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Die Produktivität stieg um 30%, was auf den Abbau des Rückstands und die Verkürzung der Bearbeitungszeiten zurückzuführen ist.
Wer:
Ein Versicherungsunternehmen, das täglich mit über 1.200 unabhängigen Versicherungsmaklern zusammenarbeitet und 160.000 Verträge für 115.000 Kunden verwaltet.
Herausforderung:
Der papierbasierte Arbeitsablauf war überlastet und verlangsamte die Abläufe in unzumutbarem Maße. Die Digitalisierung der Unternehmensverwaltung wurde zunehmend unumgänglich.
Docbyte-Lösung:
Fallbearbeitung, Intelligente Poststelle
Ergebnisse:
- Durch eine maßgeschneiderte Digitalisierung stieg die Produktivität um 30%.
- In drei Abteilungen wurde der gesamte Rückstand abgebaut
- Versicherungsvertreter: Über 1.600 Akten wurden digital archiviert, und alle neuen Informationen wurden eingescannt und in das System übernommen.
- Vertragsabwicklung: Die Bearbeitung und Verwaltung von Versicherungsverträgen konnte von fünf Monaten auf weniger als zwei Wochen verkürzt werden.
- Versicherungsansprüche: Alle Ansprüche sind nun vollständig digitalisiert, und der gesamte Rückstand wurde abgebaut.
- Von 6 bis 60 Benutzern, da nun jeder Zugriff auf die Informationen hat.
- Deutliche Senkung der Betriebskosten (OPEX): weniger Papier, Toner und Druckmaterial. Einsparungen beim Platzbedarf für die physische Archivierung.
Abbau von Rückständen und Verkürzung der Bearbeitungszeiten bei Optimco
Das flämische Versicherungsunternehmen Optimco arbeitet täglich mit über 1.200 unabhängigen Versicherungsmaklern zusammen. Es verwaltet rund 160.000 Verträge für 115.000 Kunden, was einen umfangreichen Kommunikationsaufwand mit sich bringt.
Bei Optimco wird jeder wie ein Gewinner behandelt, und ein freundlicher, persönlicher Umgang ist sowohl für das Unternehmen als auch für seine Kunden von großer Bedeutung.
Das Wachstum des Unternehmens machte jedoch deutlich, dass der papierbasierte Arbeitsablauf an seine Grenzen gestoßen war. Um ein reibungsloses Wachstum zu gewährleisten, wandte sich Marc Peeters, ehemaliger CIO und CFO von Optimco, an uns, um den gesamten Prozess mithilfe unserer Fallmanagement-Lösung und unserer digitalen Poststelle zu digitalisieren.
Optimierung der Poststelle zur Bewältigung des Wachstums
In weniger als fünf Jahren verdoppelte Optimco seine Mitarbeiterzahl – von 30 auf 60 –, um mit der Kundennachfrage Schritt zu halten. Zu dieser Zeit waren sechs Mitarbeiter in der Poststelle tätig, wo sie Unterlagen sortierten und die Akten den verschiedenen Mitarbeitern zuwiesen.
Selbst mit sechs Mitarbeitern ging in der Poststelle von Optimco immer noch zu viel Papierkram ein, um alles ordnungsgemäß zu bearbeiten.
Es bildete sich ein riesiger Rückstau an Akten, die sortiert werden mussten. Zu einem bestimmten Zeitpunkt, als der Rückstau in Metern gemessen wurde, mussten noch bis zu 15 Meter Akten bearbeitet werden. Auch die Betreuung der Versicherungsagenten litt darunter.
Wenn sie Informationen zu einer Akte anforderten, erhielten sie in der Hälfte der Fälle nicht sofort eine Antwort, da die Akte zunächst von der Poststelle recherchiert werden musste – ein Vorgang, der ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen konnte.
Optimco suchte nach einem Partner, der schnell helfen konnte – und genau das war Docbyte in der Lage zu leisten.
Abbau des Rückstands
Optimco wandte sich an Docbyte, um die Verwaltungsabläufe des Unternehmens zu optimieren. Docbyte entwickelte eine digitale Poststelle sowie eine Lösung für das Schadenmanagement für drei Abteilungen – Versicherungsagenten, Vertragsverwaltung und Schadenbearbeitung –, durch die der gesamte Rückstand abgebaut und ein digitaler Prozess für neue Vorgänge eingeführt wurde:
- Versicherungsmakler: Über 1.600 Akten wurden digital archiviert, und alle neuen Informationen wurden eingescannt und in das System übertragen.
- Vertragsverwaltung: Die Bearbeitung und Verwaltung von Versicherungspolicen konnte von fünf Monaten auf weniger als zwei Wochen verkürzt werden.
- Versicherungsansprüche: Alle Anträge sind nun vollständig digitalisiert, und der gesamte Rückstand wurde abgebaut.
Von 6 bis 60 Benutzern
Alle sechzig Mitarbeiter haben Zugriff auf das neue Fallverwaltungssystem namens Feniks.
Dies kam sowohl unserer Planung als auch unserem Kundenservice zugute. Im alten System wurde der Wochenplan jeweils am Montagmorgen ausgedruckt. Man wusste zwar, was für den Rest der Woche zu tun war, doch gab es kaum Spielraum für Änderungen am Zeitplan.
