Votre système de gestion documentaire (SGD) n'est pas une archive : Comprendre les implications

Êtes-vous fatigué des difficultés liées à l'éparpillement des documents, au temps perdu à les rechercher et à la baisse de productivité ? Vous n'êtes pas le seul. McKinsey les employés recherchent des informations pendant 1,8 heure par jour. 9,3 heures par semaine en moyenne ! Aujourd'hui, certaines entreprises s'appuient sur un système de gestion des documents (SGD) pour archiver leurs données dans un monde numériquement avancé.

Cet article examine ce qu'est un système de gestion documentaire, si vous en avez besoin, le risque de considérer votre SGD comme votre archive, ce qu'est une archive électronique et en quoi les archives électroniques sont meilleures que les SGD.

Alors, plongeons dans le vif du sujet

Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire (SGD) ? 

Si vous utilisez un système informatique et un logiciel connu sous le nom de système de gestion des documents (SGD), vous pouvez stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des copies numériques d'informations papier numérisées.

Un SGD comprend des systèmes de sortie, des flux de travail, des dépôts de documents, la collecte de documents et des systèmes de recherche d'informations.

Objectifs du système de gestion des documents :

Le principal avantage d'un système de gestion des documents est sa capacité à fournir numériquement les informations appropriées sous forme de documents aux personnes concernées. Les documents qui doivent suivre un processus de révision strict doivent utiliser ce format. Il prend en charge les processus de :

1. Création
2. Production
3. Distribution
4. Stockage des documents

Caractéristiques typiques d'un DMS

Il doit être capable de s'adapter rapidement à l'évolution des besoins et des processus :

Le système d'archivage doit permettre des ajustements rapides au fur et à mesure de l'évolution des processus de l'entreprise. Par exemple, si une entreprise restructure ses départements, le système d'archivage doit permettre la réorganisation des documents pour refléter la nouvelle structure.

Organisation flexible des fichiers ou des critères de recherche :

Les systèmes de gestion documentaire doivent offrir la possibilité d'organiser les fichiers en fonction des besoins spécifiques de l'organisation. Par exemple, une équipe de marketing peut avoir besoin de classer les actifs par date de campagne, par public cible et par type de contenu, afin de permettre une recherche efficace.

Stockage unique, utilisation multiple :

Un SGD robuste permet de stocker les documents dans un référentiel central tout en les rendant accessibles à diverses fins dans l'ensemble de l'organisation. Par exemple, le service juridique peut également utiliser un contrat de vente archivé dans le système pour vérifier la conformité et l'équipe financière pour la facturation, sans avoir besoin de copies séparées.

Les informations stockées ne peuvent être interprétées de manière compréhensible que par le biais du SGD :

Les données stockées dans le système d'archivage sont souvent organisées et formatées d'une manière qui a du sens dans le contexte du système de gestion des documents. Le SGD gère les métadonnées, les relations entre les fichiers et les contrôles d'accès afin de garantir que les informations stockées restent cohérentes et interprétables.

L'idée fausse d'utiliser la GED comme une archive

Voyons maintenant comment les meilleurs systèmes de gestion des documents électroniques (SGD) gèrent habilement le stockage, la gestion et le partage des données sensibles dans les activités quotidiennes.

Cependant, il est important de noter que même avec ces capacités, elles ne peuvent pas être assimilées à des archives électroniques complètes. Nous avons traité de SharePoint et de Google Drive, en vous donnant une compréhension approfondie de leurs fonctionnalités et de leurs limites.

Microsoft SharePoint en tant que système de gestion de documents

Si Microsoft SharePoint est une plateforme largement utilisée qui sert efficacement d'outil de collaboration et de système de gestion des documents (SGD), son rôle en tant qu'archive électronique complète présente des limites.

SharePoint facilite la création, la gestion et le partage de documents dans un environnement centralisé, ce qui le rend particulièrement utile pour améliorer la productivité des équipes et rationaliser les flux de documents. Cependant, malgré ces atouts, il existe des raisons essentielles pour lesquelles SharePoint pourrait ne pas suffire en tant qu'archive électronique :

 

Préservation à long terme:

L'objectif principal de SharePoint est de faciliter la collaboration et la gestion des documents en temps réel. Bien qu'il offre un historique des versions et des capacités de conservation des documents, il n'offre pas nécessairement les fonctions d'archivage avancées nécessaires à la conservation à long terme des documents, garantissant leur authenticité et leur intégrité sur de longues périodes.

