% en productivité, ce qui a eu un impact sur les employés de la salle de courrier. Non seulement les solutions intelligentes ont pris en charge les tâches répétitives et ennuyeuses, mais elles ont également permis de traiter la même charge de travail avec moins de personnel.Alors qu'auparavant Optimco s'efforçait de tout gérer avec six personnes dans la salle de courrier, l'entreprise a maintenant réduit sa salle de courrier à seulement trois employés, qui traitent le travail que les gestionnaires de sinistres devaient faire eux-mêmes dans le passé.Dans l'ensemble, les employés d'Optimco se sentent plus valorisés car leur travail est plus stimulant, et au lieu de l'administration, ils peuvent se concentrer sur le service aux clients, rapidement et personnellement. Déménagement des bureaux Un avantage légèrement inattendu de la nouvelle salle de courrier a été qu'Optimco a pu facilement déménager ses bureaux. L'entreprise avait prévu de déménager, mais l'importance des archives papier constituait un obstacle. Après avoir tout numérisé à l'aide du logiciel Docbyte, Optimco a pu se débarrasser d'une grande partie de ses archives, ce qui a permis de les réduire considérablement.soudain, l'entreprise n'était plus encombrée par ces rangées de classeurs, et Optimco a pu déménager sans problème. Devenir autonome Les équipes de projet ont été constituées autour d'adeptes de la première heure et de motivateurs au sein de l'équipe Optimco, qui étaient désireux de faire avancer le projet en interne.Optimco a sélectionné un chef de projet et un chef de service dans chacun des trois départements qui allaient être dotés d'une salle d'expédition numérique. Ces six personnes ont ensuite expliqué les fonctionnalités et les avantages à leurs collègues et ont été pleinement impliquées dans la mise en œuvre du projet.

Fédérale

Salle de courrier numérique à Federale Verzekering

Des processus plus intelligents, de meilleurs services. Qui ? L'une des plus grandes compagnies d'assurance belges. Défi : Peu de secteurs utilisent autant de papier que celui de l'assurance, en raison des exigences légales. Mais les clients exigeaient une communication entièrement numérique et, de préférence, mobile. La solution Docbyte : Gestion de cas, salle de courrier numérique, conseil stratégique, gestion du changement. Résultats : La consultation stratégique et l'analyse des activités et des employés ont permis de définir une nouvelle organisation du travail.Les entretiens individuels avec les parties prenantes ont permis à Docbyte de déterminer l'enthousiasme et la résistance au changement, la volonté de se recycler et la perception générale des changements proposés.Ce processus a permis d'éviter des obstacles majeurs à la mise en œuvre.Le changement a offert des avantages sur le plan social et de l'efficacité.Possibilité de recycler les archivistes de documents papier.Gain de temps pour les gestionnaires de dossiers. La possibilité de travailler à domicile a été un argument majeur pour inciter tout le monde à franchir le pas.Augmentation de la sécurité des données.WHITEPAPER - INTELLIGENT MAILROOMUne salle de courrier intelligente (IM) est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services concernés au sein de votre organisation. Elle permet de soutenir les opérations, de gagner du temps et d'éviter les erreurs et les pertes. Passer à une salle de courrier intelligente améliorera votre excellence opérationnelle, en augmentant votre réactivité.Download Federale Verzekering gagne du temps avec la transformation numérique. Peu de secteurs utilisent autant de papier que celui de l'assurance, principalement en raison des exigences légales. "C'était également le cas chez Federale Verzekering, jusqu'à récemment", reconnaît Olivier Halflants. En tant que directeur général de "Non-Life", il est responsable des assurances non-vie. "Nos clients commerciaux, en particulier, exigeaient une communication entièrement numérique et, de préférence, mobile. Nous avons donc décidé de numériser le plus grand nombre possible de processus de travail internes. La société gantoise Docbyte, spécialisée dans la transformation numérique, a été chargée de cette tâche. "La gestion du changement a joué un rôle très important dans le projet", explique Olivier Halflants. "La numérisation des processus de travail nécessitait également des adaptations importantes de la part de notre personnel. Docbyte a proposé de faire appel à un spécialiste pour élaborer la stratégie avec nous. Au cours d'un entretien individuel avec chaque employé, les résistances, la volonté de se recycler, etc. ont été répertoriées. Cela nous a permis de définir les grandes lignes de la nouvelle organisation du travail. En même temps, nous sommes restés aussi proches que possible des procédures existantes, afin de rendre le changement aussi facile que possible". Prêts à relever de plus grands défis Federale Verzekering et Docbyte prévoyaient un rôle central pour la salle de courrier, un nouveau service où le personnel numérise les documents papier et ouvre de nouveaux dossiers de demande d'indemnisation. "Cette solution offrait à la fois des avantages sociaux et des avantages en termes d'efficacité", déclare M. Halflants. "Elle nous a permis de recycler tous nos archivistes de documents papier. Dans le même temps, nous avons fait gagner un temps précieux à nos gestionnaires de dossiers : ils peuvent travailler immédiatement sur le dossier. L'argument qui a finalement convaincu le personnel du flux de travail numérique a été la possibilité de travailler à domicile. La transformation numérique présente également d'énormes avantages pour Federale Verzekering, comme la fin des coûts élevés de transport et d'archivage. "Le flux de travail numérique nous permet également de mieux répartir la charge de travail entre nos différents sites", ajoute M. Halflants, "et il est également plus sûr : les fichiers numériques se trouvent sur différents serveurs, alors que les fichiers papier risquaient d'être endommagés par le feu ou l'eau... Mais l'avantage le plus important est le gain de temps. Nous avons récemment décroché un gros contrat. Sans la transformation numérique, nous n'aurions pas été en mesure de faire face à la charge de travail supplémentaire. "Vous souhaitez vous aussi bénéficier de ces avantages ? Lancez dès maintenant votre projet de transformation numérique et contactez-nous à l'adresse hello@docbyte.com ou lisez le livre blanc gratuit qui explique pourquoi votre organisation devrait disposer d'une salle de courrier numérique intelligente.DEMANDEZ NOTRE LIVRE BLANC SUR LES SALLES DE COURRIER INTELLIGENTES

