Dutch 
English 
French 
De productiviteit steeg met 30% dankzij het wegwerken van de achterstand en het verkorten van de verwerkingstijden van records.
Wie: Verzekeringsmaatschappij werkt dagelijks met meer dan 1.200 onafhankelijke verzekeringsagenten en beheert 160.000 contracten voor 115.000 klanten.
Uitdaging: De papieren workflow was overbelast en vertraagde de activiteiten tot een onaanvaardbaar niveau. Digitalisering van de bedrijfsadministratie werd snel verplicht.
Docbyte oplossingen: Casemanagement, Intelligente postkamer
Resultaten
- Digitalisering op maat verhoogde de productiviteit met 30%.
- De volledige achterstand werd in drie afdelingen weggewerkt
- Verzekeringsagenten: meer dan 1 600 dossiers werden digitaal gearchiveerd en alle nieuwe informatie werd gescand en in het systeem gepompt.
- Polisadministratie: de verwerking en het beheer van verzekeringspolissen werden teruggebracht van vijf maanden tot minder dan twee weken.
- Verzekeringsclaims: alle claims zijn nu volledig gedigitaliseerd en de De hele achterstand is weggewerkt.
- Van 6 tot 60 gebruikers omdat iedereen nu toegang heeft tot de informatie.
- Aanzienlijke verlaging van overheadkosten (OPEX): minder papier, toner en printmateriaal. Besparing op fysieke archiefruimte.
Achterstand wegwerken en recordverwerkingstijden verkorten bij Optimco
De Vlaamse verzekeringsmaatschappij Optimco werkt dagelijks met meer dan 1.200 onafhankelijke verzekeringsagenten. Het beheert ongeveer 160.000 contracten voor 115.000 klanten, wat veel heen-en-weer-communicatie betekent.
Bij Optimco wordt iedereen als een winnaar behandeld en vriendelijke, persoonlijke communicatie is erg belangrijk voor zowel het bedrijf als haar klanten.
Maar uit de groei van het bedrijf bleek dat de papieren workflow zijn grenzen had bereikt. Om de groei soepel te laten verlopen, vroeg Marc Peeters, voormalig CIO en CFO van Optimco, om hulp bij het digitaliseren van het hele proces met onze case management oplossing en onze digitale postkamer.
De postkamer stroomlijnen om groei aan te kunnen
In minder dan vijf jaar verdubbelde Optimco in omvang - van 30 naar 60 werknemers - om aan de vraag van klanten te kunnen blijven voldoen. Op dat moment werkten zes mensen in de administratieve postkamer, classificeerden papierwerk en wezen dossiers toe aan verschillende mensen.
Zelfs met zes mensen kwam er nog te veel papierwerk binnen in de postkamer van Optimco om alles goed af te handelen.
Er ontstond een enorme achterstand in het sorteren van dossiers. Op een bepaald moment, toen de achterstand per meter werd gemeten, moest er nog tot 15 meter aan dossiers worden verwerkt. De service voor de verzekeringsagenten had er ook onder te lijden.
Als ze belden voor informatie over een dossier, kregen ze de helft van de tijd niet meteen een antwoord omdat het dossier eerst moest worden opgezocht door de postkamer, een proces dat één of twee dagen kon duren.
Optimco zocht een partner die snel kon helpen - iets wat Docbyte kon.
Achterstand wegwerken
Optimco deed een beroep op Docbyte om de administratie van het bedrijf te stroomlijnen. Docbyte creëerde een digitale postkamer en schadebeheer oplossing voor drie afdelingen - verzekeringsagenten, polisadministratie en schadeclaims - waarmee de hele achterstand werd weggewerkt en een digitaal proces voor nieuwe dossiers werd ingevoerd:
- Verzekeringsagenten: Meer dan 1.600 dossiers werden digitaal gearchiveerd en alle nieuwe informatie werd gescand en in het systeem gepompt.
- Polisadministratie: de verwerking en het beheer van verzekeringspolissen werd teruggebracht van vijf maanden tot minder dan twee weken.
- Verzekeringsclaims: Alle claims zijn nu volledig gedigitaliseerd en de hele achterstand is weggewerkt.
Van 6 tot 60 gebruikers
Alle zestig medewerkers hebben toegang tot het nieuwe casemanagementsysteem Feniks.
Dit was gunstig voor zowel onze planning als onze klantenservice. In het oude systeem werd de weekplanning op maandagochtend uitgeprint. Je wist wat je de rest van de week moest doen, maar er was niet veel ruimte om schema's te herzien.
