Uw documentbeheersysteem (DMS) is geen archief: De implicaties begrijpen

Bent u de uitdagingen van verspreide documenten, verspilde zoektijd en verminderde productiviteit beu? U bent niet de enige; volgens een McKinsey rapport zoeken werknemers 1,8 uur per dag naar informatie. Gemiddeld 9,3 uur per week! Vandaag de dag vertrouwen sommige bedrijven op een Document Management Systeem (DMS) als archief in de huidige digitaal geavanceerde wereld.

Dit artikel gaat in op wat een documentbeheersysteem is, of u er een nodig hebt, het risico dat u uw DMS als uw archief ziet, wat een elektronisch archief is en hoe elektronische archieven beter zijn dan DMS.

Dus laten we erin duiken

Wat is een Document Management Systeem (DMS)? 

Als u een computersysteem en software gebruikt die bekend staat als een documentbeheersysteem (DMS), kunt u elektronische documenten en digitale kopieën van gescande papieren informatie opslaan, beheren en bijhouden.

Een DMS omvat outputsystemen, workflow, documentarchieven, het verzamelen van documenten en systemen voor het ophalen van informatie.

Doelstellingen van Document Management Systeem:

Het belangrijkste voordeel van een documentbeheersysteem is de mogelijkheid om de juiste informatie digitaal in de vorm van documenten aan de juiste personen te leveren. Documenten die een strikt beoordelingsproces moeten volgen, moeten deze indeling gebruiken. Het ondersteunt de processen voor :

1. Schepping
2. Productie
3. Distributie
4. Opslag van documenten

Typische kenmerken van een DMS

Moet snel kunnen veranderen bij veranderende behoeften en processen:

Als bedrijfsprocessen veranderen, moet het archiveringssysteem snelle aanpassingen mogelijk maken. Als een bedrijf bijvoorbeeld zijn afdelingen herstructureert, moet het archiveringssysteem geschikt zijn voor de reorganisatie van documenten om de nieuwe structuur te weerspiegelen.

Flexibele organisatie van bestanden of zoekcriteria:

Documentbeheersystemen moeten de flexibiliteit bieden om bestanden te organiseren op een manier die de unieke behoeften van de organisatie weerspiegelt. Een marketingteam kan bijvoorbeeld activa moeten categoriseren op campagnedatum, doelgroep en inhoudstype, zodat ze efficiënt kunnen worden teruggevonden.

Enkele opslag, Meervoudig gebruik:

Met een robuust DMS kunnen documenten in een centrale opslagplaats worden opgeslagen, terwijl ze voor verschillende doeleinden binnen de organisatie toegankelijk zijn. De juridische afdeling kan bijvoorbeeld een verkoopcontract dat in het systeem is gearchiveerd ook gebruiken voor nalevingscontrole en door het financiële team voor facturatie, zonder dat er aparte kopieën nodig zijn.

Opgeslagen informatie kan alleen via het DMS op een begrijpelijke manier geïnterpreteerd worden:

De gegevens die in het archiveringssysteem zijn opgeslagen, worden vaak georganiseerd en geformatteerd op een manier die zinvol is binnen de context van het Document Management Systeem. Het DMS beheert de metadata, bestandsrelaties en toegangscontroles om ervoor te zorgen dat de opgeslagen informatie coherent en interpreteerbaar blijft.

De misvatting van het gebruik van DMS als archief

Laten we nu eens kijken naar de manieren waarop de beste elektronische Document Management Systemen (DMS) goed omgaan met de opslag, het beheer en het delen van gevoelige gegevens tijdens de dagelijkse werkzaamheden.

Het is echter belangrijk om op te merken dat zelfs met deze mogelijkheden, ze niet kunnen worden gelijkgesteld aan uitgebreide elektronische archieven. We hebben SharePoint en Google Drive behandeld en een grondig begrip gegeven van hun functies en beperkingen.

