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La productivité a augmenté de 30% grâce à l'élimination de l'arriéré et à la réduction des délais de traitement des dossiers.
Qui : Compagnie d'assurance travaillant quotidiennement avec plus de 1 200 agents d'assurance indépendants et gérant 160 000 contrats pour 115 000 clients.
Défi: Le flux de travail sur papier était surchargé et ralentissait les opérations à un niveau inacceptable. La numérisation de l'administration de l'entreprise devenait rapidement obligatoire.
Solutions Docbyte: Gestion des dossiers, salle de courrier intelligente
Résultats
- La numérisation sur mesure a augmenté la productivité de 30%.
- L'ensemble de l'arriéré a été résorbé dans trois départements
- Agents d'assurance : plus de 1 600 dossiers ont été archivés numériquement et toutes les nouvelles informations ont été scannées et introduites dans le système.
- Administration des politiques : le traitement et la gestion des La durée des polices d'assurance est passée de cinq mois à moins de deux semaines.
- Demandes d'indemnisation : toutes les demandes d'indemnisation sont désormais entièrement numérisées et le système d'information de la Commission européenne a été mis en place. l'ensemble de l'arriéré a été résorbé.
- De 6 à 60 utilisateurs, car tout le monde a désormais accès à l'information.
- Réduction significative des frais généraux (OPEX) : moins de papier, de toner et de matériel d'impression. Économie d'espace d'archivage physique.
Élimination de l'arriéré et réduction des délais de traitement des dossiers chez Optimco
La compagnie d'assurance flamande Optimco travaille quotidiennement avec plus de 1 200 agents d'assurance indépendants. Elle gère environ 160 000 contrats pour 115 000 clients, ce qui implique de nombreuses communications.
Chez Optimco, chacun est traité comme un gagnant et la communication amicale et personnelle est très importante pour l'entreprise et ses clients.
Mais la croissance de l'entreprise a révélé que son flux de travail papier avait atteint ses limites. Pour assurer une croissance harmonieuse, Marc Peeters, ancien CIO et CFO d'Optimco, nous a demandé de l'aider à numériser l'ensemble du processus grâce à notre solution de gestion des dossiers et à notre salle d'expédition numérique.
Rationalisation de la salle de courrier pour faire face à la croissance
En moins de cinq ans, Optimco a doublé de taille, passant de 30 à 60 employés, pour répondre à la demande des clients. À l'époque, six personnes travaillaient dans la salle du courrier administratif, classant les papiers et attribuant les dossiers à différentes personnes.
Même avec six personnes, la salle de courrier d'Optimco recevait encore trop de documents pour pouvoir les traiter correctement.
Un énorme arriéré de dossiers à trier s'accumulait. À un moment donné, en mesurant l'arriéré au mètre, il restait jusqu'à 15 mètres de dossiers à traiter. Le service aux agents d'assurance a également souffert.
S'ils demandaient des informations sur un dossier, la moitié du temps ils ne pouvaient pas obtenir de réponse immédiate parce que le dossier devait d'abord être consulté par le service du courrier, un processus qui pouvait prendre un ou deux jours.
Optimco cherchait un partenaire capable de l'aider rapidement, ce que Docbyte était en mesure de faire.
Élimination de l'arriéré
Optimco a fait appel à Docbyte pour l'aider à rationaliser l'administration de l'entreprise. Docbyte a créé un salle d'expédition numérique et gestion des sinistres pour trois départements - agents d'assurance, administration des polices et sinistres - qui a permis d'éliminer tout le retard accumulé et de mettre en place un processus numérique pour les nouveaux dossiers :
- Agents d'assurance : plus de 1 600 dossiers ont été archivés numériquement et toutes les nouvelles informations ont été scannées et introduites dans le système.
- Administration des politiques : le traitement et la gestion des polices d'assurance ont été ramenés de cinq mois à moins de deux semaines.
- Déclarations d'assurance : toutes les demandes sont désormais entièrement numérisées et l'ensemble de l'arriéré a été résorbé.
De 6 à 60 utilisateurs
Les soixante employés ont tous accès au nouveau système de gestion des dossiers, appelé Feniks.
Cela a été bénéfique à la fois pour notre planification et pour le service à la clientèle. Dans l'ancien système, le programme hebdomadaire était imprimé le lundi matin. On savait ce qu'il fallait faire pour le reste de la semaine, mais il n'y avait pas beaucoup de place pour réviser les plannings.
