Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist kein Archiv: Die Auswirkungen verstehen

Haben Sie genug von den Herausforderungen, die durch verstreute Dokumente, Zeitverlust bei der Suche und verminderte Produktivität entstehen? Damit sind Sie nicht allein; laut einer McKinsey Dem Bericht zufolge suchen Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden lang nach Informationen. Das sind durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche! In der heutigen, digital fortgeschrittenen Welt setzen einige Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als Archiv.

In diesem Artikel wird erläutert, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, ob Sie ein solches benötigen, welche Risiken damit verbunden sind, wenn Sie Ihr DMS als Archiv betrachten, was ein elektronisches Archiv ist und inwiefern elektronische Archive einem DMS überlegen sind.

Einen direkten Vergleich der wichtigsten Systemkategorien finden Sie unter SAE, GED und Digital Vault.

Lassen Sie uns also gleich loslegen

 

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

 

Wenn Sie ein Computersystem und eine Software nutzen, die als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet wird, können Sie elektronische Dokumente und digitale Kopien von gescannten Papierdokumenten speichern, verwalten und nachverfolgen.

Ein DMS umfasst Ausgabesysteme, Workflow-Funktionen, Dokumentenablagen, die Erfassung von Dokumenten sowie Systeme zur Informationsabfrage.

 

Ziele des Dokumentenmanagementsystems

 

Der Hauptvorteil eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es die entsprechenden Informationen in Form von Dokumenten digital an die richtigen Personen weiterleiten kann. Für Dokumente, die einem strengen Prüfungsverfahren unterliegen müssen, sollte dieses Format verwendet werden. Es unterstützt die Prozesse für:

1. Entstehung
2. Produktion
3. Vertrieb
4. Aufbewahrung von Dokumenten

 

Typische Merkmale eines DMS

Müssen in der Lage sein, sich schnell an veränderte Anforderungen und Prozesse anzupassen

Da sich Geschäftsprozesse ändern, sollte das Archivierungssystem schnelle Anpassungen ermöglichen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine Abteilungen umstrukturiert, sollte das Archivierungssystem die Neuordnung der Dokumente so unterstützen, dass diese der neuen Struktur entsprechen.

 

Flexible Organisation von Dateien oder Suchkriterien

Dokumentenmanagementsysteme sollten die Flexibilität bieten, Dateien so zu organisieren, dass sie den individuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. So muss ein Marketingteam beispielsweise Marketingmaterialien nach Kampagnendatum, Zielgruppe und Inhaltstyp kategorisieren, um einen effizienten Zugriff zu ermöglichen.

 

Einmalige Lagerung, vielfältige Nutzung

Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es, Dokumente in einem zentralen Archiv zu speichern und sie gleichzeitig unternehmensweit für verschiedene Zwecke zugänglich zu machen. So kann beispielsweise die Rechtsabteilung einen im System archivierten Kaufvertrag zur Überprüfung der Compliance heranziehen, während die Finanzabteilung ihn für die Rechnungsstellung nutzt, ohne dass separate Kopien erforderlich sind.

 

Gespeicherte Informationen lassen sich nur über das DMS auf verständliche Weise auswerten:

Die im Archivierungssystem gespeicherten Daten sind häufig so organisiert und formatiert, dass sie im Kontext des Dokumentenmanagementsystems sinnvoll sind. Das DMS verwaltet die Metadaten, Dateiverbindungen und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass die gespeicherten Informationen kohärent und interpretierbar bleiben.

 

Das Missverständnis, ein DMS als Archiv zu nutzen

 

Lassen Sie uns nun näher darauf eingehen, wie die besten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) die Speicherung, Verwaltung und Weitergabe sensibler Daten im Tagesgeschäft gekonnt bewältigen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Lösungen trotz dieser Funktionen nicht mit umfassenden elektronischen Archiven gleichgesetzt werden können. Wir haben uns mit SharePoint und Google Drive befasst und dabei ein umfassendes Verständnis ihrer Funktionen und Einschränkungen vermittelt.

 

Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem

 

Zwar ist Microsoft SharePoint eine weit verbreitete Plattform, die sowohl als Tool für die Zusammenarbeit als auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) effektiv dient, doch gibt es Einschränkungen hinsichtlich ihrer Rolle als umfassendes elektronisches Archiv.

