Was fällt nicht unter qualifizierte elektronische Archivierung bzw. digitale Langzeitarchivierung?

Wann immer wir mit unseren Kunden über deren Herangehensweise an “Digitale Archivierung,”, lautet ihre übliche Antwort: “Kein Problem, wir sind abgesichert! Wir nutzen ein DMS oder verfügen über eine Backup-Lösung.”

Auch wenn es sich hierbei um wertvolle Lösungen für Ihre Organisation handelt, müssen wir klarstellen: Es handelt sich dabei nicht um Lösungen zur digitalen Langzeitarchivierung. Der Einfachheit halber verwenden wir den Begriff “digitale Langzeitarchivierung” anstelle von „Qualified Electronic Archiving“ (QeA), wobei Letzteres eine digitale Langzeitarchivierung mit einigen zusätzlichen „Ergänzungen“ zur Stärkung des Vertrauens darstellt. 

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen verdeutlichen, dass ein DMS zwar die aktuellen Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt und den Geschäftsbetrieb aufrechterhält, für eine umfassende digitale Langzeitarchivierung jedoch möglicherweise nicht ausreicht. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der digitalen Langzeitarchivierung und der qualifizierten elektronischen Archivierung sowie über die Grenzen alternativer Lösungen.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Unternehmen benötigt ein DMS, da ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Regel eine Reihe wesentlicher Funktionen umfasst, um den Dokumentenumlauf innerhalb einer Organisation zu optimieren. Es bietet eine umfassende Versionskontrolle, um eine effiziente Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumentenversionen zu ermöglichen. 

Der größte Vorteil eines DMS besteht darin, dass es Ihnen die vollständige Kontrolle über den Zugriff auf Dokumente und deren Bearbeitung ermöglicht, sodass Sie stets wissen, wer das Dokument eingecheckt bzw. ausgecheckt hat. Dies erhöht somit die Sicherheit und Integrität der Daten und lässt sich nahtlos in andere Unternehmenssysteme wie ERP und CRM integrieren, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern.

 MFunktionen für den mobilen Zugriff sind eine Zusatzfunktion eines DMS, die den Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit erleichtern soll. Insgesamt tragen diese Funktionen zu einer effektiven Verwaltung und Nutzung digitaler Dokumente im geschäftlichen Umfeld bei.

Was versteht man unter digitaler Langzeitarchivierung?

Unter digitaler Langzeitarchivierung versteht man die Gewährleistung der Zugänglichkeit und Nutzbarkeit über einen bestimmten Zeitraum hinweg, wobei Datenverluste oder -beschädigungen vermieden werden. Möglicherweise müssen Sie geplante und bewusste Maßnahmen zum Schutz digitaler Bestände einbeziehen, um Herausforderungen wie die Veralterung von Dateiformaten und technologische Veränderungen zu bewältigen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es für die digitale Langzeitarchivierung standardmäßig an spezifischen Vorschriften und Anforderungen hinsichtlich der Archivierung mangelt, wie sie in der eIDAS (Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) Rahmenwerk.

Lesen Sie unseren neuesten Blogbeitrag über die Bedeutung von Strategien zur digitalen Langzeitarchivierung. Wir haben drei zentrale Ansätze erörtert – Aktualisierung, Migration und Emulation. Finden Sie heraus, welche Strategie perfekt zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. 

Warum benötigen Sie eine Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung?

Die digitale Langzeitarchivierung trägt unmittelbar dazu bei, den langfristigen Zugang zu und die Nutzbarkeit von digitalen Beständen zu gewährleisten, wertvolle Daten zu sichern, das kulturelle Erbe zu schützen und sicherzustellen, dass künftige Generationen Zugang zu unseren digitalen Informationen haben und daraus lernen können.

Eine Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die mit kritischen und wertvollen digitalen Beständen arbeiten, deren langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit gewährleistet sein muss. Im Gegensatz zu einfacher Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist eine Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung insbesondere für Organisationen von Vorteil, die:

• Befassen Sie sich mit historischen, kulturellen oder archivarischen Daten, bei denen die Aufbewahrung digitaler Bestände für die Erhaltung des kulturellen Erbes oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.
•  Organisationen, die in der Forschung oder in wissenschaftlichen Bereichen tätig sind und wertvolle Daten generieren, benötigen eine Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung, um die langfristige Integrität und Zugänglichkeit ihrer Forschungsergebnisse zu gewährleisten.
• Behörden, die mit sensiblen Informationen umgehen, profitieren von einer Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung, die die Authentizität und die rechtliche Zulässigkeit archivierter Unterlagen gewährleistet.

 Branchen, die strengen Vorschriften unterliegen – wie beispielsweise das Gesundheitswesen, der Finanzsektor und die Pharmaindustrie –, in denen die Einhaltung von Vorschriften und die Datenintegrität von größter Bedeutung sind, betrachten eine Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung als entscheidend für die Erfüllung branchenspezifischer Anforderungen.