Aujourd'hui, le système d'agenda automatique vous donne des tâches dès que quelque chose doit être fait. Les gens ont plus de temps pour aider un collègue ou un client qui a un problème urgent.
Une réduction significative des frais généraux (OPEX) a également été constatée, car l'entreprise utilise moins de papier, de toner et de matériel d'impression et économise de l'espace d'archivage physique grâce à la numérisation.
C'est aussi parce que plus personne ne doit chercher dans la paperasse. Auparavant, si un agent appelait pour suivre un dossier, nous devions soit le rappeler, soit demander à un collègue.
Aujourd'hui, Optimco peut facilement retrouver toutes les informations, même dans les dossiers d'un collègue, car nous avons accès aux dossiers de chacun.
Un travail plus passionnant et plus productif
En automatisant la salle de courrier complexe et la gestion des réclamations, Docbyte a aidé Optimco à atteindre des niveaux d'efficacité inédits. Optimco a gagné 30% en productivité.
Et cela a eu un impact sur les employés de la salle d'expédition. Non seulement les solutions intelligentes ont pris en charge les tâches répétitives et ennuyeuses, mais elles ont également permis de traiter la même charge de travail avec moins de personnel.
Alors qu'Optimco s'efforçait auparavant de tout gérer avec six personnes dans la salle de courrier, l'entreprise a réduit sa salle de courrier à trois employés seulement, qui traitent le travail que les gestionnaires de sinistres devaient faire eux-mêmes auparavant.
Dans l'ensemble, les employés d'Optimco se sentent plus valorisés car leur travail est plus stimulant et, au lieu de s'occuper de l'administration, ils peuvent se concentrer sur le service rapide et personnel aux clients.
Déménagement de bureaux
Un avantage quelque peu inattendu de la nouvelle salle d'expédition était qu'Optimco pouvait facilement changer de bureau.
L'entreprise avait prévu de déménager, mais l'importance des archives papier constituait un obstacle. Après avoir tout numérisé à l'aide du logiciel Docbyte, Optimco a pu se débarrasser d'une grande partie de nos archives, ce qui a permis de les réduire considérablement.
Soudain, l'entreprise n'était plus encombrée par ces rangées de classeurs, et Optimco a pu déménager sans problème.
Devenir autosuffisant
Les équipes de projet ont été constituées autour d'adeptes de la première heure et de motivateurs au sein de l'équipe Optimco, qui étaient désireux de faire avancer le projet en interne.
Optimco a sélectionné un chef de projet et un chef de service pour chacun des trois services qui allaient être dotés d'une salle d'expédition numérique. Chaque semaine, ils ont été formés à une partie spécifique de la technologie.
TCes six personnes ont ensuite expliqué les fonctionnalités et les avantages à leurs collègues et se sont pleinement impliquées dans la formation et les tests.
Docbyte a également appris à l'équipe informatique d'Optimco à résoudre elle-même les erreurs logicielles, minimisant ainsi le rôle de Docbyte et rendant Optimco aussi indépendante que possible.
Rien de tout cela n'a demandé beaucoup d'efforts. L'ensemble du produit est facile à configurer et, plus important encore, l'apprentissage de son utilisation est un jeu d'enfant. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles nous recommandons les solutions Docbyte.
Le fait que le paquet ait été conçu sur mesure, des métadonnées à l'interface, explique en partie sa facilité d'utilisation. La salle de courrier numérique d'Optimco n'est pas encombrée de champs inutiles et autres.
Cela signifie que les employés d'Optimco n'ont pas à se frayer un chemin dans des menus compliqués et des tas de données pour accéder à l'information pertinente.. De plus, il rend le tout très intuitif.
Et maintenant ?
Les employés d'Optimco ont désormais la possibilité de travailler à domicile grâce à la nouvelle solution. Il s'agit encore d'un projet pilote, mais les résultats sont prometteurs et le déploiement à l'ensemble de l'organisation est prévu.
En outre, les avantages que l salle d'expédition numérique livre chaque jour rapprocher le rêve d'Optimco d'un avenir d'IA à part entière. "Il y a beaucoup de données qui entrent dans nos systèmes, en particulier lorsque nous les connectons à notre ERP.
Cela rend possible l'exploration des données, ainsi que la RPA et un flux de travail encore plus automatisé à l'avenir.
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