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Une salle de courrier intelligente est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services concernés de votre organisation.
Cela est possible grâce à une combinaison de technologies qui traitent tous les documents entrants afin d'en extraire correctement les informations essentielles.
Pour ce faire, notre salle de courrier intelligente utilise des techniques telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance intelligente de caractères, la reconnaissance optique de marques et la lecture de codes à barres.
Voici à quoi ressemble le parcours des documents entrants :
- Des tonnes de documents arrivent à votre entreprise, dans n'importe quel format, par n'importe quel canal.
- L'OCR, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) parcourent les documents pour les identifier, les classer (dans des catégories telles que les contrats, les réclamations, les commandes et les factures) et se préparer à les distribuer correctement.
- Ces mêmes technologies extraient également des métadonnées du contenu des documents (par exemple, le numéro de client, les adresses du destinataire et de l'expéditeur, la date et la signature) et les préparent en vue de leur validation dans votre base de données d'entreprise.
- Les documents sont maintenant prêts à voyager. Ils sont livrés au bon service - finances, RH, service clientèle, marketing, réclamations, etc.
Avec l'automatisation des salles de courrier, tout est suivi de l'entrée à la sortie. Vous ne perdrez plus d'informations car la piste d'audit est transparente et facile à suivre.
Vos clients vont adorer :
Le traitement automatisé de tous les documents entrants mettra fin à ce cauchemar - il garantit une organisation claire, une communication transparente et une réponse rapide aux problèmes de vos clients. Il en résulte une élimination significative de la frustration des clients.
"Les employés se sentent plus valorisés car leur travail est plus stimulant - au lieu de l'administration, ils peuvent se concentrer sur le service rapide et personnel aux clients".
Combien de temps durera la mise en œuvre ?
Pour savoir quel rendement vous pouvez attendre d'une salle de courrier intelligente, examinez les cinq étapes suivantes et élaborez votre analyse de rentabilisation :
- Assurez-vous de savoir exactement quels types et formats d'informations arrivent dans votre organisation et d'où ils proviennent.
- Obtenez un aperçu du nombre de documents qui arrivent quotidiennement dans votre organisation (si vous ne le savez pas, un audit supplémentaire peut s'avérer nécessaire).
- Comptez le nombre de personnes que vous employez pour recevoir, manipuler, trier, traiter et expédier des documents, tant en interne qu'en externe.
- Déterminez si votre charge de travail augmente, fluctue ou est stable.
- Déterminez le temps qu'il faut actuellement pour que les documents atteignent leur destination à partir de l'entrée initiale.
Une mise en œuvre dure entre deux semaines et trois mois. La mise en œuvre est organisée en phases et apporte de la valeur tout au long du processus.
A solution de salle de courrier peut être déployé en deux semaines et produire des résultats immédiats. Dans le cas d'une organisation complexe, il est généralement mis en place en trois mois.
Nous avons mis en œuvre avec succès - et souvent étendu - la salle de courrier intelligente pour une variété de clients, de sorte que nous pouvons vous fournir une estimation de prix tout à fait précise.
Nous comprenons que l'introduction d'une nouvelle solution puisse susciter des doutes : Et si nos employés ne l'apprécient pas ? Et si elle était trop difficile à comprendre ? Et s'ils ignorent tout simplement la solution ?
La réponse à toutes ces questions est notre processus d'intégration et notre formation. Nous avons créé Intelligent Mailroom pour vous simplifier la vie.