Microsoft SharePoint als documentbeheersysteem

Hoewel Microsoft SharePoint een veelgebruikt platform is dat effectief dienst doet als samenwerkingshulpmiddel en Document Management Systeem (DMS), zijn er beperkingen aan de rol ervan als uitgebreid elektronisch archief.

SharePoint vergemakkelijkt het maken, beheren en delen van documenten binnen een gecentraliseerde omgeving, waardoor het uitzonderlijk waardevol is voor het verbeteren van de teamproductiviteit en het stroomlijnen van documentworkflows. Ondanks deze sterke punten zijn er echter belangrijke redenen waarom SharePoint niet volledig voldoet als elektronisch archief:

 

Behoud op lange termijn:

SharePoint is vooral gericht op het vergemakkelijken van samenwerking en real-time documentbeheer. Hoewel het versiegeschiedenis en mogelijkheden voor het bewaren van documenten biedt, biedt het mogelijk niet de geavanceerde archieffuncties die nodig zijn voor het langdurig bewaren van documenten, om de authenticiteit en integriteit ervan gedurende langere perioden te garanderen.

 

Naleving en wettelijke vereisten:

Industrieën die aan specifieke regelgeving onderworpen zijn, vereisen vaak strenge archiveringspraktijken. SharePoint heeft misschien niet de gespecialiseerde functies, zoals onveranderlijke records, gedetailleerde audittrails en naleving van complex bewaarbeleid, die speciale oplossingen voor elektronische archivering bieden om aan deze nalevingsbehoeften te voldoen.

 

Wettelijke Toelaatbaarheid:

Juridische procedures vereisen vaak dat documenten in een manipulatiebestendige staat worden bewaard om de authenticiteit ervan te garanderen. Hoewel SharePoint documentversies bijhoudt, biedt het misschien niet de bewijskracht die nodig is in een juridische context.

 

Gegevensvolume en schaalbaarheid:

Elektronische archieven zijn ontworpen om enorme hoeveelheden gegevens in de loop van de tijd te verwerken. De prestaties van SharePoint kunnen worden beïnvloed wanneer er met uitgebreide historische gegevens wordt gewerkt, waardoor het reactievermogen en de efficiëntie worden beïnvloed.

 

De grootste risico's van het gebruik van uw DMS als archief

Hoewel DMS van vitaal belang is voor efficiënt documentbeheer, heeft het behandelen als een uitgebreid archief verschillende potentiële risico's. Hieronder bespreken we enkele alarmerende risico's:

 

1. Kosten en opslag:

 

DMS-oplossingen vereisen voldoende serverruimte en licenties. Naarmate het aantal documenten toeneemt, stijgen de kosten, waardoor het financieel onpraktisch wordt om alle documenten binnen het DMS op te slaan.

 

2. Beveiligingsproblemen:

 

DMS is geoptimaliseerd voor toegang tot documenten en samenwerking, maar mist vaak de gespecialiseerde beveiligingsfuncties van een archief. Gevoelige documenten kunnen aan onbevoegden worden blootgesteld.

 

3. Juridische en nalevingsrisico's:

 

De archiveringsvereisten komen mogelijk niet overeen met de DMS-mogelijkheden, vooral in gereguleerde bedrijfstakken. Compliance vereist een speciaal archief voor opslag op lange termijn.

Implicaties van het opslaan van gevoelige informatie in een DMS zonder de juiste beveiliging:

Het opslaan van gevoelige informatie in een Document Management Systeem (DMS) zonder adequate beveiliging stelt de gegevens bloot aan risico's van onbevoegde toegang, gegevenslekken en geknoei.

Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kunnen gevoelige gegevens worden geopend, gewijzigd of uitgelekt, wat kan leiden tot overtredingen van de regelgeving, wettelijke aansprakelijkheid en schade aan de reputatie van een organisatie.

De oplossing voor de tekortkomingen van het Document Management Systeem:

Elektronisch archief

Een Elektronisch archief is een gespecialiseerde opslagplaats voor het langdurig bewaren van records en documenten. Het richt zich op het behoud van de authenticiteit van documenten, de integriteit van gegevens en de naleving van regels gedurende langere perioden.