Nu geeft het automatische agendasysteem je taken zodra er iets gedaan moet worden. Mensen hebben meer tijd om een collega of klant te helpen met een dringende kwestie.
Er was ook een aanzienlijke verlaging van de overheadkosten (OPEX) omdat het bedrijf minder papier, toner en printmateriaal gebruikt en bespaart op fysieke archiefruimte dankzij de digitalisering.
Het komt ook doordat niemand meer in papierwerk hoeft te zoeken. Vroeger, als een agent belde om een dossier op te volgen, moesten we hem of haar terugbellen of het aan een collega vragen.
Nu kan Optimco gemakkelijk alle informatie vinden, zelfs in de dossiers van een collega, omdat we toegang hebben tot ieders dossier.
Spannender werk en meer productiviteit
Door de complexe postkamer en het schadebeheer te automatiseren, hielp Docbyte Optimco ongeziene efficiëntieniveaus te bereiken. Optimco 30% aan productiviteit gewonnen.
En dat had gevolgen voor de medewerkers in de postkamer. De intelligente oplossingen namen niet alleen repetitieve en saaie taken over, maar zorgden er ook voor dat dezelfde werklast met minder mensen kon worden afgehandeld.
Waar Optimco voorheen moeite had om alles af te handelen met zes mensen in de postkamer, heeft het bedrijf nu de postkamer teruggebracht tot slechts drie medewerkers, die het werk verwerken dat de schadebehandelaars voorheen zelf moesten doen.
Over het algemeen voelen de medewerkers van Optimco zich meer gewaardeerd omdat hun werk uitdagender is en ze zich in plaats van op hun administratie kunnen richten op het snel en persoonlijk helpen van klanten.
Kantoren verhuizen
Een enigszins onverwacht voordeel van de nieuwe postkamer was dat Optimco gemakkelijk kantoren kon verplaatsen.
Het bedrijf was van plan te verhuizen, maar het grote papieren archief vormde een obstakel. Nadat we alles hadden gedigitaliseerd met de Docbyte software, kon Optimco een groot deel van het archief weggooien en drastisch inkrimpen.
Plotseling was het bedrijf niet meer belast met deze rijen archiefkasten en kon Optimco gemakkelijk verhuizen.
Zelfvoorzienend worden
De projectteams werden opgebouwd rond early adopters en motivators in het Optimco-team, die het project graag intern wilden stimuleren.
Optimco selecteerde een projectmanager en afdelingshoofd van elk van de drie afdelingen die een digitale postkamer zouden krijgen. Elke week werden ze getraind in een specifiek onderdeel van de technologie.
Teze zes mensen legden vervolgens de functionaliteiten en voordelen uit aan hun collega's en waren volledig betrokken bij het trainen en testen ervan.
Docbyte leerde ook het IT-team van Optimco hoe ze softwarefouten zelf konden oplossen, waardoor de rol van Docbyte zo klein mogelijk werd en Optimco zo onafhankelijk mogelijk.
Dat kostte allemaal niet veel moeite. Het hele product is gemakkelijk te configureren en, nog belangrijker, leren gebruiken is een koud kunstje. Het is een van de belangrijkste redenen om de Docbyte oplossingen aan te bevelen.
Het feit dat het pakket op maat is gemaakt, van metadata tot interface, verklaart deels het gebruiksgemak. De digitale postkamer van Optimco is niet volgestopt met onnodige velden en dergelijke.
Dit betekent dat Optimco-medewerkers zich niet door ingewikkelde menu's en stapels gegevens hoeven te worstelen om bij de relevante informatie te komen.. Bovendien is het allemaal heel intuïtief.
En nu?
De werknemers van Optimco hebben nu de mogelijkheid om thuis te werken dankzij de nieuwe oplossing. Dit is nog een proefproject, maar de resultaten zijn veelbelovend en de uitrol naar de hele organisatie staat gepland.
Bovendien zijn de voordelen die de digitale postkamer levert elke dag brengt Optimco's droom van een volwaardige AI-toekomst een stuk dichterbij. "Er komen veel gegevens in onze systemen, vooral wanneer we ze koppelen aan onze ERP.
Dit maakt datamining mogelijk, evenals RPA en een nog verder geautomatiseerde workflow in de toekomst.
VRAAG ONZE WHITE PAPER AAN OVER INTELLIGENTE POSTKAMERS