SharePoint erleichtert die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten in einer zentralisierten Umgebung und ist daher äußerst wertvoll für die Steigerung der Teamproduktivität und die Optimierung von Dokumenten-Workflows. Trotz dieser Stärken gibt es jedoch wesentliche Gründe, warum SharePoint als elektronisches Archiv möglicherweise nicht in vollem Umfang ausreicht:

 

Langzeiterhaltung

Der Schwerpunkt von SharePoint liegt auf der Förderung der Zusammenarbeit und der Dokumentenverwaltung in Echtzeit. Zwar bietet die Plattform Funktionen zur Versionshistorie und zur Aufbewahrung von Dokumenten, doch verfügt sie möglicherweise nicht über die erweiterten Archivierungsfunktionen, die für die langfristige Aufbewahrung von Unterlagen erforderlich sind, um deren Authentizität und Integrität über längere Zeiträume hinweg zu gewährleisten.

 

Compliance- und aufsichtsrechtliche Anforderungen

Branchen, die besonderen Vorschriften unterliegen, erfordern häufig strenge Archivierungsverfahren. SharePoint verfügt möglicherweise nicht über die speziellen Funktionen – wie unveränderliche Datensätze, detaillierte Prüfpfade und die Einhaltung komplexer Aufbewahrungsrichtlinien –, die dedizierte Lösungen für elektronische Archive bieten, um diesen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

 

Rechtliche Zulässigkeit

In Gerichtsverfahren müssen Dokumente häufig in einer manipulationssicheren Form aufbewahrt werden, um ihre Echtheit zu gewährleisten. SharePoint verwaltet zwar Dokumentversionen, bietet jedoch möglicherweise nicht die in rechtlichen Kontexten erforderliche Beweiskraft.

 

Datenvolumen und Skalierbarkeit

Elektronische Archive sind darauf ausgelegt, im Laufe der Zeit riesige Datenmengen zu verarbeiten. Bei der Verarbeitung umfangreicher historischer Daten kann die Leistung von SharePoint beeinträchtigt werden, was sich auf die Reaktionsgeschwindigkeit und die Effizienz auswirkt.

 

Die größten Risiken bei der Nutzung Ihres DMS als Archiv

 

Zwar ist ein DMS für ein effizientes Dokumentenmanagement unverzichtbar, doch birgt die Nutzung als umfassendes Archiv mehrere potenzielle Risiken. Im Folgenden haben wir einige besorgniserregende Beispiele aufgeführt:

 

1. Kosten und Lagerung

DMS-Lösungen erfordern ausreichend Serverkapazität und Lizenzen. Mit zunehmendem Dokumentenvolumen steigen die Kosten, sodass die Speicherung aller Dokumente im DMS wirtschaftlich nicht mehr tragbar ist.

 

2. Sicherheitsbedenken

Ein DMS ist für den Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit optimiert und verfügt häufig nicht über die speziellen Sicherheitsfunktionen eines Archivs. Vertrauliche Dokumente könnten somit unbefugten Personen zugänglich sein.

 

3. Rechtliche Risiken und Compliance-Risiken

Archivierungsanforderungen stimmen möglicherweise nicht mit den Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) überein, insbesondere in regulierten Branchen. Aus Compliance-Gründen ist ein spezielles Archiv für die Langzeitarchivierung erforderlich.

 

Auswirkungen der Speicherung sensibler Informationen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen

 

Die Speicherung sensibler Informationen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen setzt die Daten dem Risiko eines unbefugten Zugriffs, von Datenlecks und Manipulationen aus.

Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen könnten sensible Daten eingesehen, verändert oder offengelegt werden, was zu Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, rechtlichen Haftungsrisiken und einer Schädigung des Rufs eines Unternehmens führen könnte.

 

Die Lösung für die Mängel des Dokumentenmanagementsystems

Elektronisches Archiv

Ein Elektronisches Archiv ist ein spezialisiertes Archiv zur langfristigen Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Dokumenten. Der Schwerpunkt liegt auf der Wahrung der Authentizität der Dokumente, der Datenintegrität und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über lange Zeiträume hinweg.

Lesen Sie unseren Blog, um mehr über … zu erfahren Qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) und warum dies für Sie von Bedeutung sein sollte. 

 

So archivieren Sie Dokumente elektronisch

 

Es gibt folgende zwei Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren:

 

1. Wenn Sie Dokumente auf Ihrem eigenen Grundstück archivieren, müssen Sie ein geeignetes Archivierungssystem einrichten, um Dokumente bei Bedarf schnell wiederzufinden; dies beansprucht wertvollen Lagerraum.

