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Die Aufbewahrung elektronischer Dokumente muss den von der EU verabschiedeten Vorschriften, wie beispielsweise eIDAS, entsprechen. Doch nur sehr wenige Fachleute in den verschiedenen Abteilungen wissen tatsächlich, was QeArch ist, wie es sich auf die Geschäftsprozesse auswirkt und wer bei der Umsetzung helfen kann. Dieser Artikel verdeutlicht Ihnen, dass die Umsetzung von QeArch eine hervorragende Möglichkeit darstellt, Bußgelder und Strafen zu vermeiden. Zudem erleichtert es Ihren Abteilungen, Teams und Kunden die Arbeit.
Die Auswirkungen der qualifizierten elektronischen Archivierung: Warum sollte mich das interessieren?
Der Einsatz von QeArch in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Abteilung bietet enorme Vorteile (wir werden Ihnen später in diesem Artikel einige Beispiele für bestimmte Abteilungen vorstellen). Wir haben eine Liste der Vorteile zusammengestellt, von denen unsere Kunden am häufigsten profitieren:
1. Vertrauen aufbauen, Vorteile sichern
Heben Sie sich von der Konkurrenz ab, indem Sie die Erwartungen Ihrer Geschäftspartner und Kunden erfüllen.
Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass die Einhaltung von Vorschriften ein fester Bestandteil Ihrer Unternehmensstrategie sein sollte. Der Einsatz von Tools wie QeArch zeigt, dass Sie modernste Technologie nutzen und umsetzen, um für Ihre Kunden ein vertrauenswürdiger und langfristiger Partner zu sein. Sie stellen Vertrauen und Sicherheit in den Mittelpunkt Ihrer Strategie. Dies hat wiederum erhebliche Auswirkungen auf den Ruf Ihrer Marke.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf der Grundlage (nicht nur) von EU-Vorschriften
Setzen Sie QeArch als Ihr wichtigstes Instrument ein, wann immer es zu einem Gerichtsverfahren kommt.
Im Falle eines Rechtsstreits kann Ihr Unternehmen verpflichtet sein, bestimmte Arten von Informationen als Beweismittel vorzulegen. Um solche Informationen über festgelegte Zeiträume aufbewahren zu können, benötigen Sie eine solide und einheitliche Strategie zur digitalen Archivierung. QeArch sollte ein wesentlicher Bestandteil dieser Strategie sein – es bietet eine rechtlich anerkannte Methode zur Speicherung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.
3. Sparen Sie Geld, optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter
Verabschieden Sie sich vom Papierkram – und gewinnen Sie mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter.
Herkömmliche Papierarchive beanspruchen viel Platz und Zeit Ihrer Mitarbeiter. Mit QeArch können Sie Ihre Dokumente elektronisch erfassen, indexieren und archivieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer physischen Aufbewahrung, was das Auffinden bestimmter Informationen in den Dokumenten erleichtert und Ihren Mitarbeitern somit erheblich Zeit spart.
4. Daten langfristig sicher aufbewahren
Schützen Sie Ihre elektronischen Unterlagen vor Verlust oder Beschädigung.
Der Sinn einer konsequenten Strategie zur digitalen Archivierung besteht darin, wichtige Informationen für die langfristige Nutzung zu bewahren. Und dies nicht nur aus Gründen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Naturkatastrophen sowie Hardware- oder Softwareprobleme können innerhalb eines Augenblicks zu Datenverlusten führen, und Sie sollten darauf vorbereitet sein, über eine zuverlässige Sicherung dieser Informationen zu verfügen.
Um Ihnen eine zuverlässige Sicherung wichtiger Dokumente zu bieten, setzt QeArch robuste Sicherheitsmaßnahmen ein (sichere Dateiformate, sichere Speichereinrichtungen, regelmäßige Sicherungen, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung oder Überwachung).
