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SAE vs. GED vs. Digital Vault: Was kann welches System?
Ein Dokumentenmanagementsystem, ein System zur elektronischen Archivierung (SAE) und ein digitales Archiv können beide Dokumente enthalten. Ihr Zweck, ihr Lebenszyklus und ihre Kontrollmaßnahmen hinsichtlich der Nachweisfähigkeit sind jedoch nicht identisch.
Die richtige Wahl hängt davon ab, ob Informationen noch erstellt und überarbeitet werden, im Rahmen der Archivierungspolitik aufbewahrt werden müssen oder einen geschützten Speicherplatz für persönliche oder geschäftliche Daten benötigen.
Die kürzeste Unterscheidung: Ein GED verwaltet aktive Dokumente und die Zusammenarbeit; ein SAE regelt archivierte Unterlagen und deren Nachvollziehbarkeit im Zeitverlauf; ein digitaler Tresor konzentriert sich auf die geschützte Speicherung und den geschützten Zugriff.
Diese Kategorien lassen sich in einer Informationslandschaft zusammenführen. Ein Vertrag kann in einem GED entworfen und genehmigt, nach seiner Fertigstellung in ein SAE übertragen und über einen Dienst mit kontrolliertem Zugriff bereitgestellt werden.
GED: Aktive Dokumentenbearbeitung
A Elektronische Dokumentenverwaltung (GED) unterstützt die Erstellung, Klassifizierung, Zusammenarbeit, Versionsverwaltung, Überprüfung und den Workflow, solange die Dokumente aktiv sind.
Am besten geeignet für: Entwürfe, Arbeitsdateien, Genehmigungsverfahren und alltägliche Dokumentenabläufe. Ein GED bietet nicht automatisch den Nachweis der Aufbewahrung, die Aufbewahrungsrichtlinien oder die Rückverfolgbarkeit, die von einem SAE erwartet werden.
Wählen Sie ein GED, wenn die Benutzer weiterhin Dokumente bearbeiten und gemeinsam daran arbeiten müssen.
- Aktive Zusammenarbeit und Dokumentenänderungen
- Workflows für die Versionsverwaltung, Überprüfung und Freigabe
- Kein Ersatz für langfristige Archivunterlagen
SAE: geregelte elektronische Archivierung
Ein SAE empfängt Datensätze und Daten, die auch nach der aktiven Verarbeitung unverändert, rückverfolgbar, verständlich und abrufbar bleiben müssen. Es steuert die Übertragung, die Metadaten, die Validierung, die Aufbewahrung, die Integrität, den Zugriff, die Rückgabe und die Löschung.
Am besten geeignet für: Endgültige Aufzeichnungen, vorgeschriebene Informationen, Belege und Daten, die über die Lebensdauer des Quellsystems oder des Geschäftsprozesses hinaus erhalten bleiben müssen.
Entscheiden Sie sich für einen SAE, wenn es auf die Steuerung des Lebenszyklus und langfristige Nachweise ankommt.
- Kontrollierte Übergabe und Abnahme
- Aufbewahrung, Integrität und Prüfungsnachweise
- Wiederherstellung und Umkehrbarkeit im Zeitverlauf
Digitaler Tresor: Geschützte Speicherung und Zugriff
Ein digitaler Tresor bietet einen geschützten Raum für die Speicherung und den Zugriff auf vertrauliche Dateien oder Daten. Je nach Dienst kann der Schwerpunkt auf Vertraulichkeit, Identität, persönlicher Kontrolle oder sicherem Austausch liegen.
Am besten geeignet für: geschützter Speicher und kontrollierter Zugriff. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Tresor den gesamten Archivierungslebenszyklus, Richtlinienkontrollen oder Aufbewahrungsnachweise einer SAE umfasst.
Entscheiden Sie sich für einen digitalen Tresor, wenn die sichere Speicherung oberste Priorität hat.
- Gesicherte Lagerung und kontrollierter Zugang
- Vertraulichkeit und Identität stehen im Mittelpunkt
- Der Umfang des Archivlebenszyklus variiert je nach Dienst
Nutzen Sie den Lebenszyklus, um die Entscheidung zu treffen
Gehen Sie vom Informationslebenszyklus aus, nicht vom Produktetikett. Fragen Sie, wer das Dokument erstellt, ob es sich noch ändern kann, welches Ereignis den aktiven Prozess abschließt, wie lange es aufbewahrt werden muss, welche Nachweise erforderlich sind und wie es am Ende zurückgegeben werden muss.
Viele Organisationen benötigen sowohl ein GED als auch ein SAE. Der Integrationspunkt sollte die maßgebliche Endversion, die Zuordnung von Metadaten, die Validierung der Übertragung sowie die Bestätigung der erfolgreichen Erfassung festlegen.
Wählen Sie die Systeme nach ihrer Verantwortung im Lebenszyklus aus und prüfen Sie die Übergabe zwischen ihnen.
- Ermitteln Sie das maßgebliche System in jeder Phase
- Legen Sie das Ereignis fest, das die Archivierung auslöst
- Testmetadaten, Bestätigung und Beenden
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