Lees onze blog voor meer informatie over gekwalificeerde elektronische archivering (QeA) en waarom u zich zorgen moet maken. 

Hoe documenten elektronisch archiveren

De twee opties voor het archiveren van documenten zijn als volgt:

 

1. Als u documenten op uw eigen terrein archiveert, moet u een goed archiveringssysteem opzetten om documenten snel terug te vinden als u ze nodig hebt, wat kostbare opslagruimte kost.

 

1. Documentarchivering via een professioneel bedrijf verzamelt uw papieren en slaat ze op in een opslagwolk.

Wat is het verschil tussen een document en een archief?

Het document is een stukje van het archief zelf. Alle documenten zijn archieven, maar niet alle archieven zijn documenten, om het eenvoudig te zeggen. 

Welke soorten documenten kunnen worden gearchiveerd?

Om belangrijke informatie over de activiteiten van een organisatie te bewaren, kunnen verschillende soorten documenten worden gearchiveerd. Enkele veelvoorkomende documenttypes die vaak worden gearchiveerd zijn:

 

• Juridische contracten, overeenkomsten en memoranda van overeenstemming waarin de voorwaarden, verplichtingen en verantwoordelijkheden worden beschreven.
• Facturen, kwitanties, financiële overzichten, belastingaangiften, onkostendeclaraties en betalingsoverzichten.
• E-mailcommunicatie, brieven en memo's die inzicht geven in de besluitvorming en de historische context.
• Nalevingsrapporten, regeldossiers, vergunningen, licenties en certificeringen die nodig zijn voor wettelijke naleving.
• Personeelsdossiers, prestatie-evaluaties, HR-documentatie en looninformatie.
• Patenten, handelsmerken, auteursrechten en documentatie over intellectueel eigendom.
• Mijlpaaldocumenten, jaarverslagen, institutionele geschiedenissen en verslagen van belangrijke gebeurtenissen.

 

Wanneer moeten de documenten worden gearchiveerd?

Het moet worden gearchiveerd wanneer een document zijn actieve doel of onmiddellijke operationele behoefte heeft gediend, maar nog steeds waardevol is voor langetermijnbewaring, naleving, wettelijke vereisten, historische referentie of toekomstige besluitvorming.

Door documenten op het juiste moment te archiveren, blijft waardevolle informatie behouden. Hier volgen enkele veelvoorkomende scenario's die aangeven wanneer documenten moeten worden gearchiveerd:

 

Hoe worden documenten gearchiveerd?

De documenten worden in de volgende eenvoudige stappen gearchiveerd:

 

1. Zij bespreken uw doel en het huidige stadium van uw digitalisering met de COO, het hoofd IT en het hoofd projectmanagers.

 

Ze informeren naar uw behoeften en zorgen ervoor dat u op de hoogte bent van de voordelen en de dreigende noodzaak van digitalisering.

 

De beveiligingschecklist wordt goedgekeurd en de integratieopties worden gepresenteerd voordat het contract officieel wordt ondertekend.

 

2. Het wettelijke samenwerkingscontract wordt besproken en ondertekend door het Docbyte team, de wettelijke vertegenwoordigers en beide partijen.

 

De Docbyte oplossing wordt in gebruik genomen zodra het contract is ondertekend.

 

3. De Service Delivery Manager zal de tijdlijn en de reikwijdte van het project voor het digitaliseringsproject vastleggen, zodat u uw resources gemakkelijk kunt aanpassen en aan de slag kunt.

 

4. Op basis van alle verzamelde informatie wordt de oplossing aangepast aan de processen en vereisten. Om de informatieverwerking na een vergadering te versnellen, wordt de gebruikersinterface eenvoudig gemaakt.

 

5. Zodra de oplossing klaar is, moet u interne tests uitvoeren waarbij alle relevante afdelingen en medewerkers betrokken zijn.