2. Bei der Dokumentenarchivierung durch ein professionelles Unternehmen werden Ihre Unterlagen abgeholt und in einer Cloud-Speicherlösung aufbewahrt.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einem Archiv?

Das Dokument ist ein Bestandteil des Archivs selbst. Alle Dokumente sind Archivbestände, aber nicht alle Archivbestände sind Dokumente – um es einfach auszudrücken. 

 

Welche Arten von Dokumenten können archiviert werden?

Um wichtige Informationen über die Geschäftstätigkeit einer Organisation zu bewahren und zu erhalten, können verschiedene Dokumenttypen archiviert werden. Zu den gängigen Dokumenttypen, die häufig archiviert werden, gehören unter anderem:

• Rechtliche Verträge, Vereinbarungen und Absichtserklärungen, in denen Bedingungen, Verpflichtungen und Zuständigkeiten festgelegt sind.
• Rechnungen, Quittungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Spesenabrechnungen und Zahlungsbelege.
• E-Mail-Korrespondenz, Briefe und Memos, die Einblicke in Entscheidungsprozesse und den historischen Kontext gewähren.
• Compliance-Berichte, behördliche Einreichungen, Genehmigungen, Lizenzen und Zertifizierungen, die zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erforderlich sind.
• Mitarbeiterakten, Leistungsbeurteilungen, Personalunterlagen und Gehaltsabrechnungsdaten.
• Patente, Marken, Urheberrechte und Unterlagen zum geistigen Eigentum.
• Meilenstein-Dokumente, Jahresberichte, institutionelle Chroniken und Aufzeichnungen über bedeutende Ereignisse.

 

Wann sollten die Unterlagen archiviert werden?

Ein Dokument sollte archiviert werden, wenn es seinen unmittelbaren Zweck oder seinen operativen Bedarf erfüllt hat, aber dennoch für die langfristige Aufbewahrung, die Einhaltung von Vorschriften, rechtliche Anforderungen, historische Referenzzwecke oder zukünftige Entscheidungsprozesse von Wert ist.

Die rechtzeitige Archivierung von Dokumenten gewährleistet die Aufbewahrung wertvoller Informationen. Nachfolgend finden Sie einige typische Szenarien, die darauf hinweisen, wann Dokumente archiviert werden sollten:

 

Wie werden Dokumente archiviert?

Die Dokumente werden in den folgenden einfachen Schritten archiviert:

1. Sie besprechen Ihr Ziel und den aktuellen Stand Ihrer Digitalisierung mit dem COO, dem IT-Leiter und dem Leiter der Projektmanager. Sie stellen Fragen, um Ihre Anforderungen vollständig zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie sich der Vorteile und der sich abzeichnenden Notwendigkeit der Digitalisierung bewusst sind. Die Sicherheitscheckliste wird genehmigt, und die Integrationsmöglichkeiten werden vorgestellt, bevor der Vertrag offiziell unterzeichnet wird.
2. Der rechtliche Kooperationsvertrag wird vom Docbyte-Team, den gesetzlichen Vertretern und beiden Parteien erörtert und unterzeichnet. Die Docbyte-Lösung wird unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung in Betrieb genommen.
3. Der Service Delivery Manager wird den Zeitplan und den Projektumfang für das Digitalisierungsprojekt festlegen, damit Sie Ihre Ressourcen problemlos anpassen und mit der Arbeit beginnen können.
4. Auf der Grundlage aller gesammelten Informationen wird die Lösung individuell auf die Prozesse und Anforderungen zugeschnitten. Um die Informationsverarbeitung nach einer Besprechung zu beschleunigen, ist die Benutzeroberfläche einfach gestaltet.
5. Sobald die Lösung fertiggestellt ist, müssen Sie interne Tests unter Einbeziehung aller relevanten Abteilungen und Mitarbeiter durchführen. Ihre Vorschläge und Wünsche nach zusätzlichen Funktionen können berücksichtigt werden, um das System zu verbessern.

 

Typische Funktionen eines Archivs

 

Ein Archiv umfasst zahlreiche Phasen, darunter:

 

Aufnahme

Unter „Ingestion“ versteht man das Einlesen digitaler Inhalte und deren Aufnahme in das Archiv. Dies kann verschiedene Arten von Inhalten umfassen, wie beispielsweise Dokumente, Bilder, Videos, Audioaufnahmen und vieles mehr.

