Technologie de salle d'expédition automatisée : Rationalisation du traitement des documents

Le traitement efficace des documents entrants est essentiel pour maintenir la productivité et la satisfaction des clients. Une solution de salle de courrier intelligente offre une approche transformatrice de la gestion des flux de documents en s'appuyant sur des technologies avancées pour automatiser et rationaliser l'ensemble du processus.

Automatisation des salles de courrier et parcours des documents

Le parcours d'un document entrant au sein d'une organisation est révolutionné, quel que soit son format ou sa source, les documents sont rapidement traités et distribués aux services concernés, garantissant ainsi des opérations sans faille. Cela est possible grâce à un mélange de technologies d'intelligence artificielle. Notre technologie d'IA automatise le traitement des documents en utilisant des fonctions avancées telles que l'OCR pour extraire le texte imprimé ou manuscrit, l'ICR pour améliorer la reconnaissance des différents styles d'écriture, l'OMR pour détecter les marques telles que les cases à cocher, et la lecture des codes-barres pour l'extraction et le suivi rapides des données. Ensemble, ces outils rationalisent les flux de travail et améliorent la précision.

Scanner ou OCR pour salle de courrier

La clé du succès d'une salle de courrier intelligente réside dans l'utilisation de l'IA qui extrait avec précision les informations cruciales des documents entrants, permettant ainsi une classification, une extraction des métadonnées et un routage efficaces.

Voici à quoi ressemble le parcours des documents entrants :

1. Des tonnes de documents arrivent à votre entreprise, dans n'importe quel format, par n'importe quel canal.
2. L'OCR, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) parcourent les documents pour les identifier, les classer (dans des catégories telles que les contrats, les réclamations, les commandes et les factures) et se préparer à les distribuer correctement.
3. Ces mêmes technologies permettent également d'extraire des métadonnées du contenu des documents (numéro de client, adresses du destinataire et de l'expéditeur, date et signature) et de les préparer en vue de leur validation dans la base de données de l'entreprise.
4. Les documents sont maintenant prêts à voyager. Ils sont livrés au bon service - finances, RH, service clientèle, marketing, réclamations, etc.

Pour ce faire, notre salle de courrier intelligente utilise des techniques telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance intelligente de caractères, la reconnaissance optique de marques et la lecture de codes à barres.

LIVRE BLANC - SALLE DE COURRIER INTELLIGENTE Une salle de courrier intelligente (IM) est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services compétents de votre organisation. Elle permet de soutenir les opérations, de gagner du temps et d'éviter les erreurs et les pertes. Le passage à une salle de courrier intelligente améliorera votre excellence opérationnelle et votre réactivité.

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"Les employés se sentent plus valorisés car leur travail est plus stimulant - au lieu de l'administration, ils peuvent se concentrer sur le service rapide et personnel aux clients".

Avantages de l'automatisation des salles de courrier

La mise en œuvre de l'automatisation des salles de courrier apporte une myriade d'avantages, à commencer par son efficacité. Les entreprises ont réduit les interventions manuelles, ce qui a permis d'accélérer le traitement des dossiers et les temps de réponse. L'extraction et la classification des données au cœur des salles de courrier intelligentes ajoutent également un niveau de précision supplémentaire, réduisant ainsi les erreurs humaines dans le processus. 

En ce qui concerne la conformité et les audits, vous bénéficiez d'un parcours documentaire totalement transparent. De l'arrivée à la distribution, chaque étape du parcours du document est suivie, ce qui permet d'établir des rapports et des analyses solides.

L'automatisation des salles de courrier est une approche centrée sur le client

Les clients exigent des services efficaces et transparents. Grâce à l'automatisation des salles de courrier, les organisations peuvent garantir une communication claire, une résolution rapide des problèmes et une expérience client transparente. En arrière-plan, vous disposez d'un résumé rapide de vos clients, ce qui vous permet d'avoir toujours une vue d'ensemble de leur situation. Cela permet d'éviter de nombreux problèmes, notamment lorsque le client se retrouve à parler à différents représentants du service clientèle. 

Combien de temps durera la mise en œuvre ?

Pour savoir quel rendement vous pouvez attendre d'une salle de courrier intelligente, examinez les cinq étapes suivantes et élaborez votre analyse de rentabilisation :

1. Assurez-vous de savoir exactement quels types et formats d'informations arrivent dans votre organisation et d'où ils proviennent.
2. Obtenez un aperçu du nombre de documents qui arrivent quotidiennement dans votre organisation (si vous ne le savez pas, un audit supplémentaire peut s'avérer nécessaire).
3. Comptez le nombre de personnes que vous employez pour recevoir, manipuler, trier, traiter et expédier des documents, tant en interne qu'en externe.
4. Déterminez si votre charge de travail augmente, fluctue ou est stable.
5. Déterminez le temps qu'il faut actuellement pour que les documents atteignent leur destination à partir de l'entrée initiale.

Une mise en œuvre dure entre deux semaines et trois mois. La mise en œuvre est organisée en phases et apporte de la valeur tout au long du processus. A solution de salle de courrier peut être déployé en deux semaines et produire des résultats immédiats. Dans le cas d'une organisation complexe, il est généralement mis en place en trois mois.

Conclusion

La transition vers une solution de salle de courrier intelligente ne se limite pas à l'adoption d'une nouvelle technologie : il s'agit aussi de responsabiliser les employés, de satisfaire les clients et d'optimiser les flux de travail. En adoptant l'automatisation, les entreprises peuvent atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité et de satisfaction de la clientèle, ouvrant ainsi la voie à un succès durable à l'ère du numérique.