CMA CGM

L'archivage numérique chez CMA CGM

Solution d'archivage numérique et de partage de documents pour un environnement de travail meilleur et plus efficace. L'entreprise : Société de transport maritime expédiant de la vapeur sur 170 lignes maritimes vers 400 ports différents dans le monde entier, avec 18 000 employés. Défi : 770m2 d'espace consacré aux archives papier. Comment résoudre ce problème d'archivage physique dans le monde entier ? La solution Docbyte : Archivage numérique Résultats : Tout le monde peut partager et collaborer sur les documents. Un outil d'archivage parfait : toutes les informations sur les clients sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un système d'archivage centralisé des informations. Une facilité d'utilisation et une productivité accrues, un gain de temps, une concentration sur le travail principal, moins de frustration. Lire la suite : 428 navires de CMA-CGM naviguent sur 170 lignes maritimes vers 400 ports différents dans le monde entier. Avec 18.000 employés dans 150 pays, répartis dans 650 agences, CMA-CGM est un acteur majeur du transport maritime commercial. Anvers est un centre d'activité important pour la société et compte plus de 230 personnes qui traitent chaque jour des informations importantes, sur papier et sous forme numérique. Le temps du changement est-il venu ? Des archives en constante augmentation Lorsque le site d'Anvers a dû déménager, l'avenir des archives physiques a fait l'objet d'un débat. Le secteur du transport maritime international est extrêmement avide de documents et les documents officiels et commerciaux doivent être conservés à portée de main. Rien que dans le bureau d'Anvers, 770 m2 d'espace étaient consacrés aux archives papier. Dans le monde entier, ces chiffres sont encore plus impressionnants. La solution doit bien sûr pouvoir être utilisée non seulement par le bureau d'Anvers. Exit le papier, place au numérique. Mais comment gérer le flux de documents entrants et comment CMA-CGM peut-elle améliorer ses processus ? Dans le passé, il arrivait trop souvent que le message "boîte aux lettres pleine" s'affiche à l'écran, ce qui incitait les gens à archiver les informations sur leur ordinateur local. Les informations étaient également difficiles à trouver, surtout lorsque la personne concernée n'était pas au bureau. Docbyte a présenté DocuShare comme une solution car, outre la possibilité de partager et de collaborer sur des documents avec tous les membres du service, il s'est avéré être l'outil d'archivage parfait. Toutes les informations relatives à un client, telles que les courriels, la correspondance importante, les documents (souvent au format PDF), etc. sont désormais archivées par client et sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à tous les collègues. Il en résulte un référentiel d'information central et un système d'archivage central. Il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour accéder au système (grâce aux options d'intégration de la sécurité), ce qui vous offre des fonctionnalités et des options de recherche beaucoup plus élaborées. Le projet pilote : les vieilles habitudes ont-elles la vie dure ? Global Accounts, où Monique Somers a lancé le projet pilote initial à la CMA-CGM, est rapidement devenu le précurseur et archive tout numériquement depuis 2015. L'industrie du transport maritime est l'une des industries les plus anciennes et les plus traditionnelles et il y avait bien sûr une certaine réticence à commencer à utiliser un nouveau système. Même certains membres de l'équipe Global Accounts ressentent encore parfois le besoin de conserver un petit dossier avec les informations imprimées. D'une manière générale, il y a encore trop d'impressions inutiles. Il vaut mieux s'en tenir aux éléments importants (juridiques) et n'utiliser l'imprimante qu'en cas de besoin réel.Monique Somers commente : "Les réactions que nous avons reçues des utilisateurs du projet pilote sont globalement très positives. Les avantages qui sont revenus le plus souvent sont les suivants:Facilité d'utilisationGain de tempsAugmentation de la productivitéPlus de concentration sur le travail principalMoins de frustrationOn pourrait penser que c'est évident, mais des années de travail avec un système X ne signifient pas que l'on passe facilement à un système Y. À moins que les avantages ne soient prouvés, ce qui était le cas. Communiquer et vendre. C'est pourquoi ce projet pilote de CMA-CGM a été si utile. Les résultats seront évidents, mais la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise devra être vendue au reste de l'organisation, sur la base de preuves claires. Ce qui nous amène à une partie importante des principes de base de la mise en œuvre de nouvelles solutions : communiquer, communiquer, communiquer. Trop souvent, des projets brillants qui peuvent aider considérablement une entreprise à améliorer son service et ses activités échouent par manque de compréhension ou par manque d'information sur les avantages qu'ils présentent pour la charge de travail quotidienne. Il incombe donc à l'équipe de direction de convaincre tous les employés des avantages qu'une nouvelle solution peut apporter, non pas à l'aide de chiffres, mais en apportant la preuve concrète qu'elle fonctionne mieux.Vous envisagez également de remplacer vos archives papier par des archives numériques ? Ou vous cherchez simplement à optimiser vos archives ? Vous trouverez plus d'informations ici.