Wichtigste Funktionen der digitalen Langzeitarchivierung:

Dies sind die Anforderungen, die eine geeignete Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung erfüllen sollte, sowie die Vorteile, die sie den Unternehmen bietet:

Was versteht man unter qualifizierter elektronischer Archivierung?

Qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) bezieht sich auf eine spezielle Form der elektronischen Dokumentenaufbewahrung, die über die einfache digitale Archivierung hinausgeht. QeA umfasst zusätzliche Funktionen und Standards, um die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Der Schwerpunkt liegt auf der langfristigen Aufbewahrung digitaler Bestände unter Einhaltung spezifischer branchen- oder behördlicher Standards.

Zu den wichtigsten Merkmalen von QeA gehören häufig:

• Es nutzt fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit archivierter elektronischer Dokumente zu gewährleisten.
  
• Es integriert digitale Signaturen um die Echtheit des archivierten Dokuments zu untermauern.
  
• Es ist so konzipiert, dass es den branchenspezifischen Vorschriften und rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht. In der Europäischen Union entspricht es beispielsweise den eIDAS-Verordnung
• Sein Hauptziel besteht darin, die Zugänglichkeit und Nutzbarkeit archivierter Dokumente über einen längeren Zeitraum hinweg zu gewährleisten. 

Der Unterschied zwischen Dokumentenmanagementsystemen und digitaler Langzeitarchivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) dienen unterschiedlichen Zwecken bei der Verwaltung digitaler Informationen. Die Unternehmen müssen verstehen, dass ein Das DMS ist kein Archiv Während sich ein DMS in erster Linie auf die Organisation, Speicherung und den Abruf elektronischer Dokumente konzentriert, um den aktuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, geht QeA darüber hinaus, indem es zusätzliche Funktionen zur Stärkung des Vertrauens und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften integriert.

Dieses Diagramm wird Ihnen helfen, den Unterschied zwischen den beiden zu verstehen:

QeA, auch bekannt als „Digital Preservation mit zusätzlichen Vertrauensstufen“, befasst sich speziell mit der Langzeitarchivierung digitaler Bestände. Es gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, garantiert die Authentizität und Integrität von Informationen und bietet zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und die Vernichtung von Unterlagen.

Im Gegensatz dazu fehlt es einem herkömmlichen DMS möglicherweise an der für eine umfassende Betrachtung erforderlichen Tiefe sowie an den spezifischen rechtlichen Aspekten, die von QeA abgedeckt werden.

Die folgende Tabelle soll Ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, inwiefern sich die digitale Langzeitarchivierung vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterscheidet:

Was gehört nicht zur digitalen Langzeitarchivierung:

1. Datensicherung

Wenn Sie sich lediglich um die kurzfristige Datenwiederherstellung, beispielsweise im Falle eines Hardwareausfalls, sorgen, dann wird eine Datensicherung Ihr Problem lösen. Die digitale Langzeitarchivierung geht jedoch über die bloße Wiederherstellung hinaus und zielt auf die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von Inhalten ab. Im Gegensatz zur Datensicherung trägt die Langzeitarchivierung dazu bei, wesentliche Probleme wie die Veralterung von Dateiformaten sowie die Erhaltung von Kontext und Metadaten im Laufe der Zeit zu lösen.

2. Digitale Archivierung

Bei der digitalen Archivierung geht es in erster Linie um die Organisation und den Schutz digitaler Inhalte. In bestimmten Aspekten, die für eine umfassende digitale Langzeitarchivierung von entscheidender Bedeutung sind, kann sie jedoch zu kurz greifen. Möglicherweise werden dabei wichtige Elemente nicht berücksichtigt, die für die Anpassung der Inhalte an sich weiterentwickelnde Technologien und die Gewährleistung ihrer langfristigen Zugänglichkeit erforderlich sind – beides zentrale Ziele der digitalen Langzeitarchivierung.

3. Cloud-Speicher

Während Cloud-Speicher ist zwar eine hervorragende Lösung für den Datenzugriff und die Fernspeicherung, deckt jedoch nicht die umfassenderen Ziele und Strategien ab, die mit der Aufbewahrung digitaler Bestände verbunden sind; dazu gehören die aktive Verwaltung, die Anpassung an sich ändernde Formate sowie die Aufbewahrung wesentlicher Metadaten für die langfristige Nutzbarkeit.

4. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

5. Dokumentenmanagementsystem (RMS)

Zwar ist ein RMS Auch wenn dies für die aktuellen Anforderungen an das Aktenmanagement von entscheidender Bedeutung ist, bietet es möglicherweise nicht den Funktionsumfang, der für die umfassende, langfristige Aufbewahrung digitaler Bestände erforderlich ist, die mit der digitalen Langzeitarchivierung angestrebt wird.

Schlussfolgerung 

Im Wesentlichen tragen viele Lösungen zu einer robusten Umgebung für die digitale Langzeitarchivierung bei. Während ein Dokumentenmanagementsystem als Informationsquelle dient und sich nahtlos in eine Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung integrieren lässt, verringert sich der Bedarf an einer Lösung für das Aktenmanagement durch den Einsatz einer qualifizierten Lösung zur elektronischen Archivierung.