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Bei der Langzeitarchivierung geht es nicht lediglich darum, Dateien länger aufzubewahren. Es geht vielmehr darum, Informationen auch dann noch verständlich, zugänglich und vertrauenswürdig zu halten, wenn sich Formate, Systeme und organisatorische Rahmenbedingungen ändern. Das Referenzmodell „Open Archival Information System“ (OAIS) bietet einen gemeinsamen Ansatz zur Beschreibung dieser Aufgabe.
Was ist OAIS?
OAIS ist definiert in ISO 14721. Es handelt sich dabei weder um eine Produktspezifikation noch um eine Checkliste mit Funktionen oder ein Zertifizierungssiegel. Es ist vielmehr ein Referenzmodell für die Funktionen und Informationsflüsse, die erforderlich sind, um digitale Informationen langfristig zu bewahren. Es hilft Organisationen dabei, eine sinnvollere Frage zu stellen als “Wo werden die Dateien gespeichert?”: “Wie bleiben diese Informationen verständlich und zuverlässig, wenn sich das Umfeld um sie herum verändert?”
Dieser Unterschied ist von Bedeutung. Bei der Speicherung werden Bits verfügbar gehalten. Die digitale Langzeitarchivierung gewährleistet zudem den Erhalt der Informationen, des Kontexts und der Belege, die erforderlich sind, um diese Bits in Zukunft zu verstehen und zu nutzen.
OAIS und Software zur digitalen Langzeitarchivierung
Software kann einen an OAIS ausgerichteten Ansatz zur Langzeitarchivierung unterstützen, doch OAIS selbst schreibt keine bestimmte technische Architektur vor. Das Modell erweist sich als nützlich bei der Festlegung von Anforderungen, dem Vergleich von Lösungen und der Abstimmung von Zuständigkeiten zwischen den Teams für Informationsmanagement, IT, Aktenverwaltung und Governance.
Anstatt eine allgemeine Konformitätsaussage für bare Münze zu nehmen, sollten Sie prüfen, ob ein System und dessen Betriebsmodell die für Ihre Unterlagen relevanten OAIS-Funktionen, Informationspakete und Aufbewahrungsmaßnahmen unterstützen.
Die sechs OAIS-Funktionen
1. Aufnahme
Unter „Ingest“ versteht man die kontrollierte Übergabe von Informationen an das Archiv. Dieser Vorgang umfasst den Empfang von Inhalten, deren Überprüfung, die Identifizierung der Inhalte sowie die Erfassung der Metadaten und des Kontexts, die für deren langfristige Verwaltung erforderlich sind.
2. Archivierung
Die Archivspeicherung sorgt dafür, dass die aufbewahrten Informationen verfügbar bleiben, und überwacht sie hinsichtlich Verlust oder unbeabsichtigter Veränderungen. Dabei geht es um die langfristige Pflege der archivierten Datensätze und nicht nur um die Speicherkapazität.
3. Datenverwaltung
Das Datenmanagement verwaltet die beschreibenden, administrativen und konservatorischen Informationen, die dafür sorgen, dass Archivgut auffindbar und verständlich ist. Eine Akte ohne Kontext mag zwar weiterhin existieren, ist jedoch möglicherweise nicht mehr aussagekräftig.
4. Zugang
Der Zugang macht archivierte Informationen autorisierten Nutzern in einer Form zugänglich, die diese verstehen und nutzen können. Dazu gehören das Auffinden von Informationen, deren Anforderung sowie die Bereitstellung einer geeigneten Version oder Darstellung.
5. Erhaltungsplanung
Die Erhaltungsplanung blickt in die Zukunft. Sie beobachtet Veränderungen bei Formaten, Technologien und Nutzerbedürfnissen und erarbeitet anschließend Maßnahmen, die dazu beitragen, dass Informationen auch dann weiterhin nutzbar bleiben, wenn diese Veränderungen von Bedeutung sind.
6. Verwaltung
Die Verwaltung sorgt für die Richtlinien, Rollen, Kontrollmaßnahmen und die operative Aufsicht, die eine wiederholbare Archivierung gewährleisten. Sie verbindet das Archiv mit seinem Auftrag, seinen Nutzern und der dafür verantwortlichen Organisation.
SIP, AIP und DIP: die Informationspakete
OAIS verwendet Informationspakete, um zu beschreiben, wie Informationen den Lebenszyklus der Langzeitarchivierung durchlaufen.
- Informationspaket zur Einreichung (SIP): die dem Archiv übermittelten Inhalte und begleitenden Informationen.
- Archivinformationspaket (AIP): das langfristig verwaltete, erhaltene Paket, einschließlich der Informationen, die zu dessen Verständnis und Wartung erforderlich sind.
- Informationspaket zur Verbreitung (DIP): das Paket, das einem Nutzer als Antwort auf eine Anfrage zugestellt wird.
Die Pakete müssen nicht identisch sein. Ein Archivierungsworkflow kann ein SIP validieren und anreichern, bevor es als AIP verwaltet wird, und ein DIP erstellen, das für eine bestimmte Zugangsanfrage geeignet ist.
Worauf Sie bei OAIS-konformer Software zur digitalen Langzeitarchivierung achten sollten
Die richtigen Fragen konzentrieren sich auf den Lebenszyklus der Archivierung und nicht auf die Terminologie eines Anbieters. Fragen Sie bei der Bewertung von Software, ob diese folgende Funktionen unterstützt:
- Kontrollierte Erfassung, einschließlich Validierung und Erfassung wesentlicher Metadaten und Kontextinformationen.
- Langfristige Verwaltung von archivierten Informationspaketen, wobei nachweisbar ist, dass deren Inhalt im Laufe der Zeit überprüft und verwaltet werden kann.
- Suche, Abruf und Bereitstellung, bei denen die Bedeutung der Informationen für berechtigte Nutzer gewahrt bleibt.
- Sichtbare, nachvollziehbare Erhaltungsmaßnahmen, wenn Formate, Technologien oder Darstellungsformen einer Überprüfung bedürfen.
- Klare Richtlinien, Zuständigkeiten und operative Kontrollmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Archiv.
- Informationsstrukturen, die erklärt, überprüft und weitergegeben werden können, ohne dass man dabei auf eine bestimmte Person oder eine bestimmte Anwendung angewiesen ist.
Wenn OAIS von entscheidender Bedeutung ist
OAIS ist überall dort von großem Nutzen, wo Informationen länger bestehen bleiben müssen als das System, das Team oder das Format, durch das sie erstellt wurden. Dazu gehören Unterlagen zur Rechenschaftspflicht, Forschungsdaten, kulturelle und historische Sammlungen, Betriebsnachweise sowie Informationen, die nach der Stilllegung einer Anwendung aufbewahrt werden. In Umgebungen mit hohen Sicherheitsanforderungen bietet das Modell Organisationen zudem einen strukturierten Rahmen, um Themen wie Integrität, Herkunft, Aufbewahrung und Zugriff mit Prüfern, Interessengruppen und Dienstleistern zu erörtern.
Beginnen Sie mit dem Lebenszyklus, nicht mit der Liste der Funktionen
Nutzen Sie OAIS, um die Informationen, die Sie aufbewahren müssen, den dafür erforderlichen Kontext sowie die Veränderungen, denen sie standhalten müssen, zu erfassen. Auf dieser Grundlage können Sie die Nachweise, Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten definieren, die eine Lösung zur Langzeitarchivierung unterstützen muss. OAIS wählt die Lösung nicht für Sie aus. Es bietet Ihnen jedoch eine klarere Grundlage für die Auswahl und Steuerung einer solchen Lösung.
