Salle de courrier numérique à Federale Verzekering

Des processus plus intelligents, de meilleurs services.

Qui : L'une des plus grandes compagnies d'assurance belges.

Défi : Peu de secteurs utilisent autant de papier que celui de l'assurance, en raison d'exigences légales. Mais les clients ont exigé une communication entièrement numérique et, de préférence, mobile.

Solutions Docbyte : Case Management, Digital Mailroom, Strategic Consultancy Change Management.

Résultats : Le conseil stratégique et l'analyse de l'activité et du personnel ont permis à l'entreprise de se développer. les grandes lignes d'une nouvelle organisation du travail.

• Les entretiens individuels avec les parties prenantes ont permis à Docbyte de de cartographier l'enthousiasme et la résistance au changement, la volonté de se reconvertir, la perception globale des changements proposés.
• Des obstacles majeurs à la mise en œuvre ont pu être évités grâce à ce système. processus.
• Ce changement présentait des avantages sur le plan social et de l'efficacité.
• Possibilité de recycler les archivistes de documents papier.
• Un gain de temps pour les gestionnaires de fichiers.

L'un des principaux arguments pour inciter tout le monde à franchir la ligne était la possibilité de travailler à domicile.

Augmentation de la sécurité des données.

LIVRE BLANC - SALLE DE COURRIER INTELLIGENTE

Une salle de courrier intelligente (IM) est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services concernés de votre organisation. Elle permet de soutenir les opérations, de gagner du temps et d'éviter les erreurs et les pertes. Le passage à une salle de courrier intelligente améliorera votre excellence opérationnelle et votre réactivité.

Télécharger

Federale Verzekering gagne du temps grâce à la transformation numérique.

Peu de secteurs utilisent autant de papier que celui de l'assurance, principalement en raison des exigences légales. "C'était également le cas de Federale Verzekering jusqu'à récemment, Olivier Halflants est d'accord. En tant que directeur général de "Non-Life", il est responsable des assurances non-vie. "Nos clients professionnels, en particulier, exigeaient une communication entièrement numérique et, de préférence, mobile. Nous avons donc décidé de numériser le plus grand nombre possible de processus de travail internes. L'entreprise gantoise de TIC Docbyteun spécialiste de la transformation numérique, a été chargé de cette tâche. "La gestion du changement a joué un rôle très important dans le projet, Olivier Halflants explique. "La numérisation des processus de travail a également nécessité des ajustements majeurs de la part de notre personnel. Docbyte a proposé de faire appel à un spécialiste pour élaborer la stratégie avec nous. Au cours d'un entretien individuel avec chaque employé, les résistances, la volonté de se reconvertir, etc. ont été notées. Cela nous a permis de définir les grandes lignes de la nouvelle organisation du travail. En même temps, nous sommes restés aussi proches que possible des procédures existantes, afin de rendre le changement aussi facile que possible".

Prêt à relever de plus grands défis

Federale Verzekering et Docbyte prévoit un rôle central pour la salle de courrier, un nouveau service où le personnel numérise les documents papier et ouvre de nouveaux dossiers de demande d'indemnisation. "Cette solution présente des avantages à la fois sur le plan social et sur le plan de l'efficacité, Halflants déclare. "Il nous a offert la possibilité de recycler tous nos archivistes de documents papier. De la même manière, nous faisons gagner un temps précieux à nos gestionnaires de fichiers : ils peuvent se mettre immédiatement au travail avec le dossier". L'argument qui a finalement convaincu le personnel du flux de travail numérique a été la possibilité de travailler à domicile. La transformation numérique présente également d'énormes avantages pour Federale Verzekering, comme la fin des coûts élevés de transport et d'archivage. "Le flux de travail numérique nous permet également de mieux répartir la charge de travail entre nos différents sites, ajoute les halflants, "et il est aussi plus sûr : Les fichiers numériques se trouvent sur différents serveurs, tandis que les fichiers papier risquaient d'être endommagés par le feu, l'eau... Cependant, l'avantage le plus important de tous était le gain de temps. Nous avons récemment décroché un gros contrat. Sans la transformation numérique, nous n'aurions pas été en mesure de faire face à la charge de travail supplémentaire."

Souhaitez-vous aussi profiter de ces avantages ? Lancez dès maintenant votre projet de transformation numérique et contactez-nous à l'adresse hello@docbyte.com ou lisez le livre blanc gratuit à propos de pourquoi votre organisation devrait avoir une salle de courrier numérique intelligente.

DEMANDEZ NOTRE LIVRE BLANC SUR LES SALLES DE COURRIER INTELLIGENTES