 

Conformité et exigences réglementaires :

Les industries soumises à des réglementations spécifiques exigent souvent des pratiques d'archivage rigoureuses. SharePoint peut manquer de fonctionnalités spécialisées, telles que des enregistrements immuables, des pistes d'audit détaillées et l'adhésion à des politiques de conservation complexes, que les solutions d'archivage électronique dédiées offrent pour répondre à ces besoins de conformité.

 

Admissibilité juridique :

Les procédures judiciaires exigent souvent que les documents soient conservés dans un état inviolable afin de garantir leur authenticité. Bien que SharePoint conserve les versions des documents, il se peut qu'il ne fournisse pas le support de preuve requis dans les contextes juridiques.

 

Volume de données et évolutivité :

Les archives électroniques sont conçues pour traiter des volumes massifs de données au fil du temps. Les performances de SharePoint peuvent être affectées lorsqu'il s'agit de données historiques volumineuses, ce qui a un impact sur sa réactivité et son efficacité.

 

Les risques majeurs de l'utilisation de votre DMS comme archive

Si la GED est essentielle pour une gestion efficace des documents, la considérer comme une archive complète présente plusieurs risques potentiels. Nous vous en présentons quelques-uns ci-dessous :

 

1. Coût et stockage :

 

Les solutions DMS nécessitent un espace serveur et des licences adéquats. Au fur et à mesure que le volume de documents augmente, les coûts grimpent, ce qui rend le stockage de tous les documents dans le SGD financièrement irréalisable.

 

2. Problèmes de sécurité :

 

La GED est optimisée pour l'accès aux documents et la collaboration, mais elle est souvent dépourvue des fonctions de sécurité spécialisées d'une archive. Les documents sensibles peuvent être exposés à des personnes non autorisées.

 

3. Risques juridiques et de conformité :

 

Les exigences en matière d'archivage peuvent ne pas correspondre aux capacités de la GED, en particulier dans les secteurs réglementés. La conformité exige des archives dédiées pour le stockage à long terme.

Implications du stockage d'informations sensibles dans un DMS sans sécurité adéquate :

Le stockage d'informations sensibles dans un système de gestion des documents (SGD) sans sécurité adéquate expose les données à des risques d'accès non autorisé, de violation de données et de falsification.

En l'absence de mesures de sécurité appropriées, des données sensibles pourraient être consultées, modifiées ou divulguées, ce qui entraînerait des violations de la réglementation, des responsabilités juridiques et une atteinte à la réputation de l'organisation.

La solution aux lacunes du système de gestion des documents :

Archives électroniques

Un Archives électroniques est un dépôt spécialisé dans la conservation à long terme des dossiers et des documents. Il se concentre sur le maintien de l'authenticité des documents, de l'intégrité des données et de la conformité sur de longues périodes.

Lisez notre blog pour en savoir plus sur l'archivage électronique qualifié (AQE) et les raisons pour lesquelles il devrait vous concerner. 

Comment archiver électroniquement des documents

Les deux options pour l'archivage des documents sont les suivantes :

 

1. L'archivage de documents sur votre propre propriété vous obligera à mettre en place un système d'archivage approprié pour retrouver rapidement les documents lorsque vous en avez besoin, ce qui occupera un espace de stockage précieux.

 

1. Archivage de documents par le biais d'un entreprise professionnelle collectera vos documents et les stockera dans un nuage de stockage.

Quelle est la différence entre un document et une archive ?

Le document est un élément de l'archive elle-même. Tous les documents sont des archives, mais toutes les archives ne sont pas des documents. 

Quels types de documents peuvent être archivés ?

