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Es ist kein Geheimnis, dass Banken täglich Unmengen an eingehenden Dokumenten bearbeiten müssen, was oft ein großes Poststellen-Team erfordert und die Abläufe verlangsamen kann. Dies traf zweifellos auch auf die belgische Bank und Versicherungsgesellschaft Argenta zu. Doch das gehört nun der Vergangenheit an: Seit der Einführung der intelligenten Poststelle von Docbyte hat das Unternehmen seinen Rückstand abgebaut, menschliche Fehler reduziert und gleichzeitig sein Team optimiert. Dank intelligenter Algorithmen kann die Bank ihre Kunden nun mühelos schneller bedienen und eine solide Grundlage für die weitere Automatisierung und Digitalisierung in der Zukunft schaffen.
Manuelles Sortieren eingehender E-Mails
Zuvor musste die gesamte Post bei Argenta manuell geöffnet und geprüft werden, um ihr den richtigen Sortiercode zuzuweisen, bevor sie anschließend gescannt und der entsprechenden Akte sowie dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet wurde. Dies war ein sich wiederholender, manueller Prozess, der anfällig für menschliche Fehler war, wie J. Gijs, Leiter des operativen Teams in der Poststelle bei Argenta, erläutert: “Um ein einzelnes Dokument an den richtigen Ort zu bringen, waren früher drei Personen erforderlich. Wir mussten jeden Brief öffnen und lesen, um festzustellen, wohin er gehören sollte, was sehr zeitaufwendig war – ein Prozess, der alles andere als ideal war und oft zu Rückständen führte.”
“Nichts ist vergleichbar mit dem Automatisierungsgrad, den Docbyte dank des Einsatzes von maschinellem Lernen bietet. Die Demo hat uns davon überzeugt, dass es sich um den Rolls-Royce unter den intelligenten Poststellen handelt.”
Leiter des operativen Teams „Poststelle“ bei Argenta
Teil eines umfassenderen Automatisierungskonzepts
Argenta entschied sich für den Weg der digitalen Transformation, um die Herausforderungen in der Poststelle zu bewältigen. “Kunden erwarten ein Serviceniveau, das dem großer E-Commerce-Unternehmen entspricht”, fährt Gijs fort. “Als Bank sind wir davon überzeugt, dass Automatisierung der richtige Weg ist – sowohl für unsere Poststelle als auch für die Abläufe in unserer App und auf unserer Website, die wir bereits digitalisiert haben. Technologie kann uns dabei helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten und letztendlich den Service zu bieten, den unsere Kunden von uns erwarten.”
Der Rolls-Royce unter den Poststellen
Die Bank und der Versicherer versandten eine Ausschreibung an eine Vielzahl von Unternehmen, um einen Partner zu finden, der ihnen dabei helfen sollte, ihre Automatisierungsziele zu verwirklichen. Und die Antwort von Docbyte überzeugte sie. Gijs: “Wir haben uns zahlreiche Lösungen angesehen, aber keine kam an den Automatisierungsgrad heran, den Docbyte dank des Einsatzes von maschinellem Lernen bietet. Ihre Demo überzeugte uns davon, dass sie den Rolls-Royce unter den intelligenten Poststellen darstellen und der richtige Partner für uns sind.”
Projekt
Steigerung der Effizienz der Poststelle von Argenta durch Automatisierung und maschinelles Lernen
Zeitleiste
Sechs Monate
Ergebnis
Argenta klassifiziert eingehende Post automatisch, wodurch die Produktivität in der Poststelle gesteigert und menschliche Fehler sowie Rückstände reduziert werden.
Kleineres Team
“Dank der Lösung von Docbyte müssen wir unsere Post lediglich auf einen Scanner legen – das ist bereits der gesamte manuelle Aufwand, den unser Team betreiben muss”, erklärt Gijs. “Die Extraktions- und Klassifizierungsalgorithmen übernehmen alles Weitere für uns. Das System erkennt sogar Fallnummern – sofern vorhanden – und ordnet alles automatisch der richtigen Akte zu, und das dank maschinellem Lernen mit einer extrem hohen Genauigkeit.”
Die automatisierte Poststelle bedeutet weniger manuellen Aufwand, sodass das Team mit weniger Personal mehr Arbeit bewältigen kann. Gijs: “Wir sind eine große Bank und erhalten sehr viel Post; daher ist es bereits eine große Erleichterung, wenn wir das Team in der Poststelle um auch nur eine Person reduzieren können. Dass es uns gelungen ist, vier Teammitglieder anderweitig einzusetzen, war zuvor undenkbar, doch dank Docbyte haben wir dies geschafft, ohne dabei Abstriche bei der Geschwindigkeit oder dem Service für unsere Kunden zu machen.”
