OAIS in der Praxis für regulierte Organisationen

OAIS (Open Archival Information System), definiert in der Norm ISO 14721, wird oft als reine Theorie abgetan; tatsächlich handelt es sich jedoch um ein Instrumentarium zum Fortbestand für regulierte Organisationen. Dabei geht es nicht um Software oder Anbieter. Es geht vielmehr darum, einen Lebenszyklus der Langzeitarchivierung aufzubauen, der Audits, Streitigkeiten und technologischen Veränderungen standhält. In diesem Artikel wird erläutert, warum OAIS für Ihre Organisation von Bedeutung ist, und es wird aufgezeigt, wie Sie beurteilen können, ob Ihr Archiv tatsächlich Unterlagen aufbewahrt oder lediglich Dateien speichert.

Was ist OAIS?

OAIS steht für „Open Archival Information System“ und wird definiert in ISO 14721. Es handelt sich dabei weder um eine Produktspezifikation noch um eine Auflistung von Funktionen. Vielmehr ist es ein konzeptioneller Rahmen, der die Kernfunktionen eines Langzeitarchiv erfüllen muss, damit Informationen über Jahrzehnte hinweg auffindbar, verständlich und vertrauenswürdig bleiben. Ganz gleich, ob Sie ein Archiv intern aufbauen oder sich für einen Anbieter entscheiden – OAIS bietet Ihnen die Sprache, um zu beschreiben, was ein Archivierungssystem leisten muss, sowie die Checkliste, um zu überprüfen, ob es dies tatsächlich tut.

Warum OAIS in regulierten Umgebungen von Bedeutung ist

Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer interessieren sich in der Regel nicht für die Benutzeroberfläche oder die Funktionsliste eines Anbieters. Ihnen sind folgende Aspekte wichtig:

• ob Integrität nachgewiesen werden kann und nicht nur behauptet wird;
• ob die Aufbewahrung und Löschung kontrolliert und nachverfolgbar sind;
• ob der Zugriff nachverfolgbar ist (wer hat wann was eingesehen);
• ob Aufzeichnungen auch nach technologischen Veränderungen weiterhin lesbar und überprüfbar bleiben.

OAIS ist von Bedeutung, weil es Sie dazu zwingt, das Archiv als Lebenszyklus und nicht als reines Repositorium zu betrachten. Ein Repositorium ist ein Ort, an dem Dateien aufbewahrt werden, bis jemand sie benötigt. Ein Lebenszyklus ist eine Abfolge aktiver Maßnahmen, die belegen, dass die Unterlagen nach wie vor das sind, was Sie behaupten, und dass Sie sich weiterhin um sie kümmern. Aufsichtsbehörden und Prüfer möchten Nachweise für einen Lebenszyklus sehen.

Die sechs OAIS-Funktionen: Praktische Zuordnung

OAIS definiert sechs Kernfunktionen. Im Folgenden erfahren Sie, was jede einzelne davon in der Praxis für Ihre Organisation bedeutet.

1. Nahrungsaufnahme: Kontrollierte Nahrungsaufnahme

Ziel: Nehmen Sie Informationen auf kontrollierte und wiederholbare Weise in das Archiv auf.

In der Praxis bedeutet dies:

• Kontrollierte Erfassung aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Portale, DMS, Unternehmensanwendungen) unter Anwendung einheitlicher Validierungsregeln
• Vollständigkeitsprüfungen (Sind alle Dateien vorhanden, sind sie lesbar, enthalten sie Metadaten?)
• Formatidentifizierung und -validierung (Um welche Datei handelt es sich? Können wir sie in 20 Jahren noch lesen?)
• Gegebenenfalls Überprüfung der Unterschrift und der Nachweise

Warum dies von Bedeutung ist: Wenn Sie Daten ohne Überprüfung willkürlich einlesen, erhalten Sie am Ende eine Sammlung von verwaisten Dateien statt eines belastbaren Archivs. Beim Einlesen weisen Sie nach, dass der Datensatz authentisch und vollständig ist.