Pour conserver et préserver des informations importantes sur les activités d'une organisation, divers types de documents peuvent être archivés. Parmi les types de documents les plus courants, on peut citer

 

• Contrats juridiques, accords et mémorandums d'entente qui décrivent les conditions, les obligations et les responsabilités.
• Factures, reçus, états financiers, déclarations fiscales, notes de frais et relevés de paiement.
• Les communications par courrier électronique, les lettres et les mémos qui fournissent des informations sur la prise de décision et le contexte historique.
• Rapports de conformité, dépôts réglementaires, permis, licences et certifications nécessaires au respect de la législation.
• Dossiers des employés, évaluations des performances, documentation sur les ressources humaines et informations sur les salaires.
• Brevets, marques, droits d'auteur et documentation sur la propriété intellectuelle.
• Documents d'étape, rapports annuels, histoires institutionnelles et comptes rendus d'événements importants.

 

Quand les documents doivent-ils être archivés ?

Il doit être archivé lorsqu'un document n'a plus de raison d'être ou n'a plus de besoin opérationnel immédiat, mais qu'il a encore de la valeur pour la conservation à long terme, la conformité, les exigences légales, les références historiques ou la prise de décision à l'avenir.

L'archivage des documents au moment opportun garantit la préservation d'informations précieuses. Voici quelques scénarios courants indiquant quand les documents doivent être archivés :

 

Comment les documents sont-ils archivés ?

Les documents sont archivés en suivant les étapes simples suivantes :

 

1. Ils discutent de votre objectif et de l'état d'avancement de votre numérisation avec le directeur de l'exploitation, le responsable des technologies de l'information et le responsable des chefs de projet.

 

Ils s'enquièrent de vos besoins et s'assurent que vous êtes conscient des avantages et de la nécessité imminente de la numérisation.

 

La liste de contrôle de sécurité est approuvée et les options d'intégration sont présentées avant la signature officielle du contrat.

 

2. Le contrat légal de coopération sera discuté et signé par l'équipe de Docbyte, les représentants légaux et les deux parties.

 

Les Solution Docbyte est mis en œuvre dès la signature du contrat.

 

3. Le gestionnaire de la prestation de services établira le calendrier et la portée du projet de numérisation afin que vous puissiez facilement adapter vos ressources et commencer.

 

4. Sur la base de toutes les informations recueillies, la solution est adaptée aux processus et aux exigences. Afin d'accélérer le traitement des informations après une réunion, l'interface utilisateur est simplifiée.

 

5. Une fois la solution achevée, vous devez procéder à des tests internes impliquant tous les services et le personnel concernés.

Vos suggestions et demandes de fonctionnalités supplémentaires peuvent être modifiées pour améliorer le système.

Fonctionnalités typiques d'une archive

Dans une archive, il y a de nombreuses étapes :

Ingérer :

L'ingestion consiste à prendre du contenu numérique et à l'ajouter aux archives. Il peut s'agir de différents types de contenus tels que des documents, des images, des vidéos, des enregistrements audio, etc.

Stockage dans des "paquets d'information" :

Les paquets d'information sont des collections structurées de contenu numérique et de métadonnées associées stockées dans les archives. Ces paquets permettent de maintenir le contexte et l'intégrité du contenu archivé.

Gestion de la préservation :

La gestion de la conservation implique des stratégies et des processus visant à garantir l'accessibilité et l'utilisabilité à long terme du contenu archivé. L'objectif est de prévenir la perte de contenu due aux progrès technologiques ou à la dégradation au fil du temps.

Support de format:

Les archives numériques doivent prendre en charge un large éventail de formats de fichiers afin d'accueillir les différents types de contenus numériques. La prise en charge des formats permet aux archives de s'adapter à divers contenus sans perdre d'informations en raison d'une incompatibilité de format.

Contrôle d'accès :

Le contrôle d'accès consiste à définir qui peut accéder au contenu archivé et interagir avec lui. Différents utilisateurs ont différents niveaux d'accès, allant de l'accès public à l'accès restreint pour les utilisateurs autorisés.

Stratégies de reprise après sinistre :

Les plans de reprise après sinistre sont essentiels pour garantir la résilience des archives face aux menaces potentielles telles que les pannes matérielles, les cyberattaques, les catastrophes naturelles, etc. Ces stratégies impliquent la création de plusieurs copies du contenu archivé, leur stockage dans des lieux géographiquement diversifiés et la mise en place de systèmes et de procédures de sauvegarde afin de récupérer rapidement toute perturbation.

Fonctionnalité de recherche :

La fonctionnalité de recherche permet aux utilisateurs de découvrir et d'accéder efficacement au contenu archivé. Des fonctions de recherche efficaces améliorent la convivialité et l'accessibilité des archives.

