Begriffe der digitalen Langzeitarchivierung erklärt: 20 wesentliche Konzepte für die elektronische Archivierung

1. OAIS und Informationspakete

OAIS (Open Archival Information System) ist ein Referenzmodell aus der Norm ISO 14721. Es beschreibt ein Archiv als eine Organisation aus Menschen und Systemen, die die Verantwortung für die Aufbewahrung von Informationen und deren Bereitstellung für einen bestimmten Nutzerkreis übernimmt. OAIS ist ein Modell, kein Produkt und keine spezifische technische Architektur.

Ein Informationspaket verknüpft ein Inhaltsobjekt mit den Metadaten, die zu dessen Verständnis, Erhaltung und Nachweis erforderlich sind. Das Paketmodell wird in der Regel anhand von drei miteinander verbundenen Begriffen erläutert:

• SIP (Einreichungsinformationspaket): das Paket, das ein Produzent an das Archiv übermittelt.
• AIP (Archivinformationspaket): das im Archiv aufbewahrte Paket, ergänzt um Metadaten zur Langzeitarchivierung, zur Unveränderlichkeit und zur Nachvollziehbarkeit.
• DIP (Informationspaket zur Verbreitung): das Paket oder die Darstellung, die einem Verbraucher auf dessen Wunsch hin zugestellt wird.

Informationen zum Inhalt Wird das Datenobjekt zusammen mit den zu seiner Interpretation erforderlichen Informationen aufbewahrt? Diese Interpretationsebene wird als Angaben zur Vertretung: Formatangaben, Struktur und Semantik, die einen Bitstrom in etwas Sinnvolles verwandeln.

2. Die Personen und Aufgaben im Umfeld eines Archivs

A Ausgewiesene Gemeinde Wird von der identifizierten Gruppe erwartet, dass sie die aufbewahrten Informationen versteht? Die Definition dieser Gruppe macht “auch in Zukunft verständlich” zu einer überprüfbaren Anforderung und nicht zu einem vagen Ziel.

Das OAIS-Funktionsmodell nennt mehrere Zuständigkeiten. Aufnahme ist der formelle Prozess der Übernahme von Informationen und der Umwandlung eines SIP in einen AIP. Archivlagerung speichert, verwaltet und ruft AIPs ab. Datenmanagement verwaltet beschreibende Metadaten und interne Verwaltungsdaten. Erhaltungsplanung beobachtet Technologien und Formate und plant Maßnahmen zur Langzeitarchivierung, bevor die Veralterung zu einem Problem beim Zugriff wird. Zugang bearbeitet Kundenanfragen und erstellt DIPs.

3. Maßnahmen zur digitalen Langzeitarchivierung

Digitale Langzeitarchivierung ist die Gesamtheit der Maßnahmen, die dafür sorgen, dass digitale Informationen trotz technologischer Veränderungen auffindbar, lesbar, verständlich und vertrauenswürdig bleiben. Dieser Begriff geht über die reine Speicherung hinaus.

Biterhaltung bewahrt den Bitstrom durch Redundanz, Replikation, Medienaktualisierung und Integritätsprüfungen Byte für Byte unverändert. Logische Erhaltung sorgt dafür, dass die Informationen durch Formatidentifizierung, Darstellungsinformationen und Erhaltungsmaßnahmen nutzbar und aussagekräftig bleiben. Beides ist von Bedeutung: Ein perfekt erhaltener Bitstrom in einem veralteten Format kann dennoch unzugänglich sein.

Wesentliche Eigenschaften sind die Merkmale, die bei einer Konservierungsmaßnahme erhalten bleiben müssen, damit das Objekt das bleibt, was es ist. Bei einer Rechnung können die Beträge und die Unterschrift von größerer Bedeutung sein als die ursprüngliche Schriftart.

Veraltetes Format ist der Verlust des Zugriffs, da aktuelle Software ein Format nicht mehr korrekt darstellen kann. Systemveralterung ist der Verlust des Zugriffs, weil die Hardware, die Speicherumgebung oder die Softwareumgebung nicht mehr funktioniert oder nicht mehr unterstützt wird.

A Erhaltungsmaßnahme ist eine gezielte Maßnahme, die dafür sorgt, dass ein archiviertes Objekt oder dessen Metadaten zugänglich und vertrauenswürdig bleiben. Normalisierung wandelt Inhalte bereits bei der Erfassung proaktiv in ein festgelegtes Archivierungsformat um. Migration konvertiert es zu einem späteren Zeitpunkt, in der Regel, weil das ursprüngliche Format veraltet ist. Emulation stellt die ursprüngliche Software- oder Hardwareumgebung wieder her, anstatt das Objekt zu konvertieren. Aktualisieren kopiert Daten auf ein neues Speichermedium oder eine neuere Version desselben Formats, ohne das Format selbst zu ändern.

4. Integrität, Authentizität und Belege

Integrität bedeutet, dass die Informationen seit ihrer Erfassung unverändert geblieben sind. Authentizität bedeutet, dass Informationen das sind, was sie vorgeben zu sein, und von der Person stammen, von der sie behaupten zu stammen. Herkunft erfasst die Herkunft von Informationen und deren weitere Verbleib.

Unveränderlichkeit ist die Eigenschaft, nachweislich unverändert zu sein, was üblicherweise mithilfe eines kryptografischen Hash-Werts festgestellt wird. Ein Prüfung auf Unveränderlichkeit berechnet Hashwerte regelmäßig neu und vergleicht sie, um unbemerkte Datenbeschädigungen zu erkennen. Ein Hash ist ein Wert mit fester Länge, der sich ändert, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern.

A Nachverfolgbarkeitskette ist der nachweisbare Kontrollablauf vom Quellsystem über den Export, die Erfassung, die Aufbewahrung bis hin zum Zugriff, wobei bei jeder Übergabe ein Artefakt vorliegt. Ein Prüfpfad ist die chronologische, manipulationssichere Aufzeichnung darüber, wer wann welche Maßnahmen an welchem Objekt vorgenommen hat.

Ein Beweisprotokoll ist eine signierte Struktur, die die Integrität und Existenz von aufbewahrten Objekten im Laufe der Zeit belegt. Sie ist der Beweis selbst und nicht lediglich ein Bericht über den Beweis. Ein Archiv-Zeitstempel kann den Wurzel-Hash eines Hashbaums abdecken, während ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel wird von einem qualifizierten Treuhanddienstleister ausgestellt und unterliegt den für qualifizierte Treuhanddienste geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen.

5. Warum die Terminologie von Bedeutung ist

Diese Unterscheidungen helfen den Teams dabei, bessere Fragen zu stellen. Speichern wir lediglich Bits, oder bewahren wir Bedeutung auf? Wo verläuft die Grenze zwischen einem Repositorium, einem E-Archiv und qualifizierter elektronischer Archivierung? Welche Metadaten und Nachweise müssen mit dem Dokument verknüpft bleiben? Wer ist die zuständige Gemeinschaft, und wie wird der künftige Zugriff geprüft?

Eine einheitliche Terminologie verringert Missverständnisse zwischen Dokumentenverwaltern, Archivaren, IT-Teams sowie Vertretern der Rechts- und Compliance-Abteilungen. Zudem erleichtert sie den Vergleich der Anforderungen zwischen verschiedenen Anbietern und Rechtsordnungen.

Einen umfassenderen Überblick über das geregelte E-Archivieren finden Sie in den Leitfäden von Docbyte zu folgenden Themen: digitale Archivierung, Langzeitarchivierung und digitale Bestandserhaltung und Qualifizierte elektronische Archivierung.