Abbau von Rückständen für einen schnelleren Service
Angesichts eines derart hohen Aufkommens an eingehenden Dokumenten blieben Anfragen früher manchmal ein oder zwei Tage lang in der Poststelle liegen. Doch seit der Einführung der neuen Poststelle ist es Argenta nicht nur gelungen, diesen Rückstand aufzuholen, sondern es ist auch kein neuer Rückstand mehr entstanden. “Das bedeutet, dass wir die Unterlagen eines Kunden so schnell wie möglich an die richtige Person weiterleiten können, was die Bearbeitung seiner Anfrage beschleunigt und ihm einen schnelleren und besseren Service bietet”, fügt Gijs hinzu.
Weniger menschliche Fehler
Jeder Prozess, an dem Menschen beteiligt sind, ist anfällig für menschliche Fehler, und das Sortieren der Post ist da keine Ausnahme. Argenta hat diese Fehler jedoch nahezu vollständig beseitigt, sagt Gijs: “Zunächst haben wir Docbyte einen umfangreichen Postbestand aus mehreren Jahren zur Verfügung gestellt, um die künstliche Intelligenz hinter ihrem Tool zu trainieren. Anfangs identifizierte das System etwa 80 Prozent der Dokumente korrekt, doch dank maschinellem Lernen verbessert sich das System kontinuierlich, und wir konnten die Genauigkeit inzwischen bereits auf über 90 Prozent steigern. Zudem verfügen wir über ein Ausweichsystem, das uns benachrichtigt, eine manuelle Überprüfung durchzuführen, falls die Algorithmen ein Poststück nicht mit ausreichender Sicherheit zuordnen können. So verfügen wir über ein System, das alle unsere Dokumente von Anfang bis Ende nahezu fehlerfrei sortiert.”
“Dass es uns gelungen ist, vier Teammitglieder anderweitig einzusetzen, war zuvor undenkbar, doch dank Docbyte haben wir dies geschafft, ohne dabei Abstriche bei der Geschwindigkeit oder dem Service für unsere Kunden machen zu müssen.”
Leiter des operativen Teams „Poststelle“ bei Argenta
Proaktiv und stets zur Stelle
Gijs und Argenta loben nicht nur die Software, sondern schätzen auch die Partnerschaft insgesamt sehr. Gijs: “Wir konnten uns von Anfang bis Ende auf eine klare Begleitung durch Docbyte verlassen. Einer ihrer Berater arbeitete sogar direkt bei uns vor Ort, um sicherzustellen, dass immer jemand für Fragen zur Verfügung stand oder uns auf dem Laufenden hielt – was ihnen zudem half, ein gutes Gespür für unsere Arbeitsweise zu entwickeln. Nichts wurde dem Zufall überlassen. Sie gingen Probleme proaktiv an und lösten sie so schnell wie möglich.”
Gijs fügt hinzu, dass Docbyte seinem Team umfassende Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt habe: “Tools funktionieren am besten, wenn die Mitarbeiter wissen, wie man sie einsetzt. Docbyte hat daher dafür gesorgt, dass mein Team über reichlich Material verfügte, um sich schnell mit der neuen Software vertraut zu machen. Das Unternehmen hat sich wirklich zu einem hervorragenden und langfristigen Partner entwickelt, was wir sehr zu schätzen wissen.”
Über die Poststelle hinaus
Für Argenta ist die Automatisierung der Poststelle mithilfe der Docbyte-Lösung erst der Anfang. “Wir verfügen zwar über die Papierdokumente, haben aber auch einige ‘digitale Spuren’, da Kunden uns Dokumente über verschiedene Kanäle übermitteln können. Wir möchten, dass diese gesamte Kommunikation künftig über die Software von Docbyte läuft, damit wir unsere Effizienz und unser Serviceniveau für unsere Kunden weiter verbessern können”, fasst Gijs zusammen.
Gewonnene Erkenntnisse
Vertrauen Sie Ihrem Partner
Gijs ist fest davon überzeugt, dass man seinem Partner zuhören und ihm vertrauen muss: “Docbyte sind die Experten, daher lassen wir uns von ihnen zu unserer idealen Lösung führen. Es stimmt zwar, dass manche Dinge möglicherweise nicht so ausfallen, wie man sie sich ursprünglich vorgestellt hat, aber wir sind fest davon überzeugt, dass das Fachwissen Ihres Partners Sie zu einem besseren Ergebnis führen wird.”