QeArch nutzt zudem standardisierte Dateiformate und Metadaten, die die Integrität und Nutzbarkeit der archivierten Daten über lange Zeiträume hinweg gewährleisten. Dies bedeutet im Wesentlichen Folgendes:
Sie können auf archivierte Daten zugreifen und diese nutzen, auch wenn die Software, mit der sie erstellt wurden, nicht mehr verfügbar ist
Sie haben Zugriff auf die Informationen zu den archivierten Daten, z. B. zu deren Ersteller, dem Erstellungsdatum oder dem Zweck der Erstellung.
Inwiefern hilft QeArch dabei, in bestimmten Branchen Kosten einzusparen?
In jedem Unternehmen wächst die Datenmenge in immer schnellerem Tempo. Neben Sicherheits-, Compliance- und rechtlichen Aspekten stellt dies eine zunehmende Belastung für das Budget dar.
Derzeit werden über 70% der IT-Budgets für die Instandhaltung der bestehenden Infrastruktur und für Gebühren aufgewendet
Durch die Einführung kosteneffizienter Alternativen wie QeArch werden Mittel frei, die in weitere Forschung, Innovation und Geschäftsentwicklung investiert werden können.
Bevor wir auf die einzelnen Branchen eingehen, möchten wir Ihnen drei Bereiche vorstellen, in denen QeArch branchenübergreifend erfolgreich tätig ist:
Ein umfangreiches Dokumentenmanagement
Es ist nicht schwer, den Überblick über all die Verträge zu verlieren, die ein Unternehmen bearbeiten und verwalten muss. Mit QeArch können Sie jedoch alle Geschäfts- und Personalverträge ordnen und problemlos darauf zugreifen sowie diese weiterleiten. Alle Verträge entsprechen den für die jeweiligen Abteilungen geltenden Vorschriften.
Umwelt / Nachhaltigkeit / Papierlos
QeArch ist ein entscheidender Meilenstein bei der Umsetzung der Umweltversprechen Ihres Unternehmens. Die Reduzierung von Tonnen an Papier ist nicht nur Ihr Beitrag zum Umweltschutz, sondern weniger Papierkram macht auch die Arbeit für Ihre Mitarbeiter angenehmer.
Zentralisierte Daten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe
Ein zentraler Speicherort, der allen Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht, sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams (und Abteilungen). Das bedeutet weniger E-Mail-Verkehr und lästige Koordinationsaufgaben sowie mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben.
Hier erfahren Sie mehr über Wie digitalisierte Archive großen Organisationen helfen.
Erleben Sie QeArch in der Praxis für Unternehmen.
Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Auswirkungen von QeArch auf verschiedene Branchen werfen – einschließlich Ihrer eigenen.
Finanzen
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Da Sie im Finanzsektor tätig sind, wissen Sie, dass die Einhaltung von MiFID II, Dodd-Frank, und andere Faktoren sind von entscheidender Bedeutung. Eine einheitliche Strategie zur digitalen Archivierung hilft Ihnen dabei, die Anforderungen an die Datenaufbewahrung klar zu verstehen.
Prüfungsbereitschaft
QeArch erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen, indem es sicherstellt, dass alle relevanten Finanzunterlagen (in Bezug auf Compliance, finanzielle Solidität und Risikomanagement) sicher gespeichert, leicht zugänglich und in ihrem Originalformat aufbewahrt werden. Auf diese Weise wird auch die Arbeit der Wirtschaftsprüfer erleichtert.
Notfallwiederherstellung
Eine einheitliche Strategie zur digitalen Archivierung kann Ihrer Einrichtung dabei helfen, die Kosten für die Datenspeicherung zu senken und Ihre Notfallwiederherstellungsfähigkeiten zu verbessern.