 

Aufbewahrung in Informationspaketen

Informationspakete sind strukturierte Sammlungen digitaler Inhalte und zugehöriger Metadaten, die im Archiv gespeichert sind. Diese Pakete tragen dazu bei, den Kontext und die Integrität der archivierten Inhalte zu bewahren.

 

Erhaltungsmanagement

Das Bestandserhaltungsmanagement umfasst Strategien und Verfahren, die die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit archivierter Inhalte gewährleisten sollen. Ziel ist es, den Verlust von Inhalten aufgrund technologischer Fortschritte oder altersbedingter Qualitätsminderung zu verhindern.

 

Unterstützte Formate

Digitale Archive müssen eine breite Palette von Dateiformaten unterstützen, um verschiedenen Arten digitaler Inhalte gerecht zu werden. Durch die Gewährleistung der Formatunterstützung kann das Archiv vielfältige Inhalte aufnehmen, ohne dass Informationen aufgrund von Formatinkompatibilität verloren gehen.

 

Zugriffskontrolle

Bei der Zugriffskontrolle wird festgelegt, wer auf die archivierten Inhalte zugreifen und mit ihnen interagieren darf. Verschiedene Benutzer verfügen über unterschiedliche Zugriffsebenen, die vom öffentlichen Zugriff bis hin zum eingeschränkten Zugriff für autorisierte Benutzer reichen.

 

Strategien zur Notfallwiederherstellung

Notfallwiederherstellungspläne sind von entscheidender Bedeutung, um die Widerstandsfähigkeit des Archivs gegenüber potenziellen Bedrohungen wie Hardwareausfällen, Cyberangriffen, Naturkatastrophen und Ähnlichem zu gewährleisten. Diese Strategien umfassen die Erstellung mehrerer Kopien der archivierten Inhalte, deren Speicherung an geografisch verteilten Standorten sowie die Einrichtung von Backup-Systemen und -Verfahren, um nach etwaigen Störungen eine schnelle Wiederherstellung zu gewährleisten.

 

Suchfunktion

Die Suchfunktion ermöglicht es den Nutzern, archivierte Inhalte effizient zu finden und darauf zuzugreifen. Effektive Suchfunktionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und die Zugänglichkeit des Archivs.

 

Typische Merkmale eines digitalen Archivs

Nicht unbedingt von sich ändernden Anforderungen an die täglichen Betriebsabläufe betroffen

Ein digitales Archiv ist unabhängig von den täglichen betrieblichen Veränderungen und gewährleistet so die Erhaltung historischer Aufzeichnungen und wertvoller Bestände, ohne dass diese von routinemäßigen Änderungen beeinträchtigt werden.

 

Stabile Archivstruktur und Metadaten

Das Archiv sorgt für eine einheitliche Gliederung und bereitstellt beschreibende Informationen zu den gespeicherten Inhalten, wodurch ein zuverlässiger langfristiger Zugriff und ein verständliches Verständnis gewährleistet werden.

 

Mehrfachnutzung = Mehrfachlagerung

Auf die Inhalte im Archiv können verschiedene Benutzer für unterschiedliche Zwecke zugreifen, wobei jeder über eigene, spezifische Berechtigungen verfügt, was die Vielseitigkeit erhöht.

 

Prozessinformationen werden im Archiv gespeichert

Neben den gespeicherten Materialien werden auch prozessbezogene Daten archiviert, wodurch ein ganzheitliches Repository entsteht, das Einblicke in den Kontext ermöglicht und umfassende Analysen erleichtert.

 

Modulare Lösung, bei der die Module häufig austauschbar sind

Das digitale Archiv ist in modularen Komponenten aufgebaut, was Flexibilität beim Austausch und der Aktualisierung von Modulen ermöglicht, um sich an veränderte technologische und archivische Anforderungen anzupassen.

 

Die Informationen werden in Informationspaketen gespeichert, die es ermöglichen, das Archiv im Katastrophenfall wiederherzustellen.

Die Inhalte werden in Informationspakete verpackt, wodurch sichergestellt wird, dass die Integrität des Archivs im Falle einer Katastrophe wiederhergestellt werden kann, und somit vor Verlust geschützt ist.

