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Intelligentere Prozesse, bessere Dienstleistungen.
Wer:
Eines der größten belgischen Versicherungsunternehmen.
Herausforderung:
Es gibt nur wenige Branchen, in denen aufgrund gesetzlicher Vorschriften so viel Papier verbraucht wird wie in der Versicherungsbranche. Die Kunden verlangten jedoch eine vollständig digitale und vorzugsweise mobile Kommunikation.
Docbyte-Lösung:
Fallmanagement, digitale Poststelle, strategische Beratung, Veränderungsmanagement.
Ergebnisse:
Strategische Beratung sowie Unternehmens- und Mitarbeiteranalysen ermöglichten die Ausarbeitung eines Konzepts für eine neue Arbeitsorganisation.
- Durch Einzelgespräche mit den Beteiligten gelang es Docbyte, Erfassen Sie die Begeisterung und den Widerstand gegenüber Veränderungen, die Bereitschaft zur Umschulung sowie die allgemeine Wahrnehmung der vorgeschlagenen Änderungen.
- Dank dieser Maßnahme konnten erhebliche Umsetzungshindernisse vermieden werden Prozess.
- Diese Veränderung brachte soziale und effizienzbezogene Vorteile mit sich.
- Möglichkeit zur Umschulung von Archivaren für Papierdokumente.
- Zeitersparnis für Dateiverwalter.
Ein wichtiges Argument, um alle dazu zu bewegen, den Schritt zu wagen, war die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten.
Erhöhung der Datensicherheit.
Federale Verzekering spart durch die digitale Transformation Zeit.
Es gibt nur wenige Branchen, in denen so viel Papier verbraucht wird wie in der Versicherungsbranche, was vor allem auf gesetzliche Vorschriften zurückzuführen ist. “Das war bis vor kurzem auch bei Federale Verzekering der Fall”, Olivier Halflants stimmt dem zu. Als Geschäftsführer des Bereichs ‘Non-Life’ ist er für die Nichtlebensversicherungen zuständig. “Insbesondere unsere Geschäftskunden verlangten eine vollständig digitale und vorzugsweise mobile Kommunikation, weshalb wir beschlossen haben, so viele interne Arbeitsprozesse wie möglich zu digitalisieren.” Das Gentener IT-Unternehmen Docbyte, ein Spezialist für digitale Transformation, wurde mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt. “Das Veränderungsmanagement spielte bei diesem Projekt eine wirklich wichtige Rolle”, Olivier Halflants erläutert dies. “Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse erforderte auch von unseren Mitarbeitern erhebliche Anpassungen. Docbyte schlug vor, einen Spezialisten hinzuzuziehen, um gemeinsam mit uns die Strategie zu entwickeln. Im Rahmen eines Einzelgesprächs mit jedem Mitarbeiter wurden Widerstände, die Bereitschaft zur Umschulung usw. erfasst. Dadurch konnten wir die neue Arbeitsorganisation skizzieren. Gleichzeitig haben wir uns so weit wie möglich an die bestehenden Abläufe gehalten, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.”
Bereit für größere Herausforderungen
Federale Verzekering und Docbyte sah eine zentrale Rolle für die Poststelle voraus, eine neue Dienstleistung, bei der die Mitarbeiter die Papierdokumente digitalisieren und neue Schadensakten anlegen. “Diese Lösung bot sowohl gesellschaftliche als auch effizienzbezogene Vorteile”, Halflants erklärt. “Dies bot uns die Gelegenheit, alle unsere Archivare für Papierdokumente umzuschulen.“. Gleichzeitig sparen wir unseren Sachbearbeitern wertvolle Zeit: ”sie können sofort mit der Datei arbeiten.“ Das Argument, das die Mitarbeiter letztendlich von dem digitalen Arbeitsablauf überzeugt hat, war die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Auch für Federale Verzekering bietet die digitale Transformation enorme Vorteile, wie beispielsweise den Wegfall teurer Transport- und Archivierungskosten. “Der digitale Arbeitsablauf ermöglicht es uns zudem, die Arbeitslast besser auf unsere verschiedenen Standorte zu verteilen”, fügt Halflants hinzu, “und es ist zudem sicherer: Digitale Dateien befinden sich auf verschiedenen Servern, während Papierakten durch Feuer, Wasserschäden usw. gefährdet waren … Der wichtigste Vorteil von allen war jedoch die Zeitersparnis. Wir haben kürzlich einen Großauftrag erhalten. ”Ohne die digitale Transformation hätten wir die zusätzliche Arbeitsbelastung nicht bewältigen können.“
Möchten auch Sie von diesen Vorteilen profitieren? Starten Sie jetzt Ihr Projekt zur digitalen Transformation und kontaktieren Sie uns unter hello@docbyte.com oder lesen Sie das kostenlose Whitepaper zum Thema Warum Ihr Unternehmen über eine intelligente digitale Poststelle verfügen sollte.
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