Erfahren Sie, wie wir EDR Credit Services dabei unterstützt haben, ihre Abläufe zu optimieren
Erleben Sie QeArch in der Praxis im Finanzsektor
Versicherung
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Sie sind in einer der am stärksten regulierten Branchen tätig; die Einhaltung von Vorschriften wie beispielsweise Solvency II ist unerlässlich. Ob es sich nun um verschiedene Policen, Schadensfälle, Risikoprüfungsunterlagen, Kundenakten oder Compliance-Unterlagen handelt – mit QeArch erhalten Sie eine rechtlich anerkannte Methode zu deren Speicherung und Aufbewahrung.
Schnellere Schadenabwicklung
Die elektronische Speicherung von Dokumenten in einem zentralen elektronischen Archiv erleichtert allen Beteiligten die Arbeit: Versicherungsnehmern, Schadensregulierern und externen Dienstleistern. Wenn beispielsweise ein neuer Schadensfall registriert wird, kann das System automatisch Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter zuweisen, Benachrichtigungen zu Fristen auslösen und ungelöste Probleme eskalieren.
Aufdeckung und Prävention von Betrug
Verbessern Sie die Integrität und Authentizität von Versicherungsunterlagen durch den Einsatz digitaler Signaturen, Zeitstempel und sicherer Zugriffskontrollen. Das QeArch-System verfügt über Algorithmen, die Schadensdaten auf verdächtige Muster oder Warnsignale analysieren – ungewöhnlich hohe Schadenssummen, häufige Schadensfälle, Schadensfälle aus Hochrisikogebieten oder Schadensfälle mit ähnlichen Schadensbeschreibungen.
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Erleben Sie QeArch in der Praxis in der Versicherungsbranche
Bankwesen
Schnellerer Kundenservice
Rufen Sie Kundendokumente schnell ab und verkürzen Sie die Wartezeit. Wenn Sie beispielsweise einen Online-Kreditantrag erhalten, werden alle darin enthaltenen Daten und persönlichen Angaben automatisch erfasst, sicher gespeichert und direkt an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.
Dokumentenmanagement
Keine physische Archivierung mit Unmengen an Papierdokumenten; Kundenkontenunterlagen, Darlehensverträge, Transaktionsbelege und alle sonstigen auf Papier festgehaltenen Unterlagen können digitalisiert und sicher gespeichert werden.
Erleben Sie QeArch in der Praxis in der Versicherungsbranche
Öffentlicher Sektor
Zugang zu öffentlichen Unterlagen
Wenn Behörden QeArch nutzen, indem sie beispielsweise Online-Datenbanken bereitstellen, ermöglichen sie Bürgern und befugten Personen einen einfachen Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen und Dokumenten. Auf diese Weise können Sie auch die Transparenz fördern; die Öffentlichkeit kann Aufzeichnungen, Haushalte oder Richtlinien einsehen und somit die von staatlichen Institutionen getroffenen Entscheidungen nachvollziehen.
Besserer Service, Kosteneffizienz
Ein schnellerer Zugriff auf Dokumente dank der Digitalisierung führt zu einer höheren Effizienz bei der Bearbeitung von Bürgeranfragen und -anträgen. Dies geht einher mit einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands, des Dokumentendrucks und des Lagerplatzbedarfs.
Sehen Sie sich QeArch im öffentlichen Sektor in Aktion an
Gesundheitswesen
Speicherung und Zugriff auf sensible Patientendaten
QeArch gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften durch die sichere Speicherung von Krankenakten, Prüfpfaden und Einwilligungserklärungen von Patienten im Zusammenhang mit medizinischen Eingriffen. Dies erleichtert behördliche Prüfungen und die Berichterstattung und mindert zudem rechtliche Risiken.
Einfache Speicherung medizinischer Bilder und Befunde
Speichern Sie alle Arten von medizinischen Bilddateien – Röntgenbilder, MRT- oder CT-Aufnahmen – zusammen mit den dazugehörigen Befunden. So können Sie aus der Ferne auf Bilder oder Befunde zugreifen und diese einsehen und damit eine zeitnahe Diagnose sowie Behandlungsplanung ermöglichen.