Uw suggesties en verzoeken voor extra functies kunnen worden gewijzigd om het systeem te verbeteren.

Typische functionaliteiten van een archief

In een archief zijn er verschillende stadia, waaronder:

Opnemen:

Invoer is het opnemen van digitale inhoud en deze aan het archief toevoegen. Dit kan gaan om verschillende soorten inhoud, zoals documenten, afbeeldingen, video's, geluidsopnamen en meer.

Opslag in "Informatiepakketten":

Informatiepakketten zijn gestructureerde verzamelingen van digitale inhoud en bijbehorende metadata die in het archief zijn opgeslagen. Deze pakketten helpen de context en integriteit van de gearchiveerde inhoud te behouden.

Beheer van conservering:

Preservation management omvat strategieën en processen om de toegankelijkheid en bruikbaarheid van gearchiveerde inhoud op de lange termijn te garanderen. Het doel is om verlies van inhoud als gevolg van technologische vooruitgang of degradatie na verloop van tijd te voorkomen.

Formaatondersteuning:

Digitale archieven moeten een groot aantal bestandsformaten ondersteunen om verschillende soorten digitale inhoud te kunnen bevatten. Door te zorgen voor formaatondersteuning kan het archief diverse inhoud verwerken zonder informatie te verliezen door formaatincompatibiliteit.

Toegangscontrole:

Toegangsbeheer houdt in dat gedefinieerd wordt wie toegang heeft tot en interactie heeft met de gearchiveerde inhoud. Verschillende gebruikers hebben verschillende toegangsniveaus, van openbare toegang tot beperkte toegang voor bevoegde gebruikers.

Strategieën voor noodherstel:

Rampherstelplannen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat het archief bestand is tegen potentiële bedreigingen zoals hardwarestoringen, cyberaanvallen, natuurrampen en meer. Deze strategieën omvatten het maken van meerdere kopieën van de gearchiveerde inhoud, het opslaan ervan op geografisch verschillende locaties en het hebben van back-upsystemen en -procedures om snel te kunnen herstellen van eventuele verstoringen.

Zoekfunctionaliteit:

Dankzij de zoekfunctie kunnen gebruikers gearchiveerde inhoud efficiënt ontdekken en openen. Effectieve zoekmogelijkheden verbeteren de bruikbaarheid en toegankelijkheid van het archief.

Typische kenmerken van een digitaal archief

Niet noodzakelijkerwijs beïnvloed door veranderende dagelijkse operationele procesbehoeften:

Een digitaal archief blijft onafhankelijk van dagelijkse operationele verschuivingen, waardoor het behoud van historische records en waardevolle activa niet beïnvloed wordt door routinematige veranderingen.

Stabiele archiefstructuur en metadata:

Het archief onderhoudt een consistente organisatie en beschrijvende informatie over opgeslagen inhoud, waardoor betrouwbare toegang en begrip op lange termijn mogelijk is.

Meervoudig gebruik = Meervoudige opslag:

Inhoud in het archief is voor verschillende doeleinden toegankelijk voor verschillende gebruikers, elk met hun eigen specifieke rechten, wat de veelzijdigheid ten goede komt.

Procesinformatie wordt opgeslagen in het archief:

Naast opgeslagen materialen worden procesgerelateerde gegevens gearchiveerd, waardoor een holistische opslagplaats ontstaat om de context te begrijpen en een uitgebreide analyse mogelijk te maken.

Modulaire oplossing, waarbij modules vaak vervangbaar zijn:

Het Digitale Archief is ontworpen in modulaire componenten, waardoor modules flexibel vervangen en bijgewerkt kunnen worden om te voldoen aan veranderende technologische en archiefvereisten.

Informatie wordt opgeslagen in informatiepakketten waarmee het archief in geval van een calamiteit opnieuw kan worden opgebouwd:

Inhoud wordt ingekapseld in informatiepakketten die ervoor zorgen dat de integriteit van het archief kan worden gereconstrueerd als er een ramp gebeurt, waardoor verlies wordt voorkomen.