Fordern Sie unser Whitepaper zum Thema „Intelligente Poststellen“ an
Es ist kein Geheimnis, dass Banken täglich Unmengen an eingehenden Dokumenten bearbeiten müssen, was oft ein großes Poststellen-Team erfordert und die Abläufe verlangsamen kann. Dies traf zweifellos auch auf die belgische Bank und Versicherungsgesellschaft Argenta zu. Doch das gehört nun der Vergangenheit an: Seit der Einführung der intelligenten Poststelle von Docbyte hat das Unternehmen seinen Rückstand abgebaut, menschliche Fehler reduziert und gleichzeitig sein Team optimiert. Dank intelligenter Algorithmen kann die Bank ihre Kunden nun mühelos schneller bedienen und eine solide Grundlage für die weitere Automatisierung und Digitalisierung in der Zukunft schaffen.
Manuelles Sortieren eingehender E-Mails
Zuvor musste die gesamte Post bei Argenta manuell geöffnet und geprüft werden, um ihr den richtigen Sortiercode zuzuweisen, bevor sie anschließend gescannt und der entsprechenden Akte sowie dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet wurde. Dies war ein sich wiederholender, manueller Prozess, der anfällig für menschliche Fehler war, wie J. Gijs, Leiter des operativen Teams in der Poststelle bei Argenta, erläutert: “Um ein einzelnes Dokument an den richtigen Ort zu bringen, waren früher drei Personen erforderlich. Wir mussten jeden Brief öffnen und lesen, um festzustellen, wohin er gehören sollte, was sehr zeitaufwendig war – ein Prozess, der alles andere als ideal war und oft zu Rückständen führte.”
“Nichts ist vergleichbar mit dem Automatisierungsgrad, den Docbyte dank des Einsatzes von maschinellem Lernen bietet. Die Demo hat uns davon überzeugt, dass es sich um den Rolls-Royce unter den intelligenten Poststellen handelt.”
Leiter des operativen Teams „Poststelle“ bei Argenta
Teil eines umfassenderen Automatisierungskonzepts
Argenta entschied sich für den Weg der digitalen Transformation, um die Herausforderungen in der Poststelle zu bewältigen. “Kunden erwarten ein Serviceniveau, das dem großer E-Commerce-Unternehmen entspricht”, fährt Gijs fort. “Als Bank sind wir davon überzeugt, dass Automatisierung der richtige Weg ist – sowohl für unsere Poststelle als auch für die Abläufe in unserer App und auf unserer Website, die wir bereits digitalisiert haben. Technologie kann uns dabei helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten und letztendlich den Service zu bieten, den unsere Kunden von uns erwarten.”
Der Rolls-Royce unter den Poststellen
Die Bank und der Versicherer versandten eine Ausschreibung an eine Vielzahl von Unternehmen, um einen Partner zu finden, der ihnen dabei helfen sollte, ihre Automatisierungsziele zu verwirklichen. Und die Antwort von Docbyte überzeugte sie. Gijs: “Wir haben uns zahlreiche Lösungen angesehen, aber keine kam an den Automatisierungsgrad heran, den Docbyte dank des Einsatzes von maschinellem Lernen bietet. Ihre Demo überzeugte uns davon, dass sie den Rolls-Royce unter den intelligenten Poststellen darstellen und der richtige Partner für uns sind.”
Projekt
Steigerung der Effizienz der Poststelle von Argenta durch Automatisierung und maschinelles Lernen
Zeitleiste
Sechs Monate
Ergebnis
Argenta klassifiziert eingehende Post automatisch, wodurch die Produktivität in der Poststelle gesteigert und menschliche Fehler sowie Rückstände reduziert werden.
Kleineres Team
“Dank der Lösung von Docbyte müssen wir unsere Post lediglich auf einen Scanner legen – das ist bereits der gesamte manuelle Aufwand, den unser Team betreiben muss”, erklärt Gijs. “Die Extraktions- und Klassifizierungsalgorithmen übernehmen alles Weitere für uns. Das System erkennt sogar Fallnummern – sofern vorhanden – und ordnet alles automatisch der richtigen Akte zu, und das dank maschinellem Lernen mit einer extrem hohen Genauigkeit.”
Die automatisierte Poststelle bedeutet weniger manuellen Aufwand, sodass das Team mit weniger Personal mehr Arbeit bewältigen kann. Gijs: “Wir sind eine große Bank und erhalten sehr viel Post; daher ist es bereits eine große Erleichterung, wenn wir das Team in der Poststelle um auch nur eine Person reduzieren können. Dass es uns gelungen ist, vier Teammitglieder anderweitig einzusetzen, war zuvor undenkbar, doch dank Docbyte haben wir dies geschafft, ohne dabei Abstriche bei der Geschwindigkeit oder dem Service für unsere Kunden zu machen.”