2. Archivierung: Geschützte Aufbewahrung

Ziel: Schützen Sie archivierte Inhalte vor Beschädigung, Verlust oder Manipulation.

In der Praxis bedeutet dies:

• Redundanz über mehrere Speicherorte und Systeme hinweg
• Integritätsprüfungen (Überprüfung, ob sich gespeicherte Dateien unbemerkt geändert haben; Prüfsummen werden im Laufe der Zeit neu berechnet)
• Integritätsüberwachung hinsichtlich Hardwareausfällen, Verschleiß der Speichermedien oder unbefugter Änderungen
• Nachweismechanismen und Prüfpfade für jede Speicheraktion

Warum dies von Bedeutung ist: Dateibeschädigungen treten unbemerkt auf. Eine Datei ist möglicherweise unlesbar, doch dies würden Sie erst bemerken, wenn Sie versuchen, darauf zuzugreifen. Archivierung bedeutet, kontinuierlich nachzuweisen, dass Ihre Unterlagen nach wie vor intakt sind.

3. Datenmanagement: Sicherstellen, dass Daten auffindbar und nachvollziehbar bleiben

Ziel: Verwalten Sie Metadaten und Indizes, damit Datensätze auffindbar und nachvollziehbar bleiben.

In der Praxis bedeutet dies:

• Strukturierte Metadatenmodelle, die erfassen, um welche Art von Dokument es sich handelt, woher es stammt, warum es von Bedeutung ist und wie lange es aufbewahrt werden muss
• Aufbewahrungsmerkmale, die mit rechtlichen oder betrieblichen Anforderungen verbunden sind
• Klassifizierungsschemata und Ablagekonzepte, die Ihrem geschäftlichen Kontext Rechnung tragen
• Durchsuchbare Indizes, die technologische Veränderungen überstehen

Warum dies von Bedeutung ist: Ohne gute Metadaten werden Datensätze zu „verwaisten“ Datensätzen. Eine Datei ohne Kontext stellt ein rechtliches Risiko dar. Erst durch Datenmanagement werden bloße Dateien zu aussagekräftigen Datensätzen.

4. Zugriff: Kontrollierter Abruf

Ziel: Sorgen Sie für einen kontrollierten Datenzugriff, ohne das Vertrauen zu gefährden.

In der Praxis bedeutet dies:

• Schreibgeschützte Zugriffsmodelle (verhindern unbeabsichtigte Änderungen oder Löschungen)
• Rollenbasierte und attributbasierte Zugriffskontrollen (Prüfer sehen nur das, was sie sehen dürfen)
• Vollständige Protokollaufzeichnungen für jedes Zugriffsereignis (wer, was, wann, warum)
• Kontrollierte Exporte, bei denen die Rückverfolgbarkeit und die Integrität nachgewiesen werden

Warum dies von Bedeutung ist: Wenn Prüfer auf Dateien zugreifen können, Sie jedoch nicht nachweisen können, wer auf welche Daten zugegriffen hat, hält Ihr Archiv einer genauen Prüfung nicht stand. Der Zugriff muss nachverfolgbar sein, nicht nur zulässig.

5. Erhaltungsplanung: Angesichts des technologischen Wandels relevant bleiben

Ziel: Sorgen Sie dafür, dass Informationen auch bei der Weiterentwicklung von Technologien und Standards weiterhin nutzbar bleiben.

In der Praxis bedeutet dies:

• Formatüberprüfung (Überwachung, welche Dateiformate veralten)
• Migrationsplanung (wie werden Sie alte Formate in neue umwandeln und wie werden Sie nachweisen, dass die Umwandlung authentisch ist)
• Verlängerung der Gültigkeit digitaler Signaturen (da kryptografische Standards an Sicherheit verlieren, müssen Signaturen mit einem neuen Zeitstempel versehen oder erneut versiegelt werden)
• Algorithmus und Standardüberwachung (Erfassung, welche Algorithmen an Vertrauen verlieren)

Warum dies von Bedeutung ist: Die Langzeitarchivierung ist kein passiver Vorgang. Die Technologie entwickelt sich rasant weiter; Sie müssen vorausschauend planen, sonst laufen Sie Gefahr, den Zugriff zu verlieren. Ein Word-97-Dokument ist auf modernen Systemen ohne Interpretation nicht lesbar; diese Interpretation stellt eine Maßnahme zur Langzeitarchivierung dar und muss nachprüfbar sein.

