Wat is geen gekwalificeerde elektronische archivering of digitale bewaring?

Telkens wanneer we met onze klanten praten over hun aanpak van "Digitaal archiverenis het antwoord vaak: "Geen probleem, we zijn gedekt! We gebruiken een DMS of hebben een back-up oplossing."

While these are valuable solutions for your organization, we must clarify– They are not digital preservation solutions. For simplicity, let’s use Digital Preservation instead of Qualified Electronic Archiving (QeArch), with the latter being Digital Preservation with some extra “add-ons” for enhanced trust. 

Deze blog helpt u beter te begrijpen dat, hoewel een DMS in de huidige behoeften van uw organisatie voorziet en uw bedrijf operationeel houdt, het mogelijk onvoldoende diepgang biedt voor uitgebreide digitale bewaring. Ontdek de voordelen van digitale bewaring, gekwalificeerde elektronische archivering en de beperkingen van alternatieven.

De voordelen van een documentbeheersysteem

Een bedrijf heeft een DMS nodig omdat een Document Management Systeem (DMS) meestal een reeks essentiële functionaliteiten omvat om de documentverwerking binnen een organisatie te stroomlijnen. Het biedt volledig versiebeheer voor het efficiënt bijhouden en beheren van documentrevisies. 

Het grootste voordeel van DMS is dat het je volledige controle geeft over documenttoegang en -bewerkingen, zodat je weet wie het document heeft ingecheckt en uitgecheckt. Dit verhoogt dus de veiligheid en integriteit van de gegevens en is naadloos geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals ERP en CRM, voor een verbeterde efficiëntie van de workflow.

 Mfuncties voor mobiele toegang zijn een extra functie van een DMS om het terugvinden en samenwerken van documenten te vergemakkelijken. Alles bij elkaar dragen deze functionaliteiten bij aan het effectieve beheer en gebruik van digitale documenten in een zakelijke omgeving.

Wat is digitale bewaring?

Digitale bewaring is het gemak van toegankelijkheid en bruikbaarheid gedurende een bepaalde periode, waarbij verlies of beschadiging van gegevens wordt voorkomen. Het kan nodig zijn om geplande en bewuste inspanningen te leveren om digitale activa te beschermen, waarbij uitdagingen zoals veroudering van bestandsformaten en technologische veranderingen worden aangepakt.

Het is echter belangrijk om op te merken dat er voor digitale bewaring standaard geen specifieke regels en vereisten zijn met betrekking tot bewaring zoals gedefinieerd in de eIDAS (elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten) kader.

Lees onze laatste blog over het belang van strategieën voor digitale bewaring. We hebben drie belangrijke benaderingen besproken - Vernieuwing, Migratie en Emulatie. Ontdek welke strategie perfect past bij uw bedrijfsbehoeften. 

Waarom hebt u een strategie voor digitale bewaring nodig?

Digitale bewaring draagt direct bij aan het garanderen van toegang tot en bruikbaarheid van digitale activa op de lange termijn, het veiligstellen van waardevolle gegevens, het beschermen van cultureel erfgoed en het garanderen dat toekomstige generaties toegang kunnen krijgen tot en kunnen leren van onze digitale informatie.

Een Digitale Behoud Strategie is cruciaal voor bedrijven die te maken hebben met kritieke en waardevolle digitale activa die op lange termijn toegankelijk en bruikbaar moeten zijn. In tegenstelling tot standaard Document Management Software (DMS), is een Digitale Behoud Strategie vooral gunstig voor organisaties die:

• Omgaan met historische, culturele of archiefgegevens, waarbij het behoud van digitale activa cruciaal is voor het behoud van cultureel erfgoed of het voldoen aan wettelijke vereisten.
•  Organisaties die betrokken zijn bij onderzoek of wetenschappelijke inspanningen die waardevolle gegevens produceren, hebben een digitale bewaarstrategie nodig om de integriteit en toegankelijkheid van hun bevindingen op de lange termijn te garanderen.
• Overheidsinstellingen die gevoelige informatie verwerken hebben baat bij een Digital Preservation Strategy, die de authenticiteit en wettelijke toelaatbaarheid van gearchiveerde records garandeert.