Abbau von Rückständen für einen schnelleren Service
Angesichts eines derart hohen Aufkommens an eingehenden Dokumenten blieben Anfragen früher manchmal ein oder zwei Tage lang in der Poststelle liegen. Doch seit der Einführung der neuen Poststelle ist es Argenta nicht nur gelungen, diesen Rückstand aufzuholen, sondern es ist auch kein neuer Rückstand mehr entstanden. “Das bedeutet, dass wir die Unterlagen eines Kunden so schnell wie möglich an die richtige Person weiterleiten können, was die Bearbeitung seiner Anfrage beschleunigt und ihm einen schnelleren und besseren Service bietet”, fügt Gijs hinzu.
Weniger menschliche Fehler
Jeder Prozess, an dem Menschen beteiligt sind, ist anfällig für menschliche Fehler, und das Sortieren der Post ist da keine Ausnahme. Argenta hat diese Fehler jedoch nahezu vollständig beseitigt, sagt Gijs: “Zunächst haben wir Docbyte einen umfangreichen Postbestand aus mehreren Jahren zur Verfügung gestellt, um die künstliche Intelligenz hinter ihrem Tool zu trainieren. Anfangs identifizierte das System etwa 80 Prozent der Dokumente korrekt, doch dank maschinellem Lernen verbessert sich das System kontinuierlich, und wir konnten die Genauigkeit inzwischen bereits auf über 90 Prozent steigern. Zudem verfügen wir über ein Ausweichsystem, das uns benachrichtigt, eine manuelle Überprüfung durchzuführen, falls die Algorithmen ein Poststück nicht mit ausreichender Sicherheit zuordnen können. So verfügen wir über ein System, das alle unsere Dokumente von Anfang bis Ende nahezu fehlerfrei sortiert.”
“Dass es uns gelungen ist, vier Teammitglieder anderweitig einzusetzen, war zuvor undenkbar, doch dank Docbyte haben wir dies geschafft, ohne dabei Abstriche bei der Geschwindigkeit oder dem Service für unsere Kunden machen zu müssen.”
Leiter des operativen Teams „Poststelle“ bei Argenta
Proaktiv und stets zur Stelle
Gijs und Argenta loben nicht nur die Software, sondern schätzen auch die Partnerschaft insgesamt sehr. Gijs: “Wir konnten uns von Anfang bis Ende auf eine klare Begleitung durch Docbyte verlassen. Einer ihrer Berater arbeitete sogar direkt bei uns vor Ort, um sicherzustellen, dass immer jemand für Fragen zur Verfügung stand oder uns auf dem Laufenden hielt – was ihnen zudem half, ein gutes Gespür für unsere Arbeitsweise zu entwickeln. Nichts wurde dem Zufall überlassen. Sie gingen Probleme proaktiv an und lösten sie so schnell wie möglich.”
Gijs fügt hinzu, dass Docbyte seinem Team umfassende Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt habe: “Tools funktionieren am besten, wenn die Mitarbeiter wissen, wie man sie einsetzt. Docbyte hat daher dafür gesorgt, dass mein Team über reichlich Material verfügte, um sich schnell mit der neuen Software vertraut zu machen. Das Unternehmen hat sich wirklich zu einem hervorragenden und langfristigen Partner entwickelt, was wir sehr zu schätzen wissen.”
Über die Poststelle hinaus
Für Argenta ist die Automatisierung der Poststelle mithilfe der Docbyte-Lösung erst der Anfang. “Wir verfügen zwar über die Papierdokumente, haben aber auch einige ‘digitale Spuren’, da Kunden uns Dokumente über verschiedene Kanäle übermitteln können. Wir möchten, dass diese gesamte Kommunikation künftig über die Software von Docbyte läuft, damit wir unsere Effizienz und unser Serviceniveau für unsere Kunden weiter verbessern können”, fasst Gijs zusammen.
Gewonnene Erkenntnisse
Vertrauen Sie Ihrem Partner
Gijs ist fest davon überzeugt, dass man seinem Partner zuhören und ihm vertrauen muss: “Docbyte sind die Experten, daher lassen wir uns von ihnen zu unserer idealen Lösung führen. Es stimmt zwar, dass manche Dinge möglicherweise nicht so ausfallen, wie man sie sich ursprünglich vorgestellt hat, aber wir sind fest davon überzeugt, dass das Fachwissen Ihres Partners Sie zu einem besseren Ergebnis führen wird.”
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Wie sich dies heute auswirkt
Argenta verdeutlicht den betrieblichen Nutzen einer stärker automatisierten Poststelle, in der eingehende Dokumente mit weniger manuellem Aufwand klassifiziert, geprüft und weitergeleitet werden können. Vergleichbare Anforderungen an Poststellen im Banken- und Versicherungswesen lassen sich nun mithilfe der Funktionen „Vault Review“ und „Digital Mailroom“ von Docbyte erfüllen.