Erleben Sie QeArch in der Praxis im Gesundheitswesenr
Pharma
Einhaltung der Vorschriften
Wie Sie wissen, unterliegt die Pharmabranche strengen Vorschriften; die Einhaltung von beispielsweise, FDA 21 CFR Teil 11 ist unerlässlich. Die Gewährleistung der Compliance durch die Archivierung und sichere Aufbewahrung aller wichtigen Dokumente (zu Arzneimittelentwicklung, Herstellung, Vertrieb und Überwachung nach dem Inverkehrbringen) könnte der entscheidende Schritt sein, den Sie unternehmen sollten.
Schutz des geistigen Eigentums
Im Bereich der Forschung unterstützt Sie QeArch dabei, Forschungsdaten, Patente und Marken sicher zu speichern. Auf diese Weise können Sie all Ihre wertvollen Vermögenswerte schützen.
Datenschutz im Bereich Forschung und Entwicklung
Der Prozess der Arzneimittelentwicklung dauert Jahre und umfasst naturgemäß umfangreiche Unterlagen (Daten aus der präklinischen Forschung, Einwilligungserklärungen von Patienten, Berichte über Kooperationsprojekte usw.). Die Speicherung und der Zugriff auf diese Unterlagen mithilfe von QeArch werden den Arbeitsablauf aller Beteiligten optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Daten den strengen Forschungsvorschriften entsprechen.
Erleben Sie QeArch in der Praxis in der Pharmabranche
eIDAS, eIDAS 2, das belgische Digitalgesetz, die qualifizierte elektronische Archivierung und die Zusammenhänge zwischen diesen:
eIDAS:
eIDAS steht für „Electronic Identification, Authentication, and Trust Services“ (Elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste). Diese Verordnung schafft einen rechtlichen Rahmen für elektronische Transaktionen, elektronische Signaturen und Vertrauensdienste innerhalb der EU. Sie soll Unternehmen, Bürgern und Behörden dabei helfen, sichere und nahtlose elektronische Interaktionen durchzuführen.
eIDAS 2:
Derzeit liegt eine Überarbeitung der eIDAS-Verordnung vor, die als ‘eIDAS2’ bezeichnet wird. Diese umfasst zusätzliche Vertrauensdienste – die elektronische Bescheinigung von Attributen (die Erstellung, Überprüfung und Validierung elektronischer Bescheinigungen von Attributen sowie der damit verbundenen Zertifikate); die elektronische Archivierung elektronischer Dokumente, die Verwaltung von Geräten zur Erstellung elektronischer Signaturen und Siegel aus der Ferne sowie die Erfassung elektronischer Daten in einem elektronischen Hauptbuch.
Belgisches Digitalgesetz:
Jedes Land verfügt über eine eigene Umsetzung der eIDAS-Verordnung. In Belgien handelt es sich dabei um das belgische Digitalgesetz.
Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch):
Die qualifizierte elektronische Archivierung ist ein Vertrauensdienst, der im Rahmen der eIDAS-Verordnung anerkannt und reguliert wird.
Ihre möglichen nächsten Schritte:
Haben Sie weitere Fragen zu QeArch in Bezug auf Ihren konkreten Anwendungsfall? Lassen Sie uns einen Termin für ein Gespräch vereinbaren und gemeinsam herausfinden, wie wir zusammenarbeiten können! Wir sind nicht nur der weltweit erste zertifizierte Anbieter für qualifizierte elektronische Archivierung, Wir verfügen jedoch über mehr als 17 Jahre Erfahrung bei der Unterstützung von Digitalisierungsprozessen in verschiedenen Branchen.
Wenn Sie zwar grundsätzlich verstehen, wie QeArch hilft, sich aber konkrete Anwendungsbeispiele ansehen möchten, Lesen Sie die Erfahrungsberichte unserer Kunden.
Nun, wenn Sie lieber reden als lesen möchten, Sagen Sie es uns einfach, und wir melden uns bei Ihnen!