JYZ

Gestion des factures chez Jan Yperman

L'hôpital Jan Yperman rationalise la facturation des fournisseurs à l'aide de solutions de gestion des factures et réalise des économies annuelles de 20% L'hôpital Jan Yperman d'Ypres est un établissement moderne qui cherche à améliorer l'efficacité de ses services à tous les niveaux. L'analyse de son système de facturation des fournisseurs a mis en évidence plusieurs problèmes, qui ont été transformés en opportunités par l'application d'une solution de gestion des factures moderne et personnalisée. UNE MONTAGNE DE PAPIERS JUMELÉE Travailler exclusivement avec des factures papier ne rend pas la vie facile. Outre la difficulté de retrouver une facture particulière une fois qu'elle se trouve dans le processus d'approbation, certaines se perdent et, avec 35 000 documents par an qui doivent être conservés pendant 10 ans, le stockage est également problématique, sans parler de l'absence de métadonnées et de la possibilité de gérer le statut des documents. L'automatisation des processus de travail n'était pas envisageable. En raison du succès de l'hôpital, cela signifie qu'en plus des 1,5 équivalents-hommes, il en faut 1 de plus uniquement pour gérer le processus. QUE FALLAIT-IL CHANGER ? Les objectifs du projet ont été fixés en 2010 : archivage électronique légal, rationalisation des processus d'achat et d'approbation et demande systématique de la remise fournisseur correspondante. Plus facile à dire qu'à faire et comment commencer ? ANALYSE, SOLUTION, MISE EN ŒUVRE Olivier Rys, responsable de l'administration : "Nous nous sommes tournés vers le spécialiste de ces questions. Docbyte peut se prévaloir d'années d'expérience non seulement dans les solutions ECM cross-canal, mais aussi spécifiquement dans le monde des soins de santé. Docbyte nous a aidés à analyser la situation complexe et, avec l'aide du logiciel Captiva, a conçu une solution sur mesure qui nous va comme un gant. Ce fut sans aucun doute un processus gratifiant dans lequel toutes les personnes concernées ont pu participer au processus de réflexion, apporter leur contribution et voir la mise en œuvre de la solution. Alors que l'ancien système nécessitait au moins deux heures de travail de la part d'un comptable pour valider 130 factures par jour en les triant, en les copiant et en les faisant circuler en interne, ce nouveau système automatisé peut facilement être enseigné à quelqu'un d'autre. Cela signifie que le temps gagné peut être utilisé pour le travail pour lequel les professionnels hautement qualifiés étaient employés. Bien que cela puisse sembler paradoxal, l'effet direct de la numérisation aiguë chez Yperman a conduit à une augmentation de la satisfaction des employés, car leur travail a été revalorisé. Outre l'impact positif du gain de temps dans la recherche de documents, la numérisation des processus de travail, l'amélioration de l'accès à l'information et la sécurité accrue, la diminution des risques de perte, d'impression et de travail à distance, le système de gestion des factures a apporté à Yperman un bonus supplémentaire. En un an d'utilisation du nouveau système uniquement pour les factures entrantes, l'hôpital a réalisé une économie de 20% sur le budget. Ce n'est pas si mal. PROCHAINES ÉTAPES "Sans aucun doute, si nous examinons l'impact de cet exercice sur notre hôpital, il devient évident que nous pouvons améliorer nos méthodes de travail de bien d'autres façons. La comptabilité et la facturation en général doivent être révisées, nous pouvons certainement devenir plus efficaces et plus économiques dans ces domaines. Si l'on considère la quantité de papier générée par une admission à l'hôpital, il est urgent d'analyser la manière dont nous pouvons numériser au mieux ce domaine. Si nous continuons à mettre en œuvre ce type de solution, nous économiserons non seulement du temps et de l'argent, mais nous faciliterons également l'accès à l'information et aux soins. Ce qui profitera sans aucun doute à nos patients. Et cela reste la tâche la plus importante d'un hôpital", conclut Olivier Rys Contactez-nous pour une solution de facturation Contactez-nous

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