Dutch 
English 
French 
Slimmere processen, betere services.
Wie: Een van de grootste Belgische verzekeringsmaatschappijen.
Uitdaging: Er zijn maar weinig sectoren die zoveel papier gebruiken als de verzekeringssector, vanwege wettelijke vereisten. Maar klanten vroegen om volledig digitale en bij voorkeur mobiele communicatie.
Docbyte oplossingen: Casemanagement, Digitale postkamer, Strategisch advies Verandermanagement.
Resultaten: Strategisch advies en bedrijfs-/werknemersanalyses hebben de schets van een nieuwe werkorganisatie.
- Individuele interviews met belanghebbenden stelden Docbyte in staat om Breng het enthousiasme en de weerstand tegen verandering, de bereidheid tot omscholing en de algemene perceptie van de voorgestelde veranderingen in kaart.
- Grote implementatiehordes werden vermeden dankzij dit proces.
- De verandering bood sociale en efficiëntievoordelen.
- Mogelijkheid om archivarissen van papieren documenten om te scholen.
- Tijd besparen voor bestandsbeheerders.
Een belangrijk argument om iedereen over de streep te trekken was de mogelijkheid om thuiswerken.
Verhoogde beveiliging van gegevens.
Federale Verzekering bespaart tijd met digitale transformatie.
Er zijn maar weinig sectoren die zoveel papier gebruiken als de verzekeringssector, meestal vanwege wettelijke vereisten. "Dat was tot voor kort ook het geval bij Federale Verzekering", Olivier Halflants is het daarmee eens. Als directeur van 'Non-Life' is hij verantwoordelijk voor de schadeverzekeringen. "Vooral onze zakelijke klanten vroegen om een volledig digitale, en bij voorkeur mobiele, communicatie, dus besloten we om zoveel mogelijk interne werkprocessen te digitaliseren." Het Gentse ICT-bedrijf Docbyte, een specialist in digitale transformatie, werd ingehuurd om het werk uit te voeren. "Veranderingsmanagement speelde echt een belangrijke rol in het project", Olivier Halflants legt uit. "De digitalisering van de werkprocessen vereiste ook grote aanpassingen van onze medewerkers. Docbyte stelde voor om een specialist in te schakelen om samen met ons de strategie te ontwikkelen. Tijdens een individueel interview met elke werknemer werden weerstand, bereidheid tot omscholing enz. in kaart gebracht. Zo konden we de nieuwe werkorganisatie schetsen. Tegelijkertijd zijn we zo dicht mogelijk bij de bestaande procedures gebleven om de overstap zo eenvoudig mogelijk te maken."
Klaar voor grotere uitdagingen
Federale Verzekering en Docbyte voorzag een centrale rol voor de postkamer, een nieuwe dienst waar het personeel de papieren documenten digitaliseert en nieuwe schadedossiers opent. "Die oplossing bood zowel sociale voordelen als voordelen op het gebied van efficiëntie", Halflants verklaart. "Het bood ons de mogelijkheid om al onze archivarissen van papieren documenten bij te scholen. In dezelfde beweging besparen we kostbare tijd voor onze bestandsbeheerders: kunnen ze meteen met het bestand aan de slag." Het argument dat de medewerkers uiteindelijk overtuigde van de digitale workflow was de mogelijkheid om van thuis uit te werken. Ook voor Federale Verzekering biedt de digitale transformatie enorme voordelen, zoals het einde van dure transport- en archiveringskosten. "De digitale workflow stelt ons ook in staat om de werklast beter te verdelen over onze verschillende locaties", voegt Halflingen toe, "En het is ook veiliger: Digitale bestanden staan op verschillende servers, terwijl papieren bestanden gevaar liepen door brand, waterschade ... Het belangrijkste voordeel was echter de tijdsbesparing. We hebben onlangs een groot contract binnengehaald. Zonder digitale transformatie hadden we de extra werklast niet aankunnen."
Wilt u deze voordelen ook ervaren? Start nu uw digitale transformatieproject en neem contact met ons op via hello@docbyte.com of lees de gratis whitepaper over waarom uw organisatie een intelligente digitale postkamer zou moeten hebben.
VRAAG ONZE WHITE PAPER AAN OVER INTELLIGENTE POSTKAMERS