Was macht einen Prüfpfad als Beweismittel so wertvoll?

Eine Liste von Veranstaltungen ist nur der Ausgangspunkt

Wenn ein Datensatz in Frage gestellt wird, benötigen Teams mehr als nur ein umfangreiches Aktivitätsprotokoll. Sie müssen das Ereignis isolieren, den zugrunde liegenden Datensatz nachvollziehen und das Ergebnis einem Wirtschaftsprüfer, Ermittler oder internen Prüfer darlegen.

Ein aussagekräftiger Prüfpfad verknüpft eine Aktion mit einer Person oder einem System, einem Zeitpunkt, einem Datensatz oder einem Paket sowie mit ausreichendem Kontext, um zu verdeutlichen, warum diese Aktion von Bedeutung ist. Zudem muss es möglich sein, eine große Menge von Ereignissen auf die jeweilige Fragestellung einzugrenzen.

Beispielsweise muss im Rahmen einer Untersuchung möglicherweise festgestellt werden, ob ein Dokument heruntergeladen wurde, wer darauf zugegriffen hat, zu welchem Paket es gehörte und ob im selben Zeitraum eine Änderung der Zugriffsrechte stattgefunden hat. Dabei handelt es sich um Fragen der Abrufbarkeit und des Kontexts, nicht lediglich um Fragen der Speicherung.

Fünf Fragen, die Sie zu einem Prüfpfad stellen sollten

1. Können Sie die Handlung und den Handelnden identifizieren?

Ein Prüfprotokoll sollte zwischen der durchgeführten Aktion und der Person oder dem System, die bzw. das diese Aktion durchgeführt hat, unterscheiden. In Vault Admin umfasst das Prüfprotokoll Felder wie „Durchgeführte Aktion“, „Benutzername“ und „Datum“. Zu den dokumentierten Aktionen zählen Authentifizierungsereignisse, Änderungen an Benutzern und Gruppen, Berechtigungsänderungen, Workflow-Ereignisse sowie Dokumentenvorgänge.

2. Können Sie das Ereignis mit dem entsprechenden Datensatz verknüpfen?

Ereignisse sind nur dann von Nutzen, wenn Prüfer sie dem betroffenen Paket oder Dokument zuordnen können. Der Prüfpfad von Vault Admin enthält Felder für die Paket-ID und das Dokument, wodurch Teams von einem Ereignis zu den damit verbundenen archivierten Informationen gelangen können.

3. Können Sie das Ergebnis auf die eigentliche Frage eingrenzen?

Große Archive generieren eine große Anzahl von Ereignissen. Ein Prüfer sollte in der Lage sein, nach Benutzer, Aktion, Ereigniskategorie und Datumsbereich zu filtern und diese Filter anschließend zu kombinieren. Auf diese Weise ist es möglich, ein bestimmtes Zugriffsereignis, eine auf die Aufbewahrungsfrist bezogene Aktion oder einen definierten Zeitraum zu überprüfen, ohne ein unbegrenztes Protokoll durcharbeiten zu müssen.

4. Können Sie das Ergebnis außerhalb des Systems bereitstellen?

Ein Prüfpfad muss für die Personen, die die Überprüfung durchführen, nutzbar sein. Der Vault-Administrator kann das gefilterte Ergebnis als CSV-Datei exportieren. Dies ermöglicht eine kontrollierte Nachverfolgung, Analyse und die Vorbereitung von Nachweisen für ein internes Audit oder eine Untersuchung.

5. Bleibt der Prüfungsverlauf langfristig geschützt und verfügbar?

Vault protokolliert systemrelevante Archivereignisse in einem manipulationssicheren Prüfpfad. Zudem nutzt es die planmäßige Archivierung von Prüfprotokollen zur Erstellung von Prüfpaketen, sodass der Prüfverlauf selbst als Archivinformation aufbewahrt werden kann. Das übergeordnete Archivkonzept ist nach wie vor von Bedeutung: Die Aufzeichnung, ihre Metadaten, Integritätskontrollen und Nachweise zur Aufbewahrung tragen gemeinsam dazu bei, langfristiges Vertrauen zu gewährleisten.

Die Nachvollziehbarkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Archivgestaltung

Die Nachvollziehbarkeit funktioniert am besten, wenn sie im Zusammenhang mit Aufbewahrung, Zugriff und Abruf geplant wird. Legen Sie fest, welche Ereignisse von Bedeutung sind, wer diese überprüfen muss, wie lange sie verfügbar bleiben müssen und wie die zugehörigen Aufzeichnungen abgerufen werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn eine Anwendung außer Betrieb genommen wird und das Archiv zum Ort wird, an dem historische Zugriffsdaten und Nachweise weiterhin verfügbar bleiben müssen.

Docbyte Vault verbindet kontrollierte Archivierung mit Transparenz bei der Betriebsprüfung. Der Vault-Administrator protokolliert Benutzer- und Systemaktivitäten in einem manipulationssicheren Prüfpfad, und die geplante Archivierung von Prüfprotokollen bewahrt den Prüfverlauf als Archivinformationen auf. Archivkontrollen regeln anschließend den Lebenszyklus der Aufzeichnungen sowie den Kontext für Zugriff und Abruf.

Informationen zur Stilllegung von Anwendungen finden Sie unter Einstellung der Anwendung. Für Anwendungsfälle, die eine qualifizierte Vertrauensdienst-Sicherheitsschicht erfordern, siehe Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch).

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Überprüfen Sie Ihre Anforderungen an die Archivierung von Belegen

Wir können Ihnen dabei helfen, die für Ihre Unterlagen wesentlichen Prüfungsfragen zu ermitteln: Welche Ereignisse müssen sichtbar sein, wie lange müssen die Nachweise verfügbar bleiben und wie können berechtigte Teams auf diese zugreifen?.

Häufig gestellte Fragen

Speichert Vault den Prüfpfad als Archivdaten?

Ja. Vault nutzt die planmäßige Archivierung von Prüfprotokollen zur Erstellung von Prüfprotokollpaketen, sodass der Prüfverlauf als Archivinformation erhalten bleibt. Die Integrität des zugrunde liegenden Geschäftsdokuments hängt zudem von dessen Metadaten, Integritätskontrollen und Aufbewahrungsnachweisen ab.

Was können Teams im Audit-Protokoll von Vault Admin filtern?

Die dokumentierten Filter sind Benutzername, durchgeführte Aktion, Ereigniskategorie und Datumsbereich. Filter können kombiniert werden, um sich auf eine relevante Gruppe von Ereignissen zu konzentrieren.

Kann das gefilterte Prüfungsergebnis exportiert werden?

Ja. Der Vault-Administrator kann das gefilterte Ergebnis des Prüfprotokolls als CSV-Datei exportieren.