 

Merkmale eines elektronischen Archivs

 

Ein elektronisches Archiv weist folgende Merkmale auf:

Rechtliche Zulässigkeit: Stellt sicher, dass Dokumente für rechtliche Zwecke fälschungssicher und authentisch bleiben.

Langzeitlagerung: Dokumente werden aus historischen, aufsichtsrechtlichen und rechtlichen Gründen aufbewahrt.

Aufbewahrungsrichtlinien: Die Unterlagen werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt.

Datenintegrität: Dokumente bleiben trotz technologischer Veränderungen lesbar und zugänglich.

Prüfpfade: Detaillierte Aufzeichnungen über den Zugriff auf Dokumente und deren Änderungen.

Unveränderliche Datensätze: Dokumente können im Laufe der Zeit nicht verändert werden.

 

DMS vs. elektronisches Archiv: Klarheit schaffen

 

Diese Tabelle fasst die Funktionalität, die rechtliche Zulässigkeit und die Anwendungsfälle von Daten in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und elektronischen Archiven zusammen.

Aspekte	Dokumentenmanagementsystem (DMS)	Elektronisches Archiv
Funktionalität	Bietet Funktionen wie Versionsverwaltung, Zugriffskontrolle, Tools für die Zusammenarbeit und Suchfunktionen.	Der Schwerpunkt liegt auf der Wahrung der Dokumentenauthentizität, der Datenintegrität, der Aufbewahrungsrichtlinien und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Rechtliche Zulässigkeit	Kein Schwerpunkt; es fehlen möglicherweise Merkmale für eine langfristige Rechtswirksamkeit.	Stellt sicher, dass Dokumente langfristig fälschungssicher und rechtsgültig bleiben.
Sicherheit	Bietet Zugriffskontrollen, legt jedoch möglicherweise keinen besonderen Wert auf die langfristige Datensicherheit.	Legt besonderen Wert auf Datensicherheit und den Schutz vor unbefugtem Zugriff und Manipulationen.
Anwendungsfall	Geeignet für die tägliche Dokumentenverwaltung, die Zusammenarbeit und die Optimierung von Arbeitsabläufen.	Erforderlich für Branchen mit gesetzlichen, behördlichen oder historischen Anforderungen an die Datenaufbewahrung.
Beispiele	Microsoft SharePoint, Dropbox Business, Google Workspace.	Ein spezielles Archivierungssystem wie Docbyte

 

Strategischer Einsatz eines elektronischen Archivs

 

Durch die Nutzung der Möglichkeiten eines elektronischen Archivs können Unternehmen verschiedene strategische Ziele erreichen, die zu ihrem Gesamterfolg beitragen. So lässt sich ein elektronisches Archiv strategisch einsetzen:

 

Langfristige Einhaltung der Vorschriften

Unternehmen vermeiden Compliance-Risiken, mögliche Bußgelder und rechtliche Komplikationen, indem sie Dokumente gemäß vordefinierten Aufbewahrungsrichtlinien systematisch aufbewahren und verwalten.

 

Erhaltung des intellektuellen Kapitals

Die strategische Wissenssicherung wird durch die Archivierung historischer Dokumente und Forschungsergebnisse erreicht. Dadurch werden wichtige Informationen vor Personalfluktuation, technologischen Veränderungen und dem Lauf der Zeit geschützt, was einen nahtlosen Wissenstransfer und fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.

 

Verbesserte Datenzugänglichkeit

Ein elektronisches Archiv ermöglicht den schnellen und präzisen Abruf archivierter Unterlagen. Dieser strategische Vorteil erleichtert die Durchführung von Audits, Gerichtsverfahren, Due-Diligence-Prüfungen und Recherchen, minimiert Ausfallzeiten und optimiert die betriebliche Effizienz.

 

Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten

In rechtlichen Angelegenheiten versetzt ein elektronisches Archiv Unternehmen in die Lage, umgehend auf rechtliche Anfragen, Ermittlungen und Beweisverfahren zu reagieren. Diese strategische Bereitschaft minimiert rechtliche Risiken, stärkt die Rechtsverteidigung und fördert den Ruf der Transparenz.

 

Risikominderung

Die Archivierung wichtiger Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen und Korrespondenz minimiert das Risiko von Streitigkeiten, die aus Missverständnissen oder Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der Vertragsbedingungen entstehen können. Der Zugriff auf historische Unterlagen hilft dabei, frühere Entscheidungen und Verpflichtungen zu klären.