 Industrieën die onderhevig zijn aan strenge regelgeving, zoals de gezondheidszorg, de financiële sector en de farmaceutische industrie, waar compliance en gegevensintegriteit van het grootste belang zijn, vinden een Digital Preservation Strategy cruciaal om te voldoen aan branchespecifieke eisen.

Belangrijkste functionaliteiten van digitale bewaring:

Dit zijn de vereisten waaraan een goede oplossing voor digitale bewaring moet voldoen en de voordelen die het bedrijven biedt:

Wat is gekwalificeerde elektronische archivering?

Gekwalificeerde elektronische archivering (QeArch) refers to a specialized form of electronic document preservation that goes beyond basic digital archiving. QeArch includes additional features and standards to ensure compliance with regulations and legal requirements. It emphasizes the long-term retention of digital assets while adhering to specific industry or governmental standards.

Key features of QeArch often include:

• Het maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gearchiveerde elektronische documenten te beschermen.
  
• Het integreert digitale handtekeningen om de authenticiteit van gearchiveerde documenten te verbeteren.
  
• Het is ontworpen om aan te sluiten bij industriespecifieke regelgeving en wettelijke kaders. In de Europese Unie kan het bijvoorbeeld voldoen aan de eIDAS-verordening
• Het belangrijkste doel is om de toegankelijkheid en bruikbaarheid van gearchiveerde documenten gedurende een langere periode te behouden. 

Het verschil tussen documentbeheersystemen en digitale bewaring

A Document Management System (DMS) and Qualified Electronic Archiving (QeArch) serve distinct purposes in managing digital information. The businesses must understand that a DMS is geen archief and a DMS primarily focuses on the organization, storage, and retrieval of electronic documents to meet current organizational needs, QeArch goes beyond by incorporating additional features for enhanced trust and legal compliance.

Dit diagram helpt je het verschil tussen de twee te begrijpen:

QeArch, or Digital Preservation with extra layers of trust, specifically addresses the long-term preservation of digital assets. It ensures compliance with regulations, guarantees the authenticity and integrity of information, and adds features like retention management and records disposal.

In contrast, a traditional DMS may lack the depth required for comprehensive,  and the specific legal considerations covered by QeArch.

De volgende tabel helpt u dieper in te gaan op het verschil tussen digitale bewaring en DMS:

Wat is geen digitale bewaring?

1. Back-up

Als u zich alleen zorgen maakt over gegevensherstel op korte termijn, bijvoorbeeld bij hardwarestoringen, dan lost een back-up uw probleem op. Digitale bewaring gaat echter verder dan herstel en is gericht op de toegankelijkheid en bruikbaarheid van content op lange termijn. In tegenstelling tot een back-up helpt digitale bewaring belangrijke problemen op te lossen, zoals de veroudering van bestandsformaten en het behoud van context en metadata in de loop der tijd.

2. Digitale archivering

Digitale archivering heeft in de eerste plaats betrekking op de organisatie en bescherming van digitale inhoud, maar kan tekortschieten in bepaalde aspecten die integraal deel uitmaken van een allesomvattende digitale bewaring. Er wordt misschien niet ingegaan op kritieke elementen die nodig zijn om inhoud aan te passen aan evoluerende technologieën en om de toegankelijkheid op lange termijn te bewaren, wat belangrijke doelstellingen van digitale bewaring zijn.

3. Cloudopslag

Terwijl cloudopslag is een uitstekende oplossing voor de toegankelijkheid van gegevens en opslag op afstand, maar omvat niet de bredere doelen en strategieën voor het behoud van digitale activa, waaronder actief beheer, aanpassing aan veranderende formaten en het behoud van essentiële metadata voor bruikbaarheid op de lange termijn.

4. Documentbeheersysteem (DMS)

5. Systeem voor archiefbeheer (RMS)

Terwijl een RMS van cruciaal belang is voor de huidige behoeften op het gebied van record management, biedt het mogelijk niet de diepgang van functies die nodig zijn voor de uitgebreide langetermijnbewaring van digitale activa die Digital Preservation nastreeft.

Conclusie 

In wezen dragen veel oplossingen bij aan een robuuste omgeving voor digitale bewaring. Terwijl een Document Management Systeem dient als informatiebron en naadloos kan integreren met een Digital Preservation oplossing, vermindert de noodzaak voor een Records Management oplossing met een Gekwalificeerde Elektronische Archiveringsoplossing.