Comprendre le logiciel de préservation numérique OAIS

L'archivage à long terme ne consiste pas simplement à conserver des fichiers plus longtemps. Il s'agit de veiller à ce que les informations restent compréhensibles, accessibles et fiables malgré l'évolution des formats, des systèmes et du contexte organisationnel. Le modèle de référence OAIS (Open Archival Information System) offre une approche commune pour décrire ce travail.

Qu'est-ce que l'OAIS ?

L'OAIS est défini dans ISO 14721. Il ne s’agit ni d’une spécification technique, ni d’une liste de caractéristiques, ni d’un label de certification. Il s’agit d’un modèle de référence décrivant les fonctions et les flux d’informations nécessaires à la préservation des informations numériques au fil du temps. Il aide les organisations à se poser une question plus pertinente que “ Où sont stockés les fichiers ? ” : “ Comment ces informations resteront-elles compréhensibles et fiables lorsque l’environnement qui les entoure évoluera ? ”

Cette distinction est importante. Le stockage permet de conserver les bits. La conservation numérique, quant à elle, préserve également les informations, le contexte et les éléments de preuve nécessaires pour comprendre et utiliser ces bits à l'avenir.

OAIS et les logiciels de conservation numérique

Les logiciels peuvent soutenir une approche de conservation conforme au modèle OAIS, mais l’OAIS lui-même ne prescrit pas d’architecture technique unique. Ce modèle s’avère utile pour définir les exigences, comparer les solutions et convenir des responsabilités entre les équipes chargées de la gestion de l’information, de l’informatique, de la gestion des documents et de la gouvernance.

Plutôt que de prendre pour argent comptant une déclaration générale de conformité, évaluez si un système et son modèle opérationnel prennent en charge les fonctions OAIS, les ensembles d'informations et les activités de conservation pertinents pour vos documents.

Les six fonctions de l'OAIS

1. Ingérer

L'ingestion désigne le transfert contrôlé d'informations vers les archives. Elle comprend la réception du contenu, sa vérification, son identification, ainsi que la collecte des métadonnées et du contexte nécessaires à sa gestion à long terme.

2. Stockage d'archives

Le stockage d'archives permet de garantir l'accessibilité des informations conservées et d'en surveiller l'intégrité afin d'éviter toute perte ou modification involontaire. Il porte sur la gestion à long terme des ensembles d'archives, et ne se limite pas à la capacité de stockage.

3. Gestion des données

La gestion des données assure la conservation des informations descriptives, administratives et relatives à la préservation qui permettent de retrouver et de comprendre les documents. Un dossier dépourvu de contexte peut certes continuer d'exister, mais il risque de ne plus avoir de sens.

4. Accès

L'accès permet aux utilisateurs autorisés de disposer des informations conservées sous une forme qu'ils peuvent comprendre et utiliser. Il comprend la recherche d'informations, leur demande et la mise à disposition d'une version ou d'une représentation adaptée.

5. Planification de la préservation

La planification de la conservation est tournée vers l'avenir. Elle suit l'évolution des formats, des technologies et des besoins des utilisateurs, puis élabore des mesures visant à garantir que l'information reste exploitable lorsque ces changements ont une incidence.

6. Administration

L'administration définit les politiques, les rôles, les contrôles et assure la supervision opérationnelle qui permettent de garantir la reproductibilité de la conservation. Elle établit le lien entre les archives, leur mission, leurs utilisateurs et l'organisme qui en est responsable.

SIP, AIP et DIP : les dossiers d'information

L'OAIS utilise des « ensembles d'informations » pour décrire le parcours de l'information tout au long de son cycle de vie en matière de conservation.

• Dossier d'information sur la demande (SIP) : le contenu et les informations qui l'accompagnent, tels qu'ils ont été transmis aux archives.
• Dossier d'information archivistique (AIP) : l'ensemble des éléments conservés, géré dans une perspective à long terme, y compris les informations nécessaires à sa compréhension et à sa maintenance.
• Dossier d'information sur la diffusion (DIP) : le paquet remis à un utilisateur en réponse à une demande.

Les ensembles de documents ne doivent pas nécessairement être identiques. Un processus de conservation peut valider et enrichir un SIP avant de le gérer en tant qu’AIP, et peut créer un DIP adapté à une demande d’accès particulière.

Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de conservation numérique conforme à l'OAIS

Les bonnes questions portent sur le cycle de vie de la conservation, et non sur la terminologie d'un fournisseur. Lorsque vous évaluez un logiciel, demandez-vous s'il prend en charge les éléments suivants :

• Une ingestion contrôlée, comprenant la validation et la collecte des métadonnées et du contexte essentiels.
• Gestion à long terme des ensembles d'informations conservés, avec la garantie que leur contenu peut être vérifié et géré au fil du temps.
• Recherche, extraction et diffusion préservant le sens de l'information pour les utilisateurs autorisés.
• Des mesures de préservation visibles et traçables lorsque les formats, les technologies ou les représentations nécessitent une attention particulière.
• Des politiques, des rôles et des contrôles opérationnels clairs concernant les archives.
• Des structures d'information pouvant être expliquées, révisées et transmises sans dépendre d'une seule personne ou d'une seule application.

Quand l'OAIS revêt une importance capitale

L'OAIS s'avère précieux partout où les informations doivent perdurer au-delà du système, de l'équipe ou du format qui les a créées. Cela inclut les documents conservés à des fins de responsabilité, les données de recherche, les collections culturelles et historiques, les preuves opérationnelles et les informations conservées après la mise hors service d'une application. Dans les contextes exigeant un niveau élevé de fiabilité, ce modèle offre également aux organisations un cadre structuré pour aborder les questions d'intégrité, de provenance, de conservation et d'accès avec les auditeurs, les parties prenantes et les prestataires de services.

Commencez par le cycle de vie, et non par la liste des fonctionnalités

Utilisez le modèle OAIS pour recenser les informations que vous devez conserver, le contexte dont elles ont besoin et les changements auxquels elles doivent résister. À partir de là, vous pouvez définir les éléments de preuve, les processus et les responsabilités qu’une solution de conservation doit prendre en charge. Le modèle OAIS ne choisit pas la solution à votre place. Il vous offre une base plus claire pour choisir et gérer celle-ci.