 

Reputationsmanagement

Der Schutz sensibler Daten und historischer Unterlagen in einem elektronischen Archiv stärkt den Ruf einer Organisation hinsichtlich eines verantwortungsvollen Datenmanagements. Dieser strategische Ansatz fördert das Vertrauen der Interessengruppen, darunter Kunden, Partner, Investoren und Aufsichtsbehörden.

 

Strategische Entscheidungsfindung

In einem elektronischen Archiv gespeicherte historische Daten liefern Erkenntnisse für fundierte strategische Entscheidungen. Die Analyse vergangener Trends, Maßnahmen und Ergebnisse ermöglicht eine genaue Prognose, Planung und Ressourcenzuweisung.

 

Geschäftskontinuität

Ein elektronisches Archiv trägt zur Notfallwiederherstellung und zur Planung der Geschäftskontinuität bei. Archivierte Dokumente bleiben von physischen Katastrophen unberührt, wodurch sichergestellt wird, dass wichtige Unterlagen auch in schwierigen Zeiten verfügbar sind.

 

Empfehlungen für Branchen, in denen eine langfristige Aufbewahrung von Dokumenten erforderlich ist

 

Wir haben zusammengestellt, wie Branchen von der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten durch elektronische Archivierung profitieren können:

 

Finanzdienstleistungen

 Durch die Archivierung von Finanztransaktionsdaten, Anlageportfolios und behördlichen Unterlagen, um die Einhaltung der Finanzvorschriften sicherzustellen.

 

 Gesundheitswesen und medizinische Dienstleistungen

Die Archivierung von Patientenakten, Krankengeschichten und Behandlungsplänen ermöglicht medizinischem Fachpersonal einen schnellen Zugriff auf Patienteninformationen.

 

Rechtsberatung und Anwaltskanzleien

Durch die Beschaffung von rechtsgültigen Verträgen, Fallbeispielen und Gerichtsunterlagen.

Führen Sie digitale Signaturen und Zeitstempel zur Gewährleistung der Dokumentenauthentizität ein.

Erleichterung eines effizienten Dokumentenabrufs für juristische Recherchen und Verfahren.

 

 Behörden und öffentliche Dienste

Durch die Archivierung von Gesetzgebungsdokumenten, politischen Maßnahmen und behördlichen Entscheidungen, um den Zugang zu historischen Unterlagen im Sinne der Transparenz zu gewährleisten.

 

 Energie und Versorgungswirtschaft

Archivierung von Infrastrukturplänen, Sicherheitsunterlagen und Compliance-Dokumenten, um die Bereitschaft für die Notfallwiederherstellung sicherzustellen.

 

Versicherungen und Risikomanagement

Die Archivierung von Versicherungsunterlagen, Schadensakten und Risikobewertungen ermöglicht einen schnellen Zugriff auf historische Versicherungsdaten und sorgt so für ein präzises Schadenmanagement.

 

 Wie geht es weiter?

 

Kurz gesagt: Ein DMS zeichnet sich im täglichen Dokumentenmanagement und bei der Zusammenarbeit aus. Elektronische Archive erweisen sich jedoch als die spezielle Lösung für die Sicherung kritischer Informationen unter Wahrung ihrer unverfälschten Integrität.

Die Entscheidung zwischen einem DMS und einem elektronischen Archiv erfordert eine umfassende Bewertung der spezifischen Anforderungen einer Organisation, ihrer Wachstumsprognosen, ihrer Compliance-Anforderungen sowie ihrer Ziele hinsichtlich der langfristigen Aufbewahrung.

Durch das Verständnis dieser Unterschiede und Auswirkungen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, die mit ihrer Dokumentenmanagementstrategie im Einklang stehen und die Zukunft ihrer wertvollen Unterlagen sichern.

Benötigen Sie weitere Unterstützung bei der Auswahl eines DMS, das auf Ihre individuellen geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten ist? Dann lassen Sie uns Verbinden und entdecken Sie Möglichkeiten der Zusammenarbeit!

Falls Sie auf der Suche nach einem elektronischen Archiv sind, können wir Ihnen auch dabei behilflich sein.

Um neben den allgemeinen Vorteilen der elektronischen Archivierung auch konkrete Anwendungsbeispiele zu sehen, sehen Sie sich unsere Erfahrungen der Kunden.