Das automatische Terminsystem weist Ihnen nun Aufgaben zu, sobald etwas zu erledigen ist. Die Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit, einem Kollegen oder einem Kunden bei einem dringenden Anliegen zu helfen.
Zudem kam es zu einer erheblichen Senkung der Betriebskosten (OPEX), da das Unternehmen dank der Digitalisierung weniger Papier, Toner und Druckmaterial verbraucht und Platz für die physische Archivierung einspart.
Ein weiterer Grund ist, dass niemand mehr in Unterlagen suchen muss. Früher mussten wir, wenn ein Makler anrief, um sich nach dem Stand eines Dossiers zu erkundigen, ihn entweder zurückrufen oder einen Kollegen fragen.
Nun kann Optimco problemlos alle Informationen finden, selbst in den Akten eines Kollegen, da wir Zugriff auf die Unterlagen aller Mitarbeiter haben.
Spannendere Arbeit und höhere Produktivität
Durch die Automatisierung der komplexen Poststelle und der Schadenbearbeitung verhalf Docbyte Optimco zu einer bisher unerreichten Effizienz. Optimco die Produktivität stieg um 301 TP3T.
Dies hatte Auswirkungen auf die Mitarbeiter in der Poststelle. Die intelligenten Lösungen übernahmen nicht nur repetitive und langweilige Aufgaben, sondern sorgten auch dafür, dass das gleiche Arbeitsvolumen mit weniger Personal bewältigt werden konnte.
Während Optimco zuvor Schwierigkeiten hatte, alle Aufgaben mit sechs Mitarbeitern in der Poststelle zu bewältigen, hat das Unternehmen die Poststelle nun auf nur noch drei Mitarbeiter reduziert, die die Arbeiten erledigen, die die Sachbearbeiter in der Vergangenheit selbst übernehmen mussten.
Insgesamt fühlen sich die Mitarbeiter von Optimco mehr geschätzt, da ihre Arbeit anspruchsvoller ist und sie sich statt auf Verwaltungsaufgaben auf eine schnelle und persönliche Kundenbetreuung konzentrieren können.
Umzug des Büros
Ein etwas unerwarteter Vorteil der neuen Poststelle bestand darin, dass Optimco problemlos umziehen konnte.
Das Unternehmen hatte einen Umzug geplant, doch das umfangreiche Papierarchiv stellte ein Hindernis dar. Nachdem alles mit der Docbyte-Software digitalisiert worden war, konnte Optimco einen großen Teil unseres Archivs entsorgen und es so drastisch verkleinern.
Plötzlich war das Unternehmen nicht mehr durch diese Reihen von Aktenschränken behindert, sodass Optimco problemlos umziehen konnte.
Selbstversorgung erreichen
Die Projektteams wurden um Early Adopters und Motivatoren aus dem Optimco-Team herum gebildet, die das Projekt intern vorantreiben wollten.
Optimco wählte aus jeder der drei Abteilungen, die mit einer digitalen Poststelle ausgestattet werden sollten, einen Projektleiter und einen Abteilungsleiter aus. Diese wurden jede Woche in einem bestimmten Bereich der Technologie geschult.
Diese sechs Personen erläuterten anschließend ihren Kollegen die Funktionen und Vorteile und waren umfassend an deren Schulung und Erprobung beteiligt.
Docbyte hat dem IT-Team von Optimco zudem vermittelt, wie es Softwarefehler selbst beheben kann, um so die Rolle von Docbyte so weit wie möglich zu reduzieren und Optimco so unabhängig wie möglich zu machen.
All das war mit keinem großen Aufwand verbunden. Das gesamte Produkt lässt sich leicht konfigurieren, und – was noch wichtiger ist – die Einarbeitung in die Bedienung ist ein Kinderspiel. Dies ist einer der Hauptgründe, warum ich die Docbyte-Lösungen empfehle. .
Die Tatsache, dass das Paket – von den Metadaten bis hin zur Benutzeroberfläche – maßgeschneidert wurde, erklärt zum Teil seine Benutzerfreundlichkeit. Die digitale Poststelle von Optimco ist nicht mit unnötigen Feldern und Ähnlichem überladen.
Das bedeutet, dass die Mitarbeiter von Optimco sich nicht durch komplizierte Menüs und Unmengen von Daten kämpfen müssen, um an die relevanten Informationen zu gelangen. Darüber hinaus gestaltet sich die Bedienung dadurch sehr intuitiv.
Und nun?
Die Mitarbeiter von Optimco verfügen nun über die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten dank der neuen Lösung. Es handelt sich zwar noch um ein Pilotprojekt, doch die Ergebnisse sind vielversprechend, und die Einführung im gesamten Unternehmen ist geplant.
Darüber hinaus sind die Vorteile, die die digitale Poststelle liefert jeden Tag Optimcos Traum von einer Zukunft, die vollständig von KI geprägt ist, deutlich näher bringen. “Es fließen sehr viele Daten in unsere Systeme ein, insbesondere wenn wir diese mit unserem ERP-System verknüpfen.“.
Dies ermöglicht Data Mining sowie RPA und in Zukunft einen noch umfassender automatisierten Arbeitsablauf.
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