Kenmerken van een elektronisch archief:

Een elektronisch archief heeft de volgende functies:

 

Wettelijke Toelaatbaarheid: Zorgt ervoor dat documenten onvervalsbaar en authentiek blijven voor wettelijke doeleinden.

Langdurige opslag: Documenten worden bewaard om historische, wettelijke en juridische redenen.

Bewaarbeleid: Documenten worden volgens de wettelijke vereisten bewaard.

Integriteit van gegevens: Documenten blijven leesbaar en toegankelijk ondanks technologische veranderingen.

Controletrajecten: Gedetailleerde registratie van toegang tot en wijzigingen van documenten.

Onveranderlijke gegevens: Documenten kunnen na verloop van tijd niet meer gewijzigd worden.

DMS vs Elektronisch Archief: De verwarring ophelderen

Deze tabel geeft een overzicht van de functionaliteit, wettelijke aanvaardbaarheid en gebruikssituaties van gegevens in DMS en elektronische archieven.

 

Aspecten	Documentbeheersysteem (DMS)	Elektronisch archief
Functionaliteit	Biedt functies zoals versiebeheer, toegangscontrole, samenwerkingstools en zoekmogelijkheden.	Richt zich op het handhaven van documentauthenticiteit, gegevensintegriteit, bewaarbeleid en naleving.
Wettelijke aanvaardbaarheid	Geen primaire focus; kan kenmerken missen voor rechtsgeldigheid op de lange termijn.	Zorgt ervoor dat documenten na verloop van tijd onvervalsbaar en wettelijk toelaatbaar blijven.
Beveiliging	Biedt toegangscontroles, maar geeft mogelijk geen prioriteit aan gegevensbeveiliging op lange termijn.	Geeft prioriteit aan gegevensbeveiliging en bescherming tegen onbevoegde toegang en geknoei.
Gebruikscasus	Geschikt voor dagelijks documentbeheer, samenwerking en workflowoptimalisatie.	Vereist voor industrieën met behoeften op het gebied van wet- en regelgeving of het bewaren van historische gegevens.
Voorbeelden	Microsoft SharePoint, Dropbox Business, Google Workspace.	Een speciaal archiefsysteem zoals Docbyte

 

Strategisch gebruik van een elektronisch archief

Door de mogelijkheden van een elektronisch archief te benutten, kunnen bedrijven verschillende strategische doelstellingen bereiken die bijdragen aan hun algehele succes. Hier ziet u hoe een elektronisch archief strategisch kan worden gebruikt:

Naleving op lange termijn:

Organisaties voorkomen nalevingsrisico's, mogelijke boetes en juridische complicaties door documenten systematisch te bewaren en te beheren volgens een vooraf gedefinieerd bewaarbeleid.

Behoud van intellectueel kapitaal:

Strategisch kennisbehoud wordt bereikt door historische documenten en onderzoeksresultaten te archiveren. Hierdoor wordt kritieke informatie beschermd tegen personeelsverloop, technologische verschuivingen en het verstrijken van de tijd, waardoor een naadloze kennisoverdracht en geïnformeerde besluitvorming mogelijk wordt.

Verbeterde toegankelijkheid van gegevens:

Een elektronisch archief maakt het mogelijk om gearchiveerde records snel en nauwkeurig terug te vinden. Dit strategische voordeel vergemakkelijkt efficiënte audits, juridische procedures, due diligence en onderzoek, waardoor de uitvaltijd tot een minimum wordt beperkt en de operationele efficiëntie wordt geoptimaliseerd.

Voorbereiding op rechtszaken:

In juridische zaken stelt een elektronisch archief organisaties in staat om snel te reageren op juridische verzoeken, onderzoeken en ontdekkingprocedures. Deze strategische paraatheid minimaliseert juridische risico's, bouwt sterkere juridische verdedigingen op en bevordert een reputatie van transparantie.

