En quoi une piste d'audit constitue-t-elle un élément de preuve utile ?

Une liste d'événements n'est qu'un point de départ

Lorsqu’un enregistrement fait l’objet d’une contestation, les équipes ont besoin de bien plus qu’un simple journal d’activité détaillé. Elles doivent isoler l’événement, comprendre le contexte de l’enregistrement et présenter le résultat à un auditeur, à un enquêteur ou à un responsable du contrôle interne.

Une piste d'audit utile relie une action à une personne ou à un système, à un moment, à un enregistrement ou à un dossier, et fournit suffisamment de contexte pour expliquer en quoi cette action est importante. Il doit également être possible de restreindre un ensemble d'événements volumineux à la question qui vous intéresse.

Par exemple, une enquête peut devoir déterminer si un document a été téléchargé, qui y a accédé, à quel dossier il appartenait et si un changement de droits est intervenu au cours de la même période. Il s'agit là de questions relatives à la recherche et au contexte, et non pas simplement de questions liées au stockage.

Cinq questions à poser concernant une piste d'audit

1. Pouvez-vous identifier l'action et l'acteur ?

Une piste d'audit doit permettre de distinguer l'action effectuée de la personne ou du système qui l'a effectuée. Dans Vault Admin, la piste d'audit comprend des champs tels que « Action effectuée », « Nom d'utilisateur » et « Date ». Les actions consignées comprennent les événements d'authentification, les modifications apportées aux utilisateurs et aux groupes, les modifications de droits, les événements de workflow et les opérations sur les documents.

2. Pouvez-vous associer l'événement à la fiche correspondante ?

Les événements ne prennent tout leur sens que lorsque les vérificateurs peuvent les relier au dossier ou au document concerné. La piste d'audit de Vault Admin comprend des champs « ID du dossier » et « Document », ce qui permet aux équipes de passer d'un événement aux informations archivées auxquelles il se rapporte.

3. Pourriez-vous affiner les résultats pour qu'ils correspondent à la question posée ?

Les archives volumineuses génèrent un grand nombre d'événements. Un vérificateur doit pouvoir filtrer les résultats par utilisateur, action, catégorie d'événement et plage de dates, puis combiner ces filtres. Cela permet d'examiner un événement d'accès spécifique, une action liée à la conservation ou une période définie sans avoir à parcourir un journal illimité.

4. Pouvez-vous fournir le résultat en dehors du système ?

Une piste d'audit doit être exploitable par les personnes chargées de l'examen. L'administrateur de Vault peut exporter le résultat filtré au format CSV. Cela permet d'assurer un suivi et une analyse contrôlés, ainsi que la préparation d'éléments de preuve en vue d'un audit interne ou d'une enquête.

5. L'historique des audits reste-t-il protégé et accessible au fil du temps ?

Vault enregistre les événements d’archivage liés au système dans une piste d’audit inviolable. Il utilise également l’archivage d’audit planifié pour créer des dossiers d’audit, ce qui permet de conserver l’historique des audits lui-même en tant qu’information d’archivage. La conception globale du système d’archivage reste toutefois essentielle : le document, ses métadonnées, les contrôles d’intégrité et les preuves de conservation contribuent ensemble à garantir la fiabilité à long terme.

La traçabilité doit faire partie intégrante de la conception des archives

L'auditabilité est optimale lorsqu'elle est planifiée en tenant compte de la conservation, de l'accès et de la récupération. Déterminez quels événements sont importants, qui doit les examiner, pendant combien de temps ils doivent rester disponibles et comment le document associé sera récupéré. Cela revêt une importance particulière lorsqu'une application est mise hors service et que les archives deviennent le lieu où l'accès à l'historique et les preuves doivent rester disponibles.

Docbyte Vault associe l’archivage réglementé à une visibilité sur les audits opérationnels. Vault Admin enregistre l’activité des utilisateurs et du système dans une piste d’audit inviolable, tandis que l’archivage planifié des audits conserve l’historique des audits sous forme d’informations d’archivage. Les contrôles d’archivage régissent ensuite le cycle de vie des documents, ainsi que les conditions d’accès et de consultation.

Pour les opérations liées à la mise hors service des applications, veuillez consulter Retrait d’applications. Pour les cas d'utilisation nécessitant une couche d'assurance des services de confiance certifiée, veuillez consulter Archivage électronique qualifié (QeArch).

CTA

Veuillez passer en revue vos exigences en matière de conservation des pièces justificatives

Nous pouvons vous aider à définir les critères d'analyse pertinents pour vos archives : quels événements doivent être visibles, pendant combien de temps les données doivent-elles rester disponibles et comment les équipes habilitées pourront-elles y accéder ?.

FAQ

Vault conserve-t-il la piste d'audit en tant qu'information d'archivage ?

Oui. Vault utilise l'archivage planifié des audits pour créer des dossiers d'audit, de sorte que l'historique des audits est conservé sous forme d'informations d'archivage. L'intégrité du document d'activité sous-jacent dépend également de ses métadonnées, de ses contrôles d'intégrité et des preuves de conservation.

Quels éléments les équipes peuvent-elles filtrer dans l'historique d'audit de Vault Admin ?

Les filtres répertoriés sont le nom d'utilisateur, l'action effectuée, la catégorie d'événement et la plage de dates. Les filtres peuvent être combinés afin de cibler un ensemble d'événements pertinents.

Le résultat de l'audit filtré peut-il être exporté ?

Oui. L'administrateur de Vault peut exporter les résultats filtrés de la piste d'audit au format CSV.