Caractéristiques typiques d'une archive numérique

N'est pas nécessairement affecté par l'évolution des besoins quotidiens en matière de processus opérationnels :

Les archives numériques restent indépendantes des changements opérationnels quotidiens, ce qui garantit la préservation des documents historiques et des actifs de valeur qui ne sont pas affectés par les changements de routine.

Stabilité de la structure des archives et des métadonnées :

Les archives conservent une organisation cohérente et des informations descriptives sur le contenu stocké, ce qui permet un accès et une compréhension fiables à long terme.

Usage multiple = stockage multiple :

Le contenu des archives peut être consulté à des fins diverses par différents utilisateurs, chacun disposant d'autorisations distinctes, ce qui accroît la polyvalence.

Les informations relatives au processus sont stockées dans les archives :

Outre les documents stockés, les données relatives au processus sont archivées, créant ainsi un référentiel holistique permettant de comprendre le contexte et de faciliter l'analyse globale.

Solution modulaire, où les modules sont souvent remplaçables :

Les archives numériques sont conçues de manière modulaire, ce qui permet de remplacer et de mettre à jour les modules pour s'adapter à l'évolution des exigences technologiques et archivistiques.

Les informations sont stockées dans des paquets d'informations qui permettent de reconstituer les archives en cas de catastrophe :

Le contenu est encapsulé dans des paquets d'informations, ce qui garantit que l'intégrité de l'archive peut être reconstituée en cas de catastrophe, pour éviter toute perte.

Caractéristiques d'une archive électronique :

Un archives électroniques présente les caractéristiques suivantes :

 

Admissibilité juridique : Garantit l'inviolabilité et l'authenticité des documents à des fins juridiques.

Stockage à long terme : Les documents sont conservés pour des raisons historiques, réglementaires et juridiques.

Politiques de conservation : Les documents sont conservés conformément aux exigences réglementaires.

Intégrité des données: Les documents restent lisibles et accessibles malgré les changements technologiques.

Pistes d'audit : Enregistrements détaillés de l'accès aux documents et de leurs modifications.

Dossiers immuables : Les documents sont inaltérables dans le temps.

DMS vs archives électroniques : Dissiper la confusion

Ce tableau résume les fonctionnalités, l'acceptabilité juridique et les cas d'utilisation des données dans les SGD et les archives électroniques.

 

Aspects	Système de gestion des documents (SGD)	Archives électroniques
Fonctionnalité	Il offre des fonctionnalités telles que le contrôle de version, le contrôle d'accès, des outils de collaboration et des capacités de recherche.	L'accent est mis sur le maintien de l'authenticité des documents, l'intégrité des données, les politiques de conservation et la conformité.
Acceptabilité juridique	Ce n'est pas l'objectif principal ; il peut manquer des caractéristiques pour une validité juridique à long terme.	Garantit que les documents restent inviolables et légalement admissibles au fil du temps.
Sécurité	Fournit des contrôles d'accès, mais peut ne pas donner la priorité à la sécurité des données à long terme.	Priorité à la sécurité des données et à la protection contre l'accès non autorisé et la falsification.
Cas d'utilisation	Convient à la gestion quotidienne des documents, à la collaboration et à l'optimisation du flux de travail.	Nécessaire pour les industries ayant des besoins en matière de conservation de données légales, réglementaires ou historiques.
Exemples	Microsoft SharePoint, Dropbox Business, Google Workspace.	Un système d'archivage spécialisé comme Docbyte

 

Utilisation stratégique des archives électroniques

En exploitant les capacités des archives électroniques, les entreprises peuvent atteindre divers objectifs stratégiques qui contribuent à leur succès global. Voici comment les archives électroniques peuvent être utilisées de manière stratégique :

Conformité à long terme :

Les organisations évitent les risques de conformité, les amendes potentielles et les complications juridiques en conservant et en gérant systématiquement les documents conformément à des politiques de conservation prédéfinies.

Préservation du capital intellectuel :

La préservation stratégique des connaissances passe par l'archivage des documents historiques et des résultats de recherche. Les informations essentielles sont ainsi protégées contre la rotation du personnel, les changements technologiques et le passage du temps, ce qui permet un transfert de connaissances sans heurts et une prise de décision éclairée.