Risicobeperking:

Het archiveren van belangrijke documenten zoals contracten, overeenkomsten en correspondentie minimaliseert het risico op geschillen als gevolg van misverstanden of geschillen over voorwaarden. Een toegankelijk historisch archief helpt bij het verduidelijken van beslissingen en verbintenissen uit het verleden.

Reputatiemanagement:

De bescherming van gevoelige gegevens en historische documenten in een elektronisch archief versterkt de reputatie van een organisatie op het gebied van verantwoord gegevensbeheer. Deze strategische aanpak kweekt vertrouwen bij belanghebbenden, waaronder klanten, partners, investeerders en regelgevende instanties.

Strategische besluitvorming:

Historische gegevens die bewaard worden in een elektronisch archief bieden inzichten voor geïnformeerde strategische besluitvorming. Het analyseren van trends, acties en resultaten uit het verleden vergemakkelijkt nauwkeurige voorspellingen, planning en toewijzing van middelen.

Bedrijfscontinuïteit:

Een elektronisch archief draagt bij aan noodherstel en bedrijfscontinuïteitsplanning. Gearchiveerde documenten blijven onaangetast door fysieke rampen, zodat kritieke documenten zelfs in moeilijke tijden beschikbaar blijven.

Aanbevelingen voor industrieën die documenten langdurig moeten bewaren.

Wij hebben op een rijtje gezet hoe bedrijfstakken kunnen profiteren van het langdurig bewaren van documenten door middel van elektronische archivering:

Financiële diensten:

 Door archivering van financiële transactiegegevens, beleggingsportefeuilles en regeldossiers om naleving van financiële voorschriften te garanderen.

 Gezondheidszorg en medische diensten:

Door patiëntendossiers, medische geschiedenissen en behandelplannen te archiveren, kunnen medische professionals patiënteninformatie snel terugvinden.

Juridisch en advocatenkantoren:

Door juridische contracten, geschiedenissen en gerechtelijke documenten te verzamelen.

Implementeer digitale handtekeningen en tijdstempels voor de authenticiteit van documenten.

Het efficiënt terugvinden van documenten vergemakkelijken voor juridisch onderzoek en procedures.

 Overheid en openbare diensten:

Door wetgevingsdocumenten, overheidsbeleid en regelgevende besluiten te archiveren om de toegang tot historische documenten veilig te stellen voor transparantie.

 Energie en nutsvoorzieningen:

Archiveren van infrastructuurplannen, veiligheidsdocumenten en nalevingsdocumenten om voorbereid te zijn op noodherstel.

Verzekering en risicobeheer:

Door polisdocumenten, schadedossiers en risicobeoordelingen te archiveren, krijgt u snel toegang tot historische polisgegevens voor nauwkeurig schadebeheer.

 Wat is het volgende?

 In een notendop zien we dat een DMS uitblinkt in dagelijks documentbeheer en samenwerking. Toch komen Elektronische Archieven naar voren als de oplossing bij uitstek voor het bewaren van kritieke informatie met een onveranderde integriteit.

Kiezen tussen een DMS en een Elektronisch Archief vereist een uitgebreide evaluatie van de specifieke vereisten, groeiprognoses, nalevingsbehoeften en langetermijndoelen van een organisatie.

Door deze verschillen en implicaties te begrijpen, kunnen organisaties weloverwogen keuzes maken die aansluiten bij hun documentbeheerstrategie en de toekomst van hun waardevolle documenten veiligstellen.

Als u meer advies nodig hebt over uw DMS voor uw unieke bedrijfsbehoeften? Laten we Maak verbinding met en ontdek mogelijkheden voor samenwerking!

Als u op zoek bent naar een elektronisch archief, dan kunnen wij u daar ook bij helpen.

Om naast de algemene voordelen van elektronisch archiveren ook specifieke business cases te bekijken, kunt u onze ervaringen van cliënten.