6. Verwaltung und Leitung: Das Archiv absicherbar gestalten

Ziel: Stellen Sie sicher, dass das Archiv überprüfbar, konform und rechtlich vertretbar ist.

In der Praxis bedeutet dies:

• Klare Richtlinien, Rollen und eine klare Aufgabentrennung (damit keine einzelne Person unbemerkt Datensätze löschen kann)
• Audit-Konfiguration (Protokollierung aller Systemaktionen und Gewährung eines Lesezugriffs für Auditoren)
• Workflows zur Aufbewahrungspflicht und zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht (Festlegung, wer was und wann löschen darf)
• Kontrollierte Löschung und Nachweis der Entsorgung (Nachweis, dass die Löschung wie genehmigt erfolgte und keine Daten zurückblieben)

Warum dies von Bedeutung ist: Ohne Governance ist ein Archiv lediglich eine „Black Box“. Prüfer müssen in der Lage sein, die Regeln zu verstehen, die Protokolle einzusehen und sich zu vergewissern, dass das Archiv seine eigenen Richtlinien eingehalten hat.

SIP, AIP, DIP: Was diese Begriffe bedeuten (und warum sie wichtig sind)

OAIS nutzt das Konzept der ‘Informationspakete’, um zu verdeutlichen, was genau aufbewahrt wird. Diese drei Elemente sind für das Verständnis eines Aufbewahrungslebenszyklus von grundlegender Bedeutung:

SIP (Submission Information Package): Was ein Kunde oder ein System in das Archiv übermittelt. Der SIP umfasst die Dateien, Metadaten und etwaige Belege (Signaturen, Zeitstempel). Er wird bei der Erfassung geprüft und validiert.

AIP (Archival Information Package): Was das Archiv langfristig speichert. Das AIP umfasst den Inhalt, die Metadaten sowie die Metadaten zur Langzeitarchivierung (Integritätsprüfungen, Provenienz, Versionshistorie). Genau das möchten Prüfer und Rechtsanwälte einsehen.

DIP (Informationspaket zur Verbreitung): Was einem autorisierten Nutzer bereitgestellt wird. Das DIP ist häufig eine eingeschränkte Ansicht oder eine Teilmenge des AIP; ein Rechtsanwalt sieht möglicherweise nur die endgültige, unterzeichnete Fassung, nicht jedoch alle Entwürfe oder Zugriffsprotokolle.

Ein anschauliches Beispiel: Stellen Sie sich einen Asservatenraum bei Gericht vor. Das SIP ist der Beutel mit den Asservaten, den Sie dem Gerichtsschreiber übergeben. Das AIP ist die versiegelte, katalogisierte Kiste mit einem Prüfprotokoll über jede Person, die sie berührt hat. Das DIP ist die kontrollierte Ansicht, die Sie dem Richter vorlegen, wobei sensible Teile unkenntlich gemacht sind. Wenn ein Anbieter nicht klar erklären kann, was sich in jedem Paket befindet und wie die Integrität und der Kontext gewahrt werden, haben Sie wahrscheinlich ein Archiv, kein Aufbewahrungssystem.

OAIS-Checkliste zur Einsatzbereitschaft

Nutzen Sie diese sechs Fragen, um zu beurteilen, ob Ihre Organisation für eine an OAIS ausgerichtete Archivierung bereit ist, oder um einen Anbieter zu bewerten.