Amélioration de l'accessibilité des données :

Les archives électroniques permettent une récupération rapide et précise des documents archivés. Cet avantage stratégique facilite l'efficacité des audits, des procédures judiciaires, de la diligence raisonnable et de la recherche, en minimisant les temps d'arrêt et en optimisant l'efficacité opérationnelle.

Préparation aux litiges :

En matière juridique, les archives électroniques permettent aux organisations de répondre rapidement aux demandes de justice, aux enquêtes et aux procédures de divulgation. Cette préparation stratégique minimise les risques juridiques, renforce les défenses juridiques et favorise une réputation de transparence.

Atténuation des risques :

L'archivage des documents essentiels tels que les contrats, les accords et la correspondance minimise le risque de litiges résultant de malentendus ou de différends sur les conditions. Le fait de disposer d'un historique accessible aide à clarifier les décisions et les engagements passés.

Gestion de la réputation :

La sauvegarde des données sensibles et des documents historiques dans une archive électronique renforce la réputation d'une organisation en matière de gestion responsable des données. Cette approche stratégique cultive la confiance entre les parties prenantes, notamment les clients, les partenaires, les investisseurs et les organismes de réglementation.

Prise de décision stratégique :

Les données historiques conservées dans des archives électroniques permettent de prendre des décisions stratégiques en connaissance de cause. L'analyse des tendances, des actions et des résultats passés facilite la prévision, la planification et l'affectation des ressources.

Continuité des activités:

Les archives électroniques contribuent à la reprise après sinistre et à la planification de la continuité des activités. Les documents archivés ne sont pas affectés par les catastrophes physiques, ce qui garantit que les documents essentiels sont disponibles même pendant les périodes difficiles.

Recommandations pour les secteurs qui nécessitent une conservation à long terme des documents.

Nous avons rassemblé les avantages que les industries peuvent tirer de la conservation à long terme des documents grâce à l'archivage électronique :

Services financiers :

 En archivant les dossiers de transactions financières, les portefeuilles d'investissement et les déclarations réglementaires pour garantir la conformité avec les réglementations financières.

 Soins de santé et services médicaux :

L'archivage des dossiers des patients, des antécédents médicaux et des plans de traitement permet aux professionnels de la santé de retrouver rapidement les informations relatives aux patients.

Juridique et cabinets d'avocats :

En réalisant des contrats juridiques, des dossiers et des documents judiciaires.

Mettez en œuvre des signatures numériques et des horodatages pour assurer l'authenticité des documents.

Faciliter la recherche efficace de documents pour les recherches et les procédures juridiques.

 Gouvernement et services publics :

En archivant les documents législatifs, les politiques publiques et les décisions réglementaires afin de garantir l'accès aux documents historiques dans un souci de transparence.

 Énergie et services publics :

Archivage des plans d'infrastructure, des dossiers de sécurité et des documents de conformité pour assurer la préparation à la reprise après sinistre.

Assurance et gestion des risques :

L'archivage des documents de police, des dossiers de sinistres et des évaluations des risques permet d'accéder rapidement aux données historiques des polices pour une gestion précise des sinistres.

 Quelle est la prochaine étape ?

 En résumé, nous constatons qu'un SGD excelle dans la gestion quotidienne des documents et la collaboration. Cependant, les archives électroniques apparaissent comme la solution dédiée à la sauvegarde des informations critiques avec une intégrité inaltérée.

Le choix entre un SGD et une archive électronique nécessite une évaluation complète des exigences spécifiques d'une organisation, de ses prévisions de croissance, de ses besoins en matière de conformité et de ses objectifs de conservation à long terme.

En comprenant ces distinctions et ces implications, les organisations peuvent faire des choix éclairés qui s'alignent sur leur stratégie de gestion documentaire et garantissent l'avenir de leurs précieux documents.

Si vous avez besoin de conseils supplémentaires sur votre DMS pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter. Laissez-nous le soin de vous conseiller. Connecter et explorez les possibilités de collaboration !

Si vous recherchez des archives électroniques, nous pouvons également vous aider.

Pour découvrir des cas concrets en plus des avantages généraux de l'archivage électronique, consultez notre site web les expériences des clients.