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Der belgische Versicherer P&V Group verpflichtet sich, den physischen Versand von Postsendungen einzustellen.
Die P&V-Gruppe (P&V, Vivium und Actel) bietet Privatpersonen, Selbstständigen, Unternehmen und Organisationen eine breite Palette an Versicherungslösungen an. Die zahlreichen Produkte und Dienstleistungen werden über ein umfangreiches Netzwerk aus exklusiven Beratern und unabhängigen Maklern vertrieben, die als bevorzugte Ansprechpartner für die Kunden fungieren. Zum Geschäft von Versicherungsunternehmen gehört zwangsläufig ein umfangreicher und vielfältiger Schriftverkehr (elektronisch oder in Papierform), der täglich bearbeitet werden muss. Zwar war das Scannen zu Archivierungszwecken am Ende des Dokumentenlebenszyklus bereits gängige Praxis, doch wurde ein Umdenken in den Prozessen als notwendig erachtet. Die vollständige Digitalisierung des Prozesses war der logische nächste Schritt, und die Poststelle stellte dabei die erste Hürde dar.
Vorab-Scan: der Beginn des vorgelagerten Prozesses
Jedes Jahr >1.000.000 Dokumente werden von der Schadenabteilung bearbeitet. 60 bis 701 TP3T dieser Dokumente sind unstrukturierte E-Mails. Diese rund 600.000 E-Mails sind im Durchschnitt vier Seiten lang. Viele dieser E-Mails wurden sehr häufig einfach ausgedruckt. Dies stellte eine zusätzliche Herausforderung bei der Digitalisierung dieses Prozesses dar.
“Deshalb suchten wir nach einem System, das wirklich intuitiv sein sollte. Ein Mitarbeiter ohne entsprechende Schulung sollte in der Lage sein, sich an einen Schreibtisch zu setzen und es sofort zu bedienen. Denn wenn dies möglich ist, wissen wir, dass wir über ein benutzerfreundliches System verfügen, das wirklich dazu beitragen wird, unsere Dienstleistungen für unsere Interessengruppen zu verbessern.”
Bart Van Bouwel
Projektverantwortlicher bei der P&V Group.
In diesem Fall hat sich die P&V-Gruppe gemeinsam mit ihrem Partner Docbyte dazu entschlossen, eine Lösung zu implementieren um den eingehenden Papierstrom zu scannen und die Dokumente zusammen mit der eingehenden Post in den Prozess einzuleiten, damit sie digital bearbeitet werden können. Das bedeutet für die P&V Group eine Einsparung von 2,5 Millionen Seiten beim Druck, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass gedruckte und elektronische Post nun ‘eine Einheit’ bilden.
Veränderung zum Besseren
Die P&V Group erhebt nicht den Anspruch, als erstes Unternehmen der Branche eine solche Veranstaltung zu organisieren Vorab-Scan Das Besondere daran ist jedoch, dass sie diese Lösung zum Anlass genommen haben, ihre Prozesse anzupassen. Neben einer spezifischen Struktur und Typologie führten sie eine Matrix ein, die es wesentlich einfacher macht, beispielsweise die Art der Rechnung, die Rechnungsnummer, den Absender usw. zu erkennen. Dies führt dazu, dass das Indexierungsteam alle nützlichen Daten und Informationen aus den Quelldokumenten extrahieren kann, ohne die Geschäftsabläufe im Detail kennen zu müssen.
Dies erleichtert unter anderem die Bearbeitung von Akten:
- Einfacher
- Schneller
- Effizienter
- Weniger fehleranfällig
Letztendlich ist das Ergebnis sowohl für die P&V Group als auch für die Kunden äußerst zufriedenstellend, da deren Unterlagen nun besser und schneller bearbeitet werden.
Die zusätzlichen Vorteile des Wandels
Neben den offensichtlichen Vorteilen der Digitalisierung zur Verbesserung der Prozessabläufe, Zudem bietet es eine Fülle an verwertbaren Daten, deren Auffinden, Analyse und Nutzung zuvor schwieriger und zeitaufwändiger war. Ein Beispiel: Jeden Tag werden Dokumente “zurückgestellt”; dies ist eine Art “Wartebereich” für Dokumente, für die zusätzliche Informationen benötigt werden, bevor sie bearbeitet werden können. Dies kann verschiedene Gründe haben, z. B.
- Es ist unklar, auf welchen Schaden Bezug genommen wird.
– Handelt es sich tatsächlich um einen Vertrag der P&V-Gruppe?
– Handelt es sich um einen Schadensersatzanspruch?
– Handelt es sich um ein unlesbares Dokument?
“Und dies hat sogar noch weitreichendere Auswirkungen – nicht nur auf unsere tägliche Arbeit, sondern auch auf die Arbeitsweise unserer Geschäftspartner. Wir können Beispiele nennen, bei denen wir Vereinbarungen mit beispielsweise Leasinggesellschaften getroffen haben, um Papierrechnungen abzuschaffen und ausschließlich elektronische Rechnungen zu versenden, sodass beide Seiten ihre Prozesskontrolle verbessern und den Papieraufwand reduzieren können.”
schließt Bart Van Bouwel.
Selbstverständlich hat die P&V-Gruppe keinen Einfluss auf die Form und das Format des gesamten eingehenden Dokumentenflusses; dank detaillierter Berichte können jedoch gezielte Maßnahmen organisiert werden, um dort Verbesserungen vorzunehmen, wo dies als notwendig erachtet wird, und anhand derselben Berichte lässt sich feststellen, ob diese Maßnahmen erfolgreich waren. So wird beispielsweise ein Pilotprojekt eingeführt, in dessen Rahmen Lieferanten und Ansprechpartner gebeten werden, keine Einladungen, Newsletter und Broschüren mehr in Papierform zu versenden.
Die zusätzlichen Vorteile des Wandels
Bart Van Bouwel: “Normalerweise ist dies keine einfache Angelegenheit, doch überraschenderweise ist es dank guter Kommunikation, Einbindung und Schulung möglich, Alles verlief relativ reibungslos. Wir sollten nicht vergessen, dass das Pilotprojekt gemeinsam mit Docbyte im Sommer 2015 gestartet ist und das erste Projekt (Auto) bereits Mitte September 2015 in Betrieb genommen wurde, wobei alle zwei Wochen neue Niederlassungen hinzukamen. Sicherlich eine Achterbahnfahrt und stressig, aber abgesehen von den üblichen Unebenheiten verlief alles wirklich reibungslos. Es besteht zudem ein klarer Wille und große Begeisterung, diesen Prozess fortzusetzen und das gesamte Unternehmen zu ‘verändern’.”
Das Endziel
Die P&V-Gruppe ist entschlossen, den Eingang physischer Dokumente in das Unternehmen bis zum Jahr 2018 vollständig einzustellen. Das Unternehmen strebt jedoch kein papierloses Büro an, sondern eine “papierarme” Organisation.
Weitere Informationen zur Poststellenautomatisierung finden Sie hier oder in diesem Whitepaper darüber, warum Ihr Unternehmen über eine digitale Poststelle verfügen sollte.