• Wie lässt sich die Integrität über einen längeren Zeitraum hinweg nachweisen (Integritätsprüfungen, Nachweismechanismen, Prüfprotokolle)?
• Wie sehen Ihre Vorkehrungen für den Fall einer Formatveralterung aus? Können Sie Dateien migrieren und dabei weiterhin deren Echtheit nachweisen?
• Wie gewährleisten Sie die Rückverfolgbarkeit und den geschäftlichen Kontext? Können Sie einem Prüfer erläutern, warum dieser Beleg von Bedeutung ist und woher er stammt?
• Wie funktionieren Aufbewahrungspflichten und rechtliche Aufbewahrungsanordnungen? Wer entscheidet, welche Daten gelöscht werden, und welche Nachweise gibt es dafür, dass die Löschung tatsächlich erfolgt ist?
• Wie können Wirtschaftsprüfer auf Datensätze zugreifen, ohne umfassende Systemzugriffsrechte zu erhalten? Gibt es eine schreibgeschützte, nachvollziehbare Möglichkeit?
• Wie gehen Sie bei Datensätzen mit hohem Signaturaufwand vor, wenn es um die Erneuerung von Nachweisen im Zuge der Weiterentwicklung kryptografischer Standards geht?

Wenn Sie diese Fragen nicht eindeutig beantworten können, ist Ihre Organisation noch nicht bereit für die Langzeitarchivierung, oder die von Ihnen eingesetzten Lösungen sind nicht ordnungsgemäß auf die Grundsätze der Langzeitarchivierung abgestimmt.

Inwiefern entspricht Docbyte Vault dem OAIS-Modell?

Docbyte Vault wurde von Grund auf als ein an OAIS ausgerichtetes Archivierungssystem konzipiert. Es ist eIDAS-zertifiziert und so konzipiert, dass es alle sechs OAIS-Funktionen auf eine Weise unterstützt, die Audits und Rechtsstreitigkeiten standhält.

Aufnahme: Vault akzeptiert Dokumente aus verschiedenen Kanälen (DMS, E-Mail, Portale, Geschäftsanwendungen) und führt dabei eine automatische Validierung, Formaterkennung, Signaturprüfung sowie die Anreicherung mit Metadaten durch.

Archivierung: Vault speichert Datensätze mit kryptografischen Integritätsprüfungen, redundanter Speicherung an geografisch verteilten Standorten, kontinuierlicher Integritätsüberwachung und unveränderlichen Prüfpfaden.

Datenmanagement: Vault bietet eine strukturierte Metadatenverwaltung, Aufbewahrungsattribute, die mit regulatorischen und geschäftlichen Vorschriften verknüpft sind, durchsuchbare Indizes sowie eine lückenlose Nachverfolgung der Herkunft.

Zugang: Vault bietet rollenbasierte Zugriffskontrollen, ein auditkonformes Abrufverfahren, Lesezugriff auf sensible Datensätze sowie eine lückenlose Nachverfolgbarkeit darüber, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.

Erhaltungsplanung: Vault überwacht Dateiformate, plant die Migration und unterstützt die Erneuerung von Belegen für digitale Signaturen, und verfolgt die Stärke kryptografischer Algorithmen im Zeitverlauf.

Verwaltung: Vault sorgt für eine richtliniengesteuerte Governance, führt unveränderliche Prüfprotokolle, unterstützt Aufbewahrungspflichten und Workflows zur Datenaufbewahrung und liefert einen Nachweis über die Löschung gelöschter Datensätze.

Da Vault eIDAS-zertifiziert ist, sind die Aufbewahrungskontrollen selbst nachprüfbar und entsprechen den Anforderungen an Vertrauensdienste. Das bedeutet, dass Sie keine internen Ressourcen aufwenden müssen, um nachzuweisen, dass die Aufbewahrung tatsächlich erfolgt; diese Verantwortung übernimmt die Zertifizierung.

Nächste Schritte

Sollte Ihre Organisation im Rahmen einer Prüfung oder eines Rechtsstreits Unterlagen verteidigen müssen, bietet OAIS den entsprechenden Rahmen. Wenn Sie derzeit für die Langzeitarchivierung auf ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Allzweckspeicher zurückgreifen, sind Sie einem Risiko ausgesetzt. Vault unterstützt Sie dabei, von der passiven Speicherung zu einer aktiven, nachprüfbaren Archivierung überzugehen.